BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan PT. Sinar Rejeki Lasindounggul merupakan perkembangan dari Sinar Rejeki yang didirikan pada tanggal 30 agustus 1982. Sinar Rejeki pada awalnya bergerak dalam bidang teralis, pagar, pintu, dan handrailing tangga (metal home equipment), yang kemudian dikembangkan ke konstruksi baja. Pada waktu itu, Sinar Rejeki masih berupa sub kontraktor, atau dengan kata lain mendapatkan pekerjaan dari kontraktor dan bertanggung jawab pada kontraktor tersebut. Seiring dengan berjalannya waktu, Sinar Rejeki mengalami perkembangan pesat dalam hal peningkatan manajemen maupun sumber daya manusia yang handal dan berkualitas di bidangnya. Dengan demikian, pada tanggal 12 Oktober 1993 secara yuridis formal menjadi PT. Sinar Rejeki Lasindounggul. PT. Sinar Rejeki Lasindounggul membeli bahan baku dari pemasok. Bahan baku yang dibeli meliputi baja dan besi. Bahan baku tersebut akan dirakit di workshop PT. Sinar Rejeki Lasindounggul sehingga dihasilkan barang-barang yang sesuai dengan permintaan pembeli. Barang-barang yang dihasilkan sangat bervariasi meliputi kaki meja besi, kaki kursi besi, kaki sofa besi, hook accesories (gantungan), table top stand, handle, trash bin, railing tangga, railing balkon, konstruksi rumah baja, dan sebagainya. Adapun tujuan perusahaan, yaitu mencapai peningkatan dari tahun ke tahun, masa depan yang nyata, dan pencarian pelanggan yang sesuai dan semakin luas,
54
55 serta menjalankan visi dan misi perusahaan dengan baik. Visi perusahaan adalah mencapai hasil semaksimal mungkin, yang sesuai dengan motto perusahaan “Memang kami bisa”. Dan, misi perusahaan antara lain meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang ada di perusahaan hingga memberikan hasil semaksimal mungkin bagi perusahaan, meningkatkan pelayanan kepada pembeli demi terpenuhinya kepuasan pembeli, serta menghasilkan pekerjaan yang berkualitas.
56 3.2 Struktur Organisasi
57 3.3 Uraian Tugas
1. Direktur Utama a. Bertanggung jawab kepada komisaris. b. Memonitor kerja sub divisi yang berada di bawahnya. c. Membuat laporan yang akan diserahkan kepada komisaris, data-data laporan tersebut berasal dari bagian keuangan, akuntansi, direktur operasional, administrasi kantor, dan personalia.
2. Keuangan a. Mengelola pendapatan dan pengeluaran perusahaaan. b. Mempersiapkan dan membuat faktur penjualan. c. Mengatur lalu-lintas tagihan. d. Membuat rekonsiliasi bank. e. Membuat rekapitulasi nomor produksi bulanan. f. Menghitung pembayaran gaji pegawai. g. Bekerja sama dengan bagian Akuntansi untuk membuat laporan keuangan perusahaan. 3. Akuntansi a. Menghitung pajak pembelian dan penjualan. b. Membuat laporan keuangan bulanan, yang meliputi : - Merecord transaksi kas besar. - Membuat rekonsiliasi bank. c. Membuat laporan keuangan tahunan, yang meliputi :
58 - harga pokok penjualan - perhitungan rugi laba - neraca d. Membuat rekap laporan tenaga kerja berdasarkan nopro.
4. Direktur Operasional a. Sebagai kepala marketing. b. Memonitor kerja sub divisi di bawahnya. c. Mengesahkan surat penawaran harga.
5. Administrasi Kantor a. Menyiapkan surat penawaran harga dan surat pesanan bahan baku (Purchase Order) berdasarkan data yang diperoleh dari pihak operasional dan mendistribusikan surat-surat tersebut pada pihak yang berkepentingan. b. Membuat arsip dari surat-surat yang telah dibuat.
6. Personalia a. Mengadakan perekrutan karyawan baru berdasarkan permintaan kepala produksi, yang meliputi : - Membuat iklan atau pemberitahuan untuk suatu lowongan pekerjaan. - Melaksanakan interview dan test. - Menyeleksi peserta yang diinterview dan diuji. - Mengeluarkan surat pernyataan training bagi peserta yang lulus interview dan test.
59 - Membuat laporan penilaian selama masa training. - Mengeluarkan surat pernyataan bagi peserta training yang diterima sebagai karyawan. b. Memonitor absensi karyawan. c. Membuat laporan penilaian prestasi karyawan. d. Menghitung upah karyawan workshop dan mendistribusikannya. e. Mengatur konsumsi karyawan workshop. f. Mengelola kas kecil perusahaan. g. Mencatat biaya transportasi dan bahan penolong yang dikeluarkan dari kas kecil sebagai dasar perhitungan deskripsi kerja.
7. Perencana dan Gambar a. Memantau pengukuran di lapangan secara langsung. b. Menentukan skala dan menggambar berdasarkan hasil ukur lokasi. c. Bekerja sama dengan Wakil Operasional dalam menentukan bahan baku yang diperlukan. d. Memantau pemasangan pekerjaan di lapangan secara langsung.
8. Wakil Operasional a. Mendata setiap pesanan pembeli, data diperoleh dari Direktur Operasional. b. Bekerja sama dengan bagian perencana dan gambar dalam menentukan bahan baku yang diperlukan dari setiap pesanan. c. Memahami gambar yang dibuat oleh bagian perencana dan gambar. d. Mengeluarkan surat perintah kerja.
60 e. Bekerja sama dengan administrasi kantor dalam pembuatan surat penawaran harga. f. Memonitor kerja kepala produksi.
9. Administrasi Operasional a. Mencatat pesanan ke dalam Buku Nomor Produksi (Nopro). b. Mengatur pembelian bahan baku. c. Mengecek harga bahan baku dari pemasok. d. Mendistribusikan gambar ke bagian produksi.
10. Kepala Produksi a. Menetapkan karyawan yang akan kerja di lapangan. b. Mengatur kebutuhan alat-alat kerja. c. Mengajukan permintaan karyawan apabila dibutuhkan ke bagian personalia. d. Memonitor kerja sub divisi di bawahnya.
11. Administrasi Produksi a. Membuat surat jalan. b. Memeriksa barang-barang jadi yang akan dikirim. c. Mengarsipkan gambar-gambar. d. Membuat laporan harian tentang perkembangan pengerjaan setiap pesanan, data-datanya diperoleh dari wakil produksi.
61 12. Wakil Produksi a. Mengkoordinir karyawan di dalam workshop dalam mengerjakan setiap pesanan. b. Memonitor jalannya proses produksi untuk setiap pesanan.
13. Maintenance dan Gudang a. Mengurus penerimaan dan pengiriman barang. b. Membuat laporan penerimaan barang. c. Mengawasi proses bongkar muat barang. d. Mengelola, memonitor, dan melaporkan penggunaan alat-alat kerja perusahaan.
14. Kepala Kelompok I a. Memonitor kerja karyawan bagian pembubutan. b. Memonitor kerja karyawan bagian punch. c. Memonitor kerja karyawan bagian penekukan dan pemotongan.
15. Kepala Kelompok II a. Memonitor kerja karyawan bagian pengelasan. b. Memonitor kerja karyawan bagian mobile dan wroughiron. c. Memonitor kerja karyawan bagian kerja luar atau lapangan.
16. Kepala Kelompok III a. Memonitor kerja karyawan bagian penyelesaian akhir dan pengecatan.
62 3.4 Prosedur Kerja yang Sedang Berjalan 1. Prosedur pembelian Pertama-tama, bagian produksi meminta bahan baku untuk keperluan produksi ke bagian gudang. Kemudian, kepala gudang mengecek apakah bahan baku yang diminta tersedia atau tidak. Jika bahan baku tidak tersedia atau hanya tersedia sebagian, kepala gudang membuat DPB (Daftar Permintaan Bahan) yang perlu dibeli. Kemudian, DPB tersebut akan diarsipkan oleh bagian keuangan. Berdasarkan
DPB
tersebut,
administrasi
operasional
melakukan
pengecekan dan penawaran harga ke pemasok. Kemudian, bagian administrasi kantor membuat Purchase Order (PO). PO tersebut ditandatangani oleh kepala keuangan, kepala operasional, dan administrasi dan dibuat dalam dua rangkap : 1 lembar untuk difax ke supplier dan kemudian diarsipkan oleh bagian keuangan dan 1 lembar untuk kepala gudang (PO non harga). Jika bahan baku yang dibeli telah dikirim oleh pemasok, maka kepala gudang melakukan pengecekan nama bahan baku beserta jumlahnya berdasarkan surat jalan dalam dua rangkap. Kemudian, kepala gudang juga melakukan pembandingan surat jalan dengan PO non harga yang dimilikinya. Apabila sesuai, kepala gudang akan menandatangani dua rangkap surat jalan tersebut. Kemudian, dua rangkap surat jalan didistribusikan kepada : 1 lembar untuk dikembalikan kepada supplier, 1 lembar untuk bagian keuangan perusahaan. 2. Prosedur Pembayaran Pembelian Pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan terhadap pemasok biasanya berupa tunai, transfer, atau pun giro. Hal tersebut tergantung dari persetujuan yang telah dilakukan oleh bagian administrasi operasional dengan pihak pemasok
63 sebelumnya.
Jika
melalui
cara
transfer,
bagian
keuangan
perusahaan
mengirimkan tanda bukti pembayaran melalui fax. Kemudian, pihak pemasok akan memberikan faktur. Faktur pembelian tersebut akan diarsipkan oleh bagian keuangan. Jika melalui giro, pihak pemasok akan memberikan faktur apabila giro dapat dicairkan. 3. Prosedur Penjualan Bagian operasional menerima pesanan dari pembeli. Pesanan tersebut dapat dilakukan oleh pembeli dengan datang langsung ke perusahaan, dengan telepon, atau pun dengan fax. Kemudian, bagian opersional mendata pesanan pembeli itu. Selanjutnya, bagian Kerja Luar dan bagian Perencana dan Gambar ditugaskan untuk melakukan pengukuran secara langsung di lokasi atau lapangan. Berdasarkan data-data yang diperoleh dari hasil pengukuran di lapangan, bagian operasional memperhitungkan bahan-bahan baku yang diperlukan beserta biaya-biaya yang akan dikeluarkan. Selanjutnya, dibuatlah Surat Penawaran Harga (SPH). SPH tersebut diserahkan kepada Direktur Operasional untuk disetujui. Kemudian, SPH yang telah disetujui didistribusikan kepada pembeli. Apabila pembeli menyetujui SPH tersebut, wakil operasional mengeluarkan surat perintah kerja. Kemudian, bagian produksi mencatat Pesanan Produksi pada buku Nopro dan selanjutnya meminta bahan baku untuk keperluan produksi ke bagian gudang. Setelah bagian produksi menyelesaikan barang pesanan pembeli, bagian administrasi produksi membuat surat jalan dalam tiga rangkap: 1 lembar untuk pembeli, 1 lembar untuk keuangan, dan 1 lembar untuk administrasi produksi sebagai arsip. Selanjutnya, bagian keuangan membuat faktur penjualan dalam
64 tiga rangkap : 1 lembar untuk pembeli, 1 lembar untuk keuangan, dan 1 lembar untuk akuntansi. Apabila pembeli telah melunasi pembayaran, maka barang dikirim beserta surat jalan dan faktur. Sebaliknya, apabila pembeli belum melunasi pembayaran, barang dikirim beserta surat jalan tanpa faktur.
4. Prosedur Pembayaran Penjualan Pembayaran yang dilakukan oleh pihak pembeli dapat dilakukan dengan cara tunai (customer membayar di perusahaan langsung atau pun di tempat pembeli langsung pada saat pengiriman barang), giro, atau pun transfer ke rekening perusahaan.
65 3.5 Diagram Konteks dan Diagram Alir Data 3.5.1 Diagram Konteks
66 3.5.2 Diagram Alir Data
67 3.5
Permasalahan yang Dihadapi
Setelah menganalisis sistem yang sedang berjalan di PT. Sinar Rejeki Lasindounggul, maka ditemukan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, yaitu data kurang terintegrasi karena data yang ada masih berbentuk file-file terpisah (filebased).
3.6
Analisis Kebutuhan Informasi
Sebagai perusahaan yang ingin mengalami peningkatan secara terus-menerus, maka diperlukan penyajian data yang akurat dan terintegrasi. Dengan demikian, dapat
memudahkan
pihak-pihak
perusahaan
yang
berkepentingan
dalam
menganalisis data dan memantau aktivitas perusahaan, sehingga dapat menentukan suatu kebijakan atau keputusan yang cepat dan tepat. Diperlukan suatu sistem yang dapat menyajikan data dalam bentuk yang lebih ringkas, sehingga meningkatkan keefisienan. Selain itu, diperlukan suatu sistem yang dapat menjamin keamanan dan integritas suatu data dengan memberikan wewenang pengaksesan data hanya kepada pihakpihak yang berkepentingan.
68 3.7
Usulan Pemecahan Masalah
Dari permasalahan yang dihadapi, kami mengusulkan pemecahan masalah, yaitu dirancang suatu basis data yang dapat menangani semua informasi mengenai persediaan, pembelian, dan penjualan.
