BAB 2 Landasan Teori
2.1
Teori Umum 2.1.1 Pengertian Data Menurut Rainer & Cegielski (2010: 10), data adalah deskripsi dasar dari suatu benda, kejadian, kegiatan, dan transaksi yang direkam, diklasifikasikan, dan disimpan tetapi tidak diorganisasikan untuk menyampaikan arti yang spesifik. Menurut O’Brien (2006: 696), data adalah fakta-fakta atau observasi mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis. Lebih khusus lagi, data adalah ukuran objektif dari atribut (karakteristik) dari entitas seperti orang-orang, tempat, benda atau kejadian. Menurut Williams & Sawyer (2011: 25), data terdiri dari faktafakta dan angka-angka baku yang diolah menjadi informasi. Berdasarkan pendapat para ahli diatas, maka dapat diambil suatu kesimpulan bahwa data adalah ukuran objektif serta deskripsi mengenai benda, kejadian, tempat, kegiatan dan transaksi penting dalam sebuah organisasi yang diolah menjadi informasi.
2.1.2 Pengertian Perencanaan ( umum ) Menurut Robbins & Mary (2005: 160), Perencanaan adalah suatu proses yang melibatkan penentuan sasaran atau tujuan organisasi, menyusun strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran yang ditetapkan, termasuk alokasi sumber daya yang diperlukan, jadwal kerja serta tindakan-tindakan lain yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Menurut
Sutarno
(2004: 19),
Perencanaan merupakan
perhitungan dan penentuan tentang apa yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu, dimana menyangkut tempat, oleh siapa pelaku itu atau pelaksana dan bagaimana tata cara mencapai itu. Dapat disimpulkan bahwa, perencanaan adalah sebuah proses yang melibatkan penentuan tentang apa yang akan dijalankan untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu . 9
10
2.1.3
Pengertian Sistem Menurut McLeod & S c h e l l (2004: 11), sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. Dimana unsur-unsur dari sistem meliputi input, transformasi, output, mekanisme pengendalian, tujuan dan umpan balik. Menurut Hall (2011: 6), sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen yang saling berkaitan (Subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama). Berdasarkan dari definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan sekelompok komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lain, dan saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan dengan melalui tahapan-tahapan, yaitu input, proses, dan output.
2.1.4
Pengertian Informasi Menurut O'Brien (2005: 38), informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu. Menurut Whitten, Bentley & Dittman (2004: 23), informasi adalah data yang telah diproses atau diorganisasi ulang menjadi bentuk yang berarti. Informasi dibentuk dari kombinasi data y ang diharapkan memiliki arti ke penerima. Berdasarkan definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan sekumpulan data yang diproses dan diubah menjadi suatu bentuk yang memiliki arti dan berguna bagi penerimanya.
2.1.5
Pengertian Sistem Informasi Menurut O’Brien (2003: 7) berpendapat bahwa sistem informasi
adalah
kombinasi
dari
manusia,
perangkat
keras
(hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi, dan
sumber data yang dapat mengumpulkan dan memindahkan informasi dalam sebuah organisasi.
11
Menurut Turban (2008: 6), sistem informasi adalah pemasok informasi yang berguna untuk memproses data menjadi informasi dan pengetahuan. Berdasarkan definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah komponen-komponen yang saling berhubungan untuk menghasilkan informasi yang berguna, yang digunakan untuk mengambil suatu keputusan.
2.1.6 Komponen Sistem Informasi Menurut O’Brien & Marakas (2006: 26), komponen sistem informasi terdiri dari software resources, hardware resources, network resources, data resources, serta people resources untuk menunjang beberapa aktivitas di dalamnya yakni input, proses (processing), output dan didukung oleh sistem kontrol (control system) dan penyimpanan data (storage) yang mentransformasikan sumber daya data menjadi produk informasi. Berikut di bawah ini ditunjukkan gambar dari information system model yang dapat menjelaskan hubungan antar komponen – komponen dari sistem informasi dan aktivitas – aktivitas di dalamnya :
Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi
12
Sumber : O’Brien & Marakas (2006: 26), Management Information System
Komponen sistem informasi tersebut dijabarkan dalam penjelasan di bawah ini : -
People Resources Merupakan salah satu bagian penting untuk mencapai operasi yang sukses pada semua sistem informasi. People Resources disini mencakup end users dan IS Specialists.
-
Hardware Resources Konsep dari sumber daya perangkat keras adalah mencakup semua peralatan fisik dan material yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Namun perangkat keras disini tidak hanya berkaitan dengan mesin saja (komputer dan peralatan lain), tetapi juga mencakup semua media data (objek berwujud dimana data disimpan dari lampiran kertas ke disket magnetik atau optikal). Contohnya seperti sistem komputer dan peralatan komputer.
-
Software Resources Konsep dari sumber daya perangkat lunak adalah mencakup semua kumpulan dari instruksi pemrosesan informasi. Konsep ini tidak hanya kumpulan dari instruksi pengoperasian yang biasa disebut program dimana program tersebut yang mengontrol perangkat keras komputer, tetapi juga kumpulan dari instruksi pemrosesan informasi yang disebut prosedur yang dibutuhkan orang. Contohnya seperti perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi, dan prosedur.
-
Data Resources Data tidak hanya dikatakan sebagai bahan baku (raw material) dalam sistem informasi. Namun, data juga berarti sebagai sumber daya yang sangat berarti di dalam suatu organisasi. Maka, data sudah seharusnya dilihat atau dipahami sebagai sumber daya data yang harus dikelola secara efektif untuk menghasilkan manfaat bagi seluruh end users di dalam suatu organisasi. Contohnya
13
seperti data konsumen, data karyawan dan database dari inventory. -
Network Resources Konsep dari sumber daya jaringan adalah menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan merupakan komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi. Contohnya seperti media komunikasi (satelit teknologi wireless, kabel fiber - optic) dan infrastruktur jaringan (prosesor komunikasi seperti modem, internetwork processors serta perangkat lunak kontrol komunikasi seperti sistem operasi jaringan dan paket internet browser).
Dan berikut di bawah ini terdapat penjelasan beberapa aktivitas dasar dari sistem informasi yang perlu ditunjang oleh 5 sumber daya diatas : -
Input : data yang berkaitan dengan transaksi bisnis dan kejadian lainnya yang harus diambil dan dipersiapkan untuk pemrosesan dari aktivitas input tersebut.
-
Proses (Processing) : aktivitas pemrosesan atau proses disini meliputi
mengkalkulasi,
membandingkan,
menyortir,
mengklasifikasikan, dan merangkum data yang didapat dari aktivitas input dan dari aktivitas itu nantinya akan dikonversikan menjadi informasi bagi pengguna akhir. -
Output : aktivitas output disini mencakup mentransmisikan informasi ke dalam beberapa bentuk untuk ditujukan ke pengguna akhir.
-
Penyimpanan Data (storage) : merupakan aktivitas sistem informasi dimana data dan informasi dipertahankan secara terorganisir untuk digunakan di kemudian hari.
-
Sistem Kontrol (control system) : merupakan salah satu aktivitas penting pada suatu sistem informasi untuk mengontrol kinerja sistem. Dalam pengertian bahwa sebuah sistem informasi harus menghasilkan timbal balik atau feedback dari aktivitas input, proses, output, dan penyimpanan data yang telah dilakukan.
14
2.1.7 Pengertian Sistem Informasi Penjualan Menurut Hollander, Eric & Cherrington (2005: 230), sistem informasi penjualan adalah serangkaian peristiwa operasi yang bersifat kolektif untuk menarik pelanggan, membantu pelanggan memilih barang dan jasa yang diinginkan, dan memberikan barang dan jasa yang telah dipilih oleh pelanggan. Selain itu, proses tersebut harus meminimalisasi jumlah waktu antara pemilihan barang dan jasa, serta pengumpulan uang, meminimalisasi jumlah uang yang tidak terkumpul dari pelanggan untuk barang dan jasa yang disediakan, menstrukturisasi kualitas barang dan harga untuk menyeimbangkan nilai pelanggan dan keuntungan organisasi. Menurut Husni, Tandra & Anugrah (2010: 970), sistem informasi
penjualan
adalah
suatu
sistem
informasi
yang
mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan, dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan di bidang penjualan.
2.1.8 Pengertian Proses Bisnis Menurut Laudon & Laudon (2007: 7), proses bisnis merupakan cara unik dimana suatu organisasi mengkoordinasi dan mengorganisir aktivitas kerja, informasi, dan pengetahuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa. Menurut Deni & Fauzi (2013: 133), proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Jadi dapat disimpulkan bahwa, proses bisnis adalah cara unik yang menggambarkan kumpulan dari pekerjaan yang saling terkait dimana suatu organisasi mengkoordinasi maupun mengorganisir aktivitas kerja, informasi dan lain – lain untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu dengan menghasilkan sebuah produk atau jasa.
15
2.1.9 Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem adalah suatu proses dalam pengembangan sistem yang dilakukan dengan mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, dengan tujuan untuk merancang suatu sistem yang baru untuk mencapai kemajuan terbaik untuk bisnis. Pengertian diatas didukung oleh Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 5) yang berpendapat bahwa analisis sistem adalah seluruh aktivitas yang memungkinkan seseorang untuk mengerti dan menentukan apa yang harus dikerjakan oleh sistem baru.
2.1.10 Perancangan Sistem Informasi Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 5), perancangan sistem adalah selurh aktivitas yang memungkinkan seseorang untuk menetapkan dan menjelaskan secara detail dimana sistem dapat memenuhi kebutuhan yang ada. Sehingga desain sistem atau perancangan sistem dapat diartikan penggambaran serta pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam kesatuan yang utuh dan membentuk suatu sistem. 2.1.11 Pengertian Implementasi Menurut Laudon & Laudon (2007: 429), implementasi adalah seluruh kegiatan organisasi yang dikerjakan ke arah peningkatan, pengelolaan, dan rutinitas dari sebuah inovasi yang ada. Menurut McLeod & Schell (2004: 144), implementasi adalah sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Berdasarkan pendapat para ahli diatas, maka dapat diambil suatu kesimpulan bahwa implementasi merupakan seluruh kegiatan organisasi yang menghasilkan suatu sistem dan dikerjakan untuk tujuan peningkatan, pengelolaan, dan rutinitas dari inovasi yang ada.
2.1.12 Pendekatan Implementasi Sistem Menurut McLeod & Schell (2004: 147), ada empat pendekatan dasar yang dapat digunakan dalam tahap implementasi sistem, yaitu :
16
a.
Pilot adalah suatu pendekatan dimana suatu sistem percobaan diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi suau kantor atau daerah tertentu.
b.
Immediate adalah pendekatan yang paling sederhana, yaitu peralihan dari sistem lama ke sistem baru dilakukan pada satu hari tertentu. Namun, pendekatan ini hanya dapat digunakan untuk perusahaan yang kecil, untuk meminimalis permasalahan yang terjadi.
c.
Phased adalah pendekatan dimana sistem yang lama akan digantikan dengan sistem yang baru secara bertahap.
d.
Parallel adalah pendekatan dimana sistem yang lama harus tetap dipertahankan hingga sistem baru diyakini dapat menggatikan sistem lama. Pendekatan ini baik, karena tingkat resikonya kecil, tetapi biaya yang digunakan cukup besar karena menjalankan dua sistem sekaligus.
2.1.13 System Requirement Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 42-43), system requirement adalah semua aktivitas yang harus dijalankan atau didukung oleh sistem yang baru dan constraint yang harus dicapai oleh sistem yang baru. Secara umum, analisis membagi system requirement ke dalam 2 kategori, yaitu : •
Functional requirement adalah aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan oleh sistem. Functional requirement didasari pada prosedur dan aturan yang digunakan oleh organisasi untuk menjalankan
proses
bisnisnya.
Biasanya
functional
requirement berupa dokumentasi dan hubungannya bisa sangat rumit. •
Non-Functional requirement adalah karakteristik dari sistem selain aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan dan didukung.
17
2.1.14 Pengertian ERP Menurut O’Brien & Marakas (2006: 258), ERP (Enterprise Resources Planning) adalah sebuah sistem perusahaan lintas fungsional yang didorong oleh sebuah suite atau bagian terintegrasi dari modul perangkat lunak yang mendukung dasar dari proses bisnis internal dalam sebuah perusahaan. Menurut McLeod & Schell (2004: 13), ERP (Enterprise Resources Planning) system adalah sebuah sistem berbasis komputer yang mengijinkan adanya pengelolaan dari seluruh sumber daya perusahaan pada sebuah organisasi secara luas. Jadi dapat disimpulkan bahwa, ERP adalah sebuah sistem terintegrasi dari modul perangkat lunak yang mendukung dasar proses bisnis
internal
perusahaan
dan
memungkinkan
dilakukannya
pengelolaan atas seluruh sumber daya yang ada di perusahaan secara luas.
2.1.15 Sejarah Umum Sistem ERP Sistem ERP telah ada sejak tahun 1960-an, dimana pada awalnya hanya berfokus pada sistem fabrikasi untuk mendukung pengendalian persediaan atau yang biasa disebut inventory control. Pada era sekarang ini, sistem ERP tersebut telah banyak mengalami evolusi pergeseran dari pengendalian menjadi pengelolaan terhadap sumber daya. Di bawah ini, berikut digambarkan sejarah ERP dari waktu ke waktu dalam bentuk tabel :
Tabel 2.1 Sejarah ERP (Sumber: Wijaya & Darudiato, 2009:15-22)
Tahun
Peristiwa
1960-an
Pada era tahun ini, sistem fabrikasi yang berfokus pada pengendalian persediaan (Inventory control).
1970-an
Pada era tahun 1970-an, fokusnya
18
Tahun
Peristiwa telah bergeser pada MRP (Material Requirement Planning), dimana MRP disini yang menerjemahkan jadwal utama dari suatu produk menjadi kebutuhan berbasis time phased net, untuk perencanaan dan pengadaan barang sebagian jadi, komponen
maupun
bahan
bakunya. 1980-an
Pada era tahun 1980-an, dimana MRP-II
(Material
Requirement
Planning
berkembang
dengan
mencakup
pengelolaan
operasi
produksi (shop floor) dan aktivitas pengelolaan distribusi. 1990-an
Pada era tahun1990-an, MRP-II dilakukan dengan
pengembangan mencakup
lagi
aktivitas
rekayasa, keuangan, sumber daya manusia, lalu pengelolaan proyek yang melingkupi hampir semua aktivitas sistem organisasi usaha / bisnis (Business Enterprise), yang kemudian kita kenal sebagai ERP (Enterprise Resources Planning). 2000-an - sekarang
Extended ERP menjadi ERP II.
Tabel sejarah ERP tersebut menjelaskan bagaimana evolusi sistem ERP dari awal hingga akhirnya sampai pada sistem ERP yang seperti sekarang ini kita ketahui. Penjelasan mengenai sejarah sistem ERP itu diperkuat oleh pendapat Wijaya & Darudiato (2009:15-22).
19
2.1.16 Infrastruktur ERP Infrastruktur merupakan hal yang utama dalam perencanan pemakaian sistem ERP. Karena dengan adanya infrastruktur yang kuat, dapat dikatakan bahwa suatu perusahaan tersebut telah membangun fondasi yang kuat juga. Menurut Wijaya & Darudiato (2009: 22-26), secara umum infrastruktur ERP yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut :
People People disini adalah orang – orang yang terlibat dalam penerapan sistem ERP. Orang – orang yang terlibat merupakan faktor yang sangat penting, terutama dalam hal komitmen waktu, dukungan top management, rasa memiliki, keterlibatan, semangat dan rasa perlawanan yang minimum (resistance). Hal ini dimulai pada saat pemilihan
sistem
ERP,
pelaksanaan,
penyelesaian,
dan
pemeliharaan. Pada saat pelaksanaan implementasi (melakukan implementasi), top management yang didukung oleh level managerial dapat menjadi motor penggerak untuk mengendalikan dan melakukan evaluasi atas jalannya pelaksanaan implementasi. Dengan
demikian,
pihak
konsultan
tetap
peduli
untuk
berkontribusi dalam memberikan support dan memberikan dokumentasi yang jelas.
Process Process disini berhubungan dengan proses bisnis yang berjalan dan proses bisnis ke depannya nanti dengan penerapan sistem ERP. Dalam proses implementasi sistem ERP, diwajibkan adanya control dari tiap bagian. Hal terpenting dalam proses yang merupakan acuan utama dalam melakukan implementasi sistem ERP adalah sebelum dilakukannya pengambilan keputusan untuk menggunakan sistem ERP, maka perusahaan harus sudah memiliki prosedur bisnis yang baik yang akan diterapkan dalam implementasi sistem ERP.
20
Technology Penerapan sistem ERP identik dengan investasi yang relatif lebih besar, dimana penggunaan teknologi, meliputi dari infrastruktur jaringan, hardware, dan software. Jaringan yang dibangun adalah jaringan untuk internal (Local Area Network), dan jaringan untuk eksternal (Wide Area Network). Untuk hardware-nya, lebih baik jika melihat dari karakteristik software terlebih dahulu, apakah compatible atau atau hanya bisa diinstal pada hardware tertentu. Dan untuk database-nya, umumnya memakai relational database, dimana arsitekturnya sudah menggunakan client server, serta untuk beberapa sistem ERP tertentu sudah ada yang menggunakan web based.
Gambar 2.2 Infrastruktur ERP Sumber : Wijaya & Darudiato (2009:22-26), ERP & Solusi Bisnis
2.1.17 Arsitektur dari Infrastruktur ERP ERP merupakan suatu aplikasi integrasi yang membutuhkan arsitektur infrastruktur tersendiri sehingga membutuhkan investasi atas infrastruktur server dan jaringan komunikasi yang cukup mahal. Secara umum komponen dari infrastruktur server untuk aplikasi ERP meliputi Database Server, Application Server dan Presentation Server.
Database Server berfungsi untuk mengelola database tunggal dan melayani semua akses aplikasi yang bersifat mengubah,
21
menambah, dan mengarsipkan atau menyimpan informasi yang ada.
Application Server merupakan inti utama dari aplikasi ERP yang berfungsi untuk mengintegrasikan semua fungsi – fungsi aplikasi yang ada dan mengakses database serta application server juga yang menghubungkan Presentation Server atau langsung ke akses pemakai (User).
Presentation Server dapat disebut sebagai aplikasi user atau sumber input pertama dari para user dan juga berlaku sebagai output yang dibutuhkan oleh user baik dari tingkatan manajemen bawah atau atas. Dengan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa arsitektur
tersebut termasuk dalam bentuk arsitektur three-tier yang umumnya digunakan atau diterapkan pada sistem ERP, dimana kebutuhan investasi server dan juga tenaga TI terkait menjadi andalan utama. Penjelasan atas arsitektur dari infrastruktur ERP tersebut diperkuat oleh pendapat Widjaja (2012: 88).
2.1.18 Konsep ERP Menurut Widjaja (2012: 4), konsep integrasi sistem informasi dari ERP dapat dijelaskan bahwa sesungguhnya sistem di dalam ERP telah memberikan suatu kontribusi dalam proses standarisasi dari semua aplikasi yang diterapkan di berbagai lokasi atau cabang dari perusahaan. Sehingga proses efisiensi akan tercapai secara lebih cepat dan juga memberikan tingkat efektifitas dari sistem pelaporan menjadi lebih baik. Kebutuhan akan online dan real time dari sistem ERP inilah yang menuntut para user dari ERP untuk melakukan proses pendataan ke dalam ERP secara tepat waktu. Pendataan secara tepat waktu disinilah yang berpengaruh terhadap ketepatan waktu dan proses real time akan informasi maupun laporan yang dihasilkan nantinya. ERP menggunakan database tunggal dimana semua informasi terintegrasi di dalam satu aplikasi pada satu waktu yang sama. Dengan
22
demikian, proses perencanaan dan pengawasan dapat dilakukan secara terpusat dan menghindari tingkat penyimpangan serta meningkatkan konsistensi dari informasi yang dihasilkan nantinya. ERP juga memberikan fasilitas dari sisi komunikasi dan kolaborasi di dalam perusahaan. Fasilitas tersebut dapat memberikan dukungan kepada perusahaan dalam mengurangi tingkat konflik yang akan terjadi atas proses - proses bisnis yang ada. Hal ini didukung oleh penjelasan lain menurut Wijaya & Darudiato (2009: 26-28), yang mengatakan bahwa konsep dasar ERP dapat diterjemahkan sebagai berikut: 1. ERP terdiri atas paket software komersil yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, yang meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen. 2. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi didalam dan melintas area fungsional di dalam sebuah organisasi.
Gambar 2.3 Konsep Sistem ERP Sumber: Wijaya & Darudiato (2009: 27), ERP & Solusi Bisnis
23
2.1.19 Manfaat ERP Menurut O’Brien (2006: 262), banyak perusahaan telah menemukan nilai bisnis utama dalam penggunaan ERP dengan berbagai cara. Hal yang dimaksud adalah sebagai berikut : -
Quality and Efficiency : ERP membentuk sebuah kerangka untuk mengintegrasi dan meningkatkan proses bisnis internal sebuah perusahaan yang menghasilkan perbaikan secara signifikan pada kualitas dan efisiensi dari customer service, produksi, dan distribusi.
-
Decreased Costs : terjadinya
banyak perusahaan yang melaporkan
pengurangan
secara
signifikan
pada
biaya
pemrosesan transaksi dan perangkat keras, perangkat lunak, serta karyawan IT support, dibandingkan dengan sistem lama yang tidak terintegrasi yang telah digantikan oleh sistem ERP baru. -
Decision Support : ERP menyediakan informasi lintas fungsional yang penting pada performa bisnis secara cepat untuk
manager,
sehingga
secara
signifikan
dapat
meningkatkan kemampuan dalam membuat keputusan yang lebih baik dengan tepat waktu di seluruh perusahaan bisnis. -
Enterprise Agility : dengan pengimplementasian sistem ERP, sistem ERP memecah banyak departemen yang sudah ada atau lama dan pembatas fungsional atau disebut “silos” dari proses bisnis, sistem informasi, dan sumber daya informasi. Hasil ini nantinya akan membuat struktur organisasi, tanggung jawab manajerial, peran kerja menjadi lebih fleksibel dan juga membuat perusahaan lebih tangkas atau cerdas serta tenaga kerja yang secara mudah dapat mempergunakan kesempatan pada peluang bisnis yang baru.
2.1.20 Open-Source Software Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 462), open-source software merupakan metode dalam mengembangkan, menyebarkan,
24
dan melisensi software yang menciptakan aplikasi source code secara bebas yang tersedia untuk seluruh developer atau client yang memiliki ketertarikan.
2.2
Teori Khusus 2.2.1 OpenERP OpenERP didirikan oleh Fabien Pinckaers dan Els Van Vossel. OpenERP (sebelumnya dikenal sebagai TinyERP) merupakan aplikasi open source terkemuka yang digunakan oleh perusahaan untuk solusi software. Menurut Ayyagari (2011: 2), bisnis model dari OpenERP ini lebih berbasis pada layanan dibandingkan dengan biaya lisensi, sehingga aplikasi software OpenERP ini tersedia secara gratis untuk digunakan. Layanan
yang disediakan oleh OpenERP ini
termasuk SaaS service, Onsite Bug Fixing, dan Migration Services. OpenERP percaya bahwa aplikasi bisnis yang baik itu tidak harus mewah sehingga seluruh perusahaan di dunia dapat menerima alat yang paling baik untuk mengembangkan bisnis secara profesional. OpenERP disini bersifat open source yang berarti perusahaan (user) yang menggunakan aplikasi ini dapat memperoleh profit dari perkembangan perusahaan lain dan juga pengguna (user) aplikasi ini juga akan mendapatkan jaminan bahwa perkembangan yang mereka hadapi nantinya akan didukung oleh OpenERP melalui update software dengan versi yang lebih baru dimana versi yang baru ini berisi perbaikan apabila terdapat error atau bug serta penambahan fitur-fitur baru. Open Source disini juga mengizinkan kita untuk terlibat langsung dengan user yang berbeda-beda karena untuk menggunakan aplikasi ini tidak dikenakan biaya sehingga siapapun dapat mengunduh, mencoba, dan menggunakan software ini. OpenERP memiliki client server dan komponen server. Server pada OpenERP berjalan secara terpisah dari client, untuk server disini digunakan untuk menangani logika bisnis dan berkomunikasi dengan aplikasi database, sedangkan client disini menyajikan informasi
25
kepada pengguna dan memungkinkan mereka untuk saling beroperasi dengan server. OpenERP dapat digunakan dengan menjalankan : 1. OpenERP Server, digunakan sebagai server. 2. OpenERP Web-Server, digunakan sebagai web server (optional). 3. OpenERP
Client,
digunakan
untuk
aplikasi
desktop. Dalam pengembangannya OpenERP dibangun berbasiskan dalam bahasa pemrograman Python dan postgreSQL sebagai databasenya, serta dipadu dengan XML dalam proses datanya. OpenERP dapat membangun generasi baru pada aplikasi bisnis yang bersifat lebih modular, lebih customer-friendly, dan fully web-based. OpenERP merupakan aplikasi yang komprehensif, karena memiliki rangkaian aplikasi yang lengkap dan terintegrasi serta memiliki lebih dari 1000 modul. Modul-modul yang dimiliki oleh OpenERP, antara lain : -
Sales Management
-
CRM
-
Project Management
-
Warehouse Management
-
Manufacturing
-
Financial Management
-
Human Resources
-
Etc.
2.2.2 Object Object adalah benda, hal yg dijadikan sasaran untuk diteliti, diperhatikan, dsb. Pengertian ini diperkuat oleh penjelasan menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 241), dimana pengertian object adalah sesuatu dalam sistem informasi yang merespon pesan dengan mengeksekusi fungsi atau metode.
26
2.2.3 Object Oriented Analysis (OOA) Object Oriented Analysis adalah analisis yang didasarkan pada pendekatan berorientasi objek. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 241), Objectoriented Analysis (OOA) mendefinisikan proses mengidentifikasi dan menjelaskan usecase dan kumpulan objek (kelas) di dalam sistem baru.
2.2.4 Object Oriented Design (OOD) Object Oriented Design adalah perancangan atau desain sistem yang didasarkan pada pendekatan berorientasi objek. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 241), pengertian Object-oriented Design (OOD) adalah mendefinisikan seluruh tipe objek yang diperlukan untuk mengkomunikasikan orang dan perangkat dalam suatu sistem, menunjukkan bagaimana objek berinteraksi untuk menyelesaikan tugas-tugasnya dan menyaring pengertian dari setiap tipe objek sehingga objek tersebut dapat diimplementasikan dengan bahasa atau lingkungan spesifik. Object Oriented Design digunakan untuk mengidentifikasi dan menentukan seluruh objek yang harus bekerja secara bersama-sama untuk melaksanakan setiap usecase. Pernyataan tersebut diperkuat oleh pendapat Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 296).
2.2.5
Unified Modeling Language (UML) Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 46), pengertian Unified Modelling Language (UML) adalah sekumpulan standarisasi dari konstruksi dan notasi model yang digambarkan oleh object management group.
27
Gambar 2.4 Design Model with their respective input requirements models Sumber : Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 297), Systems Analysis and Design in A Changing World
Gambar 2.4 mengilustrasikan requirements models yang digunakan langsung untuk mengembangkan design models. Modelmodel sebelah kiri yang terdiri dari domain model class diagrams, usecase diagram, usecase descriptions dan activity diagram, system sequence diagrams dan requirements state machine diagrams merupakan model-model yang dikembangkan selama requirements. Sedangkan, model-model di sebelah kanan yang terdiri dari design
28
class diagrams, interaction diagrams, design state machine diagrams, dan package diagrams akan dikembangkan selama proses design. Dalam hal ini, interaction diagram merupakan diagram inti dalam proses design yang berjalan. Informasi perancangan berasal dari dua sumber, yaitu domain model class diagram dan interaction diagrams. Pada gambar diatas tanda panah pada domain model class diagram mengarah ke design class diagram yang artinya informasi yang ada pada domain model class diagram dibutuhkan untuk melengkapi design class diagram. Kemudian beberapa informasi pada use case diagram, activity diagram dan use case description, serta system sequence diagram akan dibutuhkan untuk mengembangkan interaction diagrams.
2.2.6
Activity Diagram Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 57-58), activity diagram menjelaskan aktivitas yang dilakukan user (atau sistem), orang yang melakukan aktivitas, dan alur dari aktivitas-aktivitas tersebut secara berurutan. Simbol dari activity diagram yaitu : •
Swimlane heading merepresentasikan agen yang melaksanakan aktivitas. Dikarenakan dalam suatu workflow biasanya terdapat beberapa agen yang berbeda melaksanakan langkah-langkah yang berbeda dalam proses workflow, simbol dari swimlane membagi aktivitas-aktivitas dalam workflow ke dalam grup dimana memperlihatkan agen-agen yang melaksanakan aktivitas tersebut.
•
Synchronization bar adalah komponen dari activity diagram yang memisahkan path ke dalam beberapa concurrent path atau menggabungkan beberapa concurrent path.
•
Activity adalah notasi berbentuk oval yang menggambarkan aktivitas individual dalam sebuah workflow.
•
Transition
arrow
adalah
garis
merepresentasikan urutan antara aktivitas .
penghubung
yang
29
•
Decision activity adalah simbol berbentuk diamond yang merupakan point pengambilan keputusan dimana aliran dari sebuah proses akan mengikuti satu path atau path yang lain.
•
Strarting activity adalah point dimana suatu aktivitas dimulai diindikasikan dengan full black dot.
•
Ending activity adalah point dimana suatu aktivitas berakhir.
Gambar 2.5 Contoh Simple Activity Diagram Sumber : Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 59), Systems Analysis and Design in A Changing World
30
2.2.7
Use Case Diagram Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 78-81), usecase diagram adalah model UML yang digunakan untuk menunjukkan usecase secara grafik dan hubungannya pada setiap aktor. Simbol dari usecase diagram yaitu : •
Actor adalah sesuatu yang berhubungan degan sistem. Actor tidak selalu seseorang, tapi juga bisa berupa sistem yang lain atau peralatan yang menerima service dari sistem.
•
Usecase adalah aktivitas yang dilakukan sistem, biasanya berupa respon dari permintaan user (pengguna).
•
Connecting line antara actor dan usecase mengindikasi bahwa actor terlibat dengan usecase tersebut.
•
Automation
boundary
adalah
batasan
antara
bagian
terkomputerisasi dari suatu aplikasi dan user (pengguna) yang mengoperasikan aplikasi tetapi keduanya merupakan bagian dari sistem secara keseluruhan.
Gambar 2.6 Contoh Use Case Diagram Sumber : Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 82), Systems Analysis and Design in A Changing World
31
Terdapat satu tipe relationship pada usecase diagram, yaitu: 1. <
> relationship yang biasa disebut juga dengan <<uses>> relationship adalah hubungan antara usecase dimana salah satu usecase secara strereotype termasuk ke dalam usecase yang lain.
Gambar 2.7 Contoh <> relationship pada usecase diagram Sumber : Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 84), Systems Analysis and Design in A Changing World
2.2.8 Metodologi Accelerated SAP (ASAP) Metodologi Accelerated SAP adalah suatu metodologi standar untuk menerapkan dan mengoptimalkan software SAP. ASAP mendukung dalam mengimplementasikan SAP. ASAP menyediakan alat untuk membantu dalam menyelesaikan semua tahapan proyek, dimulai dari tahapan proyek perencanaan sampai tahapan proyek perbaikan sistem SAP. Menurut Jay (2008: 41), ASAP merupakan metode strategi implementasi standar yang telah dikembangkan oleh SAP, dimana di dalamnya terdapat informasi, tools, templates, dan akselerasi yang berguna untuk membantu setiap anggota tim dalam melakukan implementasi atas solusi SAP yang dibutuhkan. Metodologi ASAP
32
adalah proses-proses standar yang digunakan dalam implementasi SAP. Metodologi ini terdiri dari 5 fase, yaitu : 1.
Project Preparation Pada fase ini direncanakan mengenai proyek dan segala aktivitas bagi keberhasilan pelaksanaan proyek. Banyak diantaranya merupakan aktivitas yang berhubungan dengan manajemen proyek, seperti mendefinisikan tujuan proyek dengan jelas, menghubungkannya dengan tujuan perusahaan, membuat secara detail standarisasi atas implementasi sampai dengan memanfaatkan sumber daya yang ada. Selain itu juga adanya proses identifikasi anggota-anggota tim yang terlibat dan pengembangan strategi yang akan digunakan. Fase ini membuat keputusan strategis penting untuk proyek : •
Menentukan tujuan dan sasaran proyek,
•
Memperjelas lingkup implementasi,
•
Menentukan jadwal proyek, rencana anggaran, dan urutan pelaksanaan, serta
•
Menetapkan organisasi proyek dan komite yang relevan dan menetapkan sumber daya.
2.
Business Blueprint Pada fase ini membuat dokumen blueprint menggunakan Question & Answer database (Q&Adb) yang berlaku sebagai dokumen persyaratan dan dokumen yang secara rinci mengidentifikasi
kebutuhan
perusahaan
(client),
serta
menetapkan proses bisnis yang sedang berlangsung dan struktur organisasi ditangani dalam software SAP. Dokumen blueprint juga menyempurnakan tujuan proyek asli serta untuk merevisi proyek secara keseluruhan sesuai dengan jadwal implementasi. Beberapa kegiatan yang harus dilakukan adalah : •
Mengadakan workshop mengenai proses bisnis : tujuan dari kegiatan ini adalah untuk meninjau efisiensi dari
33
workshop proses bisnis. Dalam hal ini menentukan siapa yang hadir, saat proses bisnis dibahas dan topik lain yang berlaku. •
Melakukan persyaratan umum dari workshop : tujuan dari kegiatan ini adalah untuk menganalisis standarisasi dan masalah. Beberapa hal yang harus distandarisasi, yaitu sebagai berikut : -
Penomoran sistem untuk pencatatan data,
-
Chart of accounts,
-
Statistik,
-
Unit dan pengukuran,
-
Neraca dan analisis keuntungan, dan
-
Prosedur penanganan, aturan, dan standar untuk transfer data antara aplikasi dan sistem.
•
Menyelesaikan
pembuatan
business
blueprint
dan
melakukan peninjauan kembali. •
Menetapkan jadwal pelatihan end-user.
Berikut adalah beberapa jenis kebutuhan (requirements) yang harus didentifikasikan dalam workshop proses bisnis : 1)
Kebutuhan pelaporan (Reporting Requirement)
2)
Kebutuhan antarmuka (Interface Requirement)
3)
Kebutuhan konversi (Conversion Requirement)
4)
Kebutuhan pengembangan (Enhancement Requirement)
5)
Kebutuhan pengesahan (Authorization Requirement)
Secara garis besar, tujuan pembuatan business blueprint adalah : -
Menyelaraskan business requirements dari client ke dalam model bisnis yang terdapat di dalam OpenERP,
-
Mendokumentasikan proses bisnis AS-IS yang berjalan,
-
Menjabarkan proses bisnis TO-BE yang diinginkan,
34
-
Menjabarkan rancangan solusi yang didapatkan dengan gap analysis antara proses bisnis AS-IS dan proses bisnis TO-BE,
-
3.
Mendapatkan pengesahan atas solusi untuk sign off.
Realization Tujuan dari tahap ini adalah untuk mengimplementasikan semua proses yang telah dirancang sesuai kebutuhan perusahaan berdasarkan business blueprint yang sudah dibuat pada fase sebelumnya. Tahap ini merupakan fase sebenarnya, dimana semua aktivitas implementasi yang utama dilakukan. Bagian dari fase ini adalah aktivitas pengembangan integrasi pengujian kualitas, dan perencanaan implementasi. Saat sistem telah siap dan teruji dengan benar, maka langkah selanjutnya adalah persiapan untuk perencanaan go live dengan melakukan tahap user roles dan authorizations terlebih dahulu. Tahap- tahap dalam realization meliputi : -
Manajemen proyek,
-
Manajemen perubahan organisasi,
-
Pelatihan dalam tahap realisasi,
-
Menetapkan lingkungan produksi,
-
Mengembangkan rencana sistem uji,
-
Menetapkan kualitas lingkungan,
-
Baseline configuration,
-
Final configuration,
-
Integrasi,
-
Workflow, ABAP, konversi dan program interface, peran pengguna dan pengarsipan. Menurut Jithin (2007: 5), pada tahap ini kebutuhan yang
terdapat dalam Business Blueprint dikonfigurasi. Secara khusus, ada objektif utama dalam tahap ini, yaitu : • Konfigurasi akhir sistem, yaitu konfigurasi baseline dan konfigurasi final dalam siklus yang berbeda • Pengujian keseluruhan Integration Testing.
35
4.
Final Preparation Pada tahap ini melakukan pengujian (testing) secara keseluruhan pada program aplikasi dapat berjalan dengan baik atau tidak, dan juga melakukan pelatihan end-user. Dalam tahap ini, semua sistem telah berhasil diuji (unit testing, integration testing, dan user training), segala masalah kritis yang masih ada dan juga masalah yang tertunda diselesaikan, adanya pelatihan untuk pengguna dilakukan, serta adanya persiapan terakhir untuk keperluan implementasi harus mencapai status final. Di tahap ini harus dipastikan bahwa semua prasyarat sistem untuk go live telah dipenuhi. Kegiatankegiatan yang dilakukan dalam tahap ini, yaitu :
5.
-
Pelatihan pengguna,
-
Manajemen sistem,
-
Manual user & support,
-
Transfer data,
-
Integrasi akhir dan pengujian sistem, dan
-
Pemeriksaan kualitas tahap persiapan akhir.
Go Live & Support Dalam tahap ini, para konsultan fungsional harus memberikan arahan kepada ABAPER dalam memperoleh datadata yang dibutuhkan sampai pada pengunggahan data-data penting perusahaan. Tahap ini merupakan tahap terakhir, dimana proses sign off akan dilakukan sebagai tanda berakhirnya sebuah proyek yang telah diimplementasikan dengan sempurna. Tujuan utama dari fase ini adalah untuk beralih
dari
lingkungan
project-oriented
menjadi
pengoperasian produk secara langsung, dan sepenuhnya diberikan
support
berupa
monitoring
dan
mengoptimalisasikan performa sistem setelah dilakukannya go live.
36
Gambar 2.8 Lima tahapan pada metodologi ASAP Sumber : Jay (2008: 41), The Complete Reference : Essential Guide for SAP Implementation
2.2.9 Blueprint 2.2.9.1 Pengertian Blueprint Menurut Surendro (2009), cetak biru adalah rincian dinamis untuk arsitektur-arsitektur yang memanfaatkan proses dan kerangka yang terstruktur. Cetak biru tersebut mengandung rincian bisnis, informasi dan teknologi saat ini dan yang diusulkan perusahaan untuk masa depan. Menurut Sari & Nugroho (2010), blueprint adalah rancangan yang dirumuskan untuk memberikan arahan terhadap
kegiatan
berkesinambungan,
perusahaan sehingga
yang setiap
dilakukan kegiatan
secara
memiliki
kesesuaian dengan tuntutan, tantangan, dan kebutuhan di lingkungan sekitar perusahaan.
2.2.9.2 Fungsi Business Blueprint Menurut Jithin (2007: 4), tujuan utama dari business blueprint adalah untuk meningkatkan pemahaman mengenai tujuan bisnis perusahaan dan menentukan proses bisnis dan komponen SAP mana yang dibutuhkan untuk mendukung tujuan tersebut. Hasil dari fase ini adalah business blueprint, yang merupakan dokumentasi yang rinci dari hasil yang didapat selama workshop mengenai kebutuhan perusahaan. Business blueprint mendokumentasikan kebutuhan proses bisnis dari perusahaan. Dengan hal ini, user dapat lebih memahami bagaimana perusahaan menjalankan bisnisnya
37
dengan sistem software SAP. Berikut adalah langkah-langkah dalam melakukan Business Blueprint : •
Scope Document Bertujuan untuk melakukan identifikasi proses bisnis yang terdapat pada perusahaan dengan melakukan wawancara dengan Business Process Owner (BPO) beserta konsultan yang bertanggung jawab dalam menjalankan proyek tersebut.
•
Proses Bisnis AS-IS Bertujuan untuk menjelaskan proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan (client). Dalam hal ini, Business Process Owner (BPO) mengumpulkan semua dokumen yang berkaitan dengan proses bisnis perusahaan. BPO juga diberikan training agar dapat memahami setiap transaksi yang terjadi dan dibutuhkan dalam OpenERP. Hal ini dilakukan agar BPO dapat membantu para konsultan dan karyawan yang berkaitan dengan proses bisnis yang terjadi dalam mendapatkan informasi yang detail dan lengkap mengenai proses bisnis, sehingga dalam implementasi tidak ada transaksi yang tertinggal. Ada cara lain untuk mempermudah dalam menjelaskan proses bisnis, yaitu jika BPO dapat menggunakan flowcharts.
•
Proses GAP Analysis Pada tahap ini mencari perbedaan antara kondisi perusahaan saat ini (AS-IS) dengan kondisi perusahaan yang akan datang setelah implementasi dari OpenERP (TO-BE), dimana nantinya perbedaan (gap) ini akan dianalisa untuk mendapatkan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai kondisi TO-BE. Pada tahap ini menghasilkan nilai seberapa besar kesenjangan antara
38
proses AS-IS dengan proses TO-BE nya. GAP Analysis ini menjadi salah satu dasar pengambilan keputusan terkait prioritas waktu, biaya, dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk memenuhi standar pelayanan yang telah ditetapkan. Beberapa
langkah
yang
harus
dilakukan
untuk
mencapainya, yaitu : -
Mengidentifikasi kebutuhan dari perusahaan dengan cara pengamatan langsung, yaitu melakukan uji coba secara langsung terhadap openERP.
-
Melakukan wawancara atau dengan menyebarkan kuesioner bila perlu terhadap user/karyawan yang menggunakan OpenERP pada perusahaan.
-
Menentukan
peringkat
kebutuhan
(Rank
of
Requirement) yang bertujuan untuk mengidentifikasi dan menentukan skala prioritas suatu kebutuhan terhadap proses bisnis perusahaan. Berikut ini adalah tabel peringkat kebutuhan yang terdiri atas tiga skala, yaitu :
Tabel 2.2 Tabel Peringkat Kebutuhan (Rank of Requirements) Sumber : Jithin (2007: 83), ASAP Methodology for Enterprise Portal Peringkat High
Penjelasan Kebutuhan ini sangat berpengaruh terhadap proses bisnis perusahaan, sehingga
kebutuhan
ini
harus
terpenuhi. Medium
Kebutuhan ini berpengaruh terhadap proses
bisnis
perusahaan.
Jika
kebutuhan ini belum terpenuhi, maka tidak akan mengganggu tujuan utama perusahaan. Namun jika terpenuhi
39
Peringkat
Penjelasan akan
memberikan
nilai
yang
signifikan. Low
Kebutuhan ini memberikan sedikit pengaruh
terhadap
proses
bisnis
perusahaan. Jika kebutuhan ini tidak terpenuhi,
maka
mengganggu sedang terpenuhi
proses
berjalan. akan
tidak
akan
bisnis
yang
Namun
jika
membantu
meningkatkan kinerja proses bisnis dalam perusahaan. •
Proses Bisnis TO-BE Bertujuan untuk memetakan proses bisnis ke dalam sistem, serta menentukan kondisi yang diharapkan setelah dilakukannya implementasi OpenERP berdasarkan kondisi AS-IS dan juga sesuai dengan tujuan yang ditentukan di awal. Pada tahap ini dilakukannya konfigurasi terhadap proses-proses yang belum bisa dipastikan apakah tetap dipakai di OpenERP atau tidak, dengan dibantu oleh BPO. Disini BPO sangat dibutuhkan untuk terlibat, karena BPO mampu untuk memberitahukan secara jelas apa yang menjadi kebutuhan perusahaan. Ketika pemodelan bisnis dibuat, kita akan melihat kerenggangan atau gap antara AS-IS dan TO-BE. Pada saat inilah harus mengambil keputusan apakah modifikasi sistem dibutuhkan. Setelah itu, selalu libatkan BPO dan tetap melakukan dokumentasi dengan sebaik mungkin. Semua hasil yang terkumpul selama workshop akan membentuk suatu business blueprint, jadi tahap ini tidak boleh diabaikan. Dalam business blueprint diperlukan AS-IS dan persiapan Q&A DB (Questions & Answer Data Base), yaitu berupa kuesioner yang akan dikirim ke client.
40
Daftar TO-BE akan dibuat berdasarkan jawaban dari client sebagaimana prosedur dari OpenERP adalah melakukan penyesuaian fungsi di dalam OpenERP dengan proses bisnis client. Pada akhirnya melakukan pemetaan antara proses-proses di AS-IS dengan proses-proses TO-BE. •
Proses Sign Off Pada tahap ini tim proyek telah selesai melakukan review dokumen blueprint, lalu tim proyek akan mengadakan pertemuan kembali untuk verifikasi akhir kelengkapan dan keakuratan dari semua hasil yang didapatkan yang dituangkan dalam dokumen blueprint. Setelah tim proyek mendokumentasikan tahap Business Blueprint, mereka juga memastikan tahap-tahap diatas sebelumnya harus disetujui terlebih dahulu oleh perusahaan dan tim proyek sebelum lanjut ke tahapan selanjutnya.
2.2.9.3 Pemetaan Proses Bisnis dengan Blueprint Menurut Widjaja (2012: 67), ERP sebagai suatu perangkat lunak tidak dapat terimplementasi dengan baik tanpa dilakukan proses pemetaan proses bisnis yang terdokumentasi dengan baik terlebih dahulu. Dikarenakan pendekatan cetak biru (blueprint) dari suatu organisasi nantinya dapat menjadi hasil akhir yang digunakan untuk menjadi fondasi perusahaan untuk pengembangan jangka panjang yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Faktor – faktor yang mempengaruhi dalam proses penyusunan cetak biru dari sistem informasi di dalam organisasi adalah dari faktor internal dan faktor eksternal organisasi. Faktor – faktor inilah yang turut memberikan kontribusi untuk penyusunan cetak biru tersebut. Hal tersebut dapat diungkap dalam gambar di bawah ini :
41
Gambar 2.9 Kerangka Blueprint Sumber : Widjaja (2012: 67), Enterprise Resource Planning
Terlihat dari gambar di atas dijelaskan bahwa menggambarkan kerangka cetak biru dari strategi organisasi yang tercermin dalam proses atau tahapan yang meliputi input, analisa proses dan cetak biru (blueprint). Input disini terdiri dari 2 faktor yang berkontribusi yakni, faktor internal dan faktor eksternal. Lalu, masuk ke tahapan analisa proses yang didalamnya terkait oleh banyak aspek. Dari banyaknya aspek dalam analisa proses ini tentunya mengacu pada hal utama yakni mengacu pada visi, misi dan Critical Success Factor (CSF) & Key Performance Indicator (KPI) serta strategi. Selanjutnya, semua aspek terrsebut dilingkupi oleh 2 bagian yakni, network & partners dan shareholders. Tahap analisa proses ini juga dipengaruhi oleh Macro Environment. Setelah itu, masuk ke tahapan terakhir dimana tahapan ini menghasilkan blueprint. Blueprint yang didalamnya mencakup 3 domain penting dan perencanaan strateginya.
42
Setelah proses cetak biru ini selesai, maka dapat menjadi landasan untuk mempersiapkan alternatif – alternatif yang harus dipersiapkan di dalam memetakan bisnis proses dan aplikasi yang terkait dengan kebutuhan dari setiap aktifitas proses bisnis yang ada. Penjelasan di atas diperkuat oleh pernyataan Widjaja (2012:67).
2.2.10 Internet Protocol (IP) Address Menurut Towidjojo (2012: 13), IP Address adalah metode pengalamatan pada jaringan komputer dengan memberikan sederetan angka pada komputer (host), router atau peralatan jaringan lainnya. IP Address bukan diberikan kepada komputer (host) atau router, melainkan pada interface jaringan dari host / router tersebut. Menurut Laudon & Laudon (2007: 283), IP Address adalah empat bagian dari alamat yang dituliskan secara numerik yang mengindikasikan lokasi dari setiap komputer di dalam internet.
Gambar 2.10 IP Address dengan representasi dalam biner Sumber : Towidjojo (2012: 13), Konsep dan Implementasi Routing dengan Router Mikrotik 100% Connected
2.2.11 Jaringan Jaringan
adalah
sebuah
himpunan
komputer
yang
dihubungkan dengan kabel sehingga komputer satu dengan komputer lainnya dapat saling berkomunikasi dan bertukar informasi.
43
Pengertian diatas diperkuat dengan pernyataan dari Laudon & Laudon (2007: 14) yang mengatakan bahwa jaringan adalah hubungan antara dua komputer atau lebih untuk berbagi data atau sumber daya yang ada, seperti printer.
2.2.12 Browser Browser adalah sebuah software atau program yang digunakan untuk menampilkan dan melakukan interaksi dengan dokumendokumen yang disediakan oleh server. Pengertian ini diperkuat dengan pernyataan dari Yuhefizar (2008: 160) yang mengatakan bahwa browser adalah perangkat lunak untuk mengakses halaman – halaman web, seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Safari, dan lain – lain. Informasi yang disajikan
melalui
browser
dibangun
dengan
bahasa
semi
pemrograman HTML (HyperText Markup Language), dan kemudian ditingkatkan fungsinya dengan menyisipkan kode – kode bahasa pemrograman web, seperti PHP, ASP, JSP, dan lain – lain, sehingga mampu menampilkan informasi yang lebih interaktif dan dinamis, serta terhubung dengan database.
2.2.13 Server Menurut Tuxkerèn (2012: 2), server biasanya sering kita dengar digunakan untuk penamaan dan penyebutan sebuah server, seperti web server, mail server, database server, dan lain-lain. Nama tersebut adalah sebutan untuk server yang memberikan layanan. Dilihat
berdasarkan
fungsinya,
sebuah
server
dapat
dikategorikan sebagai berikut : •
Server Aplikasi (Application Server) Server ini bertugas menjalankan aplikasi tertentu yang menyediakan sumber dayanya untuk dapat diakses oleh komputer lainnya di jaringan. Yang termasuk dalam kategori server ini adalah server-server yang menjalankan perangkat lunak yang dibuat khusus untuk program-program tertentu, seperti program yang berhubungan dengan fungsi accounting,
44
penjualan, dsb. Server ini juga dalam skala kecil biasanya dapat merangkap sebagai server data. •
Server Data (Data Server) Server ini berfungsi untuk menyimpan dan memberikan data dari atau dan ke komputer yang ada dalam sebuah jaringan. Jadi semua
data
kegiatan
yang
ada
dalam
sebuah
organisasi/perusahaan dapat ditampung oleh server jenis ini. Bentuk datanya berupa file-file dan folder-folder seperti yang dimiliki oleh komputer lain di jaringan, maupun data yang dimasukkan ke dalam database. •
Server Layanan (Service Server) Server
ini
merupakan
sebuah
server
yang
berfungsi
menyediakan suatu layanan yang berhubungan dengan jaringan. Server jenis inilah yang menjadi tulang punggung internet pada sekarang ini. Karena banyak layanan internet seperti hosting, DNS, DHCP, Apache, IIS yang dijalankan oleh server jenis ini.
Bukan hanya dalam jaringan internet saja, dalam sebuah jaringan organisasi pun server layanan banyak digunakan, seperti untuk kebutuhan DHCP, proxy, layanan direktori, dimana salah satu dari layanan ini dibutuhkan olrh komputer lainnya yang ada dalam jaringan.
2.2.14 Sales Menurut Anoraga (2011: 181), sales adalah salah satu bagian dari kegiatan pemasaran. Pemasaran hanya digunakan sebagai istilah untuk kegiatan periklanan atau penjualan. Pada penjualan tidak adanya proses penetapan produk, harga, saluran distribusi, dan promosi oleh perusahaan. Penjualan disini diartikan adanya seseorang atau kelompok yang ingin memperoleh dari apa yang mereka produksi atau distribusikan untuk mendapatkan keuntungan, tanpa melalui adanya penciptaan, penawaran, dan pertukaran produkproduk yang bernilai dengan yang lainnya.
45
Menurut Manullang (2013: 193), penjualan memiliki arti yang berbeda dengan pemasaran. Penjualan lebih memusatkan perhatian pada produk (product-oriented), selain itu perusahaan membuat produk dan berusaha bagaimana cara menjualnya. Jadi, manajemen perusahaan lebih berorientasi kepada jumlah penjualan, dan juga perencanaan yang dilakukan berorientasi pada jangka waktu terbatas yang diproduksikan sekarang dan dijual sekarang. Menurut Saragih (2013: 21), sales memiliki beberapa perkiraan,
yaitu
penjualan
berdasarkan
periode,
penjualan
berdasarkan produk atau jasa, dan penjualan berdasarkan kelompok pelanggan. Berikut masing-masing penjelasan dari tiap-tiap perkiraan : (1) Penjualan berdasarkan periode, merupakan ide yang bagus apabila penjualan ditinjau dalam fungsi waktu untuk menunjukkan pertumbuhan yang diharapkan. Prakiraan penjualan sangat penting dalam pengembangan rencana financial, karena jika Anda memiliki rencana besar yang lebih optimis dan agresif biasanya memerlukan uang yang lebih banyak dengan tujuan akhir memperoleh profit yang besar. (2)
Penjualan berdasarkan produk atau jasa, adalah perincian penjualan berdasarkan produk atau jasa dapat ditampilkan apabila ada lebih dari satu produk atau jasa yang ditawarkan.
(3)
Penjualan
berdasarkan
kelompok
pelanggan,
adalah
mengkategorikan penjualan berdasarkan kelompok pelanggan mungkin akan membantu Anda dalam menjalankan bisnis. Contoh : usaha catering Aneka dapat mengantisipasi 50% volume penjualan yang berasal dari perusahaan textile yang berbasis kontrak. Berdasarkan definisi-definisi diatas, sales dapat dikaitkan dengan pemasaran, namun pemasaran hanya digunakan sebagai istilah dalam kegiatan penjualan. Penjualan lebih berpusat pada penawaran produk kepada konsumen untuk mendapatkan keuntungan dan juga berfokus pada 3 perkiraan, yaitu penjualan berdasarkan periode,
46
penjualan berdasarkan produk atau jasa, dan penjualan berdasarkan kelompok pelanggan.
2.2.15 Management 2.2.15.1 Pengertian Management Menurut Robbins & Mary (2005: 8), management merupakan suatu proses menyelesaikan aktivitas secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain. Menurut Manullang, M. (2013: 134), management didefinisikan sebagai seni memperoleh hasil melalui orangorang lain. Selain itu dapat dikatakan manajemen sebagai proses menetapkan dan memperoleh tujuan (sasaran) melalui lima fungsi dasar dengan menggunakan sumber daya yaitu manusia, uang, dan tanah. Menurut Dyck & Neurbet (2009: 7), management adalah proses perencanaan, pengorganisasian, memimpin, dan mengendalikan sumber daya manusia dan organisasi lainnya agar dapat secara efektif mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan
definisi-definisi
di
atas,
dapat
disimpulkan bahwa management adalah suatu proses penyelesaian yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian sumber daya manusia yang secara efisien dan efektif untuk memperoleh tujuan melalui orang lain.
2.2.15.2 Fungsi Management Dari
pengertian
management
yang
telah
disimpulkan diatas, maka disini akan dibahas mengenai lima fungsi dari management, yaitu : (1)
Planning Merupakan
tugas
pertama
dari
manajemen.
Alasannya karena sebelum kita mengorganisir, kita
47
harus mempunyai suatu rencana. Planning adalah “fungsi pertama”, karena ia meletakkan pekerjaan dasar bagi fungsi-fungsi lain. Planning juga bersifat untuk menetapkan tujuan, dan menggambarkan rangkaian kegiatan yang akan dilakukan masingmasing individu, departemen, dan unit organisasi sebagai keseluruhan. Hal-hal yang mencakup dalam planning, yaitu penetapan tujuan yang ingin dicapai, penetapan kualitas dan kuantitas personalia yang dibutuhkan, dan pekerjaan-pekerjaan atau kegiatankegiatan yang akan dilakukan. (2)
Organizing Fungsi ini berusaha untuk menetapkan struktur organisasi. Struktur organisasi akan menunjukkan hubungan timbal balik dari para personalia dalam suatu organisasi. Setiap unsur organisasi harus memahami apa yang dikerjakan. Hal-hal yang berhubungan
dengan
organizing
yaitu
mengumpulkan sumber daya manusia yang perlu untuk dapat merealisasi tujuan organisasi dan juga menetapkan hubungan-hubungan antar unsur dalam organisasi. (3)
Staffing Fungsi ini berhubungan dengan pengisian pejabat pada struktur organisasi berdasar the right man in the right place. Dalam pelaksanaan fungsi ini diusahakan menempatkan pegawai-pegawai kepada jabatan-jabatan
yang
tersusun
pada
struktur
organisasi. Kepada mereka diberikan orientasi yaitu diberikan
penjelasan
selanjutnya
melatihnya
mempunyai
kecakapan
mengenai agar bekerja.
perusahaan,
setiap
pegawai
Staffing
juga
berhubungan dengan penetapan gaji dan benefit
48
bagi setiap pegawai. (4)
Directing Dalam pelaksanaan fungsi ini manajer mengadakan komunikasi dengan bawahan dan dengan cara menjelaskan rencana dan tugas masing-masing, mengarahkan
dan
mengaplikasikan
memotivasi usaha
mereka
maksimum
untuk dalam
pencapaian tujuan organisasi. Para manajer harus berusaha
agar
masing-masing
bawahannya
produktif, efektif, dan efisien. (5)
Controlling Dengan fungsi control meyakinkan agar aktivitasaktivitas dilaksanakan sesuai dengan rencana dengan cara
memonitor
kemajuan
dan
menyediakan
masukan. Proses pengawasan terdiri dari tiga tahap, yaitu tahap menetapkan standar atau target, tahap mengukur
pelaksanaan
actual
dengan
membandingkannya dengan rencana dan tahap terakhir
mengadakan
pelaksanaan
tidak
tindakan
sesuai
perbaikan
dengan
bila
apa
yang
192),
sales
dirumuskan pada perencanaan.
2.2.16 Sales Management 2.2.16.1 Pengertian Sales Management Menurut
Manullang,
M.
(2013:
management diartikan sebagai marketing atau pemasaran. Secara keseluruhan marketing atau pemasaran berarti suatu sistem kegiatan bisnis secara total yang dirancang sedemikian rupa untuk merencanakan jenis barang yang dijual, menetapkan harga, promosi, dan mendistribusikan barang dan jasa yang dapat memuaskan konsumen potensial.
Selain
itu
pemasaran
merupakan
usaha
menjuruskan dana dan daya milik perusahaan ke arah
49
pemberian kepuasan kepada para pembeli dengan maksud agar perusahaan dapat menjual hasil produksi, memperoleh laba dan mencapai tujuan perusahaan. Menurut Anoraga (2011: 184), sales management adalah
sebuah
proses
yang
merencanakan
dan
melaksanakan konsep, penetapan harga, promosi dan distribusi gagasan barang dan jasa untuk menghasilkan pertukaran yang memenuhi sasaran-sasaran yang sudah ditetapkan baik menurut perorangan dan organisasi. Sales management pada dasarnya adalah manajemen terhadap permintaan. Ada delapan keadaan permintaan yang berbeda, yaitu sebagai berikut : 1) Permintaan negatif Suatu pasar berada dalam keadaan permintaan negatif jika sebagian besar dari pasar tersebut tidak menyukai produk dan bahkan mungkin bersedia membayar untuk menghapus produk itu. 2) Tidak ada permintaan Para target konsumen mungkin saja tidak tertarik atau tidak mengacuhkan suatu produk. Sebagai contoh, petani mungkin tidak tertarik dengan cara yang bertani yang
baru
dengan
menggunakan
produk
yang
ditawarkan, dan tetap menerapkan cara bertani yang lama.
Hal
ini
dapat
dikatakan
tidak
adanya
permintaan. Sedangkan tujuan utama dari manajemen penjualan adalah menemukan cara menghubungkan manfaat produk yang diciptakan dengan kebutuhan seseorang. 3)
Permintaan terpendam Sejumlah besar konsumen mungkin mempunyai kebutuhan yang kuat yang tidak dapat dipuaskan oleh produk
yang
telah
ada.
Sebagai
contoh,
ada
permintaan terpendam yang kuat akan rokok yang
50
tidak membahayakan kesehatan, lingkungan yang lebih aman, dan mobil yang hemat bahan bakar. Sesuai tujuan utama manajemen penjualan adalah mengukur
besarnya
mengembangkan
pasar
barang
dan
potensial jasa
ini yang
dan akan
memuaskan permintaan ini. 4)
Permintaan yang menurun Setiap organisasi, cepat atau lambat akan mengalami penurunan permintaan terhadap satu atau lebih produksinya. Untuk dapat menjalankan manajemen penjualannya, disini pihak penjual harus menganalisis sebab
terjadinya
penurunan
dan
menentukan
permintaan pasar target yang baru, mengubah ciri-ciri produk atau mengembangkan komunikasi yang lebih efektif dengan konsumen. 5)
Permintaan yang tidak beraturan Banyak organisasi yang menghadapi permintaan yang berubah-ubah menurut musim, hari, ataupun jam. Akibat dari hal ini akan timbul masalah kapasitas. Disini pihak penjual harus menemukan cara untuk mengubah pola waktu permintaan melalui penetapan harga yang fleksibel, promosi, dan rangsangan lain.
6)
Permintaan penuh Organisasi menghadapi permintaan penuh bilamana mereka merasa puas dengan volume usahanya. Pada saat ini penjual mempertahankan tingkat permintaan dalam menghadapi perubahan selera konsumen, serta meningkatnya persaingan dengan perusahaan lain. Penjual juga harus meningkatkan mutunya dan secara terus menerus mengukur kepuasan konsumen untuk memastikan bahwa semuanya berjalan dengan baik.
7)
Permintaan yang berlebihan Disini adanya organisasi yang menghadapi tingkat
51
permintaan yang lebih tinggi dari yang diperkirakan atau melebihi dari standar penjualan yang dimiliki suatu
organisasi.
Para
penjual
berperan
untuk
menemukan cara untuk mengurangi permintaan secara sementara ataupun permanen. Hal ini dapat dicegah dengan melakukan langkah-langkah seperti menaikkan harga dengan mengurangi promosi dan pelayanan. Pengurangan permintaan disini tidak bertujuan untuk melenyapkan
permintaan,
melainkan
hanya
mengurangi tingkatnya saja, bisa bersifat sementara ataupun selamanya. 8)
Permintaan yang tidak sehat Produk-produk yang tidak sehat akan mendorong untuk tidak digunakan. Para penjual disini akan mengajak orang-orang yang menggemari produkproduk tidak sehat ini untuk meninggalkannya, dengan menggunakan alat-alat seperti ancaman, peningkatan harga setinggi mungkin, serta dengan mengurangi ketersediaannya.
Menurut
Saragih
(2013:
47),
dalam
sales
management ini memiliki tujuan utama dari strategi promosi penjualan produk, yaitu sebagai berikut : a.
Meningkatkan Volume Strategi promosi penjualan sangat bermanfaat untuk memenuhi kebutuhan tujuan jangka pendek bisnis perusahaan. Hal ini bermanfaat untuk menghabiskan stok barang lama, mengurangi stok yang ada di gudang atau untuk memenuhi stok yang ada di tingkat pengecer
sebelum
adanya
pesaing
yang
memperkenalkan produknya. Disini perusahaan akan berusaha semaksimal mungkin untuk meningkatkan volume penjualan produknya.
52
b.
Meningkatkan Pembeli Coba-Coba Strategi promosi penjualan mampu membuat pembeli coba-coba pada perusahaan untuk datang untuk menggunakan produk atau jasa perusahaan. Pembeli coba-coba sering disebut juga pembeli potensial. Mereka adalah orang yang tidak pernah menggunakan produk atau jasa perusahaan pada sebelumnya, atau hanya pernah menggunakan produk atau jasa sejenis dari pesaing. Biasanya pembeli potensial tidak pernah membeli produk dalam jumlah besar sebelum tahu benar
mereka
benar-benar
menyukai
produk
perusahaan Anda. Namun pembeli potensial ini meningkatkan volume penjualan perusahaan. Adapun beberapa strategi promosi penjualan yang dapat dilakukan kepada pembeli potensial ini, yaitu : -
Memberikan sampel gratis atau kupon untuk mencoba, sehingga calon pembeli dapat mencoba produk atau jasa perusahaan Anda.
-
Memberikan manfaat tambahan, sehingga produk atau jasa perusahaan Anda tampak superior dibandingkan produk sejenis.
-
Memberikan manfaat finansial jangka pendek. Bisa
dengan
cara
memberikan
angsuran
pembelian tanpa bunga, namun hal ini dengan tetap memperhatikan situasi dan kondisi usaha perusahaan.
2.2.16.2 Siklus Sales Management Menurut Yunarto (2006: 6), siklus sales order management terdiri dari enam proses dasar, yaitu: 1. Pre-sales Activity Pre-sales merupakan aktivitas yang dilakukan paling awal sebelum menjalankan proses penjualan. Proses penjualan ini dapat terjadi dengan membuat sales order
53
yang ditujukkan untuk pelanggan berdasarkan purchase order dari pelanggan. 2. Sales Order Pada aktivitas sales order ini mencakup penjualan, baik untuk penjualan barang maupun penjualan jasa. Sales Order
merupakan
dokumen
yang
terdiri
dari
permintaan atau pembelian barang atau jasa dari pelanggan. 3. Inventory Sourcing Inventory Sourcing merupakan aktivitas yang dilakukan untuk mengetahui ketersediaan barang atau produk yang diinginkan oleh pelanggan. 4. Shipping Langkah selanjutnya setelah melakukan inventory sourcing, apabila barang atau produk yang diinginkan tersedia, maka barang akan melalui proses shipping untuk dikirimkan kepada pelanggan. 5. Billing Proses billing ini juga dapat dikatakan sebagai invoicing. Pada proses penjualan barang, secara umum invoice akan muncul apabila barang atau produk sudah dikirim ke pelanggan. Tapi terkadang, invoice ini dapat muncul sebelum barang dikeluarkan apabila perusahaan belum sepenuhnya percaya kepada pelanggan. 6. Payment Payment yang merupakan langkah yang paling akhir dalam menjalankan proses penjualan di dalam siklus sales order management. Pada langkah terakhir ini, pelanggan akan melakukan pembayaran sesuai dengan invoice yang dikirimkan kepadanya.
54
Gambar 2.11 Siklus Sales Order Management Sumber : Yunarto (2006: 6), Business Concepts Implementation Series in Sales and Distribution Management
2.2.17 Fit/Gap Analysis 2.2.17.1 Pengertian Fit/Gap Analysis Menurut Ray (2011: 163), Gap Analysis merupakan analisis kesenjangan antara daftar kebutuhan bisnis yang diakibatkan oleh suatu alasan. Sehingga, dibutuhkan suatu upaya untuk mengidentifikasi bagian mana yang ternyata mungkin memiliki gap, karena tidak mungkin menemukan suatu bagian yang 100% fit atau sempurna. Menurut Bens (2005: 160), Gap Analysis memiliki arti dimana melakukan idenifikasi langkah-langkah yang hilang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Gap Analysis adalah alat perencanaan yang menciptakan pandangan bersama tentang apa yang perlu dilakukan untuk menghilangkan kesenjangan antara keadaan sekarang dan masa depan sesuai dengan kebutuhan. Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa Gap Analysis merupakan suatu perencanaan yang berisi analisis mengenai kesenjangan yang ada dari kebutuhan bisnis
55
antara keadaan yang sekarang dengan keadaan masa depan yang akan dilaksanakan nantinya sehingga dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam pengunaannya, terdapat 5 quality perspective dan service quality menurut Hoffman & Bateson (2006: 335), yaitu : a.
Service Gap, yaitu mengindikasikan bahwa adanya perbedaan antara pengharapan dengan keinginan yang diinginkan oleh user dengan keadaan yang telah mereka terima sekarang.
b.
Knowledge Gap, yaitu mengindikasikan pengharapan yang diinginkan oleh pelanggan dan pengharapan yang diinginkan oleh manajemen perusahaan.
c.
Standard Gap, yaitu terjadinya ketimpangan antara persepsi manajemen perusahaan dengan pelanggan dengan keadaan yang telah terjadi sebenarnya di perusahaan tersebut.
d.
Delivery
Gap,
yaitu
terjadinya
persepsi
yang
diinginkan perusahaan kepada pelanggan dengan keadaan yang sebenarnya terjadi di perusahaan tersebut. e.
Communication
Gap,
yaitu
terjadinya
antara
kesenjangan pelanggan dengan komunikasi yang dimiliki oleh perusahaan tersebut, dalam hal ini adalah mengantarkan informasi yang akurat, tepat, dan jelas kepada pelanggan mengenai produk atau jasa yang ditawarkan.
2.2.17.2 Tujuan Gap Analysis Menurut Bens (2005: 160), tujuan dari Gap Analysis adalah untuk mendorong review realistis dari sekarang dan membantu dalam mengidentifikasi hal-hal yang perlu dilakukan untuk sampai pada keinginan masa depan.
56
Gap Analysis digunakan untuk mengidentifikasi gap antara alokasi opimal dan integrasi dari input, dan tingkat alokasi pada saat ini serta menegevaluasi kebutuhan pengguna terhadap sistem dan melihat apakah ada fit atau gap antara kebutuhan pengguna dengan sistem. Fit dalam hal ini berarti kebutuhan user terpenuhi oleh sistem, sedangkan Gap dalam hal ini berarti kebutuhan tidak terpenuhi oleh sistem. Dengan adanya Gap Analysis, dapat membantu perusahaan dalam menyediakan pemahaman mengenai area-area yang dapat ditingkatkan. Selain itu, Gap Analysis juga merupakan pembelajaran formal mengenai apa yang dilakukan oleh bisnis dan kemana kita akan berada pada masa yang akan datang. Tujuan dari Fit/Gap Analysis adalah: 1.
Mengumpulkan
kebutuhan
(requirement)
dari
(customization)
yang
perusahaan. 2.
Menentukan
penyesuaian
diperlukan. 3.
Memastikan
sistem
yang
baru
akan
memenuhi
kebutuhan proses bisnis perusahaan. 4.
Memastikan bahwa proses bisnis yang dilakukan akan menjadi best practice.
5.
Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan di dalam perusahaan.
2.2.17.3 Langkah-langkah Fit/Gap Analysis Langkah-langkah
yang
digunakan
dalam
melakukan
Fit/Gap Analysis adalah: a. Ranking Requirement Pada tahapan ini akan dipastikan bahwa proses bisnis dapat diakomodasikan selama implementasi sistem yang baru. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim proyek untuk fokus pada area yang paling penting bagi organisasi
agar
functionality
yang
baru
dapat
57
memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis yang ada.
Tabel 2.3 Ranking requirement dalam Fit/Gap Analysis Sumber : Bens (2005: 178), Facilitating with Ease! : core skills for facilitators, team leaders, and members, managers,consultants, and trainers
Ranking H
Keterangan High / Mission Critical requirements adalah kebutuhan yang merupakan tugas
yang
penting, dimana diperlukan untuk operasi dan apabila tidak ada kebutuhan ini, maka organisasi tidak dapat berfungsi lagi. Dalam kebutuhan ini juga termasuk apabia ada kebutuhan laporan yang penting bagi internal ataupun eksternal. M
Medium/Value
Add
requirements
adalah
kebutuhan yang jika tidak ditemukan akan secara signifikan meningkatkan proses di dalam perusahaan. Kebutuhan ini biasanya sering terjadi pada proses sistem bisnis yang bukan
merupakan
tugas
penting
bagi
organisasi, tetapi apabila ditemukan akan mempengaruhi cost benefit organisasi. L
Low/Desirable requirement adalah kebutuhan yang bagus untuk dimiliki dan hanya akan menambah nilai yang tidak terlalu besar bagi proses
bisnis
perusahaan
dan
mungkin
ditemukan melalui perbaikan sementara atau perubahan pada proses bisnis.
58
b. Degree of Fit Pada tahapan degree of fit ini, dapat diketahui sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir oleh sistem yang baru. Kategori di dalam degree of fit terdiri dari Fit, Gap, dan Partial Fit.
Tabel 2.4 Degree of Fit dalam Fit/Gap Analysis Sumber : Bens (2005: 179), Facilitating with Ease! : core skills for facilitators, team leaders, and members, managers,consultants, and trainers
Kode F
Keterangan Fit adalah dimana kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software .
G
Gap adalah dimana software tidak dapat memenuhi
kebutuhan.
Dimana
nantinya
komentar, alternatif saran dan rekomendasi yang dibuat akan menghasilkan masukan yang akan digunakan untuk melakukan customization terhadap software. P
Partial Fit adalah dimana software memiliki fungsional yang memenuhi kebutuhan, tetapi tidak
sepenuhnya
software.
dapat
Perubahan
dipenuhi
sementara,
oleh
laporan
khusus atau customization, bagaimanapun nantinya akan dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal.
c. Gap Resolution Apabila pada saat melakukan Fit/Gap Analysis ditemukan gap, maka project team akan menentukan alternatif
dan
merekomendasikan
solusi
untuk
mengatasi gap yang ada. Terdapat beberapa cara untuk menyelesaikan gap, seperti dengan mengubah proses
59
bisnis yang dijalankan. Pilihan untuk Gap Resolution diantaranya adalah: i.
Package work-around. Langkah awal yang dilakukan oleh project team adalah mengidentifikasi jalan alternatif untuk mencapai kebutuhan bisnis dengan proses yang ada.
ii.
Membuat bisnis sesuai dengan package. Apabila package work-around tidak mungkin dilakukan,
maka
project
team
akan
merekomendasikan perubahan potensial pada proses bisnis untuk disesuaikan dengan proses dan melakukan eliminasi gap yang mungkin akan terjadi.
iii.
Customization Jalan terakhir yang dapat dilakukan adalah dengan customization, pada customization ini strategi
yang
fungsionalitas
dipilih baru
akan
diluar
membngun
teknologi
dan
memisahkan package dibandingkan dengan melakukan Customization
perubahan di
pada
dalam
package.
proyek
dapat
didefinisikan sebagai perubahan pada aplikasi yang memerlukan campur tangan dari staff pengembangan atau beberapa perubahan yang dapat
berdampak
kurang
baik
untuk
kemampuan upgrade pada software yang akan datang.
60
2.3
Kerangka Berpikir
Identifikasi Awal dari Proses Bisnis (Scope Document)
Analisis Proses Bisnis Berjalan (AS-IS)
Identifikasi Masalah dan Solusi
Analisis User Requirement
Penetapan Langkah / Strategi Menuju TO-BE (Gap Analysis)
Pemodelan proses bisnis yang Baru (TO-BE)
Pendokumentasian Tahapan yang dilakukan (Sign Off)
Gambar 2.12 Kerangka Berpikir 1.
Identifikasi awal dari proses bisnis (Scope Document) Langkah awal yang dilakukan adalah dengan melakukan identifikasi dari proses bisnis yang ada pada perusahaan untuk mengetahui secara garis besar alur bisnis dari perusahaan.
61
2.
Analisis Proses Bisnis Berjalan (AS-IS) Setelah itu, dilakukan analisis pada proses bisnis yang sedang dijalankan oleh perusahaan.
3.
Identifikasi masalah dan solusi Dari hasil proses bisnis yang berjalan (AS-IS), maka dapat diidentifikasikan
beberapa
masalah
yang
ditemui
pada
saat
menjalankan current system dan juga solusi yang dapat diberikan dari OpenERP untuk mengatasi masalah tersebut.
4.
Analisis User Requirement Setelah mengetahui bagaimana proses bisnis yang berjalan (AS-IS) di dalam perusahaan, maka langkah selanjutnya adalah dengan menganalisis kebutuhan pengguna.
5.
Penetapan langkah/strategi menuju TO-BE(Gap Analysis) Langkah selanjutnya adalah dengan melakukan analisis fit/gap dimana dengan analisis ini, dapat diketahui perbedaan kondisi perusahaan saat ini (AS-IS) dengan kondisi perusahaan yang akan datang setelah melakukan implementasi OpenERP (TO-BE).
6.
Pemodelan proses bisnis yang baru (TO-BE) Setelah diketahui kebutuhan dan masalah serta solusi yang dapat dijalankan (Fit/Gap Analysis), maka dirancang model proses bisnis yang baru, yang nantinya akan dijalankan dengan menggunakan OpenERP.
7.
Pendokumentasian tahapan yang dilakukan (Sign Off) Langkah terakhir setelah mengetahui perbedaan yang ada, akan dilakukan pertemuan dengan tim proyek untuk memverifikasi hasil yang ada di dalam dokumen blueprint.
62
