BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Setiap perusahaan didirikan untuk mencapai tujuan tertentu. Pada umumnya
tujuan tersebut adalah untuk memperoleh laba dari operasi, memiliki pertumbuhan yang baik, dan terjaganya kelangsungan hidup pada perusahaan. Semua tujuan yang ingin dicapai tersebut tentunya dapat dicapai perusahaan dengan memanfaatkan seluruh sumber daya yang diperoleh dan dimiliki oleh perusahaan. Salah satu sumber daya perusahaan yang harus dikelola secara formal dan sistematis agar tujuan yang diharapkan oleh perusahaan dapat tercapai adalah tenaga kerja atau sumber daya manusia. Semakin besar suatu perusahaan, semakin bedar pula jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mencapai tujuannya. Apabila masalah ketenaga kerjaan tidak dipikirkan secara khusus dan diberi perhatian yang cukup besar seperti dalam sistem penggajian, maka tentu akan menimbulkan masalah, dan lebih jauh lagi akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan itu sendiri. Sistem penggajian adalah salah satu hal yang berkaitan dengan pengelolaan kesejahteraan tenaga kerja sehingga harus harus diberi perhatian khusus oleh perusahaan dalam rangka mencapai tujuannya. Gaji memiliki arti yang sangat penting bagi karyawan karena gaji merupakan cerminan nilai atas karya, kontibusi, dan kinerja mereka. Seperti hal nya sistem lain yang terdapat di perusahaan, sistem penggajian rentan terhadap berbagai bentuk penyimpangan dan kesalahan manusia. Kinerja karyawan yang baik tentu akan berpengaruh positif terhadap bertambahnya nilai dan produktivitas perusahaan. Selain dilihat dari maksimal nya kinerja karyawan, sistem yang andal akan sangat menolong perusahaan dalam mencapai efektifitas dan efesiensi. Sistem yang andal juga akan mencegah terjadinya kerugian akibat kesalahan ataupun penyimpangan atas peraturan perusahaan secara
1
keseluruhan. Karena itu sangat penting bagi perusahaan umtuk memiliki sistem penggajian yang baik. Struktur penggajian suatu perusahaan terdiri atas susunan atau pembagian tugas tugas tertentu meliputi pekerjaan perorangan (individu) atau kelompok.Struktur ini berguna untuk menentukan gaji, kenaikan gaji serta bonus bonus atau upah tambahan kepada staf, dan yang paling penting adalah untuk menangani masalah penggajian secara taat dan adil. Pada PT. Laksana Tekhnik Makmur aktivitas penggajian merupakan bagian yang secara langsung mempengaruhi kinerja karyawan dan asset perusahaan, aktivitas ini berkaitan erat dengan masalah pengeluaran kas perusahaan. Bagian tersebut merupakan bagian yang paling rawan dari tindak kecurangan, dengan demikian aktivitas ini perlu diawasi dan dikendalikan dengan baik. Berdasarkan uraian diatas, maka penyusun memilih judul “ EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL TERHADAP SISTEM PENGGAJIAN PT. LAKSANA TEKHNIK MAKMUR “.
1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah disusun di atas, rumusan masalah
dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : •
Apakah sistem penggajian yang ada sudah dapat meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan secara optimal?
•
Apakah sistem penggajian yang diterapkan sudah memadai dan mampu menanggulangi adanya kecurangan ?
9
10
1.3
Ruang Lingkup Penelitian Evaluasi pengendalian internal terhadap siklus sistem penggajian yang akan
dibuat memiliki ruang lingkup dalam aktivitas seperti : 1. Aktivitas penggajian meliputi : absensi karyawan, perhitungan gaji bulanan, tunjangan, lembur, cuti, pinjaman serta pajak penghasilan yang langsung dibebankan pada perhitungan gaji. 2. Aktivitas kepegawaian meliputi : kegiatan pembayaran gaji karyawan beserta bonus atau komisi. 3. Aktivitas pajak yang dibahas dalam skripsi ini adalah PPh pasal 21 yang dibebankan sebagai potongan atas gaji karyawan. 4. Laporan yaitu hasil dari absensi bulanan dan laporan gaji karyawan itu sendiri.
1.4
Tujuan Penelitian Seperti yang telah di ketahui bahwa penelitian perusahaan merupakan suatu
syarat di Universitas Bina Nusantara agar mahasiswa dapat mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh dibangku kuliah dengan kenyataan yang ada pada lingkungan kerja. Adapun tujuan penelitian ini sebagai berikut : 1. Untuk melihat perbandingan antara teori yang diperoleh penyusun dengan pelaksanaan dalam praktek nyata. 2. Untuk menambah wawasan sebagai motivasi baru dari kelancaran dimasa mendatang. 3. Untuk memberikan pengetahuan yang lebih baik tentang sistem penggajian.
1.5
Kegunaan 1.5.1 Bagi penyusun
1. Untuk memenuhi syarat kelulusan sarjana (s1) Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara 2. Dapat mengetahui kinerja staf atau karyawan yang bekerja pada PT. Laksana Tekhnik Makmur 3. Menambah daya krativitas serta wawasan dalam kerja praktek lapangan 4. Memperoleh pengalaman berharga guna mempersiapkan diri untuk dunia kerja sesungguhnya. 5. Mendapatkan pengalaman langsung melalui penelitian yang dapat mengangkat rasa percaya diri.
1.5.2 Bagi perusahaan
1. Memberikan informasi bagi PT. Laksamana Tekhnik Makmur atas informasi informasi yang ditemukan pada saat penelitian. 2. Meningkatkan produktivitas stafatau karyawan yang bekerja pada PT. Laksamana Tekhnik Makmur 3. Penting bagi pihak personalia PT. Laksamana Tekhnik Makmur untuk menentukan suatu kebijakan 4. PT. Laksamana Tekhnik Makmur memperoleh masukan pendapat dari peserta, yaitu dari hasil pengamatan selama penelitian. 5. PT. Laksamana Tekhnik Makmur secara langsung dibantu oleh peserta penelitian dalam menyelesaikan suatu pekerjan.
11
12
1.6
Metode Penelitian Dalam hal ini, penelitian termasuk penelitian kualitatif yang menggunakan
data primer yang diperoleh langsung dari perusahaan berupa observasi dan wawancara langsung. Selain itu juga menggunakan sumber lain yang diperoleh dari buku untuk memperkuat analisa berdasarkan teori – teori yang berkaitan tersebut. Pengumpulan data dalam penelitian merupakan bagian yang penting agar hasil dari penelitian ini relevan. •
Metode pengumpulan data Metode pengumpulan data terbagi menjadi dua bagian, dimana ada metode
penelitian lapangan dan metode penelitian kepustakaan.
Metode penelitian lapangan (Field Research Method) Penelitian ini dilakukan dengan mengumpulkan data yang diperoleh melalui kunjungan pada perusahaan agar memperoleh data dan informasisecara langsung. Penelitian ini dilakukan dengan cara: a. Wawancara Teknik ini dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan kepada pihak yang terkait dengan masalah yang sedang dibahas untuk dimintai keterangan sehingga data dan informasi yang diperoleh akurat dan relevan. b. Observasi Pada bagian ini peneliti melakukan pengamatan secara langsung atas aktivitas perusahaan untuk mendapatkan gambaran yang sebenarnya. c. Dokumentasi Pengumpulan data dan informasi diperoleh dari dokumen dan catatan yang mendukung dalam masalah tersebut.
Metode penelitian kepustakaan Pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data teoritis dari literature yang berkaitan dengan masalah yang dibahas. Data ini dapat diperoleh dari berbagai sumber yang telah tersedia, seperti buku - buku, jurnal atau materi – materi yang diberikan selama perkuliahan atau dari sumber lain. Hal ini dilakukan untukmembantu penulis dalam melakukan penelitian.
1.7
Tinjauan Pustaka
Ada beberapa tinjuan pustaka yang menjadi perbandingan dilakukannya penelitian ini, diantaranya adalah penelitian yang dilakukan oleh Rizki (2012, Analisis Sistem Pengendalian Intern Terhadap Penggajian PT. Wahana Era Sejahtera) bahwa pengendalian internal sangat dibutuhkan pada organisasi maupun perusahaan karena bertujuan untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan, mendorong efisiensi kerja dan dipatuhinya kebijakan manajemen serta adanya ketelitian dan keandalan data akuntansi. Penggajian merupakan hal yang penting karena berkaitan dengan kegiatan operasional karyawan. Oleh karena itu pengendalian internal atas penggajian pada PT. Wahana Era Sejahtera dengan menganalisis lingkungan pengendalian, penaksiran resiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian dan pemantauan terkait dengan penggajian perusahaan. Selain itu, penelitian serupa juga telah dilakukan oleh Dillak (2011, ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS SIKLUS PENGGAJIAN KARYAWAN PT. Taspen (Persero) Malang) bahwa penggajian merupakan suatu aktivitas yang penting dalam menunjang kelangsungan hidup perusahaan. Gaji memiliki arti yang penting sebagai suatu penghargaan dari usaha karyawan atau tenaga kerja. Bagi sebuah perusahaan yang memiliki jumlah tenaga kerja yang besar, masalah penggajian akan menjadi lebih kompleks. Untuk itu diperlukan sistem informasi akuntansi dan sistem pengendalian intern yang baik atas penggajian karyawan. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif. Dimana penelitian ini memberikan penjelasan terhadap suatu masalah atau keadaan yang ada, serta memberikan solusi terhadap permasalahan yang ada. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem pengendalian internal atas siklus penggajian karyawan pada PT. Taspen (Persero) Cabang Malang. Berdasarkan hasil analisis, PT.Taspen (Persero) Cabang Malang telah menerapkan unsur-unsur pengendalian internal yaitu: lingkungan pengendalian, penetapan risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi,pemantauan. Namun pengendalian intern gaji masih kurang efektif khususnya
pada
lingkungan
pengendalian
dimana
terdapat
permasalahan
ketidaksesuaian antara pelaksanaan siklus penggajian dengan sistem dan prosedur yang dimiliki perusahaan tersebut dan aktivitas pengendalian dimana penggajian karyawan dilakukan secara komputerisasi namun tidak terdapat bagian sistem informasi.Permasalahan tersebut perlu diperbaiki dengan melakukan pembenahan 13
14 terhadap sistem dan prosedur yang dimiliki dan perlu menambahkan bagian sistem informasi pada struktur organisasi sehingga pengendalian internal atas penggajian karyawan menjadi efektif. Menurut Heinke (2013, Protecting Practice Payroll), an alternative to allowing the payroll company to manage practice funds is for the payroll company to prepare only the necessary documentation and filing report, then have the practice’s internal personel actually make the payments. Don’t dismiss the benefits of payroll outsourching, including time and cost savings in addition to removing a concentration of high risk duties from internal personel. Penelitian ini adalah lanjutan dari kedua penelitian sebelumnya. Dimana dalam penelitian ini lebih melirik sistem penggajian dalam kinerja perusahaan dan untuk menanggulangi adanya kecurangan.
1.8
Sistematika Pembahasan Sistematika penulisan skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab, dimana masing-
masing bab akan diuraikan menjadi beberapa sub-bab, yang secara garis besar dapat diuraikan sebangai berikut:
BAB 1
: PENDAHULUAN Pada bab ini, dijelaskan mengenai latar belakang penelitian siklus penggajian, ruang lingkup penelitian agar terfokus pada siklus penggajian PT. Laksana Tekhnik Makmur, tujuan dan manfaat penelitian yang berdasarkan perumusan masalah serta metodologi penelitian, dan sistematika pembahasan
BAB 2
: LANDASAN TEORI Pada bab ini, diuraikan pengertian umum mengenai dasar-dasar teori yang berkaitan dengan masalah pada objek yang akan diteliti, yaitu mengenai siklus penggajian yang merupakan komponen pengelolaan sumber daya manusia dalam perusahaan yang dilakukan secara periodik.
BAB 3
: OBJEK PENELITIAN Pada bab ini, dijelaskan mengenai sejarah singkat PT. Laksana Tekhnik Makmur, struktur organisasi perusahaan menjelaskan metodelogi penelitian pada perusahaan secara mendalam.
BAB 4
: PEMBAHASAN Pada bab ini, dibahas mengenai prosedur pengendalian internal atas siklus penggajian pada PT. Laksana Tekhnik Makmur.Selain itu didalamnya terdapat pengevaluasian struktur organisasi dan fungsi yang terkait.
BAB 5
: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan rangkuman dari keseluruhan hasil penelitian yang telah dilakukan dan dirangkum dalam bentuk simpulan dan saran yang mungkin dapat berguna untuk mengatasi permasalah dan memperbaiki kelemahan dalam proses penggajian yang ada pada PT. Laksana Tekhnik Makmur.
15
16
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Pengendalian Internal Pengendalian internal adalah seluruh kebijakan dan prosedur yang diciptakan
untuk memberikan jaminan yang masuk akal agar tujuan organisasi dapat tercapai. Pengendalian internal terdiri atas berbagai kebijakan, praktek, dan prosedur yang diterapkan oleh perususahaan yang berhubungan dengan pengamanan harta kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut marhsall B Romney dan Paul John Steinbart dalam bukunya “Accounting Information System” yang dialih bahasakan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Amos (2011:229), pengendalian internal adalah: “rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalnnya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Berdasarkan pengertian pengendalian diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern adalah sebuah pengendalian oleh pihak manajemen untuk menjaga kegiatan operasi perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif, menjaga aktiva perusahaan dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut Boynton, W.C., Johnson, R.N., (2006) dalam Committee of Sponsoring Organizations (COSO) dari Tradeway Commission menyatakan, Pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan direksi, manajemen
dan
personel
lain
dalam
suatu
entitas
yang
dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : a. Keandalan pelaporan keuangan b. Efektivitas dan efisiensi operasi c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Menurut William C. Boynton, Johnson dan Raymond N. Johnson (2007:392) Committee of Sponsoring Organizations (COSO) mengidentifikasi limakomponen pengendalian internal yang saling berhubungan sebagai berikut: 1. Control environtment sets the tone of an organization, influencing the control consciousness of its people. It is the foundation for all other components of internal control. Providing discipline and structure a. Integrity and Ethichal Values b. Commitment to Competence c. Board of directors and audit commitee d. Management’s philosophy and operating style e. Organizational structure f. Assignment of authority and responsibility g. Human Resource Policies and Practices
2. Risk assessment is the entity’s identification and analysis of relevant risk to achievement of its objecitves , forming basis for determining how the risks should be managed
3. Control activities are the policies and procedures that help ensure that management directives are carried out
4. Information and communication are the identification, capture and exchange of information
5. Monitoring is a process that assesses the quality of internal control performance over time
25
26
Menurut sumber terjemahan
1. Pengendalian Lingkungan (Control Environtment) Menetapkan suasana suatu organisasi yang mempengaruhi kesadaran akan pengendalian dari sumber daya manusia (SDM). Lingkungan pengendalian merupakan fondasi dari semua komponen pengendalian internal lainnya, yang menyediakan disiplin dan struktur.
Berikut adalah komponen lingkungan pengendalian, antara lain: •
Integritas dan nilai - nilai etik
Atasan menetapkan suasana melalui contoh mendemonstrasikan integritas dan
mempraktekkan
standard
yang
tinggi
dari
perilaku
etis,
mengkomunikasikan kesemua karyawan. •
Komitmen dan kompetensi
Untuk mencapai tujuan entitas, tiap karyawan pada tingkatan dalam organisasi harus memiliki pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, pelatihan, pengalaman yang dimiliki. •
Struktur organisasi
Stukur organisasi yang jelas dalam pembagian tugas dan wewenang serta sistematis merupakan salah satu yang mendukung terciptanya suatu pengendalian intern yang baik, sehingga kesalahan atau kecurangan yang mungkin terjadi dapat ditemukan pada tahap dini dan dapat segera ditanggulangi. •
Dewan Direksi dan Komite Audit
Direksi adalah seseorang yang ditunjuk untuk memimpin Perseroan terbatas (PT). Direktur dapat seseorang yang memiliki perusahaan tersebut atau orang profesional yang ditunjuk oleh pemilik usaha untukmenjalankan dan memimpin perseroan terbatas. Penyebutan direkturdapat bermacam-macam, yaitu dewan manager, dewan gubernur, atau dewan eksekutif.
•
Wewenang dan tanggung jawab
Wewenang dan tanggung jawab mencakup penjelasan mengenai bagaimana dan kepada siapa wewenang dan tanggung jawab untuk aktivitas – aktivitas yang dibebankan dan harus diketahui oleh setiap karyawanbahwa setiap tindakan saling berhubungan dengan karyawan lain dalam pencapaian tujuan. •
Kebijakan dan prosedur kepegawaian
Agar pengendalian internal efektif, penerapan kebijakan dan prosedur sumber daya manusia penting untuk dilakukan. Kebijakan dan prosedur sumber daya yang diterapkan akan menjamin bahwa personel memiliki integritas, nilai etika,dan kompetensi yang diharapkan. Hal itu mencakup kebijakan perekrutan dan preses penyeleksian yang dikembangkan dengan baik, kebijakan pelatihan yang mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab karyawan,
tindakan
pendisiplinanuntuk
pelanggaran
perilaku
yang
diharapkan, program kompensasi yang memotivasi, pemberian penghargaan atas kinerja tinggi serta punishment apabila melakukan pelanggaran.
2. Penilaian Resiko (Risk Assessment) Pengidentifikasian dan analisis entitas mengenai resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan entitas, yang membentuk suatu dasar mengenai bagaimana resiko harus dikelola.
3. Pengendalian Aktivitas (Control Activity) Merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa perintah manajemen telah dilaksanakan. 5 komponen pengendalian aktivitas : o Pemisahan tugas yang memadai o Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas o Dokumen dan catatan yang memadai o Pengendalian atas aktiva dan catatan o Pengecekan indepeden dan pelaksanaan
4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
27
28
Merupakan pengidetifikasian penangkapan dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan kerangka waktu yang membuat orang mampu melaksanakan tanggung jawabnya.
5. Pemantauan (Monitoring) Pemantauan
merupakan
suatu
proses
yang
menilai
kualitas
kinerjapengendalian internal pada suatu waktu. Pemantauan biasanya dilakukan oleh internal audit selaku badan yang bertugas untuk melakukan pemeriksaan terhadap fungsi manajemen perusahaan.
2.2
Tujuan Pengendalian Internal Menurut James A. Hall dalam bukunya “Accounting Information System
edition” (2007:181) yang dialih bahasakan oleh Amir Abadi Yusuf, diterapkannya pengendalian internal untuk mencapai empat tujuan utama, yaitu: 1. Untuk menjaga aktiva perusahaan 2. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkan catatan dan informasi akuntansi 3. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan 4. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen
2.3
Pengertian Sistem Penggajian Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan
secara teratur kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil kerjanya. Gaji sering juga disebut sebagai upah, dimana keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi, yaitu imbalan jasa yang diberikan secara terartur atas prestasi kerja yang diberikan kepada pegawai. Perbedaan gaji dan upah hanya terletak pada kuatnya ikatan kontrak kerja dan jangka waktu penerimaanya. Seseorang menerima gaji apabila ikatan kontrak kerjanya kuat, sedang seseorang menrima upah apabila ikatan kontrak kerjanya kurang kuat. Dilihat dari jangka waktu penerimaanya, pada umumnya gaji diberikan pada setiap akhir bulan, sedangkan upah diberikan pada setiap hari dan bias setiap minggu sesuai dengan kesepakatan dan ketentuan yang ada.
Karena gaji merupakan unsur yang sangat penting bagi sebuah perusahaan, maka diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola gaji secara baik, adil dan tepat. Pengertian tentang sistem penggajian sudah sering kita dengar, setiap orang yang berkecimpung dalam dunia kerja pasti tahu tentang gaji. Untuk lebih jelas mengenai pengertian atau penjelasan tentang struktur sistem penggajian, penulis akan menguraikan beberapa pengertian tentang sistem pnggajian. Menurut Diana dan Setiawati (2011 : 3) “ sistem adalah serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.” Menurut Andri Kristanto (2008 : 1) “ sistem merupakan jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. ” Sedangkan menurut Mulyadi (2008 : 5) menyatakan “ sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”. Gaji menurut Hadi Purwono biasanya dikatakan upah yang dibayarkan kepada pimpinan, pengawas, dan tata usaha pegawai kantor atau manajer lainnya. Menurut Soemarso (2009 :307) mendefinisikan “ Gaji adalah imbalan kepada pegawai yang diberikan atas tugas-tugas administrasi dan pimpinan yang jumlahnya biasanya tetap secara bulanan “. Menurut Mulyadi (2008 : 373) mendefinisikan “ Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, pegawai administrasi, supervisor, dan lain lain, dan pada umumnya gaji dibayarkan secara tetap tiap bulan”. Menurut Mardi (2011 :107) mendefinisikan “ Gaji merupakan sebuah bentuk pembayaran atau sebuah hak yang diberikan oleh sebuah perusahaan atau instansi kepada pegawai “.
29
30
Gaji secara umum dapat diartikan sebagai suatu jumlah uang yang ditetapkan , diterima seseorang atas pekerjaan yang sudah ditetapkan berdasarkan perhitungan jangka waktu panjang, biasanya satu bulan. Sistem penggajian menurut Mardi (2011 : 107) adalah “ salah satu aplikasi pada sistem informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk bertahap, disebut proses secara bertahap karena daftar gaji dibayarkan atau dibuat secara periodic, demikian pula pembayaran gaji sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan “. Mulyadi (2008 :17) menyatakan “ sistem penggajian dirancang untuk menangani transaksi gaji, upah, dan pembayaran karyawan”. Dari definisi definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem penggajian adalah suatu jaringan yang dibuat secara terpadu untuk menghasilkan infromasi mengenai gaji pegawai secara akurat dan memadai sehingga informasi tersebut dapat berguna bagi pihak pihak yang memerlukan.
2.4
Fungsi Yang Terkait Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi (2008 :
382), menyebutkan bahwa gaji akan dapat berjalan dengan baik bila melibatkan lima fungsi, yaitu : 1. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan kerja karyawan baru, membuat suratkeputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.Dalam struktur organisasi fungsi kepegawaian berada di tangan bagian kepegawaian, di bawah departemen personalia (HRD).
2. Fungsi Pencatatan Waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggrakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.Sistem pengendalian yang baik
mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji.Dalam struktur organisasi, fungsi pencatatan waktu berada di tangan bagian pencatat waktu dibawah departemen personalia (HRD).
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama hjangka waktu pembayaran gaji.Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan.
4. Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan. Dalam struktur organsasi, fungsi akntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian berada di tangan tiga bagian, yaitu : •
Bagian Utang Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi
penggajian
bertanggung
jawab
untuk
memproses
pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji.Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji untuk membayarkan gaji karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji tersebut. •
Bagian Kartu Biaya Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan jam kerja.
•
Bagian Jurnal Bagian ini memegang fungsi pencatatan jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat gaji dalam jurnal umum.
31
32
5. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, untuk selanjtnya dibagikan kepadakaryawan yang berhak. Dalam struktur organisasi, fungsi keuangan ada dibagian kasa.
2.5
Resiko Dalam Proses Penggajian Kegiatan
perusahaan
tidak
terlepas
dari
risiko
yang
dapat
menghambatpencapaian tujuan perusahaan. Beberapa ancaman dalam siklus penggajian yang dikemukakan Romney dan Steinbart (2011:533). Dalam terjemahan bebas, diantaranya : •
Perubahan payroll master file oleh pihak yang tidak berwenang
•
Data jam kerja dan kehadiran yang tidak akurat
•
Pengelolaan gaji yang tidak akurat
•
Pencurian atau penipuan saat pembagian cek
Siklus penggajian merupakan aktivitas yang memiliki nilai transaksi yang signifikan dalam laporan laba rugi. Gaji yang diterima oleh karyawan harus akurat dan tepat waktu karena dapat mempengaruhi motivasi karyawan dalambekerja, sehingga diperlukan pengedalian dalam siklus penggajian. Romney dan Steinbart (2011:532) menyatakan bahwa pengendalian intern yang memadai dalam siklus penggjian dan kepegawaian harus mencapai tujuan - tujuan berikut ini: 1. Otorisasi yang tepat pada semua transaksi penggajian 2. Semua transaksi yang tercatat sah 3. Semua transaksi yang sah telah dicatat 4. Semua transaksi penggajian telah dicatat secara akurat 5. Mematuhi dan melaksanakan peraturan pemerintah yang berlaku mengenai penyetoran pajak dan pelaporan gaji 6. Aset-aset telah dilindungi dari pencurian 7. Aktivitas siklus penggajian dilakukan secara efektif dan efisien
2.6
Langkah-langkah dalam penentuan gaji Langkah - langkah dalam penentuan gaji suatu organisasi dapat melakukan
beberapa langkah dalam menentukan gaji yaitu:
1. Analisis Jabatan / Tugas Analisis jabatan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mencari informasi tentang tugas-tugas yang dilakukan dan persyaratan yang diperlukan
dalam
melaksanakan
tugas
supaya
berhasil
untuk
mengembangkan uraian tugas, spesifikasi tugas dan standar kerja. Hal ini diperlukan sebagai landasan dalam mengevaluasi tugas.
2. Evaluasi Jabatan/ Tugas Evaluasi jabatan adalah proses sistematis untuk menentukan nilai relatif dari suatu pekerjaan dibandingkan dengan pekerjaan lain. Penilaian pekerjaan secara
umum
dilakukan
dengan
mempertimbangkan
isi
pekerjaan
ataufaktorfaktor seperti tanggung jawab, keterampilan atau kemampuan, tingkat usaha yang dilakukan dalam pekerjaan dan lingkungan kerja.
3. Survei gaji Survei gaji merupakan kegiatan untuk mengetahui tingkat gaji yang berlaku secara umum dalam perusahaan yang mempunyai jabatan sejenis. Hal ini, dilakukan untuk mengusahakan keadilan eksternal sebagai salah satu faktor penting dalam perencanaan dan penentuan gaji.
4. Penentuan Tingkat Gaji Setelah evaluasi jabatan dilakukan, untuk menciptakan keadilan internal yang menghasilkan ranking jabatan dan melakukan survey tentang gaji yang berlaku di pusat tenaga kerja, selanjutnya adalah penentuan gaji. Penentuan gaji biasanya dilakukan menggunakan metode yang nantinya akan diambil suatu keputusan mengenai jumlah gaji yang diberikan berdasarkan metode yang digunakan.
33
34
2.7
Dokumen Yang Digunakan Mulyadi (2008 : 374) menyebutkan dokumen dokumen yang digunakan
dalam sistem akuntansi penggajian : 1. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji Dokumen – dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat – surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, pemberhentian sementara, pemindahan dan lain lain.
2. Kartu Jam Hadir Dokumen inin digunakan oleh fungsi pencatatan waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dan bisa juga berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu Jam Kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung.
4. Daftar Gaji Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, yang kemudian dikurangi potongan – potongan bisa berupa PPh pasal 21, utang karyawan, dan lainnya.
5. Rekap Daftar Gaji Dokumen ini merupakan ringkasan gaji setiap department yg dibuat bedasarkan daftar gaji.
6. Surat Pernyataan Gaji Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan daftar gaji dalam kegiatan yang terpisah dari kegiatan pembuatan daftar gaji.Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setaiap karyawan.
7. Amplop Gaji Uang gaji karyawan diserahkan kepada stiap karyawan dalam amplop gaji. Di halaman muka amplop gaji karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8. Bukti Kas Keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.
2.8
Prosedur Yang Membentuk Sistem Pengertian sistem menurut Mulyadi (2008 : 5) adalah suatu jaringan prosedur
yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Dimana prosedur merupakan suatu urutan kegiatan klerikal, yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan transaksi perusahaan yang seragam. Bagian dari jaringan suatu system itu sendiri adalah : •
Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan, dapat menggunakan daftar hadir biasa dengan cara menandatangani kartu absen atau dengan cara menggunakan kartu hadir. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji karyawan, apakah 35
36
seorang karyawan berhak untuk mendapatkan gaji penuh atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. •
Prosedur Pembuatan Gaji Dalam prosedur ini pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah hasil jam kerja yang ada serta melihat absensi dari karyawan tersebut.
•
Prosedur Distribusi Biaya Gaji Dalam
prosedur
distribusi
biaya
gaji,
biaya
tenaga
kerja
didistribusikan kepada departemen departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produksi. •
Prosedur Pembayaran Gaji Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. Jika jumlah karyawan banyak, pembagian amplop gaji biasanya dilakukan oleh juru bayar. Pembayaran gaji dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji kepada karyawan.
2.9
Fungsi Penggajian Unsur pokok pengendalian internal dalam sistem penggajian meliputi :
2.9.1 Organisasi
•
Fungsi Pembuat Daftar Gajii Harus Terpisah dari Fungsi Pembayaran Gaji Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi personalia bertanggung jawab atas tersedianya berbagai informasi operasi, seperti nama karyawan, jumlah karyawan, jabatan, jumlah tanggungan keluarga, tarif upah, dan berbagai tarif kesejahteraan karyawan. Informasi operasi ini dipakai sebagai dasar untuk menghasilkan informasi akuntansi berupa gaji yang disajikan dalam daftar gaji, yang selanjutnya digunakan untuk dasar pembayaran gaji karyawan dan pembayaran gaji ini harus terpisah dari pembuat gaji untuk menghindari terjadi nya kecurangan.
•
Fungsi Pencatatan Waktu Hadir harus Terpisah dari Fungsi Operasi Waktu hadir merupakan waktu yang dipakai sebagai salah satu dasar untuk perhitungan gaji karyawan. Dengan demikian, ketelitian dan keandalan data waktu hadir karyawan sangat menentukan ketelitian dan keandalan data gaji setiap karyawan. Untuk menjamin keandalan data waktu hadir karyawan, pencatat waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi.
2.9.2 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
•
Setiap Orang yang Namanya Tercantum dalam Daftar Gaji Harus Memiliki Surat Karyawan Tetap Perusahaan yang Ditandatangani Direktur Utama.
37
38
Karena pembayaran gaji didasarkan atas dokumen daftar gaji, maka perlu dilakukan pengawasan terhadap nama-nama karyawan yang dimasukan ke dalam daftar gaji.
•
Setiap Perubahan Gaji karyawan Setiap perubahan yang dilandasi oleh dasar kenaikan pangkat, penambahan jam kerja, ada nya tambahan bonus dan lain lain harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan. Adanya pemotongan gaji yang diakibat kan oleh alasan tertentu juga harus mendapat otorisasi dari fungsi kepegawaian.
•
Kartu Jam Hadir Harus Diotorisasi oleh Fungsi Pencatat Waktu Karena jam hadir merupakan salah satu dasar untuk penentuan penghasilan karyawana, maka data waktu hadir setiap karyawan harus diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu agar memiliki keandalan sebagai dasar penghitungan gaji dan untuk keperluan yang lain.
•
Perintah Lembur harus Diototrisasi oleh Kepala Departemen Karyawan yang Bersangkutan Upah lembur dibayarkan kepada karyawan yang bekerja di luar jam kerja regular, dengan tarif upah yang lebih tinggi dari tarif upah regular. Untuk menjamin bahwa pekerjaan lembur memang diperlukan, maka setiap krja lembur
harus
diotorisasi
oleh
kepala
departemen
karyawan
yang
bersangkutan. Dengan sistem otorisasi ini, perusahaan dijamin hanya akan membayarkan upah lembur bagi pekerjaan yang memang tidak dapat dikerjakan dalam jam kerja regular.
•
Bukti Kas Keluar untuk Pembayaran Gaji harus Diotorisasi Oleh Fungsi Akuntansi
Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk mengeluarkan uang pada tanggal yang telah ditentukan, dan untuk keperluankeperluan yang bersangkutan. Dokumen ini diisi oleh fungsi akuntansi setelah fungsi ini melakukan verifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam daftar gaji.
BAB 3 39
40
OBJEK PENELITIAN
3.1
Sejarah Perusahaan PT. Laksana Tekhnik Makmur merupakan perusahaan manufaktur yang
bergerak dibidang aksesoris mobil yang berlokasi di Jl. Alternatif Cilengsi – Cibubur Km. 01 No.60, Cilengsi – Bogor. Perusahaan tersebut merupakan pengembangan status dari Bengkel Laksana Tekhnik yang didirikan oleh H. Suwarno pada tahun 1998. Dengan memiliki pengalaman selama 15 tahun lebih dalam bidang otomotif, H.Suwarno berhasil menciptakan produk yang dapat diterima oleh pasar, maka permintaan terhadap produk tersebut meningkat dan perusahaan ini menjadi berkembang. Hal tersebut yang membuat bengkel berubah status menjadi PT. Laksana Tekhnik Makmur pada tahun 2006. Perubahan yang terjadi tidak hanya pada status, tetapi perusahaan tersebut melakukan ekspansi dari tahun ke tahun, dimulai dari memperluas tanah dan bangunan untuk melakukan produksi dan peningkatan karyawan dari 8 orang menjadi 200 orang hingga saat ini dan melaakukan ekspansi dibidang teknologi untuk mendukung proses produksi. Pada saat ini perusahaan sedang melakukan ekspansi dengan melakukan pembangunan seluas 1.3 hektar. Dengan menciptakan produknya, perusahaan ini memiliki staf staf yang berpengalaman, memiliki pengetahuan dan memilki skill dibidangnya masing masing. Untuk menjamin produk yang dihasilkan berkualitas baik, perusahaan telah dipercaya untuk bekerja sama dengan beberapa produsen mobil, seperti Toyota, Daihatsu, Mitsubishi dan Mazda. PT. Laksana Tekhnik Makmur telah meraih berbagai penghargaan, yaitu UPAKARTI tahun 2009 sebagai Industri Kecil Menengah (IKM), penghargaan dari Mentri Perindustrian dan lain lain. Perusahaan ini tidak hanya berfokus pada inovasi produk tetapi didukung juga pemeliharaan staf dan karyawan dengan meningkatkan pengetahuan dan kemampuannya seperti mengadakan berbagai training dan bimbingan serta bergabung dalam Yayasan Dharma Bhakti Astra (YBDA). Dengan
meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang dimiliki maka akan membantu perusahaan untuk tumbuh dan berkembang dengan baik.
3.2
Struktur Organisasi Perusahaan
DIREKTUR
KOMITE
Management Representativce
PLANT MANAGER
Finance
ACC
HRD
Purchase
Marketing
PPC
Produksi 1
W/H
ENG
Produksi 2
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Didalam perusahaan terdapat individu individu yang bergabung menjadi satu untuk menjalankan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Individu individu tersebut memiliki peran dan tugasnya masing masing untuk dijalankan. Tujuan utama dari perusahaan adalah mendapatkan laba semaksimal mungkin serta menjadikan perusahaan sustainable. Struktur organisasi merupakan suatu gambaran organisasi perusahaan yang berbentuk bagan, dimana terdapat tugas dan 35
tanggung jawab disetiap bagian
36 tersebut. Karena banyaknya individu yang terdapat dalam perusahaan maka dibentuklah bagian bagian yang lebih kecil lagi berdasarkan fungsi dan tugasnya untuk mempermudah atasan mengawasi, koordinasi, komunikasi aktivitas yang dilakukan dalam mencapai tujuan tersebut. Berikut ini adalah struktur organisasi PT. Laksana Tekhnik Makmur.
3.3
Deskripsi Pekerjaan Berdasarkan struktur organisasi diatas, dapat terlihat bahwa setiap individu
akan ditempatkan pada bagaian tertentu berdasarkan keahliannya. Pembentukan bagian itu bertujuan untuk mengelompokan individu individu berdasarkan tugas dan tanggung jawabnya masing masing. Kesalahan dalam pengelompokan akan mengakibatkan tidak berjalannya struktur organisasi beserta tugas tugasnya. Oleh karena itu diperlukan sumber daya manusia yang baik agar aktivitas dalam perusahaan berjalan dengan baik sehingga tercapainya tujuan perusahaan. Tercapai atau tidak tercapainya tujuan bergantung dari sumber daya manusia yang dimiliki dalam perusahaan dan bagaimana mengatur SDM yang ada. Berikut ini akan diuraikan pembagian tugas dan tanggung jawab dari setiap bagian. 1. Direktur Direktur merupakan pemimpin tertinggi dalam perusahaan yang diangkat oleh komisaris untuk mengawasi dan bertanggung jawab atas kegiatan operasional perusahaan. Tugas dan tanggung jawab yang diberikan direktur sangatlah besar, dimana seorang direktur harus mampu mengkordinir dan mengawasi aktivitas perusahaan dalam mencapai tujuan serta menganalisis dan mengambil keputusan tertinggi dalam perusahaan. 2. Komite Mengawasi K3 5K. K3 yaitu keselamatan kesehatan kerja. 5K yaitu ketelitian, keraoihan, kebersihan, kesegaran, dan kedisiplinan. 3. Plant Manager
Tugas dan tanggung jawab plant manajer yaitu untuk membantu menjaga kelancaran jalannya aktivitas perusahaan sesuai visi dan misi perusahaan,
memberikan
pengarahan
ke
karyawan
untuk
berkomitmen terhadap kualitas dan pelayanan pelanggan,melakukan review
secara
periodic
atas
efisiensi
dan
efektivitas,
dan
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengawasi jalannya system, sumber daya manusia serta fasilitas yang tersedia didalam perusahaan.
4. Management Representative Bertugas untuk mengawasi semua documen – documen perusahaan
5. Finance Didalam finance terbagi menjadi 3 tugas utama, yaitu a. Accounting Tugas dan tanggung jawab accounting adalah untuk mengontrol pemasukan dan pengeluaran uang dalam perusahaan. b. Purchasing Untuk bagian purchasing memiliki tugas dan tanggung jawab meliputi: a. Mampu menyediakan kebutuhan material pendukung, kebutuhan administrasi dan sparepart / komponen dengan harga yang murah, berkualitas dan tepat waktu sehingga proses produksi dapat berjalan dengan baik b. Memonitor fluktuasi dari harga material dan mampu menyediakan informasi untuk manajemen sehingga dapat dibuatkan suatu rencana strategi.
6. Marketing Pada bagian marketing terdapat tugas dan tanggung jawab sebagai 37
38 berikut: a. Mengamankan data dan rahasia perusahaan. b. Menjaga serta mengembangkan citra dan nama baik perusahaan. c. Penyusunan strategi departemen sejalan dengan strategi perusahaan, khususnya
dalam
hal
peningkatan
produktivitas
penjualan,
pengembangan produk baru dan pengembangan pasar. d. Melakukan promosi produk perusahaan melalui penyelenggaraan pameran, pengiriman surat perkenalan, telepon, email, kunjungan langsung kepada pelanggan atau melalui media promosi lainnya. e. Penentuan harga pokok penjualan produk dan kebijakan pemasarannya. f. Terbinanya hubungan baik dengan pelanggan lama dan baru melalui upaya komunikasi secara berkesinambungan dan penanganan keluhan pelanggan.
7. HRD Pada HRD memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap perhitungan, pelaporan mengenai gaji karyawan kepada pimpinan, menyimpan data mengenai karyawan, mengatur dan mengawasi absensi karyawan, mengatur perizinan karyawan, melakukan perekrutan bila dibutuhkan oleh perusahaan, memberikan motivasi kepada karyawan.
8.
Kepala Produksi (Planning Production Control/PPC) Kepala produksi memiliki tugas dan tanggung jawabnya adalah : a. Membuat laporan produksi harian. b. Bertanggung jawab kepada plant manager. c. Menerima dan menjalankan pesanan / memo dari PPIC agar pesanan dapat dikirim tepat waktu. d. Meningkatkan produktivitas dan memastikan produksi sesuai dengan SOP. e. Menganalisa penyebab kegagalan mutu di line produksi. f. Melaporkan abnomarlity proses produksi. g. Mengontrol kondisi APD karyawan. h. Pembuatan pemantauan waktu kerja.
9. Warehouse Bertanggung jawab atas persediaan perusahaan, baik untuk persediaan produk jadi yang siap untuk dikirim ke pelanggan dan persediaan barang material untuk produksi.
10 . Engineering Tugas dan tanggung jawab pada engineering yaitu pemeliharaan dan perbaikan mesin produksi, penyimpanan dan penggunaan alat bantu pekerjaan produksi, pemeriksaan akurasi dan kelengkapan untuk proses produksi dan pemberitahuan kepada bagian tertentu apabila terjadi perubahan desain atau spesifikasi bahan dari yang telah ditentukan.
3.4
Bidang Usaha Perusahaan PT. Laksana Tekhnik Makmur merupakan perusahaan manufaktur yang
bergerak dibidang otomotif dengan memproduksi aksesoris mobil. Produk aksesoris yang dihasilkan berupa produk yang digunakan pada bagian luar mobil atau body mobil.
3.5
Kegiatan Proses Produksi Untuk menghasilkan produk yang siap jual dibutuhkan proses pengolahan dari bahan material menjadi barang jadi (finish good). PT. LTM menghasilkan berbagai produk, namun penelitian ini hanya difokuskan pada list Chrome SBM luxio. Pada produk list chrome SBM luxio terdapat lima bagian (part) yang harus dilakukan proses produksinya, yaitu panel RH, center pilar, slide door RH, panel LH, slide door LH. Setiap bagian akan melewati berbagai proses, yaitu proses pemilihan material, protection material, proses shearing, proses blanking, proses sending, proses forming, proses grinding, proses amplas, proses buffing, proses poles, proses washing, proses assy DF tape, final check, install masking, dan packaging. 39
40
Untuk lebih jelasnya mengenai proses produksi ini akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Pemilihan material Sebelum melakukan produksi, hal pertama yang harus dilakukan adalah pemilihan material untuk sebuah produk. Material yang dipilih harus sesuai dengan standar dan spesifikasi yang telah ditetapkan. Material yang dibutuhkan untuk produk list chrome luxio adalah stainless steel sheet SUS 430 yang berbentuk lembaran.
2. Proses protection material Pada tahap ini dilakukan proses pemasangan lapisan protector pada material stainless steel yang berguna untuk melindungi material agar tidak tergores saat melakukan proses produksi. Pada proses pelapisan ini dilakukan dengan manual.
3. Proses shearing Proses shearing merupakan proses memotong material lembaran menjadi beberapa bagian sesuai dengan panjang atau lebar yang dibutuhan pada produk tersebut dengan menggunakan mesin. Proses ini dilakukan dengan memotong lembaran stainless steel menjadi lebih kecil, seperti contoh dalam satu lembar dibagi menjadi 10 bagian. Hal ini dilakukan untuk mempermudah memproses material ketahap selanjutnya.
4. Proses blanking Proses
blanking
merupakan
proses
pemotongan
material
dengan
menggunakan mesin sesuai dengan bentuk atau ukuran produk yang ingin dibuat. Pada proses ini material sudah menjadi lebih kecil dan sudah mulai terlihat bentuk secara kasar dari produk tersebut.
5. Proses sending
Proses sending merupakan proses penghalusan bagian dalam permukaan produk. Hal ini dilakukan untuk menghindari cacat pada produk saat proses forming dan membuat permukaan tersebut menjadi rata dan tidak bergelombang.
6. Proses forming Proses forming adalah proses membentuk produk sesuai dengan bentuk atau design produk tersebut atau dengan kata lain material dicetak sesuai dengan design setiap bagian dari produk tersebut dengan menggunakan mesin, seperti dicetak agar melengkung atau sebagainya.
7. Proses grinding Proses grinding yaitu proses merapikan bagian tepi (line cutting) luar dari produk agar tidak ada sisa bagian dari produk tersebut yang tidak sesuai dengan bentuk yang diinginkan menggunakan mesin gerinda. Pada bagian ini akan dirapikan bagian tepi yang tidak bagus pada produk.
8. Proses amplas Proses amplas dilakukan dengan menghaluskan bagian line cutting (tepi) sisi luar dari produk. Proses ini dilakukan bertujuan untuk menghilangkan bagian yang kasar dari produk. Pada tahap ini penting dilakukan agar customer aman pada saat memegang produk tersebut dan melindungi customer dari luka jika ada bagian yang kasar.
9. Proses buffing Setelah melakukan proses amplas maka dilakukan proses buffing untuk membuat produk menjadi mengkilap pada bagian tepi setiap produk.
10. Proses poles Proses poles merupakan proses pengkilapan pada bagian permukaan produk. Proses buffing dan proses poles memiliki fungsi yang sama untuk mengkilapkan produk, yang membedakannya adalah bagian yang akan dilakukan pengkilapannya.
41
42
11. Proses washing Proses washing merupakan proses membersihkan produk dari sisa – sisa poles pada tahap sebelumnya. Hal ini dilakukan dengan menggunakan kain lap untuk membersihkannya dari kotoran yang menempel pada produk.
12. Proses assy double face (df) tape Pada tahap ini dilakukan proses menempelkan / memasang assy double face tape sepanjang sisi bagian dalam dari produk secara manual. Assy double face tape berguna untuk menemelkan produk ke bagian mobil luxio.
13. Final check Final check merupakan proses pemeriksaan akhir sesuai dengan standar kualitasproduk yang telah ditetapkan, baik berdasarkan dimensi atau permukaan produk.Proses pemeriksaan ini dilakukan oleh bagian Quality Control (QC) dimanamereka bertugas untuk mengontrol dan memeriksa produk, bila produk telahsesuai dengan standar yang telah ditentukan maka akan diberikan label bahwaproduk tersebut telah lulus bagian QC dan dapat melanjutkan ke prosesselanjutnya.
14. Proses packaging Proses packaging merupakan proses pengemasan produk ke dalam plastic roll dan box packaging. Bagian ini adalah tahap akhir dari proses produksi.
15. Finish good Pada tahap ini finish good atau produk yang telah jadi akan disimpan pada warehouse sebelum dilakukan pengiriman kepada customer.
BAB 4 ANALISIS DAN BAHASAN
Pengendalian internal adalah pengendalian yang dilaksanakan untuk mengevaluasi efesiensi, efektivitas, dan kinerja dari setiap dan seluruh operasi suatu perusahaan. Untuk melakukan kegiatan pengendalian diperlukan adanya pengawasan dan perencanaan yang baik agar mendapatkan hasil yang maksimal sehingga dapat memberikan rekomendasi dan saran sebagai bahan pertimbangan perusahaan dan membantu meningkatkan kinerja perusahaan sehingga tujuan perusahaan tercapai. Pada bab ini akan dijelaskan prosedur serta pengendalian intern terhadap siklus penggajian yang telah berjalan dalam perusahaan. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, yaitu dengan menjabarkan suatu fenomena yang diamati pada saat penelitian dilakukan melalui tahapan observasi, wawancara dan pengumpulan dokumen. Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan membandingkan suatu teori yang dijelaskan pada bab 2 dengan peristiwa yang terjadi. PT. Laksana Tekhnik Makmur merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang aksesoris mobil yang berdiri sejak tahun 1998. Sebagai perusahaan yang memiliki karyawan banyak, perlu adanya pengendalian internal yang memadai dan sistem kontrol yang menjangkau seluruh kegiatan perusahaan khususnya pada aktivitas penggajian. Pengendalian intern yang baik, dapat
dianalisis melalui
prosedur yang berjalan serta fungsi yang terkait di dalam siklus penggajian tersebut. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir tingkat kecurangan ataupun kesalahan yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan serta untuk memaksimalkan kinerja karyawan.
43
4.1
Analisis Terhadap Prosedur Penggajian Karyawan Berdasarkan penelitian yang dilakukan, hasil analisis dari prosedur
penggajian karyawan menunjukan bahwa proses penggajian yang telah berjalan harus melewati beberapa departemen dengan fungsi berbeda dan memerlukan proses yang cukup lama. Fungsi yang diterapkan oleh masing-masing departemen sudah terpisah. Hal tersebut memperkecil kemungkinan kecurangan yang akan ditimbulkan, karena otorisasi oleh setiap transaksi telah ditangani oleh pihak yang berwenang dan sesuai dengan prosedur yang ada. Berikut adalah penjelasan mengenai pengendalian internal terhadap prosedur yang telah diterapkan :
4.1.1
Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir berfungsi untuk mencatat waktu kehadiran karyawan setiap hari. Absesnsi dimulai pada saat karyawan masuk kerja dan mengisi kembali saat waktu kerja selesai.Pencatatan waktu hadir harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Pengisisan absen ini bertujuan sebagai dasar informasi untuk perhitungan gaji karyawan agar sesuai dengan waktu kerja yang dilaksanakan. Prosedur pencatatan waktu hadir yang berjalan dalam perusahaan dimulai dari karyawan masuk kerja, kemudian mencatat jam kedatangannya pada lembar absensi, dan mengisi kembali saat waktu kerja telah selesai. Pengisian absen masih dilakukan secara manual yaitu dengan mengisi kolom yang terdapat dalam lembar absensi berisi nama karyawan, jam hadir, jam pulang, serta paraf dari karyawan tersebut. Pengawasan saat pengisian absen dilakukan oleh bagian personalia dalam hal ini adalah kepala lapangan yang bertanggung jawab atas kegiatan produksi. Pencatatan daftar hadir karyawan belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Bagian administrator harus menginput kembali ke dalam ms.excel dari lembar absensi yang telah dikumpulkan setiap bulan. Tentunya ini membutuhkan waktu yang cukup lama, mengingat bahwa karyawan jumlahnya cukup banyak. Karena proses yang masih manual ini, pengiriman data dari lapangan ke pusat sering mengalami keterlambatan. Dan temuan lain terlihat dari tidak tercantumnya jam kerja pada absensi karyawan, sehingga data yang diberikan dinilai 59
60 kurang akurat. Prosedur dalam pencatatan waktu hadir ini masih perlu adanya peningkatan, karena dinilai masih belum efisien dan efektif dalam pelaksanaanya.
4.1.2
Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Prosedur pembuatan daftar gaji dilakukan oleh fungsi pembuat daftar gaji karyawan. Sumber yang digunakan untuk membuat daftar gaji pegawai adalah suratsurat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. Pemotongan terhadap pajak penghasilan karyawan juga tercantum dalam daftar gaji. Dalam pelaksanaannya prosedur pembuatan daftar gaji dilakukan oleh bagian HRD. Informasi yang digunakan dalam pembuatan daftar gaji ini sudah lengkap. Surat keputusan penganngkatan karyawan dikelola oleh recruitment, karena bagian tersebut bertugas dalam penyeleksian karyawan baru. Untuk data kenaiakan pangkat dan pemberhentian karyawan dikelola oleh personnel, jika terjadi perubahan terhadap data tersebut bagian personel langsung meng update data kepegawaian tersebut dan akan menginformasikan kepada bagian payroll untuk membuat daftar gaji. Hal ini untuk menghindari terjadinya karyawan fiktif. Daftar gaji bulan sebelumnya dipegang oleh HRM Senior Manager selaku pihak yang mempunyai wewenang atas penggajian dan kepegawaian. Untuk daftar hadir karyawan pengolahan data dilakukan oleh bagian payroll. Perusahaan memiliki bagian khusus dalam perhitungan pajak. Kebijakan dari perusahaan untuk karyawan kontrak adalah pajak penghasilan ditanggung oleh masing-masing karyawan. Perhittungan pajak penghasilan ini dilakukan oleh staff pajak. Dalam pembuatan daftar gaji, perhitungan waktu kerja dan waktu lembur karyawan adalah hal penting yang harus diperhatikan. Karena perhitungan kehadiran ini menjadi dasar sebagai perhitungan gaji karyawan yang akan dibayarkan. Dari hasil wawancara dengan payroll selaku bagian yang mengelola perhitungan gaji dan pengumpulan dokumen yang dilakuakan, maka hasil laporan absensi karyawan dapat disimpulkan sebagai berikut :
a) Proses perhitungan waktu kerja Perhitungan ini dilakukan dengan melihat laporan absen yang dikirimkan kepada bagaian payroll. Dari laporan tersebut terlihat kehadiran dan ketidakhadiran karyawan pada tiap harinya. Perhitungan absensi dipisahkan berdasarkan shift dan keterangan ketidak hadiran dan dijumlahkan sesuai keterangan yang sama. Proses ini telah dilakukan dengan benar.
b) Proses perhitungan waktu lembur Perhitungan waktu lembur dihitung mundur satu bulan kebelakang. Untuk perhitungan lembur dilihat dari keterangan overtime pada laporan absensi, kemudian jumlah jam kerja dikalikan dengan indeks. Proses ini dinilai cukup baik karena perhitungan yang dilakukan telah menggunakan rumusan yang benar dan berdasarkan peraturan yang berlaku sesuai dengan standard yang ditetapkan oleh peraturan pemerintah. Dari penjelasan diatas maka dapat terlihat bahwa pemisahan fungsi untuk pembuatan daftar gaji sudah baik, karena data yang dikelola oleh setiap bagian dilakukan oleh fungsi yang berbeda. Pembagian fungsi telah terbagi dengan benar dan sesuai dengan tugasnya masing-masing serta perhitungan waktu kerja dan jam lembur yang benar.
4.1.3
Prosedur Distribusi Gaji
Prosedur ini dilakukan dengan mendistribusi biaya tenaga kerja kepada departemen yang memakai manfaat tenaga kerja tersebut. Proses distribusi biaya gaji dilakukan dengan menstransfer gaji karyawan melalui rekening bank, pada bagian ini harus adanya fungsi akuntansi dan keuangan yang selalu mengawasi setiap alur keluar kas perusahaan. Perusahaan akan membuat dan menyerahkan daftar rekening, kemudian bank akan melakukan transfer ke rekening yang telah tercantum pada daftar tersebut. Dan gaji akan masuk ke dalam rekening masing-masing karyawan. Ada beberapa proses yang dilakukan sebelum prosedur distribusi gaji karyawan dilaksanakan, proses tersebut meliputi proses permintaan pembayaran gaji dan proses pencairan dana. Analisis terhadap proses tersebut adalah sebagai berikut : 59
60 a) Proses Permintaan Pembayaran Gaji Pembuatan form permintaan pembayaran gaji dilakukan oleh bagian payroll dan diserahkan setelah melalui pengecekan berulang kali. Proses ini sudah cukup baik karena adanya sudah adanya pengecekan berulang atas pembayaran gaji yang telah dibuat oleh payroll. Selain itu otorisasi yang dijalankan sudah sesuai dengan prosedur.
b) Proses Pencairan Dana Proses pencairan dana dilakukan oleh bagian keuangan dnegan melalui otorisasi oleh direktur keuangan. Pemeriksaan terhadap total gaji yang akan dibayarkan juga sudah dilakukan berulang kali oleh bagian keuangan dan dicek kembali oleh direktur keuangan sebeleum mengeluarkan bilyet giro. Nilai nominal dari bilyet giro yang diberikan sesuai dengan permintaan pembayaran gaji yang telah diajukan oleh payroll yaitu sebesar total gaji bersih dari seluruh karyawan. Proses pencairan dana ini tidak memerlukan waktu yang lama, dan prosedur yanag ada sesuai dengan sistem yang baik dan melewati otorisasi yang semestinya.
4.2
Analisis Terhadap Fungsi yang Terkait dalam Siklus Penggajian Fungsi yang terkait dengan sistem penggajian karyawan antara lain fungsi
kepegawaian dan penempatan pegawai, pengelolaan waktu dan penyiapan pembayaran gaji karyawan, dan yang terakhir adalah fungsi keuangan. Hasil analisis yang didapat menunjukan bahwa perusahaan telah memisahkan tugas dan tanggung jawab fungsional pada setiap bagian yang berbeda. Fungsi kepegawaian dikelola langsung oleh HRD.Perhitungan gaji karyawan dari mulai perhitungan absensi dan sampai dengan pemotongan gaji karyawan dilakukan oleh payroll officer. Pembayaran gaji karyawan sudah dilaksanakan dengan prosedur dan melalui otorisasi yang benar. Terakhir adalah fungsi keuangan yang memeriksa kembali perhitungan total dari gaji karyawan yang telah dibuat untuk melakukan pembayaran gaji. Hal tersebut memudahkan manajer untuk melakukan kontrol terhadap masing masing fungsi yang berkaitan dengan penggajian.
4.2.1
Fungsi Kepegawaian dan Penempatan Pegawai
Pengendalian internal dalam kepegawaian dan penempatan pegawai yang diterapkan oleh perusahaan susah cukup baik. Hal ini terlihat dari informasi yang diberikan untuk perubahan data pegawai telah diberikan secara benar. Update data pegawai selalu dilakukan setiap bulannya. Jika terdapat karyawan baru atau ada pemberhentian karyawan amaka bagian HRD akan memberikan informasi tersebutkepada fungsi penyiapan pembayaran gaji dalam hal ini adalah bagian payroll. Dan otoriasi yang dilakukan sudah melalui pihak yang berwenang.Daftara gaji yang dibuat sudah berdasarkan informasi yang lengkap, yaitu meliputi namakaryawan, nomor induk, status sosial, tanggal kerja karyawan dan data gaji dari setiap karyawan. Perusahaan juga telah melakukan pencegahan terhadap karyawan fiktif, yaitu dengan melakukan konfirmasi atas laporan absensi yang diterima dari administrator lapangan. Jika terdapat karyawan yang absennya tidak lengkap atau berhenti ditengah bulan, maka bagian payroll akan melakuakan konfirmasi kepada administrator lapangan atas karyawan tersebut, apabila jawaban dari pihak administrator masih belum meyakinkan maka akan di konfirmasi kembali dengan bagian HRD. Apakah karyawan tersebut telah habis kontraknya atau ada sebab lain. Hal ini menjadi sangat penting karena untuk menghindari terjadinya pembayaran gaji terhadap karyawan fiktif. Dari penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa perusahaan telah melakukan pengendalian tersebut dengan cukup baik. Fungsi kepegawaian tidak mempunyai akses terhadap kartu absen, catatan gaji, maupun pembuatan cek. Perusahaan telah membagi fungsi secara terpisah sehingga akses terhadap data kepegawaian hanya bisa dilakukan oleh bagian HRD saja. Dengan demikian pengendalian internal terhadap kepegawaian dan penempatan pegawai sudah cukup baik.
59
60 4.2.2
Pengelolaan Waktu dab Penyiapan Pembayaran Gaji
Untuk
pengelolaan
waktu
pada
karyawan
lapangan
masih
perlu
dimaksimalkan. Karena daftar absesnsi yang setiap hari diisi oleh karyawan belum terkomputerisasi. Sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja oleh suatu pihak atas pencatatan yang dibuat. HRD hanya menerima laporan absensi yang telah direkap selama satu bulan oleh administrator lapangan. Dari penjelasan diatas, maka disimpulkan bahawa pengendalian intern pada pengelolaan waktu dan penyiapan pembayaran gaji masih belum memadai. Karena pencatatan absesnsi yang masih manual dakam pencatatan masih dikatakan kurang baik, dan akan menimbulkan resiko kesalahan yang cukup besar. Kemungkinan yang bisa terjadi ialah ketika seseorang mengabsen beberapa karyawan atau memanipulasi jam kerjanya dan bekerja sama dengan oknum tertentu, atau pencatatan waktu yang tidak sesuai dengan waktu yang sebenarnya. Hal tersebut akan dapat dengan mudah dilakukan karena tidak adanya sistem proteksi yang menjamin ke akuratan dalam pencatatan absensi.
4.2.3
Pembayaran Gaji Karyawan
Pembayaran gaji karyawan telah mencakup pembatasan otorisasi yang baik. Hal ini terlihat dari penandatanganan cek oleh pihak yang berwenang yaitu direktur. Otorisasi pengeluaran cek hanya dapat disetujui oleh direktur, apabila tidak mendapatkan tandatangan dari direktur maka cek tersebut tidak dapat diberikan kepada bank untuk melakukan transfer. Fungsi ini sudah terpisah dari pengelolaan daftar gaji dan pembuat daftar gaji. Bagian keuangan pun tidak mengetahui rincian dari masing - masing gaji karyawan. Karena internal memo yang diberikan kepada bagian keuangan hanya mencatumkan total dari seluruh gaji karyawan. Pengendalian internal untuk pembayaran gaji ini sudah cukup baik karena sistem otorisasi yang dilakukan untuk pengeluaran cek gaji sudah benar yaitu dengan melalui persetujuan oleh direktur. Dan prosedur pembayaran gaji yang berjalan telah sesuai dengan prosedur perusahaan.
4.3
Analisis Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian Pengendalian internal yang efektif dapat terlihat dari perilaku manajemen.
Manajemen puncak dapat mempengaruhi kinerja organisasi, salah satunya kebijakan yang dikeluarkan agar dapat mempengaruhi kinerja atau perilaku dari organisasi secara keseluruhan. Mulyadi menjelaskan bahwa pengendalian intern dapat dilihat dari 4 aspek, berikut adalah penjelasan dari pengendalian intern yang telah diterapkan oleh perusahaan dan dianalisis berdasarkan teori yang ada.
4.3.1
Aspek Organisasi
Dilihat dari aspek organisasimya, fungsi personalia terpisah dengan fungsi perhitungan gaji. Dimana fungsi personalia yaitu bagian HRD bertugas untuk melakukan perekrutan atau pemberhentian karyawan, membuat seluruh data pegawai, dan pendistribusian karyawan. Sedangkan fungsi perhitungan gaji dilakukan oleh bagian payroll dengan membuat perhitungan gaji, dan distribusi pembayaran gaji pada setiap karyawan dan melewati otorisasi untuk proses penggajian. Selanjutnya fungsi pembuat daftar gaji juga terpisah dengan fungsi keuangan. Fungsi keuangan dilakukan oleh bagian keuangan yang bertugas untuk memberikan dana dalam proses pembayaran gaji kepada karyawan. Dalam setiap bagian terdapat job description yang menjelaskan secara rinci tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan masing - masing departemen. Sehingga tidak terjadi kesalahan pada fungsi yang seharusnya tidak dikerjakan oleh bagiannya. Perusahaan telah menerapkan pengendalian intern yang baik pada aspek organisasinya. Terlihat dari pemisahan fungsi dan penjelasan setiap tugas pada setiap bagian dengan benar, sehingga dapat mengurangi atau mencegah terjadinya kecurangan atau kesalahan yanag mungkin ditimbulkan dalam pelaksanaan tugasnya. Hal ini terbukti dengan adanya pemisahan tugas dengan pembuat daftar gaji dan fungsi keuangan yang terpisah. Pengendalian internal yang baik adalah seseorang
59
60 tidak boleh menangani dua transaksi dalam satu fungsi secara bersamaan. Karena dapat memperbesar risiko kecurangan dalam penyalahgunaan wewenang.
4.3.2
Sistem Otorisasi dab Prosedur Pencatatan Dilihat dari aspek otorisasinya, pengendalian intern pada penggajian dapat
dibagi menjadi 5 point yang akan dijelaskan sebagai berikut : a) Surat Pengangkatan Pegawai Setiap karyawan yang terdaftar dalam daftar gaji harus memiliki suatu surat yang menyatakan bahwa karyawan tersebut benar telah diangkat sebagai pegawai perusahaan PT. Laksna Tekhnik Makmur. Surat tersebut harus melalui otorisasi dari HRD dan mengetahui direktur. Dalam tugasnya karyawan akan dinilai oleh manajer lapangan dimana mereka ditempatkan. Penilaian dapat dilihat dari performance yang di tunjukan oleh masingmasing karyawan. Jika menunjukan performance yang baik, maka manajer lapangan akan mengususlkan untuk kenaikan pangkat. Manajer proyek akan membuat formulir personal kemudian diserahkan kepada HRD pusat. Setelah mendapatkan persetujuan yang sah, kemudian HRD melakukan rekonsiliasi terhadap perubahan data gaji yang baru.
b) Daftar absensi karyawan proyek Setiap hari karyawan mengisis daftar absensi yang telah dibuatkan.Masih belum terdapat sistem komputerisasi dalam absen tersebut. Hanya setiap bulannya, HRD menerima laporan absen yang telah direkap selama satu bulan dalam bentuk ms.excel.sebelumnya daftar absensi tersebut telah melalui otorisasi dari pihak manajer proyek untuk diperiksa kebenaran datanya kemudian dikirimkan ke bagian administrasi.
c) Otorisasi daftar gaji Pembuatan daftar gaji dilakukan oleh bagian HRD.Daftar gaji yang dibuat menggunakan ms.excel, setelah itu daftar gaji diotorisasi oleh kepala lapangan untuk disesuaikan bilaman terjadi perubahan data karyawan,
misalnya terdapat karyawan baru maka harus segera dihapus umtuk menghindari kesalahan pembayaran gaji. Pengecekan daftar gaji selalu dilakukan pada tiap bulannya sebelum dilakukan perhitungan gaji.
4.3.3
Pelaksanaan Kerja yang Sehat Pelaksanaan kerja yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang
diterapkan oleh karyawan ditunjukan dengan : Pertama, pembuatan daftar gaji yang telah diverifikasi kebenarannya sebelum diserahkan pada bagian keuangan untuk proses pembayaran gaji. Pengecekan dilakukan berulang untuk memeriksa apakah terjadi kekeliruan dalam perhitungan atau tidak, dan penyesuaian terhadap karyawan baru ataupun sudah tidak bekerja di perusahaan lagi. Kedua, perhitungan Pph 21 telah direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. Bagian payroll akan memberikan catatan penghasilan dari setiap karyawan kepada bagian pajak, untuk dihitung pajak penghasilannya. Dari rumusan sudah terdapat data perhitungan Pph 21, kemudian setelah satu tahun akan direkap oleh tim payroll diberikan kepada pajak untuk dilaporkan potongan Pph nya selama satu tahun untuk diserahkan kepada kantor pajak. Ketiga adalah catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji. Dalam hal ini pembuat daftar gaji adalah bagian payroll. Untuk tarif gaji dari setiap karyawan pihak yang mengetahui hanya bagian HRD. Tidak ada bagian lain yang mempunyai akses atas data tersebut. Sehingga data tersebut sangat dijaga ke rahasiannya untuk mencegah terjadinya kecurangan dalam perubahan tarif gaji.
4.3.4
Dokumen dan Catatan Proses Penggajian Dokumen dan catatan merupakan hal penting dalam sebuah perusahaan.
Pengadaan dokumen yang memadai merupakan penunjang penting dalam perusahaan untuk menjalankan bisnisnya dengan benar. Berdasarkan analisis dari hasil wawancara yang dilakukan, dokumen dan catatan proses penggajian yang terdapat dalam perusahaan adalah sebagai berikut : 59
60 a) Laporan daftar absensi Laporan ini adalah berisi rekapan kehadiran karyawan selama satu bulan. Dokumen ini diterima dari administrator proyek lalu dikirimkan kepada bagian payroll. Hasil analisis menyatakan bahwa informasi yang terlampir dalam laporan ini masih kurang lengkap. Karena tidak adanya catatan waktu karyawan secara jelas.
b) Payroll Dokumen perhitungan gaji telah dibuat dengan informasi yang cukup lengkap dan penetapan tanggung jawab yang jelas. Pada setiap hasil perhitungan penggajian terdapat periode bulan pada saat pembuatan dan kepala surat. Untuk isi dari dokumen tersebut sudah dibuat secara rinci perhitungan dari gaji pokok serta tunjangan yang diberikan kepada karyawan beserta potongan dari penghasilan karyawan. Dokumen tersebut juga dilengkapi dengan nama karyawan beserta nomor induk karyawannya. Ini dilakukan untuk menghindari daouble entry dan untuk menunjukan bahwa dokumen perhitungan penggajian telah memilki informasi yang cukup lengkap.
c) Internal Memo Internal memo adalah surat permintaan pembauaran gaji kepada bagian keuangan. Dokumen ini berisi jumlah dari seluruh gaji yang akan dibayarkan kepada karyawan. Namun tidak terlampir secara rinci daftar gaji dari masingmasing karyawan. Karena hanya bagian HRD saja yang mengetahui atas data tersebut.
d) Slip gaji karyawan yang dicetak dengan informasi yang cukup lengkap karyawan tidak diwajibkan untuk mengambil slip gaji. Namun jika karyawan tersebut ingin mengetahui rincian gaji yang diterimanya beserta potongan dari gaji tersebut maka bagian payroll akan memberikannya. Slip gaji yang diterima oleh karyawan dengan rincian sebagai berikut : 1. Bagian atas : nama perusahaan, nama karyawan, nomor induk karyawan 2. Kolom kiri : pendapatan gaji pokok, upah lembur, transport, dan tunjangan
3. Kolom kanan : cicilan pinjaman, potongan absen, potongan pajak 4.
Bagian bawah : gaji bersih yang diterima, kolom tanda tangan
Dokumen ini termasuk dokumen penting untuk menjaga kerahasiaan atas rincian gaji karyawan. Kerahasiaan dokumen ini sangat dijaga, dan hanya bagian HRD yang mengetahui secara rinci gaji yang diterima oleh setiap karyawan.
4.4
Mengidentifikasi Kekuatan dan Kelemahan Pada tahap ini dilakukan evaluasi atas efektivitas pengendalian intern
perusahaan, terutama yang berkaitan dengan sistem penggajian karyawan. Untuk melihat sejauh mana pengendalian intern yang diterapkan dalam perusahaan, maka untuk membandingkannya, dalam penelitian ini membandingkannya berdasarkan prinsip menurut COSO. Jika sistem yang dilakukan dalam perusahaan sudah mendekati atau sama dengan prinsip COSO maka bisa dikatakan perusahaan tersebut baik, sebaliknya apabila masih jauh dari prinsip COSO perusahaan itu masi kurang baik. Kelemahan yang ada merupakan temuan pemeriksaan yang perlu ditelaah lebih lanjut yang bertujuan untuk memperbaiki pengendalian intern yang telah ada agar lebih baik lagi. Pengendalian intern dapat dikatakan efektif apabila tujuan dari perusahaan telah tercapai. Salah satu pencapaian tersebut dapat dilihat dari proses penggajian yang baik karena dapat meningkatkan kedisiplinan karyawan khususnya untuk waktu kerja karyawan, agar gaji yang dibayarkan sesuai dengan waktu kerja aktualnya. Evaluasi atas efektifitas pengendalian intern perusahaan bersifat analisis kualitatif yaitu dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan penggajian dengan pengendalian intern terhadap tujuan yang ingin dicapai.
59
60 4.4.1
Kekuatan Pengendalian Intern Perusahaan
1. Perusahaan telah memilki struktur organisasi yang tersususn secara layak dengan disertai uraian tugas dan wewenang dari masing-masing fungsi secara terinci. 2. Perusahaan telah melakukan pemisahan fungsi secara memadai, seperti fungsi pencatat waktu terpisah dengan fungsi perhitungan daftar gaji dan terpisah dengan fungsi pembayaran gaji. 3. Secara umum karyawan telah mengetahui dengan baik mengenai sistem dan prosedur penggajian yang dijalankan oleh perusahaan. 4. Bagian personalia memiliki daftar karyawan aktif dan selalu meng update data tersebut untuk mencegah karyawan fiktif. 5. Dalam perhitungan gaji, perusahaan sudah menggunakan ms.excel 6. Setiap perubahan yang terjadi dalam catatan penghasilan karyawan selalu dilakukan rekonsiliasi untuk menyesuaikan dengan data terbaru 7. Setiap perhitungan menyangkut penggajian dicatat secara terperinci pada arsip gaji masing-masing pegawai. 8. Untuk lembur, harus mendapatkan perintah dari manager proyek kemudian akan dicatat oleh personalia karyawan mana saja yang lembur. 9. Perusahaan selalu membuat dokumen penggajian untuk pembayaran gaji. 10. Setiap pembayaran gaji harus disertai dengan dokumen penggajian yang telah diotorisasi secara memadai. Apabila otorisasi tidak dilakukan oleh pihak yang semestinya maka dokumen tersebut tidak sah dan tidak dapat dilanjutkan. 11. Fungsi yang menyediakan uang pembayaran gaji dilakukan oleh bagian keuangan, nagian keuangan hanya dapat menyediakan dana tersebut dengan disertai dokumen yang lengkap. 12. Setiap bulannya bagian keuangan menyediakan dana untuk pembayaran gaji tepat waktu, sehingga karyawan menerima gaji tepat pada waktunya.
4.4.2
Kelemahan yang terdapat dalam internal perusahaan
1. Perusahaan belum menggunakan mesin pencatat waktu untuk kehadiran absensi karyawan. Dimana pencatatan absensi dicatat dengan menggunakan lembar absensi 2. Kontrol terhadap kehadiran karyawan setiap harinya masih kurang baik karena tidak adanya sistem yang terkomputerisasi agar mudah diawasi oleh personalia. 3. Pencatatn waktu absen tidak ditulis jam kehadiran dan pulangnya secara jelas pada laporan yang diterima. 4. Pada saat lembur waktu tidak dicatat, kapan mulai lembur dan selesainya. Sehingga tidak diketahui berapa jam waktu yang dilakukan dalam lembur tersebut. Melalui wawancara dan pengumpulan dokumen yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa secara umum perusahaan telah memilki pengendalian intern yang cukup baik. Hal tersebut dapat dilihat dari banyaknya kekuatan yang dimiliki pengendalian intern daripada kelemahan yang ditimbulkan dari pengendalian intern tersebut. Namun kelemahan yang ada cukup mempunyai pengaruh besar terhadap proses penggajian. Karena kelemahan tersebut dapat menghambat perhitungan gaji. Hal ini terbukti dengan belum adanya mesin absensi karyawan yang berfungsi sebagai sistem kontrol kehadiran karyawan yang akurat. Sehingga dapat menimbulkan kecurangan seperti titip absen kepada karyawan lain, atau kesalahan pencatatan yang dilakukan oleh kepala lapangan selaku fungsi pencatat waktu.
4.5
Penilaian Risiko dalam Proses Penggajian Setiap perusahaan tentunya akan memilki resiko dalam menjalankan
bisnisnya. Perusahaan harus melakukan tindakan yang tepat untuk meminimalisir resiko yang ada.Organisasi harus melakukan penilaian risiko unruk mengidentifikasi, menganalisa, dan mengatur resiko yang relevan dengan pelaporan keuangan. 59
60 Sebagian dari resiko mungkin memiliki peluang yang tinggi untuk terjadinya fraud, sehingga perusahaan dapat mengalami kerugian yang besar. Dalam proses penggajian ada beberapa ancaman yang mungkin dapat terjadi. Romney dan Steinbart mengungkapkan ancaman proses penggajian adalah sebagai berikut : 1. Perubahan payroll master oleh pihak yang tidak berwenang. 2. Data jam kerja dan kehadiran yang tidak akurat 3. Pengolahan gaji yang tidak akurat 4. Pencurian atau penipuan saat pembagian gaji
Dari wawancara dan analisa yang dilakukan, penilaian terhadap resiko yang mungkin terjadi pada proses penggajian adalah sebagai berikut : 1. Perubahan Payroll Master Kemungkinan yang dapat terjadi apabila payroll master yang merupakan dasar dari perhitungan gaji dan upah karyawan berubah. Perubahan tersebut tidak boleh diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Karena jika hal tersebut terjadi, maka perubahan dalam payroll master akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan yang disebabkan oleh labor cost yang tidak akurat. Bagian payroll yang bertugas menghitung gaji dari seluruh karyawan, memilki data gaji yang tidak dapat di akses oleh pihak lain. Otorisasi hanya bisa dilakukan oleh yang berwenang. Pada saat perhitungan gaji, data yang telah diterima dari beberapa bagian dihitung, mulai dari daftar absensi, pajak, serta tunjangan yang diterima oleh setiap karyawan, kemudian diolah. Payroll master ini merupakan file yang menunjukan data kepegawaian dan data penghasilan dari tiap karyawan. Isi dari payroll master yaitu meliputi data pribadi lengkap karyawan, nomor induk karyawan, data gaji, dan data lain yang menyangkut dengan penggajian karyawan. Bagian payroll selalu mengupdate file ini setiap bulannya untuk memperbaharui bila terjadi perubahan, baik dari data kepegawaian maupun perubahan tarif gaji.
2. Keakuratan Daftar Absensi Pencatatan dari data kerja dan kehadiran karyawan sangat berpengaruh dalam perhitungan gaji dalam suatu perusahaan. Kebenaran data tersebut harus dilakukan dengan benar dan diawasi oleh fungsi pencatatan waktu yang bertanggung jawab terhadap tugasnya. Apabila terjadi kesalahan pada daftar absensi maka perhitungan gaji menjadi tidak akurat.Sehingga pembayaran gaji pada karyawan tidak sesuai dengan keadaan yang sebenerannya. Bagian fungsi pencatat waktu untuk karyawan yang berada di proyek adalah diawasi oleh kepala lapangan atau supervisor secara langsung. Pencatatan waktu tersebut dilakaukan dengan cara manua yaitu dengan mengsisi pada lembar absensi. Setelah satu bulan, bagian administrator proyek akan merekap data kehadiran tersebut kemudian membuat laporan daftar absensi karyawan yang berupa Ms. Excel untuk dikirimkan kepada payroll. Dalam laporannya tercantum nama karyawan, kehadiran dan ketidak hadiran selama satu bulan dengan keterangan shift yang dilaksanakan, serta perhitungan jam lembur karyawan. Namun berdasarkan hasil analisis dari dokumen laporan daftar absensi yang dikirimkan ke pusat, informasi yang terlampir dinilai kurang lengkap. Karena tidak tercantumnya jam kerja yang security di lapangan. Sebaiknya pencatatan waktu kerja dan jumlah jam kerja dituliskan pada laporan absensi. Sehingga pusat mengetahui secara rinci pelaksanaan waktu kerjanya. Maka dapat dinilai bahwa risiko yang mungkin ditimbulkan dari ketidak akuratan data jam kerja dan kehadiran karyawan adalah cukup besar. Risiko lain yang mungkin terjadi adalah pencatatan yang dilakukan manual dan tidak menggunakan sistem yang terproteksi dengan baik, maka data absensi dapat dirubah oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dengan mudah. Hal ini dapat menimbulkan kesalahan dalam perhitungan gaji, karena pembayaran gajikaryawan harus berdasarkan waktu dan jam kerja sesuai dengan pelaksanaannya.
59
60 3. Keakuratan Pengolahan Gaji Pengolahan gaji karyawan harus dilakukan dengan benar dan berdasarkan perhitungan yang sesuai dengan prosedur yang berjalan. Kesalahan yang dapat terjadi adalah bila terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji, sehingga bagian payroll harus melakukan pembenaran terhadap data tersebut. Sehingga proses gaji akan mengalami keterlamabtan dalam penyelesaiannya. Keterlambatan pembagian gaji atau pembayaran gaji yang tidak sesuai dengan yang seharusnya dapat mempengaruhi moral dan motivasi kerja karyawan. Kesalahan perhitungan pengurang gaji, misalnya pajak, dapat menimbulkan denda bagi perusahaan karena perusahaan gagal melaporkan dan membayar pajak dengan jumlah yang tepat. Pengolahan gaji dilakukan oleh payroll. Pengolahan gaji yang dilakukan adalah membuat perhitungan gaji berdasarkan daftar absensi karyawan, tunjangan yang diperoleh, serta pemotongan gaji karena pajak penghasilan yang ditanggung oleh masing-masing karyawan dan pemotongan upah waktu kerja yang kurang dari semestinya. Perhitungan waktu kerja adalah berdasarkan laporan asbensi yang diterima dari setiap proyek. Berdasarkan hasil analisis terhadap pengolahan gaji yang telah berjalan masih rentan akan terjadinya risiko kesalahan karena ketidak akuratan dalam perhitungan data absensi. Karena laporan data absensi yang diterima masih kuran lengkap yaitu tidak dicatatnya jam hadir karyawan. Sehingga pusat tidak mengetahui secara jelas jam kerja dari masing-masing karyawan. Ditambah belum adanya sistem yang terkomputerisasi untuk absen karyawan yang dapat memperbesar peluang kecurangan maupun kesalahan dalam pencatatannya. Dan karena sistem yang masih manual tersebut maka perhitungan absensi karyawan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam prosesnya, sehingga sering terjadi keterlamabatan dalam pengolahan gaji tersebut. Namun untuk pelaporan pemotongan pajak penghasilan karyawan susdah dilakukan dengan akurat berdasarakan perhitungan yang berlaku pada Undang-undang. Hasil pemotongan pajak penghasilan karyawan selali dilaporkan kepada negara tepat waktu oleh staff pajak sebagai bagian yang menangani masalah pajak perusahaan.
4. Kecurangan pada saat pembagian gaji Ancaman lain yang mungkin dapat terjadi dalam proses penggajian adalah pada saat pengeluaran cek gaji dari bagian keuangan diberikan kepada pihak yang tidak bertanggung jawab. Hal ini akan sangat merugikan perusashaan, karena bila cek pembayaran gaji jatuh ke tangan orang yang bukan wewenangnya, maka kas perusahaan akan dicuri dengan mencairkan cek tersebut ke bank.
4.6
Perbaikan Prosedur Penggajian
1. Karyawan melakukan pengisian daftar hadir dengan cara menscanning ibu jari pada mesin finger scanning. 2. Berdasarkan data yang terrecord pada mesin finger print, bagian administrator mencetak daftar absensi karyawan sebanyak dua rangkap yang telah di otortisasi oleh kepala lapngan dan manajer. 3. Bagian payroll menerima laporan daftar absensi dari administrator dan memproses daftar gaji berdasarkan laporan daftar kehadiran karyawan. 4. Membuat internal memo pembayaran gaji yang akan diserahkan kepada bagian keuangan. 5. Bagian keuangan akan mengeluarkan cek gaji kepada payroll untuk pembayaran gaji karyawan. Cek gaji sebelumnya telah disetujui oleh direktur. 6. Kemudian payroll akan membagikan gaji tersebut kepada karyawan di bagiannya masing-masing. 7. Payroll membuat salinan form dua rangkap, rangkap pertama disimpan oleh payroll sebagai arsip dan rangkap kedua diberikan kepada bagian keuangan sebagai bukti kas keluar.
59
60
Proyek Manajer
Slip Gaji
Slip gaji
Supervisor
SPKL
Laporan lembur Scan Ibu Jari
Ambil data absensi
Karyawan
Finger Print
Adminstrator
absensi
slip gaji bukti transfer Payroll
Bank data rekening
cek gaji bukti transfer Keuangan
Transfer Pembayaran Gaji
Gambar 4.1 Prosedur Usulan Penggajian
4.6.1
Pencatatan Waktu Hadir Baru
1. Usulan Perbaiakan Berdasarakan hasil analisis pencatatan waktu hadir, terdapat beberapa temuan yang masih perlu perbaikan untuk meningkatkan pengendalian internalnya. Terlihat dari laporan absensi yang diberikan kepada payroll pusat, tidak terdapatya tanda tangan dari pihak-pihak yang bertanggung jawab atas laporan tersebut. Dan kelengkapan dokumen yang diberikan, masih kurang cukup untuk memberikan keterangan yang lengkap atas data absensi karyawan. Untuk memperbaiki hal tersebut, usulan yang dapat diberikan adalah sebagai berikut : a. Memberikan mesin pencatat waktu, agar waktu hadir tercatat sesuai
dengan
kehadiran
yang
sebenarnya
dengan
menggunakan sistem yang terkomputerisasi, sehingga data absensi akan lebih akurat
b. Membuat
sistem
yang
terkomputerisasi,
yang
dapat
menghubungkan langsung dengan sistem yang ada, sehingga payroll dapat mengontrol waktu kerja karyawan secara langsung. Dengan adanya sistem tersebut, diharapkan juga dapat mempercepat proses penerimaan data laporan absensi dari karyawan proyek.
2. Prosedur Baru yang Diusulkan Dimulai pada saat karyawan masuk kerja, lalu melakukan absensi dengan memasukan kartu waktu atau dapat menggunakan finger print, kemudian mesin tersebut akan merecord jam kedatangannya sesuai dengan nama karyawantersebut. Mesin akan menampilkan nama karyawan dan jam masuk dan pulangnya sesuai dengan stamp yang dilakukan. Setiap karyawan yang terlambat ataupun pulang lebih awal akan ter record datanya ke dalam sistem, maka dapat menjadi acuan bagi administratoristrator dan bagian payroll dalam pembuatan laporan daftar absensi yang digunakan untuk perhitungan gaji. Karyawan yang tidak melakukan absen maka tidak dianggap kehadirannya. Prosedur ini dapat meminimalkan
kelemahan
pertama,
yaitu
kecurangan
pencatatan
kehadiran karyawan dan karyawan yang tidak mengisi absensi karena faktor human error atau kesengajaan. Kelemahan kedua, yaitu proses penghitungan absensi dan kerja lembur yang memerlukan waktu yang cukup lama. Kelemahan ketiga, yaitu rancangan formulir yang kurang informatif, yaitu formulir absensi tidak memuat informasi mengenai NIK dan jam kerja karyawan.
3. Dokumen dan Form yang Diusulkan
a. Kartu waktu diisi berdasarkan data record yang tersimpan dalam finger print. Kartu ini dibuat oleh setiap proyek dengan standar yang sama agar mempermudah proses perhitungan absensi. Kartu waktu diserahkan kembali sebagai lampiran laporan data absensi untuk setiap karyawan. Kartu waktu berfungsi untuk merekam absensi karyawan setiap hari, yaitu jam berapa mereka hadir di lapangan dan 59
60 jam berapa mereka pulang. Kartu waktu ini berguna untuk melihat kedisiplinan karyawan, apabila karyawan terlambat akan terdekteksi dari kartu ini dan sebagai dasar dari perhitungan gaji yang akan diterima.
Tabel 4.1 Kartu Waktu
b. Menambahkan
kolom
tandatangan
untuk
pihak-pihak
yang
bertanggung jawab atas kegiatan security, yang menandakan bahwa laporan tersebut telah melewati otorisasi yang benar dan telah dikoreksi kebenarannya.
Tabel 4.2 Laporan Absensi Karyawan
59
60 c. Menambahkan lampiran lembur pada laporan absensi, agar dapat diketahui secara jelas siapa saja karyawan yang melakukan lembur, dan karyawan yang digantikan shift nya dengan karyawan lain. Dituliskan pula mengenai keterangan dari alasan penggantian tersebut. Hal ini bertujuan untuk menghitung jumlah jam lembur secara lebih jelas sehingga meminimalkan salah perhitungan yang dilakukan.
SPKL
SPKL
Tabel 4.3 Laporan Lembur Karyawan
4.6.2
Prosedur Pencatatan Bonus Kerja
Prosedur pencatan bonus kerja ini di hitung bedasarkan hasil kerja selama 1 tahun, yang akan diberikan kepada karyawan bersamaan dengan tunjangan hari raya (THR). Bonus ini diberikan berdasarkan hasil kinerja atas pencapaian target dan kalkulasi atas perhitungan abseni satu tahun.
59
60
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1
Simpulan Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan terhadap sistem pengendalian
internal penggajian karyawan disimpulkan bahwa pelaksanaan dari proses sistem penggajian yang dilakukan oleh perusahaan sudah cukup memadai, dilihat dari aspek otorisasi dan pemisahan tugasnya yang sudah memdai. Namun masih ada beberapa temuan yang masih perlu perbaikan untuk meningkatkan pengedalian internal pada proses penggajian yang berjalan guna menghindari besarnya peluang kesalahan maupun kecurangan yang dapa tmerugikan perusahaan. Berikut adalah hasil simpulan dari hasil analisis:
1. Pencatatan absensi masih manual, yaitu dengan menggunakan lembar absensi.
Pemanfaatan
teknologi
informasi
sangat
diperlukan
untuk
mendukung dalam keakuratan data absensi ini, sehingga pencatatan absensi akan sesuai dengan real time pada pelaksanaannya di lapangan.
2. Proses pengumpulan data untuk pembuatan daftar gaji melalui proses yang cukup lama, sehingga sering terjadi keterlambatan. Hal ini dikarenakan banyaknya data absensni dan data gaji lainnya yang harus diinput secara manual oleh setiap administrator proyek dan belum adanya system khusus yang berfungsi untuk mengolah dan mengirimkan data tersebut. Sehingga perusahaan perlu untuk memeberikan system khusus agar pengolahan data di proyek dapat terintegrasi dengan pusat secara langsung.
3. Perusahaan perlu melakukan improvement terhadap proses perintah kerja lembur, karena selama ini perusahaan tidak menggunkan surat tersebut sebagai bukti bahwa karyawan telah ditugaskan untuk bekerja diluar dari jam kerjanya. Dari Surat Perintah Kerja Lembur (SPKL) dapat terlihat siapa saja
81 yang melakukan lembur, jabatan, serta jam pelaksanaannya, serta otorisasi dari pihak yang menugaskan yaitu kepala lapangan. Sehingga diusulkan bagi perusahaan untuk mengeluarkan SPKL apabila ada karyawannya yang ditugaskan lembur untuk melengkapi dokumen penggajian dan pembayaran tunjangan lembur dapat diterima sesuai dengan catatan pada SPKL tersebut.
Dari hasil pembahasan yang dilakukan oleh penulis, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal terhadap sistem penggajian perusahaan secara umum sudah memadai namun ada beberapa evaluasi yang sekiranya perlu di tinjau kembali. Efektivitas prosedur pengendalian internal terhadap penggajian PT. Laksana Tekhnik Makmur sudah baik karena sudah sistematis dan terstruktur dengan baik. Pada intinya pengelolaan perusahaan secara sehat dan beretika merupakan tujuan bersama untuk meningkatkan kinerja dan membentuk perusahaan yang baik.
5.2
Keterbatasan Penelitian
1. Dalam penelitiannya penulis tidak dapat meninjau secara langsung kegiatan yang ada di proyek. Hal ini disebabkan karena tidak diperolehnya izin yang memperbolehkan peneliti untuk melakukan observasi langsung kesalah satu proyek PT. Laksana Tekhnik Makmur. Sehingga infromasi yang didapat hanya melalui wawancara dan pengumpulan dokumen dari bagian HRD yang berada dipusat.
2. Dokumen yang dikumpulkan dalam penelitian ini tidak semua dapat diperoleh penulis seperti daftar gaji. Hal ini di Karena kerahasian data yang harus dijaga oleh perusahaan. Oleh Karena itu dalam melakukan analisis terhadap system penggajian hanya berdasarkan teori dan hasil jawaban wawancara elemen pengendalian internal system penggajian.
60
5.3
Saran Dari hasil penelitian yang telah dilakukan saran yang dapat diberikan untuk
memperbaiki beberapa kelemahan ataupun kekurangan yang terdapat dari perusahaan diantaranya adalah pemberian mesin pencatat waktu kehadiran seperti finger print, untuk perolehan data yang lebih akurat. Sistem yang terintegrasi untuk menghubungkan langsung data proyek dengan pusat secara langsung, untuk mengurangi keterlambatan dalam pengolahan gaji, dan yang terakhir pengeluaran SPKL untuk karyawan lembur untuk melengkapi dokumen gaji karyawan. Dari perbaikan yang diusulkan diharapkan dapat meningkatkan pengendalian internal yang diterapkan dalam proses penggajian pada perusahaan, sehingga dapat meminimalisir peluang kesalahan mapun kecurangan yang dapat merugikan perusahaan. Saran lain yang diberikan untuk penelitian selanjutnya adalah untuk meneliti lebih lanjut atas perencanaan sistem yang diperlukan perusahaan agar tidak terjadi keterlambatan dalam proses penggajiannya. Sistem yang dapat menunjang adanya sistem monitoring kehadiran karyawan serta informasi yang tepat waktu dan informatif guna menciptakan pengendalian internal yang baik dan membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang tepat.