APLIKASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA DS CONVEKSI MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS 2007
NAMA : DESI EKA RAMAHDANI NPM : 31109394 JURUSAN : MANAJEMEN INFORMATIKA PEMBIMBING : DRA. HENNY WIDOWATI FARIDA, MM
1
BAB I PENDAHULUAN •
1.1 Latar Belakang
Komputer sebagai suatu media sarana informasi yang semakin maju memberikan dampak yang positif terhadap berbagai bidang, seperti dalam bidang penjualan. Beberapa toko-toko, atau perusahaan-perusahaan pada bidang penjualan sudah memakai komputer sebagai alat pengolah data-data barang dan penghitungan transaksi-trasaksi yang terjadi. Namun sayangnya,masih ada sebagian toko atau perusahaan kecil yang melakukan pencatatan data transaksi serta dalam pembuatan laporan bulanan secara manual menggunakan pembukuan. Salah satu contohnya adalah perusahaan kecil atau home industry DS Conveksi. DS Conveksi bergerak pada bidang penjualan pakaian, yakni pakaian dalam wanita. Oleh karena itu, dengan adanya aplikasi penjualan ini diharapkan pengelola toko dan perusahaan kecil dapat dimudahkan dalam penginputan data barang dan pencatatan trasaksi serta mengatasi hilang dan rusaknya data-data administrasi penjualan secara cepat dan akurat. Berdasarkan uraian di atas, penulis bergagasan untuk mengambil judul “Aplikasi Penjualan dan Pembelian Pada DS Coveksi Menggunakan Microsoft Access 2007”. 2
• 1.2 Ruang Lingkup Berdasarkan latar belakang masalah di atas dalam pembuatan aplikasi ini di batasi pembuatan form menu utama yang nantinya akan mempermudah dan mempercepat input berbagai transaksi dalam satu form. Transaksi – transaksinya yakni: pengentrian data perusahaan, pengentrian jenis satuan barang, pengentrian pengelompokan barang, pengentrian data pemasok, pengentrian data kostumer atau pembeli, pengentrian data identitas barang, pengetrian transakasi pembelian, pengentriaan data hutang kepada supplier,pengentri transaksi penjualan, pengentrian data piutang, pengecekan data stock barang pada gudang.
• 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penulisan ilmiah ini adalah membuat program aplikasi penjualan dan pembelian dengan menggunakan Microsoft Access yang nantinya diharapkan dapat mempermudah proses transaksi secara tunai dan kredit. 3
• 1.4 Metode Penelitian Pengumpulan data-data dengan observasi langsung ke DS Conveksi lalu memperlajari dasar-dasar akuntansi dan ekonomi dalam sistem jual-beli, mempelajari dasar-dasar dari pembuatan database dalam Microsoft Access, merancang Flowchart, merancang ERD (entity relationship), merancang normalisasi, Merancang Form input - output dan terakhir Implementasi Aplikasi.
• 1.5 Sistematika Penelitian Sistematika penelitian sebagai berikut: Bab I Pendahuluan menjelaskan tentang latar belakang permasalahan, batasan masalah, tujuan penelitian, metode penelitian dan sistematika penelitian. Bab II Landasan Teori penyampaian materi tentang definisi penjualan, Flowchart, ERD, normalisasi dan tentang Microsoft Access. Bab III Analisa dan Pembahasan prosedur penjualan, Pembuatan ERD, normalisasi, struktur database, Rancangan input dan output program Bab IV Penutup merupakan bab penutup yang memberikan suatu kesimpulan dari uraian-uraian bab sebelumnya, dan saran-saran. 4
BAB II LANDASAN TEORI • 2.1 Definisi Penjualan Penjualan adalah suatu proses sosial dan manajerial dimana individu dan kelompok mendapatkan kebutuhan dan keinginan mereka dengan menciptakan, menawarkan dan bertukar sesuatu yang bernilai satu sama lain. Secara garis besar, siklus kegiatan perusahaan dagang meliputi kegiatan-kegiatan: (1) Pembelian; (2) Pengeluaran uang; (3) Penjualan dan (4) Penerimaan uang.
• 2.2 Flow Chart Flowchart atau diagram alur merupakan suatu diagram yang dibuat untuk mengurutkan intruksi –intruksi program. Diagram ini digambarkan dengan symbol-simbol atau kotak diagram alur. Adapun simbol dari flowchart diantaranya adalah sebagai berikut :
5
6
• 2.3 ERD (Entity Relational Diagram) • 2.3.1 Pengertian ERD Entity Relationships Diagram (ERD) adalah suatu penyajian data dengan menggunakan Entity dan relationship. ERD digunakan karena mudah dimengerti oleh pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database.
• 2.3.2 Komponen ERD o Entity : objek yang dapat dibedakan dalam dunia nyata o Relationship : hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entity o Atribut : karakteristik dari entity atau relationship, yang menyediakan penjelasan detail tentang entity atau relationship tersebut
• 2.3.3 Derajat dari Relationship Derajat dari relationship menjelaskan jumlah entity yang berpartisipasi dalam suatu relationship.
7
8
• 2.3.4 Cardinality Ration Constraint Cardinality Ration Constraint menjelaskan batasan jumlah keterhubungan satu entity dengan entity lainnya. Jenis Cardinality Ration:
9
• 2.4 Normalisasi Normalisasi adalah suatu teknik untuk mengorganisasi data kedalam tabel-tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai dalam suatu organisasi. Tujuan normalisasi adalah : o Untuk menghilangkan kerangkapan data o Untuk mengurangi kompleksitas o Untuk mempermudah pemodifikasian data
• 2.4.1 Tahap-Tahap Normalisasi Ada beberapa aturan dalam membuat database yang ternormalisasi, setiap aturan disebut “bentuk normal”. Terdapat tiga bentuk normal yaitu bentuk normal kesatu, bentuk normal kedua, bentuk normal ketiga. Bentuk normal ketiga dianggap sebagai level tertinggi yang dibutuhkan dalam hampir semua aplikasi
10
• 2.5 Microsoft Access Microsoft Access merupakan salah satu paket yang dikeluarkan oleh Microsoft. Kegunaan Microsoft Access dapat membantu dalam pembuatan database dengan jangka waktu yang relative singkat. Biasanya digunakan untuk aplikasi-aplikasi kecil seperti aplikasi penjualan.
11
• 2.6 IDBE Ribbon Creator IDBE Ribbon Creator adalah salah satu software buatan tim creative IDBE Avenius yang gunanya untuk pembuatan form menu utama. Form menu utama bertujuan menampilkan beberapa form menjadi satu layar menu agae dapat diakses secara tepat, biasanya mengunakan tombol-tombol dengan icon yang menarik agar fungsi dan tujuannya dapat cepat diingat.
12
BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH • 3.1 Prosedur Penjualan Sistem penjualan yang digunakan masih berupa pembayaran secara Tunai dan Kredit. Penjualan secara tunai dilakukan dengan cara pembeli datang langsung ke rumah atau tempat usaha, lalu membayar langsung barang yang dipesan. Sedangkan penjualan secara kredit dilakukan dengan pembeli memesan terlebih dahulu lalu dalam jangka waktu beberapa hari pembeli harus melunasinya dengan men-transfer jumlah uang yang harus dibayar.
• 3.2 Flowchart Merupakan bagan yang menggambarkan suatu proses berjalannya trasaksi jual beli yang dilakukan secara tunai.
13
14
3.3 Perancangan DataBase 3.3.1 Entity Relasionship Diagram ( ERD )
15
3.3.2 Normalisasi Bentuk Unnormal
Bentuk normal pertama (1NF)
16
Bentuk normal kedua (2NF)
17
3.3.3 Struktur Database
18
19
3.4 Rancangan Input dan Ouput Program
20
3.4.1 Rancangan Form Menu Utama Form MenuUtama bertujuan menampilkan beberapa form menjadi satu layer agar dapat mudah untuk diakses. Terdiri dari tiga menu tab dan sepuluh button. Yang masing-masing memiliki kegunaan yang berbeda-beda
21
3.4.2 Rancangan form Input Nama Perusahaan Form input perusahaan digunakan untuk mengentri data nama perusahaan agar dapat dicetak pada setiap transaksi sehingga mudah dikenali oleh perusahaan lain.
3.4.3 Rancangan Form Input Satuan Form input satuan bertujuan untuk menyimpan data jenis satuan yang terdapat pada perusahaan.
22
3.4.4 Rancangan Form Input Kelompok Form input kelompok untuk mengentri data kelompok atau jenis barang.
3.4.5 Rancangan Form Supplier Form supplier atau pemasok bertujuan untuk mengentri data pemasok barang.
23
3.4.6 Rancangan Form Pelanggan Form pelanggan bertujuan untuk mengentri data costumer atau pelanggan.
3.4.7 Rancangan Form Entry Barang Form entry barang untuk menginput data barang.
24
3.4.8 Rancangan Form Entry Pembelian Form beli bertujuan untuk menginput data barang yang perusahaan beli dari supplier/pemasok baik secara tunai maupun kredit.
3.4.9 Rancangan Form Pembayaran Hutang Form hutang bertujuan untuk mencatat pembayaran hutang kepada supplier/pemasok jika pembelian barang secara kredit.
25
3.4.10 Rancangan Form Penjualan Form jual bertujuan untuk mengimput data barang yang terjual secara tunai maupun kredit.
3.4.11 Rancangan Form Pembayaran Piutang Form piutang bertujuan untuk mencatat pembayaran piutang dari pelanggan karena membeli barang secara kredit.
26
3.4.12 Rancangan Form Laporan Pembelian Barang Bertujuan untuk menampilkan laporan data pembelian barang yang telah diinput pada form beli sehingga langsung dapat di print-out.
3.4.13 Rancangan Form Laporan Pembayaran Hutang Bertujuan untuk menampikan hasil laporan data pembayaran hutang perusahaan kepada supplier yang nantinya laporan dapat di print-out menjadi bukti sah.
27
3.4.14 Rancangan Form Laporan Penjualan Barang Bertujuan untuk menampilkan hasil laporan data penjulan barang yang sudah di input dari form jual dan dapat dicetak sebagai bukti.
3.4.15 Rancangan Form Laporan Pembayaran Piutang Bertujuan untuk menampilkan hasil laporan data pembayaran piutang dari pelanggan sehingga bias sebagai bukti sah.
28
BAB IV PENUTUP • 4.1 Kesimpulan Dalam aplikasi ini terdapat tiga tahap penting, yakni procedur pencatatan data yakni berupa data barang, data pelanggan, dan data supplier. Lalu procedur transaksi dimana semua data transaksi di input. Transakasi bisa berupa pembelian dan penjualan secara tunai maupun kredit. Dan terakhir procedur laporan pembelian barang, laporan penjualan barang, laporan pembayaran hutang, laporan pembayaran pihutang, laporan data pelanggan, dan laporan data supplier. Diharapakan aplikasi ini dapat mempermudah pemilik perusahaan dalam mengkoordinir pekerjaan dengan sistem komputerisasi yang lebih baik.
• 4.2 Saran Penulis mengetahui bahwa aplikasi ini masih kurang sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan aplikasi ini dapat berkembang lagi. Dari sisi security, aplikasi masih sangat kurang, lalu diharapkan aplikasi ini dapat dijalankan secara online sehingga perusahaan dapat mengembangkan bisnis dan meningkatkan pendapatan perusahaan.
29
