“Anders roosteren: efficiënt, gezond, tevreden. Of toch niet helemaal?” Thijs Strijtveen Erik Jan van Dalen Amsterdam PICA, 9 april 2014
Individueel vs efficiënt roosteren ‘Harde’ kant • Vraag versus aanbod • Diensttijden
ARBEIDSTIJDEN MANAGEMENT
1) Efficiënt roosteren
‘Zachte’ kant • Proces
2) Individueel (zelf) roosteren
Vorm: 1. IK 2. WIJ 3. HIJ/ZIJ
Wat is Anders Roosteren?
1. Overwegend positieve resultaten pilots individueel roosteren, punt van aandacht borging / uitrol 2. Positieve resultaten pilots efficiënter roosteren en veel verbeterpotentieel 3. E = K x A • Inhoud v.d. interventie ~ het veranderproces
De essen=e van ons verhaal
DOELEN EN PRAKTIJKERVARINGEN
Individueel roosteren • Voor de organisatie – Aantrekkelijk werkgeverschap – Minder dienstruilingen – Grotere bereidheid tot langer doorwerken • Voor de medewerker – Maatwerk in werk-privé balans – Transparantie roosterregels – Goede verdeling lusten en lasten • Proces opbrengsten – Grotere autonomie / zelfredzaamheid – Taakvolwassenheid & dialoog in het team – Evenwichtiger afweging ik ~ wij
Efficiënt roosteren • Slim afstemmen vraag en aanbod • Verbeterpotentie: plannen o.b.v. werkelijke bedbezetting ipv aantal bedden! • Meer tijd voor andere werkzaamheden / minder inzet nodig
Mogelijke doelen
2011-2012 • Vaatchirurgie en Heelkunde / oncologie: individueel roosteren en efficiënt roosteren þ Tevredenheid bij medewerkers over: þ Het individueel roosteren (1 afd: van 33%->100%) þ Meer zelfstandigheid / invloed / flexibiliteit medewerkers þ Werk-privé balans þ Volwaardige arbeidsrelatie / betrokkenheid / teamvolwassenheid þ Transparantie planningsproces þ Betere benutting schaarse capaciteit (werken als er werk is) þ Steeds betere onderlinge communicatie tussen medewerkers
2013-2014 • Kort Verblijf: efficiënter roosteren þ Tevredenheid bij medewerkers over: þ Tussendienst þ Kortere avonddienst & langere nachtdienst þ Digitaal wensen invoeren þ Iets minder tevreden over: terugbrengen aantal avonddiensten op ma t/m do þ Afstemming zorgvraag versus zorgaanbod
Resultaten pilots VUmc
2013-2014 • Recovery: individueel roosteren þ Medewerkers zijn tevreden over: þ 1 actueel digitaal rooster op alle locaties þ Je kunt aangeven wanneer je wil werken þ Transparantie roosterregels en procedures q Niet gerealiseerd: q Meer flexibiliteit in diensten t.a.v. werk / privé balans q Daling aantal dienstruilingen na publicatie q Ervaren rechtvaardige verdeling lusten en lasten 2012-2014 • Andere UMC’s • Veel (deels verzilverd) efficiëntiepotentieel • Groot aantal succesvolle pilots zelfroosteren
Resultaten pilots VUmc
• Projectmatige aanpak en juiste ‘bemensing / tools’ – Goede 0 meting / het waarom goed uitleggen – Enthousiaste, betrokken teamleider + roosteraar – Doorlooptijd pilot 6 à 12 maanden – SMART doelen / tussenmetingen – Tools / software om proces goed te kunnen faciliteren
• Context v.d. pilotafdeling – Parallel lopende, andere projecten? – Vacatures? – Aantal medewerkers
• Veel aandacht voor proces / gedrag – Leiderschap – Faciliteer dialoog àkunst is deze op gang te brengen – Geef elkaar feedback – Gezamenlijke bijeenkomsten (‘toetsen’ / feedback) Kri=sche succesfactoren
Voorbeeld aanpak: analyse zorgvraag – zorgaanbod onderbouwen
Voorbeeld aanpak: analyse visualiseren en bespreken
Waarom 7 dagen per week 60’ overlap? Businesscase verpleegafdeling • Personeelsformatie 16 fte • Bruto loonsom 60 k€ per fte • Totale loonsom 1 m€ • Interventie: Reductie van 7 naar 3 keer per week 60’ overlap en 4 keer 15’ overlap • Resultaat: 2% besparing loonsom, 20 k€
Voorbeeld aanpak: analyse visualiseren en bespreken
Aanpak: voorme=ng
HET VERANDERPROCES
STARTSITUATIE Organisatie
STREEFSITUATIE Organisatie
PLANNING URGENTIE
INTERACTIE
AMBITIE
LEIDERSCHAP
Prestaties
Duwende kracht
Drijvende krachten
Prestaties
Trekkende kracht
Bron: Annemarie Mars, 2012
Kernelementen succesvolle pilotaanpak
Werk maken van ambitie …
Aanpak: projectma=g werken
Film ‘piano stairs’
Voorbeeld zelfrooster project
Publiek neemt uit gewoonte de roltrap
Vpk’en: gehecht aan wensrooster
Iemand van buiten observeert en stelt zich de vraag “waarom”
Idem: past huidige manier van roosteren nog wel bij ons beleid?
Iemand van buiten bedenkt alternatief
Idem, bijv grotere zelfredzaamheid
Iemand van buiten mobiliseert een aantal mensen om het alternatief uit te werken
Idem, met projectteam het projectplan opstellen
Iemand hangt een camera op
Evaluatie indicatoren ontwerpen
Iemand van de werkgroep test de klank per traptrede uit
Pilotidee klankborden bij gebruikers
Werkgroep rolt de piano toetsen over alle traptredes uit
Pilot introduceren
Werkgroep trekt zich terug
Projectgroep volgt proces op afstand
Publiek reageert onwennig, lacherig, nieuwsgierig, afwijzend, probeert uit
Idem
Publiek neemt uit gewoonte de trap…
Idem, maar het duurt wel wat langer
Aanpak: Quick Reference Card
Meten = Weten: waarom? • Besturing
• Controle/ volgen
Aanpak: (tussen=jds) evalueren
Meten = Weten: Tussentijds + Eind Criteria
Nulmetin g Kort verzuim percentage 4.56% Tevredenheid intekenrooster 80% Tevredenheid privé-werkbalans na 65% invoering intekenrooster
Norm
Tevredenheid collega contact inzake intekenrooster Tevredenheid werksfeer na invoering intekenrooster
80%
80%
52%
--
80%
82%
Aantal dienstruilingen na publicatierooster Percentage wenshonoreringen
Gemiddel 15 d 28 p.m. 95% 95%
Percentage medewerkers dat na 2 -weken het intekenrooster daadwerkelijk heeft ingevuld
Na 1 Na 3 mnd mnd 4,00% 3,36% 80% 47% 80% 58%
100%
Na 4 mnd
Eindmeting
Tijdduur pilot
Aanpak: (tussen=jdse) evalueren
• Indien nieuwe diensten: • Takenlijst per dienst • Patiëntenoverdracht regelen
• Indien zelfroosteren: • Let op ongezonde roosters, óók na publicatie • Ergonomisch gezond ≠ ATW eisen
Overige aandachtspunten
DISCUSSIE
Thijs Strijtveen T 06 46 59 19 21
[email protected] www.cureconsultancy.nl
Erik Jan van Dalen T 06 24 79 81 90 www.hrprojectadvies.nl
[email protected]
Meer informa=e?