Alexander Keehnen WEG MET STRESS OP KANTOOR. simpele stappen je werklast de baas. Preview

Alexander Keehnen

WEG MET STRESS OP KANTOOR in

simpele stappen je werklast de baas

Preview “Heerlĳke eenvoudige en doordachte methode om effectief je impact op je werk te vergroten. Moet je lezen!” Paul Ricken (coach/trainer/inspirator)

WEG MET STRESS OP KANTOOR

Bestel nu het gehele boek: www.stressopkantoor.nl


WEG MET STRESS OP KANTOOR in

simpele stappen je werklast de baas

Alexander Keehnen

Alexander Keehnen, Brussel,


© Alexander Keehnen, Brussel www.alexanderkeehnen.com ISBN ISBN

-

-

- - (paperback) - - (e-book)

NUR

Omslagtekening: Peter Khan Ontwerp omslag en binnenwerk: HaEs producties www.haes-producties.nl Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wĳze, hetzĳ elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelĳke toestemming van de uitgever. Voorzover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel B Auteurswet jº het Besluit van juni , Stb. , zoals gewĳzigd bĳ het Besluit van augustus , Stb. en artikel Auteurswet , dient men de daarvoor wettelĳk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus , KB Hoofddorp). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel Auteurswet ) dient men zich tot de uitgever te wenden.


Over mijzelf

Mĳn missie is om kenniswerkers zoals ikzelf vooruit te helpen. Om ze de kracht en het zelfvertrouwen te geven dat ik zelf heb leren kennen, en hiermee alle stress en andere werkgerelateerde angsten te overstĳgen. Maar wie ben ik dan eigenlĳk, om zomaar een boek over stress op kantoor te schrĳven? Een terechte vraag. Eén van de eerste dingen die ik namelĳk leerde op school was om altĳd de autoriteit van een bron aan de kaak te stellen. Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar het komt er gewoon op neer dat het niet logisch is om advies aan te nemen van een tandarts met gele tanden, een fitnessinstructeur die niet door de deur past of een beleggingsadviseur die zĳn privéspaargeld niet belegt. Pas als iemand zelf doet wat hĳ zegt, voel je je vertrouwd om zĳn advies aan te nemen. Zoals de Amerikanen zeggen: “You should practice what you preach”. Ik ben geen trainer of professor, maar zoals je hieronder zult lezen iemand die het kantoorleven van dichtbĳ actief heeft meegemaakt. Daarom is dit boek ook veel praktischer dan de meeste andere boeken op dit gebied en richt ik mĳ direct tot mensen die op een kantoor werken. Overleven Ook ik was een ramp op het gebied van tĳdmanagement. Mĳn scriptie ging enorm traag vooruit, ik vergat soms mĳn afspraken en kwam vaak te laat. Tĳdens mĳn studie hield ik mĳ bezig met wat leuk was, in plaats van met wat goed was voor mĳn cv. Dus geen bestuursjaar doen, maar voetbaltraining geven. En geen colleges volgen, maar films kĳken. Toen ik afgestudeerd was, wilde ik naar het buitenland en startte daar in een call centre bĳ een van de grootste outsourcingbedrĳven ter wereld. Dit team stond toen enorm onder druk en moest iedere dag flink overwerken. Ik vond het heerlĳk om druk heen en weer te rennen, want dan voelde ik mĳ lekker belangrĳk. Maar de vermoeidheid sloeg al snel toe en bovendien werd mĳn lĳst met open taken steeds langer. Om hier te overleven zou ik een systeem nodig hebben, merkte ik toen… Bestel nu het gehele boek: www.stressopkantoor.nl

De weg naar boven Eigenlĳk wist ik niet eens hoe ik “werken op kantoor” moest aanpakken. Ik deed maar wat, net zoals de meeste personen in het bedrĳfsleven in mĳn ervaring “maar doen wat hen het beste lĳkt”. Op zich ging dat allemaal wel, maar er knaagde iets. Een stemmetje diep van binnen vertelde mĳ dat ik mĳn werk beter, slimmer zou moeten kunnen doen. Toevallig werd mĳ rond die periode een boek aangeraden, van Anthony Robbins (Awaken the Giant Within). En ik deed wat ik op de dag van mĳn diploma-uitreiking had voorgenomen om nooit meer te doen: ik ging een boek lezen. Het was voor mĳ een openbaring. De lessen die ik nodig had om beter te presteren op kantoor stonden gewoon opgeschreven! En dat was niet eens het belangrĳkste. Want… als ik dit zomaar kon leren, betekende het dat ik álles kan leren. Wat een kansen, wat een vrĳheid geeft dat! In de maanden en jaren erna heb ik talloze lees- en luisterboeken verslonden. Voornamelĳk over zelfmanagement, maar ook over voeding, psychologie, communicatie, sociale dynamieken, economie, spiritualiteit en nog veel meer. Alle kennis die ik opgebouwd heb, leidde tot een groot gevoel van kracht en zelfvertrouwen. Ik heb geleerd hoe ik zelf mĳn levenspad kan kiezen en hoe ik altĳd succesvol kan zĳn bĳ wat ik doe. Mĳn eerste boek wil ik graag wĳden aan één van de eerste en belangrĳkste lessen die ik leerde: zelfmanagement is het fundament van een succesvol bestaan. Pas als je bewust leert kiezen wat je doet, waarom je het doet, wanneer je het doet en hoe je het doet, kun je stelselmatig de doelen die je stelt verwezenlĳken. Mĳn bezigheden Al in de eerste maanden van mĳn werkende leven haalde ik goede resultaten. Deels dankzĳ hard werken, en deels dankzĳ een goede methode. Een simpel systeem van notities maken en focussen op de belangrĳke dingen zorgde ervoor dat ik mĳn werk goed kon doen en na zes maanden werd gekozen als de nieuwe teamleider. Toen merkte ik dat ik tot alles in staat kon zĳn, zolang mĳn systeem maar goed genoeg was. Ik werkte hard aan mĳzelf en werd een gewaardeerde teamleider en manager. Ik nam steeds meer verantwoordelĳkheden op mĳ en eindigde in Tsjechië als manager van een afdeling met meer dan mensen. Inmiddels ben ik bĳna twee jaar actief als projectmanager binnen een grote bank in België, en werk ik met totale jaarlĳkse projectbudgetten van meer dan een miljoen euro. Daarnaast geef ik workshops over zelfmanagement. Meer informatie hierover is te vinden op mĳn website.


De goalgetter-methode Om tot mĳn werkmethoden te komen heb ik letterlĳk honderden uren actieve studie gedaan op het gebied van tĳdmanagement. Mĳn master in de bedrĳfskunde en mĳn jarenlange ervaring in de toepassing van Lean Six Sigmatechnieken geven mĳ de achtergrond om die managementkennis zo goed mogelĳk toe te passen op kantoor. Al deze inzichten heb ik nu samengevat in een methode die verder gaat dan tĳdmanagement. Dit gaat om zelfmanagement. En jĳ kunt al mĳn geleerde lessen in een paar uurtjes helemaal overnemen! Uiteraard werk en leef ik zelf ook helemaal volgens de methoden die ik hier ga uitleggen. Ik heb dit de “goalgetter-methode” genoemd, om te benadrukken dat alle activiteiten erop gericht zĳn om je gestelde doelen te behalen. Dit zĳn een paar resultaten die ik zelf al met de goalgetter-methode bereikt heb: dan

uur). Om meteen al het goede voorbeeld te geven.

minste overuren en de beste teamresultaten.

cord aantal telefoontjes. Nu, zes jaar later sta ik nog steeds in de top . een jaar collega’s uit de hele organisatie met vragen over mĳn werkgebied naar mĳ toe. Ook heb ik er al vanaf het eerste jaar uitzonderlĳkeprestatiebonussen mogen ontvangen. Zonder ooit te hoeven overwerken. voel over wat gaat komen. Zo kan ik alles en iedereen met een brede lach tegemoet treden. Het doel van deze opsomming is niet om mĳzelf een schouderklopje te geven, maar om te laten zien dat de methode werkt. Bekĳk het als volgt: als zelfs ik het kan, dan kan iedereen het! We houden contact Ik wil de gelegenheid hier niet onbenut laten om ook mĳn activiteiten via Twitter, mĳn blog en mĳn nieuwsbrief te benoemen. Dit boek is dus geen eenmalige activiteit; ik wil je blĳven ondersteunen met tips en ideeën, om het werken op kantoor zo gemakkelĳk mogelĳk voor je te maken!


“Een goed te implementeren methode als antwoord op de al bestaande theorieën. Voor kenniswerkers die met plezier en zonder stress willen excelleren in hun kennisgebied.” (Wendeline van Loon, HR Outsourcing Service Delivery Specialist)

“Een aanrader met concrete tips voor als je extra effectief te werk wilt gaan, je focus kan altĳd worden verbeterd.” (Beleidsmedewerker Europees Parlement)

“Dit boek biedt écht een handvat om stress op het werk tegen te gaan. Elke kantoormedewerker zou dit boek vol praktische tips gelezen moeten hebben.” Jan Duĳndam (Operational Manager)


Inhoudsopgave Over mĳzelf Commentaren van lezers Hoe kun je dit boek het beste gebruiken? Inleiding van dit boek: wie, wat, waarom en hoe? . Basisideeën van dit boek . Jezelf managen – de juiste dingen doen . Basisideeën . De goalgetter-methode . Extra tips . Actiepunten . Checklist . Jezelf managen – de dingen op een juiste manier doen . Basisideeën . Methode: dagelĳkse planning . Extra tips . Actiepunt . Jezelf managen – de beste worden . Basisideeën . Methode: gerichte oefening! . Extra tips voor “slimme gedragingen” . Actiepunt . Jouw belanghebbenden managen . Basisidee . Methode: vier gedragsregels . Extra tips . Actiepunt Conclusie Vrienden, familie en (oud-)collega’s: bedankt! Extra hulpmiddelen en informatiebronnen


Hoe kun je dit boek het beste gebruiken? Voordat ik start met de inhoud van dit boek zal ik uitleggen hoe je dit boek het beste kunt gebruiken. Eén van de belangrĳkste principes om stressvrĳ te leren werken is de regel. % van het resultaat bereik je met % van de inhoud. Dat geldt dus ook voor dit boek. Waarom dit boek lezen? Dit boek biedt een simpele en concrete methode die jou de controle op kantoor teruggeeft en alle stress wegneemt. Daarmee neemt jouw zelfvertrouwen toe. En omdat je straks bewust kunt bepalen hoe je jouw dagen besteedt, zal je met steeds meer plezier je werkactiviteiten gaan oppakken! Zo snel mogelĳk resultaat behalen Dus, als je niet genoeg tĳd hebt of vooral snel resultaat wilt halen doe je het volgende: De juiste dingen doen: lees paragraaf . (methode). Voer erna de actiepunten van paragraaf . uit. De dingen op een juiste manier doen: lees paragraaf . (methode). Voer erna de actiepunten van paragraaf . uit. Zo, hiermee zal je al binnen enkele weken stressvrĳ kunnen werken en tot de meest productieve mensen in je organisatie behoren. Proficiat! De totale opbouw van dit boek Ik start met een inleiding om het wie, wat, waarom en hoe voor dit boek toe te lichten. Daarna licht ik acht basisideeën toe. Deze ideeën vormen de bril waardoor ik het kantoorleven zie. Vervolgens zĳn er vier kernhoofdstukken die ieder op een ander aspect van het kantoorleven ingaan: . De goede dingen doen . De dingen goed doen . De beste worden . Je belanghebbenden managen Deze hoofdstukken bestaan ieder weer uit vier onderdelen: . Een inleiding met de basisideeën/kernovertuigingen waarop de methode gebaseerd is. Bestel nu het gehele boek: www.stressopkantoor.nl

. De methode – exacte stappen en acties waarmee je snel resultaat zult halen. . Extra tips. Er zĳn talloze tips om stressvrĳ te werken maar let op: dit zĳn éxtra tips. De methode is veruit het belangrĳkste. . Actiepunten – een opdracht aan het einde van ieder hoofdstuk om de methode in je werkende leven te integreren. Gaandeweg zal ik een aantal namen en titels noemen van bronnen die mĳ erg hebben geholpen. Laat dit boek dus eerder jouw startpunt dan jouw eindpunt zĳn in het vinden van een optimale werkstrategie. Als je een bron ziet die jou aanspreekt, kun je hem online terugvinden op www.alexanderkeehnen.com, onder ‘hulpmiddelen’. Vervolgens kun je bĳvoorbeeld online meer informatie opzoeken of het boek van de betreffende auteur kopen.


Inleiding van dit boek: wie, wat, waarom en hoe? Zoals bĳ ieder project waaraan je begint, is het belangrĳk om eerst de probleemstelling te benoemen. Wie en Waar? Dit boek is geschreven voor kenniswerkers in alle soorten ondernemingen die regelmatig stress ervaren op kantoor. Daarnaast is het boek bedoeld voor mensen die zichzelf en hun productiviteit op een slimme manier willen verbeteren om één van de ‘top performers’ te worden op kantoor. Mĳn definitie van ‘kenniswerker’: iedereen bĳ wie werk voornamelĳk bestaat uit het ontvangen, interpreteren en overdragen van geschreven en gesproken informatie. Hiermee staat het vrĳwel recht tegenover werkers die zaken met hun handen produceren. Ik kan dus stellen dat vrĳwel iedereen die in een kantoor werkt (en niet bĳ de beveiliging of de schoonmaakploeg hoort) onder mĳn definitie van kenniswerker valt. Met diepgaande kantoorervaringen in Nederland, België en Tsjechië kan ik stellen dat er geen enorme verschillen bestaan in West-Europa. De cultuur van een land of bedrĳf zal zeker bepalend zĳn voor hóe je bepaalde interacties met collega’s hebt, maar wát van je verwacht wordt is vrĳwel identiek. Mĳn methode focust meer op organisatie van taken dan op communicatie en zal dus universeel toepasbaar zĳn binnen het westerse bedrĳfsleven. Waarom? De reden om dit boek te schrĳven is dat ik om mĳ heen in de grote organisaties waar ik werkte veel mensen zie vechten om niet kopje-onder te gaan. Misschien ken je het wel uit je eigen omgeving of eigen ervaring. Je rent van meeting naar meeting, weet tĳdens die meetings niet precies waarover het gaat en je blĳft iedere dag twee uur overwerken om je e-mails te beantwoorden. En dan zĳn er zelfs de mensen die het al eerlĳk toegeven: “Stuur mĳ maar geen e-mail meer want mĳn mailbox is een verloren zaak. Als je snel antwoord wilt, moet je maar bellen of langskomen.” (In die tĳd is er vervolgens weer geen ruimte om de e-mails te verwerken). Over een negatieve spiraal gesproken… Of dat gevoel: je werkt aan een presentatie terwĳl je weet dat je erna nog een belangrĳke e-mail moet typen. Net op dat moment zie je een pop-up verschĳnen over een urgent probleem en komt een collega aan je bureau om even iets te vragen. Je hart begint te racen, je ziet je avondeten


al aan je neus voorbĳgaan en moet nog oppassen dat je je collega niet afsnauwt. Buiten het feit dat deze situaties op het moment zelf vervelend aanvoelen, is stress ook op de lange termĳn ongezond. Zoek op Google maar eens naar ‘stress and “life expectancy”’, of naar ‘stress en levensverwachting’. Er zĳn talloze aanwĳzingen die bevestigen wat je diep van binnen eigenlĳk al weet: stress op kantoor, en daardoor voortdurend onder spanning staan, is niet gezond. Er zĳn bĳvoorbeeld aanwĳzingen dat stress leidt tot hartaanvallen (bĳvoorbeeld door een onevenwichtige hartritmevariabiliteit), hart- en vaatziekten, verzwakking van het immuunsysteem, schade aan het DNA, verkorting van de telomeren (zeg maar de beschermers van chromosomen) of simpelweg meer roken (met alle mogelĳke gevolgen van dien). Andersom valt mĳ ook op dat in interviews met mensen die een recordleeftĳd bereiken opvallend vaak een relaxed, stressvrĳ bestaan als hun ‘geheim’ wordt genoemd. Kortom: stress op kantoor is een sluipmoordenaar! Omgaan met stress door jezelf goed te managen is iets wat iedere kenniswerker moet kunnen. Maar niemand leert dit op school en slechts weinigen hebben het geluk dat iemand ze hierin begeleidt. Corporate life (het kantoorleven) is een spel maar niemand vertelt je de spelregels. Alleen al door te beseffen dat het een spel is, verminder je je stress. Er is niet één duidelĳke set spelregels, maar in dit boek zal je een duidelĳke indruk krĳgen van wat nou echt van je verwacht wordt op kantoor. Het probleem van stress op kantoor is al veel beschreven en er zĳn voornamelĳk oplossingen geboden in velden zoals tĳdmanagement, psychologie en persoonlĳke ontwikkeling. Het merendeel van mĳn methode is dan ook afkomstig uit andere theorieën en gedachten. Waar ik een stap verder ga dan bestaande werken over dit onderwerp, is door de talloze tips en theorieën te versimpelen naar een routine die echt iedereen kan afwerken. Wat zal je in dit boek vinden? Ik bied een simpel stappenplan aan waarmee iedereen zĳn werklast binnen enkele dagen onder controle kan krĳgen. Dit is direct het unieke van dit boek: in plaats van je te bombarderen met talloze tips, zal ik stap voor stap uitleggen hoe je jouw werklast de baas kunt worden. Op deze manier slaag je er dus in om jouw stress op kantoor te verslaan. Je krĳgt de controle terug, waardoor je blakend van het zelfvertrouwen iedere werkdag tegemoet zult treden.


Hoe? Mĳn zes jaar lange zelfstudie van dit onderwerp heeft tot vele inzichten geleid. En die vele honderden uren studie heb ik nu teruggebracht tot vier hoofdstukken, zodat je alleen de belangrĳkste lessen leert. Ieder hoofdstuk begint met enkele basisideeën, presenteert vervolgens de methode en sluit af met wat losse tips en specifieke acties. Daarna is het uiteraard aan jou om die daadwerkelĳk uit te voeren. En je zult zien: hoe natuurlĳker het gaat, hoe leuker het wordt! Voor de personen met serieuze opstartproblemen: als je jezelf goed kent en bang bent dat je de methode niet ten uitvoering zult kunnen brengen, in de extra tips van hoofdstuk . staan ideeën genoemd om jezelf toch zover te krĳgen! Dus, wat kun je verwachten? Wat heeft mĳn methode te bieden aan kenniswerkers? Iedere persoon die stressvrĳ wil werken, leert hier de methode die iedereen binnen enkele uren kan implementeren. Het is zeer gemakkelĳk en vereist geen specifieke vaardigheden. Met de methoden uit hoofdstuk en zal je binnen een maand vrĳwel stressvrĳ werken en na enkele maanden, afhankelĳk van de schade tot nu toe, tot de top performers in je organisatie behoren (de persoon “op wie je kunt rekenen”, “die nooit iets vergeet”). Dit is niet puur een tĳdmanagement boek; hooguit een managementboek voor kenniswerkers. Om jezelf en je omgeving te leren managen. Waar een tĳdmanagement boek zich puur richt op het zo efficiënt mogelĳk uitvoeren van al je taken, ligt hier de nadruk op werken in een kantoor. En daar zĳn deadlines en prioriteiten leidend. Ik neem dus altĳd de prioriteit als startpunt, en niet efficiëntie. Je zou een aantal taken samen kunnen doen omdat het dan in totaal minder tĳd kost. (Bĳvoorbeeld een klant bezoeken en nu je toch onderweg bent, boodschappen halen en een andere klant in de buurt bezoeken. Als het tweede bezoek echter niet belangrĳk is en je wel nog een belangrĳke presentatie voor morgen moet afmaken, zal de presentatie voorrang moeten krĳgen. Het tweede bezoek zal dan toch even moeten wachten, terwĳl dat over het geheel gezien niet de meest efficiënte oplossing is.) Ik ben al veel jaren actief bezig met het toepassen van Lean Six Sigmatechnieken op het werk. Ook in dit boek zal je sommige van die technieken terugvinden (bĳvoorbeeld: de zeven vormen van verspilling, S, FMEA, MOS). Bĳ mĳn weten zĳn deze hulpmiddelen nog niet gebruikt voor een expliciete toepassing op het gebied van tĳdmanagement, maar ik vind ze zeer nuttig en wil ze daarom graag meegeven. Als je


deze zaken interessant vindt, kun je www. manage.com eens bezoeken voor meer uitleg over bepaalde technieken. De methode is zoals gezegd universeel en voor iedereen uitvoerbaar. Maar de exacte invulling ervan kan van persoon tot persoon verschillen. Dit heeft te maken met je persoonlĳke talenten en voorkeuren, die voor iedereen verschillen. Een onderdeel van de methode is het aanhouden van een gestructureerde digitale to-do lĳst. Of je hiervoor dan het liefst Outlook, Word, OneNote, Evernote of een andere tool gebruikt, kun je het beste zelf bepalen. Ik zal overal wél zo concreet mogelĳk zĳn, zodat je bĳ twĳfel steeds mĳn exacte instructies kunt volgen. Zoals alles in het leven, is mĳn methode ‘work in progress’. Ik nodig je dus uit om de methode toe te passen en aanvullende vragen of ideeën via mĳn website te delen. Genoeg over hoe en wat, laten we beginnen Ik hoop dat ik duidelĳk heb uitgelegd waarom ik dit boek heb geschreven en waarom de inhoud jou gaat helpen. Laten we daarom snel starten!


0. Basisideeën van dit boek Hieronder zal ik eerst acht basisideeën bespreken. Dit doe ik redelĳk uitgebreid, omdat ik denk dat de inzichten noodzakelĳk zĳn om zonder stress het kantoorleven tegemoet te leren treden. Als je liever direct inzicht hebt in de methode die jou stressvrĳ gaat laten werken, kun je hoofdstuk raadplegen. De basisideeën vormen het frame waarbinnen je de rest van het boek gemakkelĳker kunt begrĳpen. Als het ware zetten ze je een nieuwe bril op; een bril waardoor je de wereld van grote organisaties anders kunt bekĳken. Met deze bril op zullen sommige tips niet meer dan logisch zĳn, terwĳl iemand met een andere denkwĳze er nooit op zou komen. Het is goed mogelĳk dat jouw ideeën niet overeenkomen met de basisideeën hieronder; enkele jaren geleden keek ik namelĳk ook anders tegen de wereld aan. Wat ik hier beschrĳf is dus niet de énige waarheid. Het is eerder míjn waarheid. Maar wel een waarheid die mĳ enorm helpt, en daarom vraag ik: waarom zou je niet eens proberen om een nieuwe bril op te zetten? Zelfs mĳn zeer mode-ongevoelige vader vernieuwt eens in de tien jaar zĳn montuurtje… . Meer controle = minder stress Stress is het gevolg van een gebrek aan controle. Denk maar eens terug aan de meest stressvolle situaties van de afgelopen week. Dit kunnen momenten op de werkdag zĳn waarin van alles mis ging, en terwĳl je een probleem aan het oplossen was diende zich het volgende probleem al aan. Hierin draait het voor % om een gebrek aan controle. Zodra je volledige controle hebt en weet wat je moet doen, is het een kwestie van de nodige stappen uitvoeren. Deze persoonlĳke observatie wordt trouwens ondersteund door veel wetenschappelĳk onderzoek. In verschillende omstandigheden vonden onderzoekers zoals Carl Anderson ( ), Parkay et al. ( ) en Reda Abouserie ( ) al bewĳzen dat mensen met het geloof dat ze zelf controle hebben over gebeurtenissen minder stress ervaren. Zĳ laten hun gedrag ook meer door taken dan door emoties sturen. De methode die we in dit boek toepassen heeft dus als doel om zoveel mogelĳk controle te houden over wat gaande is. Deze controle krĳg je door informatie in je hoofd op te schrĳven. Zodat je er gerust op kunt zĳn dat je niets vergeet; en je hoofd zich kan focussen op de taak waar je aan werkt.


. Je beloning vloeit voort uit je bĳdrage De wereldberoemde belegger Warren Buffet observeerde: “Money is what you pay, value is what you get.” En binnen de marketingwereld is euro kunt vragen voor iets wat het alom bekend dat je gemakkelĳker euro waard is, dan voor iets wat euro waard is (iedereen kan een gloednieuwe iPod verkopen voor euro, maar niet iedereen kan een bos rozen voor euro verkopen). Op kantoor zal het dus aan jou zĳn om je waarde zo hoog mogelĳk te maken, zodat het voor de organisatie gemakkelĳk te bepalen is dat jouw salaris een goede investering voor ze is of dat jouw salaris zelfs verhoogd zou kunnen worden. Ik zie salaris als een weergave van de waarde die je creëert. Dus iemand die iets creëert wat meer waardevol is, zal uiteindelĳk meer geld verdienen. Dit boek geeft een simpele methode om je waardecreatie significant te vergroten. Bĳvoorbeeld: een verkoper die meer verkoopt, een projectmanager die zĳn projecten foutloos en op tĳd aflevert en een tv-producer die iets produceert waar miljoenen mensen van genieten. Deze personen krĳgen uiteindelĳk altĳd meer geld. Omdat ze dat verdiend hebben door waardecreatie. . Jĳ bv “Economische zekerheid vind je niet in een baan. Die ligt in je eigen productiekracht.” (Stephen Covey) Mĳn vader werkte zo’n jaar voor het ministerie van defensie. Hĳ had nooit een andere werkgever en nam uiteindelĳk afscheid met een goede pensioenregeling. Dit is een beeld dat iedereen wel kent, en nog steeds hebben de meeste grote bedrĳven beloningen voor mensen met een lange diensttĳd (extra vrĳe dagen, of een gouden horloge of extra maandsalaris bĳ het behalen van jubilea). In de huidige tĳd komt het steeds minder vaak voor dat mensen lang op een plaats kunnen blĳven en/of willen blĳven. Brian Tracy’s observatie is dat alle kenniswerkers in kantoren in feite zelfstandigen (freelancers) zĳn. Wĳ verkopen onze kennis en kunde, en een gedeelte van onze tĳd aan een bedrĳf. In vaste loondienst zĳn de voorwaarden iets anders dan in een freelance samenwerking, maar de afspraak komt op hetzelfde neer: wĳ verkopen tĳd in ruil voor geld. Dit besef is belangrĳk omdat het implicaties heeft voor onze verantwoordelĳkheid voor waardecreatie. Waarom zou een bedrĳf iemand inhuren die meer kost dan dat hĳ of zĳ oplevert? Probeer jezelf dus te zien als een dienstverlener. Alexander bv voorziet momenteel een grote bank van zĳn diensten. In de toekomst heb ik misschien andere klanten, of misschien niet. Maar net als een echte bv zal ik mĳn uiterste


best doen om klanttevredenheid hoog in het vaandel te stellen, terwĳl ik blĳf zien of er mogelĳk interessantere klantsegmenten bestaan voor Alexander bv. Jouw werkrelatie door deze bril zien heeft twee voordelen. Ten eerste motiveert het je om waarde te leveren. In plaats van achterover leunen en verwachten dat jouw werkgever wel voor je zorgt, zie je dat er iets van je verwacht wordt. Dit strookt meer met de werkelĳkheid, zoals je ziet aan de vele reorganisaties bĳ grote ondernemingen in de afgelopen jaren. Het tweede voordeel is dat je zelf flexibeler blĳft. Door je baan binnen dit frame te zien ben je beter voorbereid op een eventueel ontslag of groeit er een groter besef bĳ je dat je de vrĳheid hebt om over te stappen naar een andere werkgever. En dat je jouw werkgever in wezen niets verplicht bent behalve je contract na te leven. De huidige reorganisaties bewĳzen dat loyaliteit slechts eenrichtingverkeer is. Leven in de veronderstelling dat loyaliteit beloond wordt, is enorm risicovol in de economie van vandaag. . Tĳd is geld Tĳd is geld. Je kunt je maandsalaris terugrekenen naar een salaris per minuut, en iedere minuut die je aan een onnodige taak besteedt moet later terugverdiend worden. Als je euro per maand verdient en dagen per maand uur werkt, verdien je euro per uur (waarschĳnlĳk meer, als je extra voorwaarden zoals vakantiegeld, bonussen en een bedrĳfswagen meerekent – dus laten we van euro per uur uitgaan). Je bedrĳf moet ook nog iets aan je verdienen, dus je moet ervoor zorof gen dat je ieder uur iets produceert ter waarde van minstens euro. Als je teveel tĳd besteedt aan zaken waarvoor ook lager betaalde werkkrachten kunnen worden aangenomen, maakt je bedrĳf verlies op jou. Ter vergelĳking: mĳn schoonmaakster kost mĳ euro per uur, en als de bank tĳdelĳke zelfstandige projectmanagers aanneemt kan het rekenen op een uurtarief van euro. . Eerlĳkheid duurt het langst Alles begint met integriteit (afspraken nakomen en eerlĳk zĳn over wat men van je kan verwachten). Dit is de manier waarop ik kies om te werken en leven. Dit boek zal dus niet gaan over het te slim af zĳn van collega’s, maar over waarde creëren op een eerlĳke manier. Helaas hebben veel mensen nog het beeld dat ‘slĳmen naar boven en schoppen naar beneden’ de winnende strategie in het bedrĳfsleven is. Mĳn eigen observatie is dat het echte topmanagement vaak toch uit een ander hout is gesneden en wel op basis van integriteit denkt en werkt. Daarnaast zĳn we nu in de tĳd van onbeperkte informatievoorziening. Meer


dan kennis zĳn dus teamwerk en samenwerking steeds belangrĳker om succesvol te zĳn in een organisatie. Misschien dat je één keer ‘voordeel’ kunt behalen door te doen alsof een idee van jou was in plaats van iemand anders, maar vervolgens zal je reputatie zich snel verspreiden en zal een constructieve samenwerking met collega’s vrĳwel onmogelĳk worden. . Intelligent tĳdmanagement, niet IQ, bepaalt succes op kantoor Iedereen op kantoor krĳgt dezelfde kans op succes. Je krĳgt allemaal collega’s om mee samen te werken, en middelen zoals laptops, e-mail, pennen en informatiebronnen. En je krĳgt allemaal evenveel tĳd (laten we zeggen: acht uur per dag). Natuurlĳk zit het soms mee en zit het soms tegen, en kan het zĳn dat je dankzĳ een goede manager beter presteert, maar statistisch gezien heeft iedereen evenveel pech en geluk. Het gaat er dus om wat je doet in de beschikbare tĳd. Jouw dagelĳkse activiteiten bepalen of je een beter of slechter resultaat behaalt dan je collega’s. En intelligentie dan? Hoe zit het dan met intelligentie? Sommige collega’s zĳn nu eenmaal slimmer dan anderen, zal je misschien denken. In mĳn ogen is dit een misvatting over het begrip intelligentie. Wat mĳ betreft valt intelligentie te definiëren als ‘alles wat jou dichter bĳ je doel brengt’. De methoden die ik zal toelichten zĳn voor iedereen geschikt, en direct te gebruiken. Ze helpen om zo snel mogelĳk dichter bĳ je doel te komen – om intelligenter te werken. En talent? Dat is nóg iets anders. Marcus Buckingham vecht tegen de beschrĳving van talent als een aangeboren gave waarbĳ je achterover kunt leunen om alle succes rustig te ontvangen. Volgens hem zĳn talenten eerder activiteiten dan gaven, en kun je jouw sterkten identificeren aan de hand van vier signalen (SIGN):

beteren

-

(nadat je klaar bent wil je het vaker doen) Het kan voorkomen dat mensen in een kantoor niet op de goede plaats zitten. Waarschĳnlĳk weten ze dat diep van binnen wel, bĳvoorbeeld omdat ze hun werk gewoon niet leuk vinden of dezelfde fouten blĳven


maken. In zulke gevallen blĳkt vaak dat iemand zĳn of haar talenten nog niet ontdekt heeft, en dat iemand in een andere werkomgeving beter tot zĳn of haar recht komt. Bĳ de extra tips van hoofdstuk zal ik meer toelichting geven op dit onderwerp. Dit basisidee is dus zo enorm belangrĳk dat ik het herhaal: succes op kantoor wordt niet bepaald door je IQ. Het wordt ook niet bepaald door talent of door jarenlange ervaring. Succes op kantoor wordt bepaald door wat je doet met je tĳd. Een intensieve studie naar allerlei onderzoeken over intelligentie en talent leverde dezelfde conclusie op voor Geoff Colvin. In zĳn boek Talent is Overrated vindt hĳ talloze bewĳzen voor het feit dat buitengewoon goede prestaties het gevolg zĳn van ‘gefocuste trainingsactiviteit’ (bĳvoorbeeld bĳ de beste verkopers en investeerders, maar ook bĳ violisten en topsporters). Dit begrip bestaat uit twee onderdelen: ten eerste trainingsactiviteit. Het is bewezen dat personen met de meeste uren training de beste prestaties leveren. Let op: dit valt niet te verwarren met aanwezigheid. Gewoon aanwezig zĳn en ‘iets doen’ is niet voldoende. Het gaat om focus. Dus je bepaalt eerst waarin je uitmuntend wilt zĳn. Daarna richt je jouw activiteiten zo in dat je zoveel mogelĳk van je uren daaraan besteedt. Uiteindelĳk is het slechts een kwestie van uitvoeren en je voegt je binnen enkele maanden bĳ de top % in jouw veld. En laat ik nu eens goed nieuws hebben. In hoofdstuk van dit boek zal ik stap voor stap uitleggen hoe je de juiste focus kunt bepalen en kunt zorgen dat je daar zoveel mogelĳk tĳd aan besteedt. . De automatische piloot is je vĳand Een van mĳn belangrĳkste lessen leerde ik van Anthony de Mello: “Awareness, awareness, awareness” (bewustzĳn, bewustzĳn, bewustzĳn). Of zoals ik het zelf altĳd vertaalde aan mĳn teamleden: “The automatic pilot is your enemy”. Om uit te leggen wat ik hiermee bedoel heb ik een paar voorbeelden: wilde doen. vertrok. Het is wat Dennis Bergkamp bedoelde toen hĳ zei: “Ieder balcontact vereist een gedachte.” De boodschap is dit: als je iets bewust doet, kan het niet fout gaan. Als


je bewust nadenkt over wat je tegen iemand zegt, als je bewust nadenkt over hoe je je dag indeelt, of als je bewust nadenkt over een beslissing die je neemt: het kan nooit fout zĳn. Probeer jezelf dus steeds te betrappen als je op de automatische piloot werkt. Dan moeten alle alarmbellen gaan rinkelen, want de kans dat je een grote fout maakt is ineens levensgroot! Bewustzĳn in deze context betekent trouwens niet dat je jezelf uit een flow haalt. Een voetballer die ineens zelfbewust wordt en teveel begint na te denken, gaat waarschĳnlĳk zĳn penalty missen (in het Engels heet dit ‘self-conscious’; dit is destructief terwĳl ‘self-awareness’ per definitie constructief is – in het Nederlands bestaat dit onderscheid niet). Bĳ het schrĳven van dit boek zit ik vaak in een flow: de woorden stromen uit mĳn vingers maar tegelĳk behoud ik toch een bewustzĳn dat zich steeds afvraagt hoe iedere zin zal overkomen op de lezers. “De kwaliteit van je leven wordt bepaald door de kwaliteit van de vragen die je jezelf stelt” Dit is een bekende uitspraak van Anthony Robbins. Hĳ geeft aan dat een voortdurend bewustzĳn over de vragen die je jezelf en anderen stelt de sleutel tot succes is. Als je met een gebroken been in het ziekenhuis belandt, kun je jezelf de vraag stellen: “Waarom heb ik toch altĳd pech?”. Maar wat zou er gebeuren als je het verandert naar: “Wat kan ik hiervan leren?”, “Wat kan ik de komende week doen met alle tĳd die ik hier over heb?”, of: “Hoe kĳk ik hier over vĳf jaar op terug?” Eén van de vragen die ik mĳ tĳdens het schrĳven steeds stel is: “Is dit zo duidelĳk voor de lezer?” Zo voorkom ik dat ik op de automatische piloot werk en blĳf ik scherp. Om je te helpen dit aan te leren zal ik in veel voorbeelden wat vragen benoemen die je zullen helpen om bewust in de juiste richting te denken. Omgaan met gevoelens Een laatste aspect van bewustzĳn dat ik wil toelichten, is het herkennen van je gevoel. Als je stress voelt in je onderbuik, kun je even uit jezelf stappen en jezelf vragen waar het vandaan komt (was het echt een overlĳdensbericht of alleen een irritante e-mail van iemand die je al eerder had voorgenomen gewoon te negeren). Dan weet je of het de stress waard is of dat het wel meevalt. Als tweede stap kun je dit gevoel proberen te laten overheersen door goede gevoelens, bĳvoorbeeld door jezelf af te vragen welke grote en kleine successen je vandaag al behaalde. En omgekeerd is het ook belangrĳk om actief te genieten. Bedenk hoe blĳ je mag zĳn met een heerlĳke maaltĳd of met een pauze buiten in het zonnetje. Bestel nu het gehele boek: www.stressopkantoor.nl

. Nieuwe gewoontes vormen zich in dagen “Wĳ zĳn wat we regelmatig doen.” (Aristoteles) Stressvrĳ werken is een logisch gevolg van het hebben van de juiste gewoontes. Als je de gewoonte aanleert om jezelf goed te organiseren, is het logisch dat je meer controle krĳgt en je werklast de baas wordt. Studies geven verschillende uitkomsten over hoe lang het duurt om een nieuwe gewoonte aan te leren. ‘Algemene wĳsheid’ noemt dagen als vuistregel, terwĳl andere onderzoeken eerder wĳzen richting of dagen. De allerbelangrĳkste conclusie is overal wel hetzelfde: je kunt nieuwe gewoontes gewoon aanleren. Je hoeft maar te kiezen wat je als gewoonte wilt hebben, dat een bepaalde tĳd doen en voilà: jouw nieuwe gewoonte is geboren. Bedenk eens wat een macht jou dat geeft – de macht om jouw toekomst te bepalen! Het kost tĳd om de leercyclus te doorlopen: van weten naar doen naar zĳn. Eerst weten we hoe iets moet, dan gaan we het doen en uiteindelĳk gaat het vanzelf – dan is het onderdeel van wie we zĳn. Bĳvoorbeeld: ik herinner mĳ nog goed hoe mĳn eerste spreekbeurt ging, in groep . Ik wist ongeveer hoe het moest (voor de klas gaan staan en een verhaal vertellen over een onderwerp dat je interesseert). Ik kreeg het nauwelĳks voor elkaar om het te doen (met veel gestotter en een boekwerk aan aantekeningen in mĳn hand). En het was overduidelĳk dat dit ‘niets voor mĳ’ was. Maar gaandeweg in het werkende leven heb ik steeds meer geleerd over presentatietechnieken (weten), heb ik veel geoefend door het geven van managementpresentaties en trainingen (doen), zodat het nu vrĳwel vanzelf gaat en ik het zelfs leuk vind om te doen (dat is wie ik nu ben). Het doel van dit boek is om je te helpen met de eerste stap: weten. De actiepunten aan het einde van ieder hoofdstuk helpen je om te starten met het doen. En als het je lukt om de gewoontes aan te leren, wordt dit al snel wie je bent. Hoe leer ik die nieuwe gewoontes dan aan? Het eerste aspect is al genoemd: iets dagen doen, zodat de activiteit wordt ingeslepen in je onderbewustzĳn. De twee belangrĳkste dingen waar je ook rekening mee kan houden zĳn: beeld iedere ochtend aan het ontbĳt, of iedere dag in de auto. op momenten dat je de gewoonte dreigt te vergeten.


Bĳvoorbeeld: ik wilde zes jaar geleden meer leren over tĳdmanagement, maar ik had geen tĳd om boeken te lezen. Toen heb ik mĳzelf beloofd om iedere dag op weg naar kantoor een audioboek te luisteren. Ik vertelde mĳn huisgenoot over het voornemen en die dacht natuurlĳk dat ik gek was. Maar hĳ gaf wel dagelĳks een aanmoedigende knipoog als ik ’s ochtends weer met mĳn oortjes in het huis verliet. De metrorit maakte ik toch vaak half slapend, dus die tĳd kon ik nuttiger opvullen. Het duurde inderdaad nog geen maand voordat ik mĳ al eenzaam voelde zonder dat er tĳdens de metrorit allerlei wĳsheden in mĳn oor werden gefluisterd. De sleutel tot succes is dus om gewoontes aan te leren die jou helpen met stressvrĳ werken. Of gewoontes die jou vanzelf de beste van de afdeling maken. Daarom zal ik ieder hoofdstuk afsluiten met een concreet actiepunt. Dit actiepunt is er steeds op gericht om de juiste gewoonte aan te leren. Het enige wat ik van je wil vragen is om de acties een serieuze kans te geven. Dus om jezelf de belofte te doen dat je de actiepunten zult uitvoeren. Omdat de uitkomst meer dan de moeite waard zal zĳn.

~ Einde van preview ~

Bestel nu het gehele boek op www.stressopkantoor.nl

Alexander Keehnen WEG MET STRESS OP KANTOOR. simpele stappen je werklast de baas. Preview

Recommend Documents