Concept Verslag van de Algemene Ledenvergadering TC Cash 2013 d.d. 24 februari 2014 gehouden in paviljoen TC Cash te Rijen Aanwezig : 63 stemgerechtigde leden Agendapunt 1 Opening door de voorzitter Remco van den Akker (Voorzitter) opent de vergadering om 20.00 uur en bedankt de aanwezigen voor hun komst. De agenda en de bijlagen konden vooraf via de website worden geraadpleegd. Voorzitter stelt vast dat het benodigde quorum van aantal stemgerechtigde leden aanwezig is. Agendapunt 2 Verslag Algemene Ledenvergadering 2012 d.d.18-02-2013 Het verslag is met de agenda meegestuurd. Voorzitter loopt dit verslag pagina voor pagina door. Onder agendapunt 9 moet “Cees Thielen” gewijzigd worden in “Kees Nieuwenhuyse”. Er zijn verder geen inhoudelijke opmerkingen. Het verslag wordt vastgesteld. Agendapunt 3 Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken voor deze vergadering bij het secretariaat binnen gekomen. Wel zijn er 6 afmeldingen binnengekomen. Agendapunt 4 Jaarverslag 2013 Het verslag dat met de agenda is meegestuurd wordt pagina voor pagina doorlopen. Er zijn geen inhoudelijke opmerkingen. Agendapunt 5
Financiën
Agendapunt 5a Verslag van de kascommissie De voorzitter geeft het woord aan Adrie van Beek namens de kascommissie. Bij de controle van de financiële administratie van de vereniging heeft de kascommissie de volgende constateringen gedaan. De commissie heeft geconstateerd dat er t.o.v. het vorig boekjaar een negatief verschil is van € 26.000,=. Er zijn geen in het oog springende uitgaven geweest anders dan de aanschaf van beveiligingscamera’s en een loungeset die niet waren begroot. Het tekort in de exploitatie wordt met name veroorzaakt door de lagere inkomsten uit sponsorgeld en contributies als gevolg van het teruglopend ledenaantal. Verder is geconstateerd dat inkomsten zijn gederfd door inefficiënte indeling van de trainingsgroepen. De commissie adviseert om iedere activiteit kostenneutraal te houden zodat alleen vaste kosten op de begroting blijven drukken op een kleiner ledenaantal. De commissie adviseert voorts de om de penningmeester decharge te verlenen over het afgelopen boekjaar. De vergadering neemt dit advies over. De voorzitter bedankt de kascommissie Agendapunt 5b Exploitatieoverzicht 2013 De voorzitter loopt per pagina door het exploitatieoverzicht. Het exploitatietekort bedraagt € 16.122,=. Daarin zit een extra aflossing op de hypotheek van € 10.000,=. Verder worden de bevindingen van de kascommissie bevestigd. Er zal beter gestuurd worden op een efficiëntere indeling van de trainingen zodat deze weer kostendekkend zijn. Het bestuur zal kritisch blijven kijken naar de uitgaven. Agendapunt 5c Balans per 31 december 2013 De voorzitter loopt per pagina door de balans. Hij ligt toe dat er in 2013 extra is afgelost op de hypothecaire lening ondanks het tegenvallende resultaat. De vereniging is financieel nog steeds gezond en heeft weer voldoende geld kunnen voor onderhoud in de toekomst. Er zijn geen verdere opmerkingen of vragen van de aanwezigen. Agendapunt 5d Begroting 2014 De voorzitter loopt per pagina door de begroting. Er is een begrotingstekort van € 8.654,=. Het bestuur ziet op voorhand geen mogelijkheden om dit gat te dichten. Het teruglopende ledenaantal
1
Concept en daardoor minder trainende leden en een verwachte lagere baromzet zijn hier debet aan terwijl de vaste lasten nagenoeg gelijk blijven. De voorzitter vraagt de aanwezigen of er suggesties zijn. Joep Avontuur: bij deze aanhoudende krimp van het ledenaantal is het verstandig om noodscenario’s over een aantal jaren op te maken. Voorzitter neemt deze suggestie in beraad. Gerard Leenaars: de barinkopen zijn te optimistisch begroot en zal voor 2014 een gat slaan in de exploitatie. Marco Lurings zegt dat er dan meer activiteiten georganiseerd moeten worden. Adrie van Beek: welke acties worden genomen om de trainingsgroepen vol te krijgen. Het onderwerp komt later in de presentatie terug, maar komt er op neer dat er efficiënter gepland moet worden. Chris de Goede: zijn er mogelijkheden om weggelopen leden terug te halen. Vz. antwoord dat hij van TCR een overzicht heeft gehad van het aantal leden dat de afgelopen jaren daar is ingestroomd. Het aantal leden van Cash die naar TCR zijn gegaan zijn op twee handen te tellen, wat niet verontrustend is. Ruud Rutten: door ‘slim’ af te hangen (eerst afhangen op banen waar de baanverlichting al brandt) kan energie worden bespaard. Op de vraag of dit kan worden geautomatiseerd antwoord Freek Tolsma dat de KNLTB dit niet ondersteund in het digitale afhangbord. Vz. zegt toe zich nogmaals over dit onderwerp te buigen. Harry van Dongen: de post electra zou misschien omlaag kunnen omdat hij soms lege banen ziet waar de baanverlichting nog aan is. Het is een kwestie van discipline om na de laatste partij de baanverlichting uit te doen. Vz. zegt toe hier een plan op te willen maken. Er wordt nog gesuggereerd om eens te informeren naar led-verlichting. Jan Soeterboek: oppert –wellicht een minder populaire maatregel- om een aantal banen buiten gebruik te stellen. Hij vraagt zich af of dat iets zou opleveren. Vz. zegt dat deze suggestie meegenomen kan worden in de eerder voorgestelde noodscenario’s. Joep Avontuur merkt op dat dit momenteel niet voor de hand ligt gezien de slechte waterdoorlatendheid van een aantal banen. Vz. antwoord dat we gezien het ledenaantal met minder banen uit zouden moeten komen, maar stelt ook vast dat het niet de meest geliefde optie is. Richard de Hoogh: blijft het een bijzondere situatie vinden dat er twee tennisverenigingen naast elkaar bestaan. Vz. zegt het wel eens over een fusie te hebben gehad, maar TCR houdt dit af. Paul Bogers: ziet kansen om inkomsten te genereren b.v. bij de bar. Inde baten en kosten ziet hij ook nog mogelijkheden liggen. Hij roept op om niet mee te gaan in een negatieve spiraal. Er zijn geen verdere opmerkingen of vragen van de aanwezigen. De begroting wordt ongewijzigd vastgesteld. Agendapunt 5e Verkiezing kascommissie Adrie van Beek is na drie jaar aftredend. Na enige discussie over de maximale zittingsduur wordt – met instemming van alle commissieleden- besloten dat de commissie in de huidige samenstelling nog een jaar aanblijft. Agendapunt 6 Bestuursmedelingen/bestuursvoorstellen Een aantal bestuursleden geven een presentatie. Dagelijks bestuur (Peter van Breugel) Het ledenaantal is gedaald van 690 naar 624 leden. Er waren in 2013 102 opzeggingen en 36 aanmeldingen. Van de leden die hebben opgezegd zegt de helft voor tennis geen tijd of geen zin meer te hebben. Op de een of andere wijze is de interesse weg. Er is sprake van een landelijke trend. De activiteiten die in 2013 zijn georganiseerd in het kader van ledenwerving of ledenbehoud zullen ook in 2014 gewoon doorgaan. Niets doen is geen optie. Voor een aantal van deze activiteiten zou wel ondersteuning gewenst zijn. Omdat het bestuur tennis betaalbaar wil houden, zal de contributie niet worden verhoogd. Het bestuur blijft kritisch op de uitgaven en zal blijven inzetten op fondsenwerving. Het bestuur zal blijven investeren in de jeugd. Jeugdcommissie (Thessa Smit en Jacqueline Meeuwsen) Er wordt samenwerking gezocht met andere verenigingen in de buurt. Hiervan worden enkele voorbeelden gegeven, zoals de Regiocup. Er wordt een korte toelichting gegeven op de Oranjerood competitie die vorig jaar zijn intrede heeft gedaan. De jeugdcommissie heeft de ambitie om activiteiten aan te kleden om het voor de kinderen extra leuk te maken. Stan van Beijsterveldt: stelt voor om de samenwerking met de Scouting op te zoeken om zodoende sport en spel bij elkaar te brengen. Er zijn plannen om de regiocup ook te organiseren voor senioren.
2
Concept
Technische Commissie (Ron van Riel) Er wordt nagedacht over een all-in lidmaatschap voor de jeugd. Het idee hierachter is dat leden zich niet steeds voor alle activiteiten hoeven in te schrijven. Een knelpunt in de huidige opzet van de trainingen is het volplannen van de groepen. Als er uitval is een vaste groep, dan is het lastig om daar iemand anders bij te plannen. Hier zal aan worden gewerkt. Hier en daar zullen leden concessies moeten doen. De selectietraining voor de jeugd wordt hernoemd naar wedstrijdtraining. Deelname aan de training is op fifty-fifty basis. De vereniging draagt de helft bij in de kosten. De trainers hebben voorgesteld om uit te breiden met een derde groep. Het bestuur heeft dit in beraad. De kinderen die deelnemen zijn zeer enthousiast. Met de trainingen wordt beoogd om het spelniveau te verbeteren en om binding te houden met de vereniging. Meer getalenteerde kinderen zijn anders geneigd om elders te gaan trainen. Tendo heeft het initiatief genomen om een intergemeentelijk toernooi te organiseren. Rien van der Zijden: Regiogebonden competitiespelen bestaat. De mannen 55+ doet dat al twee jaren. Er is meer vraag naar deelnemers die willen aansluiten om zodoende de competitie uit te breiden. Communicatie en PR (Freek Tolsma) Er wordt een oproep geplaatst aan teamcaptains om veel stukjes te schrijven en in te leveren over de voorjaarscompetitie. Deze worden in het weekblad geplaatst waarmee de vereniging onder de aandacht komt. De commissie zal om dezelfde reden proberen zoveel als mogelijk de regiopers te betrekken bij bepaalde activiteiten. Recentelijk heeft het bestuur besloten voor de externe communicatie alleen gebruik te maken van Facebook en Twitter. Cash heeft inmiddels een Facebookpagina. Voor de interne communicatie wordt gebruik gemaakt van de website. De website is ook op de mobiele telefoon te bezoeken. Een van de aandachtspunten voor 2014 is om de interne communicatie tussen de commissies te bevorderen. De TV zal vaker worden gebruikt voor presentaties en als digitaal publicatiebord. Het ligt in de bedoeling om er nog een scherm bij te plaatsen. Rien van der Zijden: geeft de tip om steunpunten (contactpersonen) te zoeken bij omliggende verenigingen. Dat vergemakkelijkt het contact. Kees Nieuwenhuyse: geeft een compliment voor de website en alle weekberichten. Ziet er prima uit. Accommodatiecommissie (Freek Tolsma/Harry van Dongen) Het bestuur geeft ter overweging om de hoofdpoort afsluitbaar te maken. Het draagt bij aan de veiligheid op- en beveiliging van het tennispark. Een openstaand hek nodigt ook ongenode gasten uit. Er zijn twee opties: de huidige poort afsluitbaar maken of een apart looppoortje naast het bestaande hek. In beide gevallen bedragen de kosten ca € 4.000,= In beide gevallen wordt de poort voorzien van een kaartlezer en is de poort te openen met de ledenpas. In de discussie die hierop volgt komen drie belangrijke argumenten om dit niet te doen naar voren. Een afsluitbare poort voorkomt nooit dat er geen ongewenste personen op het tennispark komen (het wordt iets lastiger). Ten tweede: er hangen al beveiligingscamera’s en sedertdien is er niet meer ingebroken. Tot slot wegen de kosten niet op tegen de baten. Er wordt met handopsteken gestemd. De meerderheid is voor het afsluiten van de hoofdpoort. Vz. plaats hier de opmerking bij dat er uiterst zorgvuldig zal worden gewerkt in het vervolgtraject. We zijn niet tevreden over de staat van alle tennisbanen. Het is momenteel slecht gesteld met de waterdoorlatendheid van de banen 1 t/m 6. We hebben een verschil van mening met de opdrachtnemer over het gepleegde groot specialistisch onderhoud dat jaarlijks plaats vindt. Er is een commissie ingesteld die werkt aan een oplossing. Harry schetst welke acties inmiddels zijn genomen. Er moet meer worden gedaan aan algen- en mosbestrijding. Sponsorcommissie (Roy Gagliardi) De commissie heeft vorig een nieuwe brochure gemaakt. De sponsorprijzen zijn naar beneden bijgesteld zodat deze weer van deze tijd zijn. Autohuis Rijen gaat actief sponsoren. Actief sponsoren wil zeggen dat een percentage van het bedrag dat u moet afrekenen als u uw auto heeft laten onderhouden of repareren ten bate komt van de vereniging, e.e.a. op vertoon van het spelerspasje. Jongh en Van Osta overwegen ook actieve sponsoring.
3
Concept Omdat twee van de commissie hebben bedankt, wordt naarstig gezocht naar nieuwe leden. De commissie is voornemens om een Club van 100 op te richten. Het doel is dat leden die de club een warm hart toedragen jaarlijks een bedrag inleggen. Een deel van dat bedrag komt ten goede aan een jaarlijks nader te bepalen doel. Het overige komt weer ten goede aan de inleggers in de vorm van een activiteit. Barcommissie (Paul Bogers) Belangrijke uitgangspunten zijn om zoveel als mogelijk bestaande structuren en afspraken te behouden waarbij uit zal worden van eigen verantwoordelijkheden bij eenieder. Taken zullen zoveel mogelijk over leden worden gespreid zodat “werkdruk” in balans is met lidmaatschap en privé leven. Naast de bar zal ook de keuken beter worden uitgenut. De doelstelling voor het komende jaar is om het rendement te vergroten en het assortiment in lijn te brengen met de wensen van de leden. Er zal worden gewerkt aan sfeer en gezelligheid. De hygiene zal worden aangescherpt. Het cashless betalen zal nader worden onderzocht. Thema’s als “kantine & sfeer”, “muziek en auteursrechten” en “terrasverwarming” zullen worden opgepakt. Mart Verdaas: terrasverwarming is duur en brengt de sfeer juist naar buiten. Een van de aanwezigen informeert naar de uitkomst van de vorig gehouden enquete. Deze staat op de website. Rien van der Zijden: vraagt wat de winstmarge is op de barverkopen. Het gemiddeld rendement is 50%. Stan van Beijsterveldt: vraagt wie de barprijzen bepaald. Hij heeft de indruk dat de prijzen bij toernooien hoger zijn dan normaal. Paul Bogers: we volgen de inkoopsprijs. Het bestuur vindt dat je niet voor iedere prijsaanpassing naar de ALV hoeft.
Agendapunt 7
Bestuursverkiezing
Het bestuur kent 9 functies. Naast het dagelijks bestuur (Voorzitter, Penningmeester en Secretaris) hebben alle 6 de voorzitters van de commissies zitting. Het bestuur stelt voor om Communicatie/PR en sponsoring te splitsen en te beleggen in twee afzonderlijke portefeuilles, voor beide afzonderlijke portefeuilles een commissievoorzitter aan te stellen en beide als commissievoorzitter te vertegenwoordigen in het bestuur, zodat het bestuur uit 10 functies komt te bestaan. De ALV stemt hier mee in. Freek Tolsma wordt daarmee Voorzitter van de Commissie communicatie en PR. In 2014 is volgens het vastgestelde schema Peter van Breugel (secretaris) aftredend. Dat geld ook voor de Voorzitter Remco van den Akker, die vorig jaar toen hij aftredend was, aangaf nog één jaar door te zullen gaan omdat er geen kandidaten waren. Remco de Graaf, voorzitter technische commissie, is tussentijds afgetreden. In de loop van 2013 zijn de functies van Voorzitter technische commissie en Voorzitter barcommissie vacant gekomen resp. gebleven. Nieuw is de functie van Voorzitter sponsorcommissie. De volgende kandidaten hebben zich aangemeld/herkiesbaar gesteld voor de vacante functies: Voorzitter technische commissie: Ron van Riel en Aart Peerden Voorzitter barcommissie: Paul Bogers en Marco Lurings Secretaris: Peter van Breugel (herkiesbaar maar slechts voor 1 jaar) Voorzitter: Remco van den Akker (herkiesbaar maar slechts voor 1 jaar) Voorzitter sponsorcommissie: Roy Gagliardi. Er hebben zich geen andere kandidaten aangemeld. Alle kandidaten worden unaniem verkozen resp. herkozen. Vz. bedankt tot slot Remco de Graaff voor zijn inzet de afgelopen jaren in het bestuur en de technische commissie. Alle nieuwe bestuursleden worden welkom geheten. Agendapunt 8 Activiteitenkalender 2014 De activiteitenkalender is in feite eind vorig jaar al vastgesteld. Jan Raaijmakers vraagt of iedereen nog tevreden is met de geplande activiteiten of dat er anderszins vragen zijn?
4
Concept Het tossen start weer in april. Geert Leijten en Jan de Nijs zullen met nog wat andere leden de organisatie op zich nemen. Annie leenaars: het vreemdkoppeltoernooi valt samen de najaarscompetitie. Jan: er is toestemming van de KNLTB om competitie op een andere dag te spelen. Adrie van Beek: heeft het clubkampioenschap in maart het beoogde effect of is het beter dit in september te houden als het wat warmer weer is. Jan: clubkampioenschap is beoogd om te oefenen voor de voorjaarscompetitie. Gerard Leenaars: waarom worden clubkampioenschappen senior en jeugd niet samen gehouden. Jacqueline: jeugdcommissie wil eigen identiteit van het kampioenschap behouden. Gerrie Schellekens: waarom is het afhalen van de ledenpassen op andere dagen. Peter: er zijn nu ook afhaalmomenten in het finaleweekend van de clubkampioenschappen. Dat brengt misschien wat meer leden naar de finalewedstrijden. Agendapunt 9
Rondvraag
Mart Verdaas: misschien is het beter om te starten met een Club van 50 i.p.v. een Club van 100. Roy: we moeten dat nog even bezien. Mart Verdaas: het gerucht gaat dat TCR op onze banen competitie gaat spelen. Vz.: TCR is voornemens om competitie te gaan spelen. Zij zijn daar zelf nog niet aan uit. Gevraagd is of zij bij de KNLTB kunnen melden dat zij gebruik kunnen maken van onze kleedkamers. Bestuur heeft hier toestemming gegeven. In de praktijk zal hier niet of nauwelijks gebruik van worden gemaakt. Er gaan geluiden op om paal en perk te stellen aan het ter beschikking stellen van banen aan TCR nu er kennelijk leden gaan overstappen naar TCR. Het kan niet zo zijn dat leden overstappen, bij TCR niet de baan op kunnen en dan maar bij Cash gaan tennissen. Vz.: het wederzijds baangebruik gaat, zoals al vele jaren, in goed onderling overleg. Vz. zegt onlangs een lijst te hebben gehad van TCR met nieuwe leden. Hert aantal leden dat is overgestapt is vrij gering. Rob Kuijten: de bomen op de achterste banen nemen veel licht weg door overhangende takken. Ad Wouters: hier is aandacht voor. Er is al contact geweest met de gemeente, die al foto’s heeft genomen. Het wachten is op een kapvergunning. Joep Avontuur: stelt voor om bewegingssensoren op de banen te plaatsen zodat baanverlichting uitgaat als er niet wordt gespeeld. Vz.: zullen dit onderzoeken. Adrie van Beek: banken rond de banen zijn in slechte staat. Chris de Goede: wil hier binnenkort iets aan gaan doen. Richard de Hoogh: stelt voor om als alternatief ook trainingen te houden van 1,5 uur, maar dan misschien in een lagere periodiciteit. Ron van Riel: de technische commissie neemt deze suggestie mee. Agendapunt 10
Sluiting van de vergadering
De voorzitter bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering rond 22:30 uur.
5
