Adri Priadana Ahmad Irfan A. Aris Wahyu M
Tujuan Pembelajaran Memahami pentingnya project cost management Menjelaskan prinsip-prinsip dasar, konsep, dan istilah dari
project cost management Menjelaskan berbagai jenis perkiraan biaya dan metode untuk mempersiapkannya Memahami proses yang terlibat dalam penganggaran biaya dan mempersiapkan perkiraan biaya dan anggaran untuk proyek dalam bidang teknologi informasi Memahami manfaat dari manajemen nilai yang diperoleh dan manajemen proyek portofolio untuk membantu dalam pengendalian biaya Menjelaskan bagaimana manajemen proyek perangkat lunak dapat membantu dalam manajemen biaya proyek
Pentingnya Project Cost Management Proyek TI memiliki track record yang buruk untuk
tujuan anggaran pertemuan Penelitian CHAOS menemukan jumlah peningkatan biaya rata-rata (persentase tambahan atau jumlah dolar dimana biaya aktual melebihi perkiraan) berkisar dari 180 persen pada tahun 1994 menjadi 56 persen pada tahun 2004, penelitian lain menemukan jumlah peningkatan menjadi 33-34 persen.
Apa yang salah? Menurut sejarah San Francisco Chronicle pada halaman
depan, "Computer Bumbling Costs the State $1 Billion," negara bagian California memiliki serangkaian kegagalan proyek TI mahal di akhir 1990-an. Internal Revenue Service (IRS) AS terus memberikan contoh bagaimana dampak biaya yang tidak dikelola dengan baik. Serangkaian kegagalan proyek pembayar biaya pajak pada 1990 lebih dari $ 50 miliar per tahun Pada tahun 2006, IRS diberitakan mengalami kegagalan upgrade untuk software-nya dan deteksi adanya penipuan, biaya $ 318.000.000 dalam pengembalian dana palsu yang tidak tertangkap.
Apakah Cost and Project Cost Management? Cost adalah sumber daya yang dikorbankan untuk mencapai tujuan tertentu atau sesuatu yang diberikan sebagai ganti
Cost biasanya diukur dalam unit mata uang seperti dollar, rupiah Project Cost Management mencakup proses-
proses yang dibutuhkan untuk menjamin proyek bisa diselesaikan sesuai budget yang sudah disetujui
Proses Cost Management Project Resource planning: menentukan sumber daya apa
dan berapa banyak yang harus digunakan. Cost estimating: membuat estimasi biaya dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Cost budgeting: Mengalokasikan estimasi biaya semuanya ke masing-masing item pekerjaan sebagai garis dasar untuk pengukuran performansi. Cost control : pengendalian perubahan terhadap budget proyek.
Figure 7-1: Project Cost Management Summary
Prinsip Dasar Cost Management
Sebagian besar anggota pengurus lebih memahami dan lebih tertarik dalam hal keuangan daripada istilah TI, sehingga manajer proyek TI harus berbicara dengan bahasa mereka: Keuntungan (Profit) adalah pendapatan dikurangi pengeluaran Profit margin (Profit Margin) adalah rasio pendapatan terhadap laba Life Cycle Costing adalah estimasi biaya proyek ditambah biaya perawatan produk yang dihasilkan Cash Flow Analysis menentukan perkiraan biaya tahunan dan manfaat bagi proyek dan arus kas tahunan yang dihasilkan, keuntungan dari suatu proyek.
Table 7-1. Cost of Downtime for IT Applications
Apakah sudah tepat? Banyak organisasi menggunakan TI untuk mengurangi
biaya operasional Teknologi telah menurunkan biaya yang terkait dengan pemrosesan transaksi ATM: Pada tahun 1968, biaya rata-rata adalah $ 5 Pada tahun 1978, biaya turun ke $ 1,50 Pada tahun 1988, biaya itu hanya nikel Pada tahun 1998, hanya biaya sepeser pun Pada tahun 2008, biaya itu hanya setengah sen!
Investasi di green IT dan inisiatif lainnya telah membantu
baik lingkungan dan garis bawah perusahaan, Michael Dell, CEO Dell, mencapai tujuannya untuk membuat perusahaannya "carbon neutral " pada tahun 2008
Prinsip Dasar Cost Management Tangible costs or benefits adalah biaya-biaya atau manfaat
yang organisasi dapat yang mudah diukur, seperti diukur dengan dolar. Intangible costs or benefits adalah biaya atau manfaat yang sulit untuk mengukur dalam istilah moneter. Direct costs adalah biaya yang dapat berhubungan langsung dengan produksi produk dan jasa dari proyek Indirect costs adalah biaya yang tidak berhubungan langsung dengan produk atau jasa dari proyek, tetapi tidak berkaitan langsung dalam melakukan proyek Sunk cost adalah uang yang telah dihabiskan di masa lalu, ketika memutuskan proyek apa yang harus berinvestasi atau melanjutkan, Anda tidak harus mencakup biaya yang hangus
Prinsip Dasar Cost Management (Cont) Learning curve theory menyatakan bahwa ketika banyak
item yang diproduksi berulang-ulang, biaya unit barangbarang menurun dalam pola teratur karena lebih banyak unit yang diproduksi. Reserves adalah dolar yang termasuk dalam perkiraan biaya untuk mengurangi resiko biaya dengan memungkinkan untuk situasi masa depan yang sulit untuk diprediksi. Contingency reserves memungkinkan untuk situasi masa depan yang mungkin sebagian untuk direncanakan (kadang-kadang disebut known unknowns) dan termasuk dalam baseline biaya proyek. Management reserves memungkinkan untuk situasi masa depan yang tak terduga (kadang-kadang disebut unknown unknowns)
Manajer proyek harus serius menentukan
perkiraan biaya jika mereka ingin menyelesaikan proyek dalam keterbatasan anggaran. Sangat penting untuk mengetahui jenis perkiraan biaya, bagaimana mempersiapkan perkiraan biaya, dan masalah khas yang terkait dengan perkiraan biaya TI
Tabel 7-2: Jenis Estimasi Biaya
Rencana Pengelolaan Biaya Sebuah rencana manajemen biaya adalah dokumen
yang menjelaskan bagaimana organisasi akan mengelola varian biaya pada proyek. Sebagian besar dari total biaya proyek sering dihabiskan oleh biaya tenaga kerja, sehingga manajer proyek harus mengembangkan dan melacak perkiraan tenaga kerja
Tabel 7-3: Maksimum headcounts Departemen per Tahun
Tool dan Teknik dalam Menentukan Estimasi Biaya Tool dan Teknik Dasar dalam Menentukan Estimasi Biaya Analogous atau top-down estimates : menggunakan
biaya yang sebenarnya dari sebuah proyek serupa sebelumnya, sebagai dasar untuk memperkirakan biaya proyek yang lainnya. Bottom-up estimates : melibatkan perkiraan individu dalam item pekerjaan atau kegiatan dan menjumlahkan item atau aktiftas tersebut untuk mendapatkan total proyek. Parametric modeling : menggunakan karakteristik proyek (parameter) dalam model matematis untuk memperkirakan biaya proyek.
Masalah khas dengan Perkiraan Biaya TI Perkiraan yang dilakukan terlalu cepat. Kurangnya pengalaman dalam memperkirakan biaya.
Manusia kadang meremehkan tentang perkiraan biaya. Manajemen menghendaki akurasi.
Contoh Perkiraan Biaya • See pp. 277-281 for a detailed example of creating a
cost estimate for the Surveyor Pro project described in the opening case • Sebelum membuat perkiraan, mengetahui apa yang akan digunakan, mengumpulkan informasi sebanyak mungkin, dan memperjelas aturan dasar dan asumsi untuk memperkirakan. • Jika memungkinkan, estimasi biaya berdasarkan kategori utama WBS. • Buat model biaya untuk membuatnya lebih mudah dalam melakukan perubahan dan mendokumentasikan perkiraan.
Gambar 7-2: Surveyor Pro Proyek Perkiraan Biaya
Gambar 7-3: Surveyor Pro Pengembangan Perkiraan Software
Penganggaran Biaya • Mengalokasikan
biaya melibatkan anggaran perkiraan biaya proyek yang dipengaruhi item pekerjaan individu dari waktu ke waktu. • WBS adalah input yang diperlukan untuk proses penganggaran biaya ,sejak menentukan item pekerjaan. • Tujuan yang paling penting adalah untuk menghasilkan dasar pengganggaran biaya. – Sebuah alokasi waktu-bertahap yang manajer proyek
digunakan untuk mengukur dan memonitor kinerja biaya
Gambar 7-4: Surveyor Pro Biaya Proyek Dasar
* Bilangan dibulatkan, sehingga beberapa jumlah total tidak ditampilkan
Kontrol Biaya • Pengendalian biaya proyek meliputi : – Monitoring kinerja biaya – Memastikan bahwa hanya perubahan proyek yang tepat disertakan dalam biaya awal yang direvisi – Menginformasikan kepada para stakeholder yang berwenang terhadap perubahan ,jika hal tersebut akan mempengaruhi biaya
• Banyak organisasi di seluruh dunia
memiliki masalah dengan pengendalian biaya
Media Snapshot Australia: masalah instalasi sistem ERP di Crane Group Ltd
menyebabkan perkiraan biaya lebih dari $ 11.500.000. India: sebanyak 274 proyek yang saat ini sedang dilaksanakan di sektor sentral menyebabkan pembengkakan biaya dan waktu. Pakistan: Pakistan telah menderita kerugian secara terus menerus melampaui Rs 1798000000 (lebih dari $ 30 juta dolar AS) dalam pelaksanaan 66,5 megawatt Jagran Hydropower Project di Lembah Neelum. Amerika Serikat: Northern California, anggota parlemen marah atas pengumuman Gubernur Arnold Schwarzenegger bahwa penumpang harus membayar biaya konstruksi pada jembatan Bay area ... Mungkin dibutuhkan Terminator untuk membantu mengendalikan biaya!
Earned Value Management (EVM) EVM adalah teknik pengukuran kinerja proyek yang
mengintegrasikan ruang lingkup, waktu, dan data biaya. Mengingat hal yang mendasar (rencana awal ditambah perubahan disetujui), Anda dapat menentukan seberapa bagus proyek tersebut untuk dapat memenuhi tujuannya. Anda harus memasukkan informasi aktual secara berkala menggunakan EVM. Semakin banyak organisasi di seluruh dunia menggunakan EVM untuk membantu mengendalikan biaya proyek.
Earned Value Management Terms The Planned Value (PV), sebelumnya disebut budgeted cost of
work scheduled (BCWS), juga biasa disebut anggaran, adalah bahwa sebagian dari total perkiraan biaya yang telah disetujui rencananya akan digunakan untuk kegiatan selama periode tertentu. Actual Cost (AC), sebelumnya disebut actual cost of work performed (ACWP), adalah total biaya langsung dan tidak langsung yang dikeluarkan dalam menyelesaikan pekerjaan pada suatu kegiatan selama periode tertentu. Earned Value (EV), sebelumnya disebut budgeted cost of work performed (BCWP), adalah perkiraan nilai pekerjaan aktual yang benar-benar selesai. EV didasarkan pada biaya yang direncanakan (asli) untuk proyek atau kegiatan dan tingkat di mana tim ini menyelesaikan pekerjaan pada proyek atau kegiatan sampai saat itu / berdasarkan tanggal.
Rate of Performance Rate of performance (RP) adalah rasio pekerjaan
yang sebenarnya diselesaikan dengan persentase pekerjaan yang telah direncanakan dan diselesaikan pada waktu tertentu selama siklus proyek atau kegiatan. Brenda Taylor, Senior Project Manager di Afrika Selatan, menunjukkan aturan dan pendekatan untuk memperkirakan nilai yang diterima. Misalnya, instalasi server ini hampir/halfway selesai pada akhir minggu 1; tingkat kinerja akan menjadi 50% karena pada akhir minggu 1 jadwal yang direncanakan mencerminkan bahwa tugas harus 100% selesai dan hanya 50% dari pekerjaan yang telah selesai.
Table 7-4 Perhitungan Earned Value Setelah Minggu Pertama
29
Table 7-5: Earned Value Formulas
30
Aturan Thumb untuk Memperoleh Value Number Angka negatif untuk biaya dan varian jadwal
menunjukkan masalah di daerah tersebut. CPI dan SPI kurang dari 100% menunjukkan masalah. Masalah yang dimaksud dalam proyek ini biaya yang terjadi lebih dari yang direncanakan (over budget) atau mengambil lebih lama dari yang direncanakan (dalam jadwal) CPI dapat digunakan untuk menghitung estimate at completion (EAC)--perkiraan berapa biaya untuk menyelesaikan proyek didasarkan pada kinerja (to date), budget at completion (BAC) adalah total anggaran asli untuk proyek.
Figure 7-5: Earned Value Chart for Project after Five Months
32
Project Portfolio Management Banyak organisasi mengumpulkan dan mengontrol
seluruh paket proyek atau investasi sebagai salah satu rangkaian kegiatan yang saling terkait dalam portofolio. Lima tingkat untuk manajemen proyek portofolio: Letakkan semua proyek Anda dalam satu database Prioritaskan proyek dalam database Anda Bagilah proyek Anda menjadi dua atau tiga anggaran
berdasarkan jenis investasi Otomatisisasi repositori Terapkan teori portofolio modern, termasuk risk-return tools yang memetakan risiko proyek pada kurva.
Manfaat Manajemen Portofolio Schlumberger menghemat $3 juta dalam satu tahun
dengan mengorganisir 120 proyek teknologi informasi ke dalam portofolio. META Grup Research menunjukkan bahwa: Organisasi yang mengevaluasi proyek-proyek teknologi informasi berdasarkan dampak bisnis mereka dan nilai-nilai potensi bisnis mereka maka pelaksanaan proyek tersebut menghasilkan 25 persen lebih banyak perubahan ke baris bawah. Bisnis eksekutif menyatakan bahwa menggunakan manajemen proyek portofolio memungkinkan manajer untuk membuat keputusan lebih cepat dan lebih percaya diri.
Best Practice Sebuah survei global yang dirilis oleh Borland Software pada tahun
2006 menunjukkan bahwa banyak organisasi masih pada tingkat kematangan yang rendah dalam hal bagaimana mereka mendefinisikan tujuan proyek, mengalokasikan sumber daya, dan mengukur keberhasilan keseluruhan portofolio teknologi informasi mereka. Beberapa temuan meliputi: Hanya 22 persen responden survei melaporkan bahwa organisasi mereka baik secara efektif atau sangat efektif menggunakan rencana proyek untuk mengelola proyek. Hanya 17 persen memiliki proses yang ketat atau sangat ketat untuk rencana proyek, yang meliputi pengembangan data dasar dan memperkirakan jadwal, biaya, dan dampak bisnis proyek. Hanya 20 persen setuju jika organisasi mereka memantau kemajuan portofolio dan mengkoordinasikan seluruh proyek untuk saling tergantung satu sama lain.
Menggunakan Software untuk dalam Manajemen Biaya Spreadsheets adalah alat umum untuk perencanaan
sumber daya, estimasi biaya, anggaran biaya, dan kontrol biaya. Banyak perusahaan menggunakan software aplikasi keuangan yang lebih canggih dan terpusat untuk informasi biaya. Perangkat lunak pada manajemen proyek memiliki banyak fitur-biaya yang saling terkait, khususnya perusahaan PM software.
Chapter Summary Manajemen biaya proyek adalah yang secara
tradisional merupakan weak area dalam proyek TI, dan manajer proyek harus bekerja untuk meningkatkan kemampuan mereka untuk memberikan proyek-proyek dalam anggaran yang disetujui. Proses utama meliputi: Estimasi Biaya
Anggaran Biaya Kontrol Biaya
