Administratieve aanpassingen als gevolg van BTW-verhoging van 19 naar 21% Op 1 oktober 2012 wordt het algemene BTW-tarief verhoogd van 19 naar 21%. Dit heeft gevolgen voor uw administratie. In deze Support Note vindt u uitleg over de aanpassingen die nodig zijn om het nieuwe BTW-tarief beschikbaar te maken in uw administratie. Let op - Belangrijk bericht voor gebruikers met Support & Onderhoud! Heeft u Support & Onderhoud afgesloten op uw Davilex-software? Dan ontvangt u op korte termijn een upgrade waarin het BTW-tarief van 21% is opgenomen. Daarnaast zal een conversietool ter beschikking gesteld worden die veel van onderstaande stappen automatisch voor u uitvoert. Heeft u geen noodzaak om ruim vóór 1 oktober a.s. het BTW-tarief van 21% toe te passen? Dan adviseren wij u om de upgrade en conversietool af te wachten. Onderstaand wordt uitgelegd hoe u uw administratie handmatig aanpast, zodat het hoge BTW-tarief van 21% toegepast kan worden. Welke stappen uitgevoerd moeten worden, is afhankelijk van de modules die u in gebruik heeft. Stap 1 tot en met 5 behandelen de boekhoudkundige aanpassingen als het toevoegen van BTW-grootboekrekeningen en het nieuwe BTW-tarief. De overige stappen zijn (mogelijk) van toepassing indien u naast een boekhoudkundige module ook gebruikmaakt van Davilex Factuur (Basic), Davilex Voorraad en/of Davilex Order.
Benodigde aanpassingen indien u uitsluitend over een boekhoudkundige module beschikt: 1. 2. 3. 4. 5.
Nieuwe BTW-grootboekrekeningen aanmaken BTW-grootboekrekeningen aanmaken voor het BTW-tarief 19% Overig BTW-tarief Hoog 21% en BTW-tarief Overig 19% toevoegen Instellingen aanpassen Grootboekrekeningen aanpassen
Aanvullende stappen (indien van toepassing) 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Artikelen aanpassen Leveringsvoorwaarden aanpassen Instellingen leveringsvoorwaarden aanpassen Leveringsvoorwaarden bij debiteuren en crediteuren aanpassen Lay-outs aanpassen Standaardfacturen en standaardorders aanpassen Herhalende facturen aanpassen
Stap 1 - Nieuwe BTW-grootboekrekeningen aanmaken Maak eerst BTW-grootboekrekeningen aan voor het nieuwe algemene BTW-tarief 21%: 1. Ga naar het tabblad Inrichting en klik in de groep BTW & ICP op BTW-tarieven. 2. Selecteer het BTW-tarief ‘19%’ en klik op Wijzigen. 3. Noteer de grootboekrekeningen achter Te vorderen BTW en Af te dragen BTW en klik op Opslaan en sluiten. 4. Klik op het tabblad Inrichting in de groep Boekhoudstructuur op Grootboekrekeningen. 5. Selecteer de grootboekrekening die u bij punt 3 als Te vorderen BTW heeft genoteerd en klik op Dupliceren. 6. Voer een uniek nummer en een omschrijving in, bijvoorbeeld ‘1526’ en ‘BTW Inkoop Hoog 21%’, en klik op Opslaan en sluiten. 7. Herhaal punt 5 en 6 voor de grootboekrekening die u bij punt 3 als Af te dragen BTW heeft genoteerd. Gebruik dan bijvoorbeeld “1506” en “BTW Verkoop Hoog 21%”. 1
Stap 2 - BTW-grootboekrekeningen aanmaken voor het BTW-tarief 19% Overig Vanaf 1 oktober 2012 mag het BTW-tarief Hoog 19% niet meer toegepast worden. Er kunnen zich echter situaties voordoen dat het toepassen van dit tarief noodzakelijk is, bijvoorbeeld bij het invoeren van een correctieboeking. Om deze boekingen correct te kunnen verwerken in de BTW-aangifte en de eindejaarsverwerking, is het noodzakelijk om apart BTW-tarief en bijbehorende BTWgrootboekrekeningen aan te maken: 1. Selecteer de grootboekrekening die u bovenstaand bij punt 3 als Te vorderen BTW heeft genoteerd en klik op Dupliceren. 2. Voer een uniek nummer en een omschrijving in, bijvoorbeeld ‘1527’ en ‘BTW Inkoop Overig 19%’ en klik op Opslaan en sluiten. 3. Herhaal deze stappen voor de grootboekrekening die u bij punt 3 in het vorige stappenplan als Af te dragen BTW heeft genoteerd. Gebruik dan bijvoorbeeld ‘1507’ en ‘BTW Verkoop Overig 19%.
Stap 3 - Het BTW-tarief Hoog 21% toevoegen Zijn de nieuwe BTW-grootboekrekeningen aangemaakt, dan kunt u het BTW-tarief Hoog 21% en het BTW-tarief Overig 19% toevoegen: BTW-tarief Hoog 21% toevoegen 1. Ga naar het tabblad Inrichting en klik in de groep BTW & ICP op BTW-tarieven. 2. Klik op Toevoegen. 3. Voer een unieke zoekcode in, bijvoorbeeld ‘15’. 4. Geef als omschrijving ”BTW 21%” op. 5. Vul in het veld Percentage ’21’ in. 6. Selecteer achter BTW-tariefgroep de optie ‘Hoog’. 7. Selecteer bij Te vorderen BTW en Af te dragen BTW de grootboekrekeningen die u in ‘Stap 1 – Nieuwe BTW-grootboekrekeningen’ heeft aangemaakt. 8. Klik op Opslaan en sluiten. BTW-tarief Overig 19% toevoegen 1. Klik op Toevoegen. 2. Voer een unieke zoekcode in, bijvoorbeeld ’16’. 3. Geef als omschrijving ‘BTW 19% Overig’ op. 4. Vul in het veld Percentage ‘19’ in. 5. Selecteer achter BTW-tariefgroep de optie ‘Overig’. 6. Selecteer bij Te vorderen BTW en Af te dragen BTW de BTW-grootboekrekeningen die u in ‘Stap 2 - BTW-grootboekrekeningen aanmaken voor het BTW-tarief 19% Overig’ heeft aangemaakt. 7. Klik op Opslaan en sluiten. BTW-tarief Verlegd naar mij 21% toevoegen 1. Klik op Toevoegen. 2. Voer een unieke zoekcode in, bijvoorbeeld ‘17’. 3. Geef als omschrijving ”BTW Verlegd 21%” op. 4. Vul in het veld Percentage ’21’ in. 5. Selecteer achter BTW-tariefgroep de optie ‘Verlegd naar mij’. 6. Klik op Opslaan en sluiten. BTW-tarief Binnen EU 21% toevoegen 1. Klik op Toevoegen. 2. Voer een unieke zoekcode in, bijvoorbeeld ‘18’. 3. Geef als omschrijving ”BTW Binnen EU 21%” op. 4. Vul in het veld Percentage ’21’ in. 5. Selecteer achter BTW-tariefgroep de optie ‘Inkoop EU’. 6. Klik op Opslaan en sluiten. 2
BTW-tarief Buiten EU 21% toevoegen 7. Klik op Toevoegen. 8. Voer een unieke zoekcode in, bijvoorbeeld ‘19’. 9. Geef als omschrijving ”BTW Buiten EU 21%” op. 10. Vul in het veld Percentage ’21’ in. 11. Selecteer achter BTW-tariefgroep de optie ‘Inkoop niet EU’. 12. Klik op Opslaan en sluiten.
Stap 4 - Instellingen wijzigen Om ervoor te zorgen dat vanaf 1 oktober 2012 automatisch het juiste BTW-tarief geselecteerd wordt, past u de administratie-instellingen aan: 1. Klik in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen of open de instellingen door op de Davilexknop te klikken en te kiezen voor Instellingen. 2. Ga naar het tabblad Algemeen en klik in de groep Instellingen systeem op BTW-tarieven. 3. Selecteer onder de kop Standaard BTW-tarieven verkoop in het veld Binnenland het BTW-tarief 21%. 4. Selecteer onder de kop Standaard BTW-tarieven inkoop in het veld Binnenland het BTW-tarief 21%, in het veld EU-lid ‘BTW Binnen EU 21%’ en in het veld Niet-EU-lid ‘BTW Buiten EU 21%’. 5. Klik op Opslaan en sluiten.
Stap 5 - Grootboekrekeningen aanpassen Grootboekrekeningen waaraan het BTW-tarief 19% is gekoppeld moeten aangepast worden aan het nieuwe tarief. Zo zorgt u ervoor dat bij het invoeren van boekstukregels automatische het juiste BTWtarief getoond wordt in het veld ‘BTW-tarief en bedrag’. U kunt het BTW-tarief dat gekoppeld is aan grootboekrekeningen als volgt wijzigen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Klik op het tabblad Inrichting in de groep Boekhoudstructuur op Grootboekrekeningen. Klik in de werkbalk op Lijstopties. Markeer op het tabblad Kolommen de kolom BTW-tarief – Omschrijving. Selecteer onder Sortering bij ‘Sorteer op’ de kolom ‘BTW-tarief – Omschrijving’ en de optie ‘Oplopend’. Klik vervolgens op OK. Selecteer in de lijst Grootboekrekeningen de eerste grootboekrekening waaraan het BTW-tarief Hoog 19% gekoppeld is en klik op Wijzigen*. Selecteer achter de optie BTW-tarief het 21% BTW-tarief. Kies hier voor inclusief of exclusief BTW. Klik op Opslaan en sluiten. Herhaal stap 5 tot en met 7 totdat aan alle grootboekrekeningen het juiste BTW-percentage is gekoppeld.
* U kunt er ook voor kiezen om nieuwe grootboekrekeningen aan te maken. Selecteer in dit geval de grootboekrekening waaraan het BTW-tarief 19% is gekoppeld en klik op Dupliceren. Let op: maakt u nieuwe grootboekrekeningen aan, controleer dan de instellingen bij artikelgroepen, debiteuren en crediteur alsmede de boekhoudinstellingen.
Overige administratieve aanpassingen Maakt u uitsluitend gebruik van een boekhoudkundige module, dan kunt u na het uitvoeren van bovenstaande stappen gebruikmaken van het BTW-tarief Hoog 21%. Maakt u ook gebruik van aanvullende modules als Davilex Totaal, Davilex Compact, Davilex Factuur (Basic), Davilex Order en/of Davilex Voorraad? Doorloop dan ook onderstaande stappen en voer indien van toepassing de benodigde wijzigingen door. 3
Stap 6 - Artikelen aanpassen Maakt u gebruik van artikelen, controleer dan voor ieder artikel of het juiste BTW-tarief is geselecteerd: 1. Ga naar het tabblad Facturatie, Orderbeheer of Voorraadbeheer en klik in de groep Artikelen op Artikelen. 2. Selecteer het eerste artikel en klik op Wijzigen. 3. Ga naar het tabblad Inkoop en controleer welk BTW-tarief geselecteerd is onder de kop Binnenland in het veld BTW-tarief. Is hier BTW 19% geselecteerd, wijzig het tarief dan naar 21%. Kies hierbij voor inclusief of exclusief BTW. 4. Controleer de BTW-tarieven die geselecteerd zijn onder de kop Buitenland en pas deze indien nodig aan het 21% tarief aan. Kies hierbij voor inclusief of exclusief BTW. 5. Ga naar het tabblad Verkoop en selecteer onder de kop Binnenland in het veld BTW-tarief het BTW-tarief 21%. Kies hierbij voor inclusief of exclusief BTW. 6. Klik op Volgende en vervolgens op Ja om de wijzigingen op te slaan en naar het volgende artikel in de lijst te gaan. 7. Herhaal punt 3 tot en met 5 totdat bij alle artikelen het juiste BTW-tarief is geselecteerd.
Stap 7 - Leveringsvoorwaarden aanpassen Maakt u gebruik van leveringsvoorwaarden? Maak dan nieuwe leveringsvoorwaarden aan voor het BTW-tarief Hoog 21%: 1. 2. 3. 4.
Ga naar het tabblad Inrichting en klik in de groep Relaties op Leveringsvoorwaarden. Klik in de werkbalk op Lijstopties. Markeer op het tabblad Kolommen de kolom BTW-tarief en klik op OK. Selecteer in de lijst Leveringsvoorwaarden een voorwaarde waarbij het BTW-tarief 19% is toegepast en klik op Dupliceren. 5. Voer een unieke zoekcode en omschrijving in 6. Selecteer onder de kop Kosten achter de optie BTW-tarief het 21% tarief. Kies hier voor inclusief of exclusief BTW en klik op Opslaan en sluiten. 7. Herhaal stap 4 tot en met 7 tot er voor alle leveringswaarden met het BTW-tarief 19% een duplicaat is gemaakt met het BTW-tarief 21%.
Stap 8 - Instellingen leveringsvoorwaarden aanpassen Bij het toevoegen van een relatie wordt op de tabbladen Debiteur/Crediteur in het veld Leveringsvoorwaarde automatisch een leveringsvoorwaarde ingevuld. Om hier standaard een leveringsvoorwaarde met het BTW-tarief 21% te tonen, past u de instellingen aan: 1. Open de instellingen door in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen te klikken of klik op de Davilex-knop en vervolgens op Instellingen. 2. Ga naar het tabblad Administratiebeheer en klik in de groep Instellingen Administratie op Relatiebeheer. 3. Klik op het tabblad Debiteur en selecteer onder de kop Standaardwaarden debiteur in het veld Leveringsvoorwaarden de leveringsvoorwaarde die standaard getoond moet worden bij het toevoegen van een relatie. 4. Ga naar het tabblad Crediteur en selecteer in het veld Leveringsvoorwaarde de juiste voorwaarde. 5. Klik op Opslaan en sluiten om de instelling op te slaan.
4
Stap 9 - De leveringsvoorwaarden bij de debiteuren en crediteuren aanpassen Bij het aanmaken van een factuur, order of pakbon wordt automatisch een leveringsvoorwaarde geselecteerd die gekoppeld is aan de gekozen relatie. Controleer of de juiste leveringsvoorwaarde bij debiteuren en crediteuren is ingesteld: Standaard leveringsvoorwaarde debiteuren aanpassen 1. Open de lijst Relaties door op één van de tabbladen in de groep Relatielijsten op Debiteuren te klikken. 2. Selecteer de eerste debiteur in de lijst en klik op Wijzigen. 3. Ga naar het tabblad Debiteur en selecteer in het veld Leveringsvoorwaarde de juiste voorwaarde. 4. Klik op Volgende en vervolgens op Ja om de wijziging op te slaan en naar de volgende debiteur te gaan. 5. Herhaal stap 3 en 5 totdat bij alle debiteuren de juiste leveringsvoorwaarde is ingesteld. Standaard leveringsvoorwaarde crediteuren aanpassen 6. Klik in de groep Relatielijsten op Crediteuren. 7. Selecteer de eerste crediteur in de lijst en klik op Wijzigen. 8. Ga naar het tabblad Crediteur en selecteer bij Leveringsvoorwaarde de juiste voorwaarde. 9. Klik op Volgende en op Ja om de wijzigingen op te slaan en naar de volgende crediteur te gaan. 10. Herhaal stap 8 en 9 totdat bij alle crediteuren de juiste leveringsvoorwaarde is geselecteerd.
Stap 10 - Lay-outs aanpassen Velden in lay-outs die verwijzen naar het BTW-tarief Hoog 19% moeten aangepast worden naar velden met BTW-tarief Hoog 21%. Dit doet u als volgt: : 1. Ga naar het tabblad Lay-out en selecteer het type sjabloon dat u wilt wijzigen. Klik bijvoorbeeld in de groep Factuur op Factuur om een factuursjabloon aan te passen. 2. Selecteer in de lijst de sjabloon die u wilt wijzigen en klik op de Wijzigen of dupliceer de Lay-out door op Dupliceren te klikken. 3. Vervang in de lay-out de velden die onder de categorie BTW-informatie vallen en die naar het 19% BTW-tarief verwijzen. U vindt deze velden meestal in het onderdeel Totaal of Voettekst.Deze velden zullen een soortgelijke omschrijving hebben zoals onderstaand: -
Omschrijving BTW-tarief BTW 19% Grondslag BTW-tarief BTW 19% (fac val 1) Grondslag BTW-tarief BTW 19% (fac val 2) Totaal BTW-tarief BTW 19% (fac val 1) Totaal BTW-tarief BTW 19% (fac val 2) Percentage BTW-tarief BTW 19%
4. Selecteer het veld door erop te klikken en klik op Wijzigen. 5. Wijzig dit veld in het soortgelijke veld dat verwijst naar het 21% BTW-tarief. Deze velden zijn automatisch toegevoegd aan de lijst die vermeld staat onder ‘Kies een veld’. 6. Klik op OK om de wijziging te bevestigen. 7. Herhaal stap 4 tot en met 6 om alle velden met verwijzing naar het BTW-tarief 19% aan te passen. 8. Klik op Opslaan en vervolgens op Sluiten. 9. Herhaal bovenstaande stappen bij alle lay-outs die aangepast moeten worden aan het nieuwe BTW-tarief.
5
Stap 11 – Standaardfacturen en standaardorders aanpassen Artikelen die vermeld worden op standaardfacturen of standaardorders worden niet automatisch aangepast na aanpassing van het artikel in de lijst Artikelen. Het BTW-tarief bij deze artikelen kunt u handmatig aanpassen. Onderstaand vind u uitleg over het aanpassen van standaard verkoopfacturen. Standaard-inkoopfacturen en -verkooporders kunt u op de zelfde wijze aanpassen. 1. Open de lijst Standaardfacturen door op het tabblad Facturatie in de groep Verkoop op Standaardfacturen te klikken. 2. Selecteer de eerste standaardfactuur in de lijst en klik op Wijzigen. 3. Klik onder de kop Standaard-verkoopfactuurregels de eerste factuurregel en klik op Wijzigen. 4. Selecteer in het veld BTW-tarief het juiste BTW-tarief. Kies hier voor inclusief of exclusief BTW. 5. Klik op Volgende en vervolgens op Ja om de wijziging op te slaan en naar de volgende standaard verkoopfactuurregel te gaan. 6. Herhaal stap 4 en 5 voor alle standaard-factuurregels van de standaardfactuur. 7. Klik op Opslaan en sluiten. 8. Herhaal bovenstaande stappen voor alle standaardfacturen in de lijst.
Stap 12 – Herhalende facturen aanpassen Bij artikelen die vermeld worden op herhalende facturen wordt het BTW-tarief niet automatisch aangepast na aanpassing van het artikel in de lijst Artikelen. U kunt het nieuwe BTW-tarief van 21% toepassen op de herhalende factuur door de herhalende factuur te stoppen, vervolgens te dupliceren en het BTW-percentage handmatig aan te passen. Herhalende factuur stoppen 1. Ga naar het tabblad Facturatie en klik in de groep Facturen op Verkoopfacturen. 2. Klik in de werkbalk op Lijstopties. 3. Markeer op het tabblad Kolommen de kolommen Herhalingspatroon en Einddatum. 4. Selecteer bij ‘Sorteer op’ de opties Herhalingspatroon en Oplopend Klik vervolgens op OK. 5. Selecteer in de lijst Verkoopfacturen de eerste factuur en klik op Wijzigen. 6. Klik op het tabblad Herhalende factuur en voer in het veld Einddatum 30 september 2012 in. 7. Klik op Opslaan en sluiten. 8. Herhaal bovenstaande stappen voor alle herhalende facturen in de lijst. Herhalende factuur aanmaken Vanaf 1 oktober 2012 kunt u de herhalende factuur opnieuw aanmaken door de herhalende factuur te selecteren en op Dupliceren te klikken. Pas in de verkoopfactuurregels het BTW-tarief aan zoals beschreven in stap 11 – Standaardfacturen en standaardorders aanpassen.
Na het uitvoeren van bovenstaande stappen is uw administratie volledig aangepast aan het nieuwe BTW-tarief Hoog 21%.
6
