A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló. program. Nagydobsza Község Önkormányzata

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program

A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program

Nagydobsza Község Önkormányzata

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program Tartalomjegyzék Bevezetés.................................................................................................................................... 3 1. A számlakifizetés folyamata .................................................................................................. 5 1.1. Nehézségek, megoldások ............................................................................................... 8 1.2. Megoldási javaslatok ...................................................................................................... 9 2. Határidős dokumentumok aláírása ....................................................................................... 14 2.1. Nehézségek, megoldások ............................................................................................. 15 2.2.Megoldási javaslatok ..................................................................................................... 16 3. Szociális segély kifizetésének módja ................................................................................... 18 3.1.Nehézségek, megoldások .............................................................................................. 20 3.2.Megoldási javaslat ......................................................................................................... 20 3.3. A bevezetéshez szükséges lépések ............................................................................... 16 4. Ökohatékony iroda ............................................................................................................... 23 4.1. Nehézségek és problémák ............................................................................................ 23 4.2 Megoldási javaslat ......................................................................................................... 25 4.3. A bevezetéshez szükséges lépések ............................................................................... 27 5. Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás........................................................................ 27 6. A stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcsolása ............................................ 28 6.1 A tervezési ciklus összefüggéseiből következő javaslatok…………………………..29 6.2 A stratégia megalkotásának folyamata………………………………………………32 6.2.1 Objektív kritériumrendszer a célok fontosságának rangsorolására………………..33 6.3 A stratégia és az éves költségvetés összekapcsolása a gyakorlatban………………...34 7. Javaslatok ............................................................................................................................. 37 7.1 A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében………………………………37 7.2 Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása………………………………...38 7.3 Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása41 7.4 A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása és a hivatalon belüli kommunikációs funkció színvonalának növelése……………………………………...44

-2-

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program 7.5 Önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása, rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe……………………...46 7.6 A közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása…………………………………………………47 7.7 A projektszemlélet megerősítése…………………………………………………….49

-3-


Bevezetés A Kisdobsza, Nagydobsza, Merenye községek által fenntartott körjegyzőség működésére irányuló vizsgálat alapvetően a hatékony és eredményes tevékenység vonatkozásában szükséges, emellett azonban jogszerűségi törvényességi szempontok figyelembevétele is szükségeltetik hozzá. Célszerű hatásvizsgálati megoldásokat, módszereket alkalmazni, úgy, hogy figyelembe vesszük a gazdasági, hatékonysági szempontokat is. A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás rendjéről elmondható, hogy alapvetően alaposan és jól szabályozott (ide tartoznak különböző szabályzatok, mint házipénztár és pénzkezelési szabályzat, bankszámla-kezelési szabályzat, stb., illetve a pénzgazdálkodással kapcsolatos kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, stb.), ugyanakkor a törvényes és hatékony gazdálkodási rend fenntartásához ezek karbantartása indokolt. A javaslatok között lehetséges a szervezet-átalakítási programok kidolgozásán gondolkodni, ésszerűsíteni az intézmények szervezeti, vezetési, szolgáltatási ellátási rendjét. Éppen ezért a szabályozás célja nem más, mint a közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezetfejlesztési, átalakítási programok kidolgozása, bevezetése.

(A körjegyzőség épülete – Nagydobsza, 2009)

-4-

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program A költséghatékonyság egy költségvetési intézménynél (pl.: polgármesteri hivatal, vagy körjegyzőség) többféleképpen lehet értelmezni. Megközelíthető úgy is, hogy a rendelkezésre álló forrásból a lehető legnagyobb, illetve legszélesebb szolgáltatási kínálatot biztosítson, ezáltal a meglévő állami támogatásból a lehető legtöbb legtöbbet kihozni. De a hatékonyság úgy

is

értelmezhető, hogy az adott feladat-ellátási kört a lehető legkevesebb

pénzmennyiségből megoldani.

A dokumentum felépítése Jelen dokumentumban a három település ügyvitelét intéző körjegyzőség azon folyamatai kerültek felülvizsgálatra, melyek – az előzetes egyeztetések tapasztalatai szerint – a legtöbb nehézséget okozzák a körjegyzőség munkája során az ügymenetben. Az egyeztetések nyomán három problématerületre fókuszál a dokumentum, melyek a pénzügyi-igazgatási ügymenetet érintik a három település alkotta körjegyzőségben. Ezek a következők: - a számlák érkeztetése és kifizetése, - a határidős anyagok, illetve dokumentumok aláírása polgármester(ek) és körjegyző által, - a szociális segély kifizetésének módja. Fenti fókuszterületek vizsgálata az alábbi módszertanok mentén zajlott: - kvalitatív módszerek: interjúk készítése a körjegyzővel, valamint a körjegyzőséget alkotó munkaszervezeti egységek vezetőivel, illetve a folyamatokban érintett munkatársakkal -

dokumentumelemzés:

a

fókuszterületek

kapcsán

releváns

szervezeti-működési-

szabályozási dokumentumok vizsgálata A következőkben bemutatjuk a három település alkotta körjegyzőségben alkalmazott jelenlegi működési módozatokat, majd górcső alá vesszük a jelentkező nehézségeket, végül pedig javaslatot teszünk a különböző problémák orvoslására.

-5-

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program Emellett javaslatot teszünk az ökohatékony iroda bevezetésére a költséghatékonyság javítása érdekében. Számos ponton megragadható, hogy az öko-hatékonyság és a költséghatékonyság nem egymással ellentétes, hanem egymást erősítő fogalom, így a szakirodalomban ökoirodának tekintett modell bevezetését, illetve annak megközelítését is vizsgáljuk.

1.

A számlakifizetés folyamata A három település alkotta körjegyzőség székhelye Nagydobsza településen található. Ennek megfelelően a három település feladat-ellátási helye az egyes, körjegyzőségbe tartozó települések ügyvitele tekintetében szintén Nagydobsza, illetve az ott található körjegyzőség és annak hivatala. Az egyes települések működését érintő számlák jelenleg a következő módon jutnak el a pénzügyi-gazdálkodási folyamatokat koordináló körjegyzőségbe: -

postai úton,

-

személyes leadással,

-

a kivitelező által a beruházás helyszínén közvetlenül az érintett körjegyzőségi ügyintézőnek adja át a számlát.

Az első két esetben megtörténik a beérkező számlák érkeztetése, amit a Titkárság végez, a harmadik esetben azonban ez a lépés elmarad. A beérkező számlák kezelésének folyamata a következő: 1. Érkeztetés fázisa: a postai úton, illetve személyes leadással beérkező számlákat – a titkárság érkeztetését követően – a számla kifizetőjeként megjelölt település polgármestere, illetve a körjegyző ellenőrzi. Az ellenőrzést követően a számlát a pénzügyi csoport nyilvántartásba veszi. 2. Műszaki ellenőrzés fázisa: A nyilvántartásba vételt követően az igazgatási csoport műszaki ügyintézője ellenőrzi, hogy a szerződésben vállalt munka megfelelő minőségű-e. Hiányosságok esetén felkéri a kivitelezőt a korrekciók elvégezésre. Ha

-6-

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program megfelelő minőségűnek találta, akkor a számlát aláírással ellátva továbbítja a pénzügyi csoport felé. 3. Kifizetés fázisa: Az igazgatási/műszaki csoport által előzetesen jóváhagyott számlát a pénzügyi csoport érvényesítés, illetve utalványrendelet kibocsátását követően továbbítja utalványozásra a számla kifizetőjeként megjelölt település polgármestere felé, majd a körjegyző ellenjegyzését követően a pénzügyi csoport gondoskodik a hozzá visszajuttatott számla kiegyenlítéséről. A fentiekben leírt, jelenleg érvényben lévő folyamatot a következő ábra szemlélteti:

-7-


Kivitelező - számla benyújtása Személyes átvétel

Postafiók

Érkeztetés

Titkárság - érkeztetés

Közvetlen benyújtás beruházás helyszínén

Polgármester - ellenőrzés

Körjegyző - ellenőrzés

Műszaki ellenőrzés

Pénzügy - nyilvántartásba vétel

Igazgatási csoport/műszaki felelős - ellenőrzés

(Banki hitel, ill. állami támogatás lehívása)

Pénzügy -érvényesítés -utalványrendelet

Megfelelő minőségű-e a szerződésben vállalt munka? Igen

Nem

Polgármester - utalványozás

Kifizetés

Korrekciók

Körjegyző - ellenjegyzés

Pénzügy - kifizetés

Szükséges megemlíteni az állami támogatással vagy banki hitellel megvalósuló beruházásokat, illetve az azokhoz kapcsolódó kifizetéseket. Ilyen esetekben a fizetési határidő általában 60-90 nap. E vonatkozásban a támogatás, illetve a hitel lehívása párhuzamosan történik a műszaki ellenőrzéssel.

-8-


A folyamat három fázisa az alábbi átfutási időkkel zajlik: 1. Érkeztetés fázisa: 1 nap átfutási idővel 2. Műszaki ellenőrzés fázisa: változó időtartam a fent említett okok miatt (teljesítés

megfelelőségének

vizsgálata,

esetlegesen

korrekciók

kezdeményezése) 3. Kifizetés fázisa: 2 nap átfutási idővel A számlákon végső soron 4 aláírásnak kell szerepelnie a kifizetés elindításához: 1. Műszaki ügyintéző – teljesítés: a munka megfelelő minőségben kivitelezésre került 2. Gazdasági

vezető

–

érvényesítés:

a

számla

megfelel

a

tartalmi

követelményeknek 3. Polgármester – utalványozás: felelősség- és kötelezettségvállalás 4. Jegyző – ellenjegyzés: az utalványozás érvényesítése

1.1 A probléma meghatározása A fentiekben vázolt, jelenleg meghatározó érvényű ügymenet viszonylatában két szempontból érzékelhetőek problémák: 1. A kifizetés teljesítése túlhaladja a szerződésben vállalt határidőt a vázolt ügymenet

akadozása

miatt:

a

körjegyzőségbe

tartozó

települések

önkormányzatai általánosságban 10-15 napos fizetési határidőt kötnek ki szerződéseikben, mely határidő a kivitelezésre vonatkozó számla benyújtásától számítódik. Bár az érkeztetés és a kifizetés fázisa 1-2 napos átfutási idővel tartható, a két fázis közötti műszaki ellenőrzés (teljesítés megfelelőségének vizsgálata, esetlegesen korrekciók kezdeményezése) elhúzódhat. Ennek okán gyakorta ellehetetlenül a számlák határidőben való pénzügyi teljesítése. A 60-90 napos fizetési határidőt meghatározó számlák esetében a kifizetési határidő elmulasztására ritkán kerül sor, mivel a hitel, illetve állami támogatás -9-

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program beérkezéséig elegendő idő áll rendelkezésre a műszaki ellenőrzés eredményes lebonyolítására. 2. A számlák nyomon követése a pénzügyi csoport számára nehézséget jelenthet: az egységes érkeztetési rend hiánya gyakorta zavart okoz az ügymenetben, hiszen a pénzügyi csoportnak elsősorban a postai úton, illetve személyesen leadott számlákról van közvetlenül tudomása, miután a titkárság továbbítja felé a fenti utakon beérkezett, érkeztetett számlákat. A kivitelező által közvetlenül a műszaki ügyintézőhöz eljuttatott számlák azonban jelen esetben kívül esnek a titkárság, illetve az érkeztetés ügymenetén, így sok esetben azokról a pénzügyi csoport már csak akkor szerez érdemben tudomást, mikor a műszaki ellenőrzés fázisán a kivitelezés teljesítése pozitív megítélésben részesült, és a műszaki csoport továbbítja a jóváhagyott számlát a pénzügyi csoport felé, érvényesítésre, illetve az utalványozás, valamint kifizetés folyamatának elindítására. Miután azonban a körjegyzőségi hivatalon belül a legtöbb számlakifizetés ügyében érdeklődőt a pénzügyi csoporthoz irányítanak, a pénzügyi csoport erőforrásait feleslegesen kötik le bizonyos utánkövető folyamatok, melyek olyan számlákra vonatkoznak, amik sok esetben még kívül estek a látókörükön.

1.2 Megoldási javaslat 1. probléma: a kifizetés teljesítése túlhaladja a szerződésben vállalt határidőt a vázolt ügymenet akadozása miatt Megoldási javaslat: a műszaki ellenőrzés fázisának „kiemelése” a számlakezelés folyamatából Alkalmazott eszköz: teljesítési igazolás bevezetése Javasolt módosítás az ügyrendben: -

Az első fázisban kerül sor a műszaki ellenőrzés lebonyolítására, azaz a számla hivatalhoz való benyújtását megelőzően történik meg a szerződésben vállalt munka megfelelőségének vizsgálata, esetlegesen korrekciók kezdeményezése a műszaki felelős részéről. Az elvégzett tevékenység megfelelősége esetén a

- 10 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program műszaki osztály teljesítési igazolást állít ki a számlát benyújtani kívánó kivitelező részére -

A második fázisban kerül sor az érkeztetésre, azaz a számla és a hozzá kapcsolódó teljesítési igazolás leadására a vonatkozó önkormányzat nevére, az ügyvitelt

intéző

körjegyzőségi

székhelyen

(az

érkeztetés

módjának

módosítására vonatkozó további javaslatok a következő pontban kerülnek kifejtésre). Az érkeztetést változatlanul a titkárság végzi, a számla kifizetőjeként megjelölt település polgármestere, illetve a körjegyző ellenőrző funkciója továbbra is megmarad. -

A harmadik fázisban kerül sor a kifizetésre, melynek ügymenete az eredeti állapotokhoz képest változatlan, azaz: a pénzügyi csoport érvényesítés, illetve utalványrendelet kibocsátását követően továbbítja utalványozásra a számla kifizetőjeként megjelölt település polgármestere felé, majd a körjegyző ellenjegyzését

követően

a

pénzügyi

csoport

gondoskodik

a

hozzá

visszajuttatott számla kiegyenlítéséről. A 60-90 napos fizetési határidőt meghatározó számlák esetében a kifizetési határidő elmulasztására ritkán kerül sor, mivel a hitel, illetve állami támogatás beérkezéséig elegendő idő áll rendelkezésre a műszaki ellenőrzés eredményes lebonyolítására. Így ez esetben alapvetően nincs szükség a teljesítési igazolás rendszerének alkalmazására, de egységes eljárásrend bevezetésének igénye esetén nyitva áll a lehetőség. Javasolt módosítás várható eredményei: A kivitelező akkor nyújthat be számlát a vonatkozó önkormányzat nevére, az ügyvitelt intéző körjegyzőségi székhelyen, ha rendelkezik a megrendelő (képviseletében a műszaki felelős) által aláírt teljesítési igazolással. A kivitelezőnek így csatolnia kell a beérkező számlákhoz a műszaki ügyintéző által aláírt teljesítési igazolást is. Ezáltal a vonatkozó önkormányzat ügyeit vivő hivatalnak lehetősége van rövidebb fizetési határidő vállalására, hiszen az átfutási idő a kritikus fázis, a műszaki ellenőrzés szintjének előrehozatalával jelentős mértékben lerövidül. Javasolt módosítás végrehajtásának lépései:

- 11 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program - teljesítési igazolás formanyomtatványának elkészítése - szerződés-minta módosítása (kiegészítés: bevezetett új eszköz és alkalmazása) - az eljárásrendre vonatkozó szabályzatok módosítása, esetleg új szabályzat készítése - a módosítások kommunikálása az érintettek irányába 2. probléma: a számlák nyomon követése a pénzügyi csoport számára nehézséget jelenthet Megoldási javaslat: egységes érkeztetés bevezetése Alkalmazott eszköz: egységes érkeztetési rend alkalmazása Javasolt módosítás az ügyrendben: -

Az egységes érkeztetés lényege abban áll, hogy minden beérkező számla azonos módon kerüljön érkeztetésre. Ennek alkalmazására kétféle megoldási lehetőség is adott: a) megkötés a számlát és a hozzá tartozó teljesítési igazolást benyújtani szándékozó kivitelezők részére a benyújtás módjára vonatkozóan, mely kizárólag postai úton vagy személyes leadással történhetne a továbbiakban (érkeztetés a közvetlenül a kivitelezőtől érkező számlák esetében a titkárság részéről), vagy b) a beruházás helyszínén átvett (és műszaki ügyintéző által jóváhagyott) számlákat a műszaki felelős juttatja el a titkárságra, érkeztetés céljából

Javasolt módosítás várható eredményei: Az eredeti ügyviteli folyamathoz képest a javasolt módosított struktúrában a pénzügyi csoport elveszíti az érkeztetési fázisban eddig betöltött nyilvántartásba vételi, illetve továbbítási funkcióját. Ez azonban az ügyvitel gördülékenyebbé és átláthatóbbá tételét szolgálja, ezzel egyidejűleg pedig tehermentesíti a pénzügyi csoportot egy feladatkör alól, mely más eszközökkel, egy némileg módosított számlakezelési struktúrában nélkülözhetővé válik.

- 12 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program Az azonos módon történő érkeztetésnek köszönhetően minden számla útja követhetővé válik az eljárási rendszerben, minden folyamatban érintett számára. Javasolt módosítás végrehajtásának lépései: - az eljárásrendre vonatkozó szabályzatok módosítása, esetleg új szabályzat készítése - a módosítások kommunikálása az érintettek irányába A fentiekben leírt, javasolt módosításokkal érintett folyamatot a következő ábra szemlélteti:

- 13 -


Igazgatási csoport/műszaki felelős - ellenőrzés

Műszaki ellenőrzés

Megfelelő minőségű-e a szerződésben vállalt munka?

Kivitelező - korrekciók

Nem

Igen

Igazgatási csoport/műszak i felelős - teljesítési igazolás kiállítása

Kivitelező - számla benyújtása Személyes átvétel

Érkeztetés

Postafiók

Igazgatási csoport/műszak i felelős - számla továbbítása

Titkárság - érkeztetés

Polgármester - ellenőrzés

(Banki hitel, ill. állami támogatás lehívása)

Körjegyző - ellenőrzés

Kifizetés

Pénzügy -érvényesítés -

Polgármester - utalványozás

Körjegyző - ellenjegyzés

Pénzügy - kifizetés

- 14 -


2. Határidős dokumentumok aláírása A három település alkotta körjegyzőség székhelye Nagydobsza településen található. Ennek megfelelően a három település feladat-ellátási helye az egyes, körjegyzőségbe tartozó települések ügyvitele tekintetében szintén Nagydobsza, illetve az ott található körjegyzőség és annak hivatala. Az egyes települések működését érintő dokumentumok aláíratása jelenleg a következő módon történik: -

a felelős ügyintézők a titkárságra adják le aláírásra váró dokumentumaikat

-

a titkárság a felelős ügyintézők nevei alapján szortírozza, illetve különálló mappákba helyezi az összegyűjtött aláírandó dokumentumokat

-

e mappák jutnak el aláírásra a dokumentum vonatkozásában érintett település polgármesteréhez, illetve a körjegyzőhöz

-

a dokumentum vonatkozásában érintett település polgármesterének, illetve a körjegyzőnek aláírását, valamint a dokumentum áttekintését követően a titkárságra visszajutott, aláírt dokumentumok szétosztása veszi kezdetét

-

a felelős ügyintézők a titkárságon veszik át az aláírt dokumentumokat

A fentiekben leírt, jelenleg érvényben lévő folyamatot a következő ábra szemlélteti:

- 15 -


Ügyintéző - aláírandó dokumentumok benyújtása

Titkárság - aláírandó dokumentumok összegyűjtése - elosztás mappákba (ügyintézők szerint)

Név szerinti mappák (benyújtó ügyintéző szerint)

Polgármester - aláírás

Körjegyző - aláírás



Aláírt, átnézett dokumentumok

Titkárság - aláírt dokumentumok szétosztása

Ügyintéző - aláírt dokumentumok átvétele

2.1 A probléma meghatározása Vannak olyan esetek, mint az időre készülő határozatok, a határidős jelentések vagy épp a számlakifizetés előtti utalványozás, ellenjegyzés, ilyenkor a polgármesteri, jegyzői aláírásokra sürgősen szükség van. A nehézséget ebben az esetben az ügyintéző szempontjából az jelentheti, amikor bizonytalan az átfutási idő és fennáll a késés veszélye. A polgármester, jegyző számára pedig az jelentheti a problémát, hogy a sürgős estek megzavarják az éppen

- 16 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program aktuális munkavégzést vagy a váratlan feladatok miatt a munkavégzés mennyisége kiszámíthatatlan vagy az eset sürgőssége miatt az alapos felülvizsgálatra nem marad idő.

2.2 Megoldási javaslat Probléma: határidős dokumentumok aláírásának akadozása Megoldási javaslat: az aláírás átfutási idejének szabályozása az aláírók által, valamint az aláírásra váró határidős dokumentumok kiemelten kezelése Alkalmazott eszköz: szabályozó dokumentum az átfutási időre vonatkozóan, valamint elsőbbségi mappa alkalmazása priorizálás céljából Javasolt módosítás az ügyrendben: -

Átfutási idő szabályozása: javasolt az aláírók által egy időkeret meghatározása, mely az aláíráshoz szükségeltetik számukra, nem sürgős esetekben. Ehhez az általánosan meghatározott időkerethez viszonyítva kerülnek előkészítésre a dokumentumok az ügyintézők által.

-

Sürgős dokumentumok kiemelt kezelése: a titkárságon bevezetésre kerül az elsőbbségi mappa alkalmazása, mely kifejezetten a sürgősen aláírandó dokumentumok elhelyezésére alkalmas. Ennek paraméterei igény szerint alakíthatóak (mappába helyezhető dokumentumok maximális száma; az elhelyezés legkésőbbi időpontja adott napon hány óráig; stb.).

Javasolt módosítás várható eredményei: -

az ügymenet átláthatóbbá tétele révén a felelős ügyintézők számára kiszámíthatóbbá válik az aláírandó dokumentumok átfutási ideje, mely hozzájárul a késések, illetve a határidők túllépésének elkerüléséhez

-

az aláírók számára is kalkulálhatóvá válik az aláírandó dokumentumokkal kapcsolatos munkamennyiség, és a sürgős aláírást igénylő dokumentumok alapos áttekintésére is több idejük marad

Javasolt módosítás végrehajtásának lépései: - az eljárásrendre vonatkozó szabályzatok módosítása, esetleg új szabályzat készítése - 17 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program - tárgyi feltételek biztosítása - a módosítások kommunikálása az érintettek irányába A fentiekben leírt, javasolt módosításokkal érintett folyamatot a következő ábra szemlélteti:

Ügyintéző - aláírandó dokumentumok benyújtása

Titkárság - aláírandó dokumentumok összegyűjtése

Sürgős-e?

Igen

Nem

Sürgős mappa (határidő: másnap)

Név szerinti mappák (benyújtó ügyintéző szerint)





Aláírt, átnézett dokumentumok

Titkárság - aláírt dokumentumok szétosztása

- 18 -


3. Szociális segély kifizetésének módja A három település alkotta körjegyzőség székhelye Nagydobsza településen található. Ennek megfelelően a három település feladat-ellátási helye az egyes, körjegyzőségbe tartozó települések ügyvitele tekintetében szintén Nagydobsza, illetve az ott található körjegyzőség és annak hivatala. Az egyes települések lakói számára a segélyezés kiutalása jelenleg a következő módon történik: - a rendszeres szociális segély, az időskorúak járadékainak utalását vagy épp a lakásfenntartás

támogatását

az

igazgatási

csoport

és

a

pénzügyi

csoport

együttműködésben végzi - a segélyezési kérelem beérkezését követően az igazgatási csoport megkezdi a döntés előkészítését, illetve határozattervezetet bocsát ki, melyben meghatározza az adott járadék összegét, illetve a folyósítás maximális időkeretét - az igazgatási csoport a határozattervezetet az érintett település polgármesteréhez juttatja el, kötelezettségvállalás biztosítása céljából - az érintett település polgármesterének kötelezettségvállalása után döntését a körjegyző ellenjegyzi, illetve maga a körjegyző is lehet kötelezettségvállaló (ez esetben a körjegyző kötelezettségvállalását a helyettes körjegyző ellenjegyezheti) - a kötelezettségvállalással és ellenjegyzéssel ellátott határozat ezt követően két helyen is nyilvántartásba kerül a hivatali rendszeren belül: egyrészt a szociális előadónál, másrészt a pénzügyi előadónál - a szociális előadó – a nyilvántartásba vételt követően – havi utalási listát készít a járadékokról, majd a helyettes körjegyző felé továbbítja azt, ellenőrzés céljából - a jóváhagyott havi utalási listát a pénzügyi előadó is ellenőrzi, majd további ellenőrzésre bocsátja a gazdasági vezető felé - a gazdasági vezető által jóváhagyott utalási lista alapján a pénzügyi előadó megkezdheti a segély/járadék utalását A fentiekben leírt, jelenleg érvényben lévő folyamatot a következő ábra szemlélteti:

- 19 -


Segélyezési kérelem

Igazgatási csoport - döntéselőkészítés

Határozat-tervezet (segély összege, időtartam)

Polgármester kötelezettségváll. (kiadmányozás)

Körjegyző - ellenjegyzés kötelezettségváll. (kiadmányozás)

Helyettes körjegyző - ellenjegyzés (ha körjegyző a kötelezettségvállaló)

Határozat

Szociális előadó - nyilvántartásba vétel

Pénzügyi előadó - nyilvántartásba vétel

Nyilvántartás 1.

Nyilvántartás 2.

Szociális előadó - havi utalási lista készítése

Helyettes körjegyző - ellenőrzés Pénzügyi előadó - ellenőrzés

Havi utalási lista

Gazdasági vezető - ellenőrzés Pénzügyi előadó - segély utalása

- 20 -


3.1 A probléma meghatározása A jelenlegi struktúra sarkalatos, emellett kritikus pontját az igazgatási csoporttól elindított, majd kötelezettségvállalással és ellenjegyzésekkel ellátott határozatok nyomán a pénzügyi csoport által vezetett nyilvántartás képezi, illetve az a gyakorlat, hogy a segélyért folyamodókról dupla nyilvántartás készül. Sok esetben merült fel az a kellemetlen körülmény, hogy a pénzügyi csoport olyan segélyezettnek utalta ki a járadékát az igazgatási csoporttól kapott havi utalási lista alapján, akinek a pénzügyi csoport saját nyilvántartása szerint már lejárt a segélyezési időszaka. A felelősség terhét nem csupán a hivatal viseli, de rányomja bélyegét az ügyfelekkel való kapcsolatra is: a tévesen kiutalt segélyek visszafizetését sok esetben nehéz kivitelezni olyan személyektől, akik amúgy is szegény körülmények között élő rászorulók, így nehezükre esik a visszafizetendő összeg előteremtése, melyet a tévedés kiderülésének pillanatában nagy valószínűség szerint már elköltöttek. Ez a helyzet mindkét fél számára kínos. Az utalást végző pénzügyi csoport a múltban tapasztalt pontatlanságok miatt folyamatosan rákényszerül arra, hogy az igazgatási csoporttól kapott listát minden utalás előtt összevesse a saját csoportja által vezetett nyilvántartással. Jelenleg tehát a hivatal dupla adminisztrációs munkát végez, és többszöri ellenőrzéssel próbálja elkerülni a tévedéseket, mely nagymértékben megterheli a csoport munkatársainak erőforrásait.

3.2 Megoldási javaslat Probléma: pontatlan dupla adminisztráció a segélyek kifizetése kapcsán Megoldási javaslat: összesített nyilvántartás, egyértelműen lefektetett felelősségi körök meghatározása mellett Alkalmazott eszköz: összesített nyilvántartás bevezetése

- 21 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program Javasolt módosítás az ügyrendben: 

összesített nyilvántartás bevezetése: egységes táblázat kidolgozása a segélyezést érintő legfőbb adatokkal, szűrökkel, az alábbi mintához hasonlóan 2009. év

Nr. 1.

Segélyezett Minta Mária

Segély típusa Január Rendszeres szoc. 1000 Segély

Február 1000

Március 1000

Április nincs

Május nincs

2.

…

…

…

…

…

…



…

az összesített nyilvántartás közös elérésének biztosítása: mindkét munkacsoport érintett munkatársai számára elérhetővé szükséges tenni a nyilvántartást, mellyel mindenki számára egyértelművé válik a teendő



a felelősségi körök egyértelmű meghatározása: az összesített lista, mint megosztott dokumentum, egy fő részére biztosít szerkeszthetőségi/írhatósági lehetőséget, az pedig a nyilvántartás készítése kapcsán felelősséggel megbízott személy. A dokumentum minden más releváns felhasználó számára csupán olvasható formában jelenik meg, adatszolgáltatás, illetve informálódás céljából hozzáférhető. Javasolt módosítás várható eredményei:



a hónapokra tagolt összesített nyilvántartás (táblázat) alkalmazásával a pénzügyi csoport számára egyértelműen láthatóvá válik, kinek, mely hónapokban, milyen típusú segély utalandó



a felelősségi körök egyértelmű meghatározásával nagy arányban csökkenthető a szükséges ellenőrzések száma



az összesített nyilvántartás közös meghajtón való tárolása révén minden folyamatban érintett munkatárs számára elérhetővé és követhetővé válik a dokumentáció Javasolt módosítás végrehajtásának lépései: - az eljárásrendre vonatkozó szabályzatok módosítása, esetleg új szabályzat készítése - a meglévő, régi adatok konvertálása az új adatkezelési struktúrába - az összesített nyilvántartás elhelyezése a közös meghajtón, különféle felhasználói fiók-típusokkal - tárgyi feltételek biztosítása - a módosítások kommunikálása az érintettek irányába

A fentiekben leírt, javasolt módosításokkal érintett folyamatot a következő ábra szemlélteti:

- 22 -


Segélyezési kérelem

Igazgatási csoport - döntéselőkészítés

Határozat-tervezet (segély összege, időtartam)

Polgármester kötelezettségváll. (kiadmányozás)

Körjegyző - ellenjegyzés kötelezettségváll. (kiadmányozás)

Helyettes körjegyző - ellenjegyzés (ha körjegyző a kötelezettségvállaló)

Határozat

Szociális előadó - nyilvántartásba vétel

Összesített nyilvántartás (közös meghajtón)

Pénzügyi előadó - nyilvántartás ellenőrzése

Véglegesített nyilvántartás (közös meghajtón)

Szociális előadó - havi utalási lista készítése

Havi utalási lista

Pénzügyi előadó - segély utalása

- 23 -


A fenti fejezetekben bemutatásra kerültek a három település ügyvitelét bonyolító, Nagydobsza székhelyű körjegyzőség, illetve közös hivatal ügyrendi problématerületei, azok jelenlegi helyzete, ezzel egyidejűleg pedig javaslattételre került sor a megoldási-fejlesztési lehetőségeket illetően, hogy a szervezet-átalakítási programok elérjék a kívánt célt, a közös hivatal eredményesebb és költséghatékonyabb működésének megvalósulását a vizsgált területeken. A továbbiakban az irodai költséghatékonyság fejlesztésére teszünk kísérletet az öko-hatékony iroda intézkedéseinek bemutatásával.

4. Öko-hatékony iroda Ökohatékony intézkedések alatt egyrészt beruházásokat, másrészt átszervezéseket értünk. Ezek egyszerre jelentenek pénzben kifejezhető megtakarításokat és valamilyen szintű környezet kímélést. Mivel Nagydobsza Önkormányzata és a Nagydobsza Község és közösségfejlesztő Egyesülete (7985 Nagydobsza, Fő utca 60.), eredményesen pályázott az Integrált Közösségi és Szolgáltató Tér Kialakítása, így ennek keretében ki tudna alakítani egy ökohatékonynak tekinthető irodai struktúrát, vagy részben elindulva egy ilyen típusú irodai működés kialakítása felé.

4.1 Nehézségek és problémák A

három

település

önkormányzatánál,

illetve

a

körjegyzőségnél

szükségszerű

a

költséghatékonyság javítása az irodai munkában, hiszen ezzel nemcsak a környezetkárosító hatásokat csökkenthetjük, hanem egy kellemes és környezetbarát irodát is kialakíthatunk. Az öko-hatékony iroda kialakításának egyik legkomolyabb infrastrukturális gátló tényezője az infrastrukturális elmaradottság. Jelenleg a település nincs vezetékes gáz, vagy egyéb primer energiaforrás, így jelenleg a legdrágább technológiát alkalmazza az önkormányzat és a körjegyzőség. Ez a jelenlegi gyakorlat semmiképpen sem egyeztethető össze az ökohatékonysággal. Az önkormányzat és a civil szervezet terveiben szerepel a két hivatal teljes - 24 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program gépészeti korszerűsítése, aminek révén alternatív (megújuló) energia forrással lehetne az épületeket fűteni. Ez egyrészt jelentős költségmegtakarítást jelent, másrészt, ha minimálisan is, de környezetbarátabb technológiát alkalmaz az önkormányzat. Harmadrészt meg kell említeni ennek a kommunikációs jelentőségét is, ami során az önkormányzati vezetők az itt alkalmazott technológiákat, mint példák népszerűsíteni tudják. . Az ökohatékony intézkedéseket célszerű úgy bevezetni és természetesen megtervezni, hogy ez a munkatársak számára ne okozzon ellenállást, mivel valamilyen szinten egyfajta többlet odafigyelést igényel tőlük. Javítható az irodai dolgozók hozzáállása, ha például egy 5-6 kérdéssorból álló űrlapot töltenek ki, hogy ők hogyan ítélik meg az iroda környezeti teljesítményét. Ezzel a dolgozók is részt vehetnek a felmerülő problémák megoldásában, hiszen a változások jó része őket érinti. Ha a válaszokat összegezzük, akkor kiderül, hogy mely területek szorulnak „környezetbarát” segítségre. Sok esetben maguk a helyben dolgozók tudnak olyan javaslattal előállni, amivel javítani lehet a környezeti fenntarthatóságot. A következő ábra egy lehetséges űrlap mintát mutat be: Űrlap- Minta 1. Van-e szelektív hulladékgyűjtés az irodában? / Van-e lehetőség Ön szerint a szelektív tárolásra? 2.

Szokott

dokumentumot

feleslegesen általában

nyomtatni, hányszor

fénymásolni?

nyomtat

ki,

Egy

Szokott-e

piszkozatot nyomtatni? 3. Használnak-e repapírt az irodában? 4. Milyen világító testeket használnak az irodákban? 5. Milyen időszakonként kapcsolják be a fűtést? Éjszaka milyen fűtési szintet állítanak be? 6. Ismeri-e a számitógépen a standby üzemmódot? 7. Az irodai ügyintézésnél mennyire alkalmazzák az elektronikus alapú ügyintézést a papír alapúval szemben?

- 25 -


4.2 Megoldási javaslat 4.2.1

Ökohatékony átszervezés (kialakítása)

A felsorolás egyfajta megoldási javaslatot ír le, mellyel az ökohatékony iroda átszervezhető: 1. Az intézkedések ezen része, mint a monitor kikapcsolása ebédszünetben, nyomtatók, számítógépek, fénymásolók kikapcsolása a munka végeztével, lényegében csak odafigyelést

igényel

a

dolgozóktól,

viszont

csökkenteni

lehet

ezáltal

az

áramfogyasztást. Ugyanakkor fontos a dolgozók motiválás is, hogy az intézkedések megvalósíthatóak legyenek, így célszerű valamilyen versenyt beiktatni mondjuk az irodák között és a verseny végén jutalmat osztani. 2. A számítógéppark működtetése során elengedhetetlen annak szakszerű karbantartása. A számítógépek megfelelő szellőzése nemcsak az élettartalmukat növeli meg, de ezáltal számos olyan problémától lehet mentes az irodai, ügyviteli munka amit egy számítógép meghibásodás okozhat. (pl.: hivatali ügyintézés állása, könyvelés felfüggesztése, adóhatóság ügyek felfüggesztése) 3. A másik hatékony megoldás az újrahasznosított papír alkalmazása mind három település Polgármesteri Hivatalában. Továbbá eredményes lehet, ha a nyomtatók alapértelmezett

beállítása

kétoldalas. A

fénymásolóban

alkalmazott

papírral

takarékoskodni lehet, ha előre meghatározott céllal és engedéllyel lehetne elvenni. Célszerű a papírhulladékot elkülönítve gyűjteni. Az egy oldalon használt papír másik oldalának ismételt alkalmazása már a gyakorlatba is átültetésre került, azonban ennek a mértékét mindig lehet növelni – megfelelő adatbiztonság és titoktartás mellett. 4. A környezettudatos hozzáállást fejleszteni lehet, hogy ha a kötelezően nyomtatandó dokumentumokon kívül mást nem nyomtatunk, vagy a dokumentum alján egy felhívó szöveg áll, például: Gondoljon környezetére mielőtt kinyomtatná! (Emellett lehetséges a fejlettebb nyomtatókkal festéktakarékos üzemmódban nyomtatni. 5. A túlfűtésre vagy épp a túlhűtésre is oda kell figyelni, mert ez is energiapazarláshoz vezet. Itt külön kiemelendő az alternatív fűtési technika bevezetése, ami egyrészt költségtakarékos, másrészt környezetbarát, harmadrészt jó példával járhat elöl. (jelenleg is tervezés alatt áll az iskola energetikai korszerűsítése alternatív fűtési technológiával.) - 26 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program 6. A régi, korszerűtlen világítótesteket és armatúrákat energiatakarékosra célszerű cserélni. (Ennek a magasabb beruházási költsége viszonylag gyorsan megtérül és könnyű a számszerűsítése, mindössze arra célszerű figyelni, hogy ha energiatakarékos izzókra áll át az önkormányzat, akkor az célszerű egyszerre tenni, hogy könyebben lehessen mérni a keletkező megtakarítást.) 7. Fel kell mérni azokat a helyiségeket, ahol a világítás folyamatos, de ritkán használják azt. (Az adott ingatlanok méretétől függően lehet lépés, vagy mozgásérzékelős világítást is kialakítani. Az önkormányzat és a jegyzőség hivatali bejáratai teljesen alkalmasak erre a célra.)

(Nagydobszai önkormányzat bejárata – Nagydobsza 2010.) 8. Fontos, hogy ne csak a problémákat és a rossz gyakorlatot gyűjtsük össze, hanem a pozitív példákat is. A dolgozók számára motiváló lehet a visszajelzés arról, hogy mi az, amit már jól csinálnak. Megfelelő kommunikációval az elért eredményeket népszerűsíteni kell, aminek multiplikátor hatása lehet és további intézmények indulhatnak el az öko-hatékony iroda kialakítása felé.

- 27 -


4.3 A bevezetéshez szükséges lépések Tanácsos egy fontossági sorrend felállítása az átszervezés megkezdése előtt. A szempontok, amiket jó ha figyelembe veszünk: 

megvalósíthatóság (mennyire könnyen kivitelezhető, az adott intézkedés)



környezeti haszon (az intézkedések a környezeti hatások csökkentését célozzák meg)



gazdaságosság (a javasolt intézkedések egy része nem igényel anyagi ráfordítást, viszont vannak részek, amelyek estelegesen igen).

5. Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás Mint azt már említettük a bevezetőben a pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás rendje alaposan és jól szabályozott, de a karbantartásuk indokolt a hatékony gazdálkodási rend fenntartásához. A hozzánk eljutatott dokumentumok alapján elmondható, hogy a képviselő-testület egy intézkedési tervet fogadott el. Olyan feladatokat írnak le, mint, hogy a polgármester feladatai közé tartozik a gazdasági program elkészítése, a beruházások és felújítások rendjének szabályozása. A körjegyző feladati közé tartozik például a belső munkarendi és pénzügyi szabályzatok aktualizálása, a gazdasági eseményekkel kapcsolatos szabályok pontos betartása. A helyszíni vizsgálatok során megállapítottuk, hogy az önkormányzat, az általa fenntartott intézmények gazdálkodása alapvetően megfelelő. A normatív hozzájárulás és az egyéb bevételek gazdálkodása törvényes. A pénzügyi tervezési folyamatra jellemző a mindennapi kontaktuson alapuló egyeztetés. A jelenlegi pénzügyi tervezési és a belső rendszerek az előírásoknak megfelelnek, törvényesek. Biztosítják az önkormányzat pénzügyi kondíciói közötti mozgásteret. A gazdálkodás előterébe a költséghatékony felhasználási módok kerülnek, ezzel lehet biztosítani a harmonizációt a szükségletek és a meglévő források között. A gazdálkodás tervszerűsége, minősége és hatékonysága megköveteli az eredmény szemléletet.

- 28 -


6. A stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcsolása A stratégiai tervezés legfontosabb jellemzője a hosszú távú gondolkodás. A stratégia tervezés modern ismereteit a költségvetés elkészítésekor hasznosíthatjuk. Nemcsak a költségvetés kialakításakor, hanem a végrehajtáskor, esetleges módosításkor is használhatjuk. A költségvetés elkészítését alapvetően két dokumentum határozza meg: 1. az önkormányzat előző havi beszámolója 2. a Magyar Köztársaság költségvetéséről szóló törvény. Az önkormányzat költségvetésének alapvető feladata, hogy az intézmények működését zökkenőmentesen biztosítsa, és az ellátási színvonalat tartani tudja. Külön figyelmet fordítanak arra, hogy nem vállalhatnak olyan több évre szóló kötelezettséget, amelynek anyagi alapja bizonytalan és kedvezőtlenül befolyásolná az önkormányzat gazdasági helyzetét. A tervezési munka első nagy lépése a költségvetési koncepció összeállítása. Vagyis a stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcsolása úgy, hogy az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között tartalmi és eljárási kapocs alakuljon ki. Tehát a stratégiai tervezés módszertanát be kell építeni a költségvetés készítésébe, elfogadásába és a közbeszerzési eljárások folyamatába, mely az új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alapját jelentheti. A stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcsolásának elengedhetetlen feltétele: A kezdeti szakaszban célszerű szabályozni az önkormányzatoknál a pénzügyi és a gazdálkodási felelősségvállalást. Vagyis ehhez szükség van az elfogadott szabályozásokon alapuló eljárásrendi módosításokra, az ezt támogató képzésekre, illetve az ezt segítő informatikai fejlesztésekre. Ezért módosítani kell az SzMSz-t és a munkaköri leírást, a helyi jogszabályalkotást, továbbá fejleszteni kell az infokommunikációs technikákat is.

- 29 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program Nagydobsza Község Önkormányzatánál, illetve a három település alkotta körjegyzőség esetében is felmerült az igény a stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcsolására. Hogy a stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcsolása miként valósulhat meg az önkormányzat, illetve a körjegyzőség esetében, illetve e két szegmens milyen kapcsolatban állnak egymással, arra a következőkben próbálunk választ adni.

6.1 A tervezési ciklus összefüggéseiből következő javaslatok A stratégiai tervezés alapvető alkotóeleme jelenleg 3 lényeges dokumentum: 1. Településfejlesztési Stratégia 2007-2013 (EU fejlesztési programokhoz igazodik) 2. Gazdasági program 2007-2010 (választási ciklusokhoz igazodik) 3. Éves költségvetés E dokumentumok összekapcsolódása a jelenlegi helyzetben részben megvalósultnak tekinthető, de ez a kapcsolódás nem kölcsönösen egyértelmű megfeleltetés. Nincs ugyanis egységes struktúrával rendelkező, minden szervezeti egységre érvényesnek tekinthető és informatikai háttérrel támogatott folyamata, így a stratégia konkrétan meghatározott célterületekre, számokra történő lefordítása, illetve megvalósulásának nyomonkövetése és ellenőrzése még megvalósítás előtt áll. Az első, alapvető lépés a különböző szinteken elhelyezkedő szakmai és társadalmi szervezetek közötti minél szélesebb konszenzus megalkotása a települések rövid, közép és hosszú távú jövőjét illetően. Sokirányú támogatottság szükségeltetik: 

Támogatnia kell az elképzeléseket alapvetően a hivatalok vezetésének,



A választott tisztségviselőknek és a Képviselő Testületeknek,



De nem elegendő hivatali – önkormányzati egyetértés, ha ez nem a társadalom különböző szervezeteinek, szereplőinek minél teljesebb körű bekapcsolásával valósul meg.

- 30 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program A jelenlegi, az egész önkormányzatot lefedő, éves költségvetés tervezési módszertan alapvetően bázis alapú, amelyhez az intézmények éves gazdasági felülvizsgálata kapcsolódik. A tervezési szakemberek teherbíró képességétől függően egyes részterületek alaposabb felülvizsgálata is megtörténik, áttekintve az igényelt források összhangját a feladatokkal, de ennek lehetősége a rendszer teljes egészét illetően korlátozott. Ezeket az alapokat véve célunk egy rugalmasabb tervezési módszertan felé történő elmozdulás. Szükséges felmérnünk a mozgásteret a különböző feladatok finanszírozási szükségleteinek feltárásával, illetve a már meglévő kötelezettségek figyelembe vételével. Többek között az alábbi terültek feltárása szükséges: 1. kötelezően ellátandó feladatok ellátása, 2. jogszabályban rögzített egyéb kötelezettségek teljesítése, 3. folyamatban lévő, más, szerződéssel már lekötött feladatok megvalósítása, 4. korábbi években vállalt, később esedékes kötelezettségek áthúzódó hatása. Mindezeket a tervezés során csak nehezen módosítható adottságként kezeljük. A stratégiai tervnek és az éves költségvetésnek egyaránt figyelembe kell vennie ezeket. Tervezésük egyelőre továbbra is bázis alapon történhet, feladatonkénti rendszeres felülvizsgálattal, melynek célja a hatékonyság javítása. A jogszabályokban foglalt kötelezően ellátandó feladatokat általában szakmai szabályok határozzák meg, amelyek alapot szolgáltatnak a költségigényekhez, de ezeknek is lehet többlet forrás igénye, melyet különböző szintű döntések alapoznak meg. 1. egészségügyi ellátás különböző szintjei (alap, járó beteg szakrendelő illetve kórház) 2. szociális ellátás - itt tipikusan nagy tér nyílik önkéntes feladatok vállalására, melyek helyi szabályozáson alapulnak, pl. bérlakás, közmunka, idősek otthona 3. gyermekjóléti feladatok 4. közművelődés - szociális ellátáshoz hasonlóan sok önként vállalt feladat található itt – az önkormányzat választásától függően: fesztiválok, megyei szervezetek támogatása, kiemelt művészeti intézmények és társulatok

- 31 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program 5. környezetvédelem 6. településfejlesztés - ezen a területen is tág tere van az önkéntes feladatoknak 7. kommunális feladatok önkéntes feladat például a helyi tömegközlekedés megvalósítása 8. közoktatás és szakképzés 9. önkormányzati ingatlangazdálkodás 10. sporttevékenységek támogatása önkéntes feladat 11. Egyéb tevékenységek Az önkéntes vállalások tervezése a jelenlegi gyakorlattól eltérő módszert kíván, és figyelembe kell, hogy vegye a teherbíró képességet. A továbbiakban az önkéntes feladatokat egyfajta zéró bázissal tervezzük, azaz a stratégia tervezésekor újra meghatározzuk az önkéntes feladatok tényleges körét, és nulláról felépítve rendelünk hozzájuk költségigényt. A stratégiai terv elkészítésébe természetesen a kötelezően ellátandó feladatokat is be kell emelni, kiemelten kezelve mindazon feladatokat, amelyek esetében a fejlesztés érzékelhetően hozzájárul a stratégiai célok teljesüléséhez. A korrekció ideális esetben pozitív többletet jelent, amely az egyes feladatokra elkölthető összegeket növeli, ehhez azonban terven felül növekvő bevételek szükségesek. A bevételi lehetőségek feltérképezése szintén stratégiai feladat. A források tervezésének elméleti lehetőségei: 1) Jelenlegi források és mértékük változására ható tényezők elemzése (pl. jogszabályi környezet, EU-s forrástervek) -

jövőben is megmaradó források

-

jövőben elapadó források

2) Jövőbeli források -

új rendszeres források

-

új eseti források

• támogatások (központi vagy EU-s) – vizsgálandó, hogy ezek célhoz rendelt vagy szabadon felhasználható források • értékesítés, privatizáció • bevétel új díjköteles szolgáltatások nyújtásából

- 32 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program • együttműködés vállalkozókkal, pl. kereskedő/iparos közterületi fejlesztést végez a tevékenységi engedély fejében / cégek társadalmi felelősségvállalásának előmozdítása

6.2 A stratégia megalkotásának folyamata A stratégiai tervezés alapvető iránytűje a vízió – egy elképzelt jövőkép: milyennek szeretnénk látni az adott települést? Ehhez szervesen kapcsolódik a küldetés – mely egy konkrét szervezetre, jelen esetben a Polgármesteri Hivatalra, és ezen túlmenően az egész önkormányzatra, valamint a körjegyzőségre vonatkozóan határozza meg a következő kérdésekre adandó válaszokat: Milyen érintett csoportok, mely igényeit, szükségleteit szeretnénk/tudnánk kielégíteni és hogyan? A vízió és a misszió megalkotása tulajdonképpen olyan távlati célok megfogalmazását jelentik, amelyek a stratégiai terv gerincét képezik, és konkrét feladatokra lebontva a gyakorlatban is megvalósíthatóak. A vízió és misszió megfogalmazásánál, és későbbiekben a stratégia tervezés lépéseinek megalkotásánál szükséges egy munkacsoport létrehozása, amely magába kell, hogy foglalja a választott és köztisztviselői résztvevőket, biztosítja a szükséges szakmai színvonalat, esetlegesen

külső

résztvevők

bevonásával.

E

munkacsoport

fogalmazza

meg

a

kapcsolódásokat, ezek szintjeit, gyakoriságát, a feladat végrehajtásának időhorizontját. Már a stratégiai céloknál is kiemelt jelentőségű a fontossági sorrend kialakítása, hiszen a szűkös erőforrások hatékony elosztása csak így lehetséges. A célok fontosságának értékelése egy objektív kritériumrendszer segítségével elvégezhető, eredménye pedig az egyes stratégiai célok súlyának meghatározása. Stratégiai céljainkat két fő csoportba sorolhatjuk: 1. EU-s fejlesztési forrásoknak megfelelően kialakított célok

- 33 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program 2. Egyéb, saját célok (melyeket EU-s forrásoktól függetlenül is szükséges megvalósítani – ld. önkéntes és kötelező feladatok)

6.2.1 Objektív kritériumrendszer a célok fontosságának rangsorolására Az erőforrások szűkösek, ezért nem lehetséges minden célt egyszerre, magas színvonalon megvalósítani. Ki kell választani azokat a célokat, melyekre az adott település koncentrálni szeretne, ezek között is fel kell állítani egy sorrendet, súlyokat rendelni hozzájuk. A megvalósítás és az erőforrások felhasználása ez alapján történik. Kérdés, hogy mi alapján rangsoroljuk a megfogalmazott célokat? Erre egységes és objektív kritériumrendszer kialakítását javasoljuk, amely valamennyi cél értékelésére alkalmas. Az objektív jelző pedig azt jelenti, hogy a kritériumrendszert használó, ugyanazon célt értékelő különböző személyek, ugyanazokat az eredményeket kapják. A kritériumrendszer az adott település számára fontos értékelési szempontokat szintetizálja, ezért nem egy, már kész rendszer átvételét kell megoldani, hanem egyedi kialakítása szükséges, s természetesen felhasználhatók benne „jó gyakorlatok” tapasztalatai. Mivel ez egy komolyabb tervezést és több érintettel történő egyeztetést igénylő feladat, 1,5-2 hónapot érdemes rá fordítani. Nagydobsza község, illetve a körjegyzőséget alkotó többi település esetében is szükséges egy rendszer felállítása. A stratégiai célok kialakításakor 4 nézőpontot javasolunk figyelembe venni: 1. Pénzügyi nézőpont -

Hogyan pozícionáljuk az önkormányzatot a „befektetők” (forrásokat biztosítók) előtt – állam, EU, civilek?

-

Hogyan tehetjük gazdaságosabbá saját működésünket?

2. Vevők, önkormányzati szolgáltatásokat használók nézőpontja -

Milyen teljesítményt várnak el tőlünk?

3. Folyamatok nézőpontja

- 34 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program -

Mely folyamatokban kell kiemelkedő teljesítményt nyújtanunk? (átfutási idő, minőség, gazdaságosság)

4. Tanulás és fejlődés nézőpontja -

Hogyan leszünk képesek egy fenntartható önkormányzati stratégia kialakítására és betartására?

A nézőpontokhoz kapcsolódóan határozzuk meg a stratégiai célokat, amelyek súlyozását elvégezzük egy objektív kritériumrendszer segítségével. A célokat elrendezhetjük egy ún. stratégiai térképen, amely az egyes nézőpontok közötti kapcsolatokat mutatja be. A stratégiai térkép nem más, mint a négy nézőpont szerinti stratégiai célok logikai kapcsolata abból a megközelítésből, hogyan segítik az adott településen a vízió, azaz az elképzelt jövőkép teljesülését.

6.3 A stratégia és az éves költségvetés összekapcsolása a gyakorlatban Első lépés, hogy az Önkormányzat megfogalmazza hosszú távú elképzeléseit (vízió, misszió) a megfelelő mélységű társadalmi beágyazódási szintek bekapcsolásával. Ebből levezethetően meghatározzuk azokat a stratégiai célokat, amelyekhez felhasználhatóak a jelenlegi önkéntes feladatok ellátására fordított összegek, az esetleges szabad források, valamint a településfejlesztési stratégiával összhangban elnyert EU-s források. Az éves tervezés folyamata továbbra is a törvényben rögzített módon kerül végrehajtásra (koncepció, intézményi, szakfeladat tervezés, elemi költségvetések készítése, egyeztetések, végül a testületi elfogadás). Ugyanakkor minden éves tervezési folyamat indításánál át kell gondolnunk a stratégiai céljainkat. Aktualizálni kell a hosszú távú időhorizonton eloszló feladatokat, több évre szóló végrehajtásukat, és finanszírozási igényüket. A koncepció benyújtásával egy időben célszerű a legfőbb döntéshozó Képviselő Testület elé tárni az aktualizált stratégiai cél hierarchia javaslatot, és testületi döntéssel megerősíteni azt. A koncepció készítésekor már figyelembe lehet venni, hogy milyen kötött forrásokkal számolunk egyrészt a következő évre, másrészt a hosszabb távú időszakokra, és ezek levonása után mennyi mozgástér marad a hosszabb távú stratégiai célok megvalósítására.

- 35 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program Felvethető, hogy ma a legtöbb önkormányzat nem rendelkezik szabad forrásokkal, örül, ha a kötelező feladatait teljesíteni tudja, ez Nagydobsza, illetve a körjegyzőségbe tartozó Kisdobsza és Merenye esetében is így van, de ennek ellenére ki kell törni ebből a gondolati körből. Az éves tervezés metodikája is tartalmazhat rejtett tartalékokat, és jól megfogalmazott stratégiai célok esetén hosszabb időszak alatt az önkormányzat mozgástere is növekedhet. A lakosság, a vállalkozások számának növekedése növekvő helyi bevételeket generálhat. Célszerű figyelembe venni, hogy az önkormányzat a legnagyobb foglalkoztató, ezért gazdasági súlyánál fogva alapvető befolyása van a településen zajló folyamatokra. A koncepció elfogadásakor szintén határozattal elfogadott, aktualizált stratégiai célok adják a többéves pénzügyi terv (igény szerint 3, vagy akár 5-8 évre is szólhat) és az éves költségvetések alapját. Az éves költségvetések továbbiakban a hagyományos menetrendben készülhetnek, ahol jelenleg a takarékos költségfelhasználás a cél, és ez a racionális gazdálkodás szabadíthat fel forrásokat a jól átgondolt hosszabb távú célokra. A hosszú távú pénzügyi terv bevételi oldala a takarékos gazdálkodás, és az esetleges pótlólagos források bevonásával meghatározott összegek (pl. Új Magyarország Fejlesztési Terv forrásai). Kiadási oldalát pedig a kötelező feladatokhoz szükséges források biztosítása után a megmaradó önkéntes feladatok áttekintésével a saját stratégiai célok forrásigénye határozza meg. Ezzel a metodikával megkapjuk a következő ciklusban induló újabb Gazdasági Program keretszámait. Az éves költségvetés pedig a jelenlegi eljáráshoz hasonlóan a Gazdasági Program éves lebontásán és részletezésén alapul. Elemei a következők: -

a kötelező kiadások bázis alapon,

-

a hosszú távú pénzügyi terv adott évre vonatkozó számai (önkéntes és EU-s fejlesztési feladatok),

-

és ha szükséges, akkor a korrekció.

A javasolt módszertan az eddigi bázis alapú tervezés rugalmasabbá tétele. A rendszerben megjelenik a program alapú tervezés, és komoly hangsúlyt kap a hosszú távú stratégia.

- 36 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program A stratégiai tervek és az éves költségvetés sorainak összekapcsolásakor felvetődik a kérdés, hogy a felvázolt lépéseket a gyakorlatban milyen eszközzel végezzük. Az adatok mennyiségére, összekapcsolódásaira és a tervek – tényadatok - előrejelzések követhetőségére való tekintettel elengedhetetlen az informatikai támogatás, egy pénzügyi tervező rendszer.

7. Javaslatok 7.1

A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében

A jelenlegi működés jellemzői A polgármesteri hivatalban, illetve a körjegyzőségi hivatalban tapasztaltak alapján úgy látjuk, hogy az ügyintézés terültén jelentkező problémák forrása az ügyintézést megelőző iktatási folyamat és az ügyek kiszignálásának folyamata. Jelenleg a napi posta érkeztetését, bontását, majd az ügyek ügyintézőkre történő szignálását a Titkárság végzi. A kiszignált ügyiratok ezután a körjegyzőhöz kerülnek átnézésre, majd ezt követően történik az iktatási folyamat, melyet egy fő lát el a hivatalban. Az iktatási folyamatban problémát jelent, hogy az iktató rendszerbe az iktatásért felelős kollégán kívül más kolléga nem tud belépni, így amennyiben az iktató munkatárs nincs a helyén, nem tudja iktatni az ügyiratot, addig nem tud elkezdődni az ügyintézés. Az iktatási folyamatban jelentkező fennakadást, illetve akadályokat felerősíti, hogy a körjegyzőséghez három település tartozik, így az iktatást végző egy fő sok esetben leterhelt, hiszen három település postáját kell kézben tartania, dokumentálnia és nyomon követnie. Általánosságban jellemző, hogy a hivatali dolgozók több szerepkört töltenek be, illetve az ügyintézők a munkaköri leírásban foglaltakon túl jelentősen több feladatot látnak el. A feladatok priorizálása tekintetében rendező elv az ügyek határideje, vagyis a hivatali munkatársak azon ügyek intézését kezdik meg, melyek közelebb állnak az ügyintézési határidőhöz. Ez alól kivételt képeznek a jegyzői kérések, melyek jellemzően azonnali

- 37 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program ügyintézést, ad-hoc feladatellátást igényelnek, ezzel felborítva az előzetesen betervezett feladatok intézését. A határidős dokumentumok aláírása kapcsán már tettünk fejlesztési javaslatokat a tanulmány egy korábbi fejezetében. Az ügyek státuszának vezetése jelenleg papír-alapon történik, az ügyintézők aktákban tárolják az aktuális ügyeket. A státuszkövetés, illetve a késedelmes ügyek riportolása manuális munkával oldható csak meg. A szervezetre jellemző, hogy nem egyenletes a munkatársak leterheltsége, ennek átgondolása javasolt a hatékonyabb feladatellátás elérése érdekében. A hivatalban a helyettesítés nehézkesen működik. Fejlesztésre tett javaslatok Az érintett területen egyfelől javasoljuk az ügyek kiszignálási folyamatának és iktatási folyamatának átgondolását. Az ügyek ügyintézőkhöz kerülését felgyorsítaná, ha az ügyek a kiszignálást követően az iktatásra kerülnének, majd ezt követően, illetve ezzel párhuzamosan a jegyzőhöz átnézésre. Ezzel fennakadás nélkül juthatna el egy-egy ügyirat az adott kollégához, ugyanakkor biztosítva lenne a jegyzői betekintés, tájékozódás is az aktuális ügyekbe. Ennek köszönhetően az ügyintézés olyan esetekben is megkezdődhetne, ha a jegyző az egyéb elfoglaltságok mellett nem tud időt szakítani a napi posta átnézésére. A szignálási, iktatási folyamat lépéseinek sorrendjének átgondolását javasoljuk.

7.2 Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása A jelenlegi működés jellemzői A hivatalban jelenleg az alábbi ügyfélfogadási rend van meghatározva: Hétfői ügyfélfogadás Keddi ügyfélfogadás Szerdai ügyfélfogadás Csütörtöki ügyfélfogadás Pénteki ügyfélfogadás

8.00-12.00, 13.00-15.00 8.00-12.00, 13.00-15.00 8.00-12.00, 13.00-15.00 Nincs ügyfélfogadás 8.00-12.00

- 38 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program Ebből jól érzékelhető, hogy a hivatal - a csütörtöki naptól eltekintve – gyakorlatilag csaknem a teljes hivatali munkaidőben határozta meg az ügyintézési határidőt is. A kijelölt, meglehetősen ügyfélbarát ügyfélfogadási rend ellenére az ügyfelek fogadása a gyakorlatban az ügyfélfogadási időn kívül is zajlik a hivatalban, azaz 12:00 és 13:00 között, 15:00 után és a csütörtöki ügyfélfogadási szünnapon is. Ennek következtében a zavartalan ügyintézés az ügyfélfogadási időn kívül sem biztosítható, az ügyfelek fogadása az ügyintézők tervezett idejét felborítja, ezáltal csökkentve az ügyintézésre fordítható időt. Az ügyfélpult bevezetése jelentősen lecsökkentette az ügyfélfogadási időn kívül érkező ügyfelek számát, azonban az ügyfélfogadási időn belül érkező telefonhívások jelentős időt vonnak el a munkatársaktól. A problémát az okozza, hogy a telefonon történő egyeztetés során sok félreértés adódik/adódhat, illetve az ügyfelek gyakran olyan ügyekben kérnek tájékoztatást telefonon keresztül az ügyfélfogadási időn kívül, ami jelentős egyeztetést igényel. Az ügyfélpult esetében további fennakadást eredményez, hogy az a polgármesteri hivatalban került kialakításra, viszont az ügyfelek sok esetben a körjegyzői feladatkörhöz, illetve körjegyzői hivatalhoz kapcsolódó kérdésekben keresik fel kérdéseikkel és problémáikkal az ügyfélkaput. A két hivatal – polgármesteri és körjegyzőségi – két külön épületben találhatóak. Az ügyfelek így sok esetben csak közvetett módón érhetik el a kérdéseikkel megcélzott hivatalt, és a központi ügyintéző idejéből is sokat elvesz a közvetítés, illetve a közvetlen kapcsolatfelvétel elősegítése az ügyfél és az általa megcélzott hivatal, valamint ügyintéző között. Az ügyintézési idő jellemzően 30 nap, azonban ez kitolódhat, amennyiben az illetékes szakatóság nem küldi vissza az iratot határidőn belül. Ügyfélelégedettség-mérés még nem volt a hivatalban.

- 39 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program Fejlesztésre tett javaslatok Javasoljuk, hogy a hivatal szűkebb időkeretben határozza meg az ügyfélfogadási időszakot az ügyfelek számára, kiküszöbölve ezáltal, hogy a teljes hivatali munkaidőben fennakadást okozhasson az ügyfelek folytonos érkezése, megakasztva ezzel a hivatali munkavégzést és felborítva a hivatali dolgozók mindennapi munkabeosztását. Ajánljuk továbbá, hogy a telefonos megkereséseket fogadó munkatárs ügyfélfogadási időn kívül ne irányítsa az ügyfeleket az ügyintézőkhöz. További javaslatunk, hogy a két hivatal alakítson ki egységes ügyfélpultot, mely mindhárom önkormányzat, illetve a körjegyzőség ügyvitelét érintően segíti az ügyfeleket és a hivatali dolgozókat egyaránt az ügyintézésben. Az egységes, központi ügyfélpult szolgáltatásai, elérhetősége és ügyviteli ideje legyen megfelelően kommunikálva az érintett ügyfelek irányába. Az interneten elérhető portál lehetőséget biztosíthat az egyablakos elektronikus ügyintézés kialakítására. A felhasználók számos előnyt élvezhetnek a rendszer használatával. Elektronikus ügyintézéssel jelentős idő takarítható meg, kényelmes, biztonságos és általa személyre szabott szolgáltatások vehetők igénybe. A portálon beérkező megkeresések nyomon követésére és közvetítésére az ügyfélpultot is üzemeltető munkatársat javasoljuk kijelölni, részére elengedhetetlennek tartjuk a felület kezelésének ismertetését, az üzemeltetéshez szükséges számítógépes ismeretek elsajátításának biztosítását. A hivatal magasabb színvonalú munkavégzéshez javasoljuk az ügyfél-elégedettség mérését és a tapasztalatok beépítését a működési modellbe. A kérdőíves felmérés segítségével a hivatal visszajelzést kaphat ügyfeleitől, az ügyfelek által tapasztalt munka minőségéről. Az internetes portál felületen kialakításra kerülhet egy „Vélemény az önkormányzatról” c. menüpont, amelyen minden felhasználó elmondhatja véleményét az önkormányzatról, az ügykezelési tapasztalatairól, stb.

- 40 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program Az alábbi kérdésköröket javasoljuk: 1. Ügyintézéshez kapcsolódó általános észrevételek - Legsűrűbben felkeresett iroda/csoport, ügytípus? - Hivatal felkeresésének gyakorisága? - Ügyfélfogadási rendet megfelelően tartja-e? - Sikerül-e általában elintéznie az ügyeit? - Hogyan értékeli a hivatal és a lakosság kapcsolatát? - Hivatal munkatársainak szakmai felkészültsége? - Hivatal megközelíthetősége, stb. 2. Adott (mai) ügyintézéshez kapcsolódó észrevételek - Hogyan találta meg az illetékes irodát? - Mennyi időt töltött várakozással, mielőtt fogadták? - Mennyi időt foglalkoztak vele? - Ha kérelme nem teljesült, miben látja annak okát, stb. Az ügyfélelégedettség-méréshez kapcsolódó kérdéseket tartalmazó űrlapok tartalmának egyeztetése, programozása a projektet követő időszak feladata.

7.3 Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása A jelenlegi működés jellemzői A képviselő-testület és a képviselő-testület egyes bizottságai elé többek között a következő ügyek kerülhetnek: belső szervezeti egység, tisztviselő által tett indítvány, egyéni képviselői indítvány, képviselőtestületi határozat, egyéb. Megkülönböztethetőek belső kezelésű ügyek és külső beadványok.

- 41 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program A képviselő-testületi előterjesztések csak írásban nyújthatók be. Az írásban érkező bejelentéseket, melyek a képviselő-testület, illetve az esetleges bizottságok döntési kompetenciájába tartoznak, az iratkezelési szabályzatnak megfelelően iktatják, a szóban érkező kérelmet az ügyintéző munkatárs írásba foglalja. Az ügy érkeztetést, kiszignálást követően az indítvány az ügy intézésére kijelölt ügyintézőhöz kerül, aki felelős az előterjesztés elkészítéséért. Az előterjesztés készítésének határideje a soron következő képviselő-testületi ülés, illetve bizottsági ülés előtti 8. nap. Miután elkészült az előterjesztés, mind az előterjesztést készítő ügyintéző, mind a körjegyző aláírja, majd a döntésre jogosult testület elé kerül az ügy, ahol megszületik a döntés. A képviselők papíralapon megkapják az anyagokat; jellemzően papír alapon dolgoznak. A végrehajtás a polgármesteri hivatal feladata, az ügy gondozását az adott ügy intézésére kijelölt tisztviselő látja el. Az érintett területen kiemelt fontosságú a határidő-figyelés az egyes ügymeneteknél, az ügyek státuszának nyomon követése. Fejlesztésre tett javaslatok A rendeletalkotási folyamatok egyszerűsítésére, hatékony támogatására egy olyan, web alapú informatikai rendszer létesítését és bevezetését értjük, aminek alapvető feladata a képviselő testület, a bizottságok, valamint az esetlegesen működő szakmai munkacsoportok mindennapi munkájának (döntéshozatalának) támogatása, munkájuk eredményének publikálása. Jelen dokumentumban nem kerülnek az egyes szerepkörök, jogosultsági viszonyok, dokumentum típusok pontos meghatározásra, ezeket a későbbi specifikációs megbeszéléseken kell tisztázni. E fejezet célja a testületi munka folyamatának globális tárgyalása, a legfontosabb elemeinek bemutatásával.

- 42 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program Előnyök: A rendszer bevezetése a szolgáltató önkormányzat megvalósítása felé vezető út fontos mérföldköve. Segítségével az önkormányzat a papírmentes irodai rendszerek bevezetése területén szerez jelentős tapasztalatot. A bevezetés esetleges nehézségeit az ügyfelek, a lakosság nem érzékelik. A tapasztalatok birtokában az önkormányzat könnyen felkészülhet az elektronikus szolgáltató önkormányzat megvalósítása és üzemeltetése során jelentkező feladatokra. A munkacsoportok számára biztosított előnyök: -

A támogatott munkacsoport munkatársai tetszőleges helyről tetszőleges időben elérhetik a döntésüket támogató dokumentumokat, így felelősebb, szakértőbb döntéseket hozhatnak.

-

Mivel valamennyi dokumentum a portállal integrált környezetben kerül kialakításra, a nyilvános rendeletek, határozatok, döntések portálra történő publikálása a karbantartó felületről közvetlenül történik meg, míg jelenleg ez a folyamat emberi beavatkozással (szakember szintű beavatkozással) történik meg.

-

A dokumentumokkal kapcsolatos változások egyből eljutnak az érintettekhez, percre kész (online) adatokkal dolgozhatnak a tagok.

Lakosság felé nyújtott előnyök: -

Az önkormányzat tevékenységének több területére enged mélyebb betekintést a rendszer.

-

Az önkormányzat demokratikus működését reprezentálja.

-

A későbbi integrációk eredményeképp az önkormányzat felé megkereséssel élők az egyes egyedi ügyek elbírálásának fázisairól is bővebb betekintést kaphatnak az interneten keresztül. Természetesen ezen láthatóság nem haladhatja meg az önkormányzat által megkívánt mértéket, az önkormányzaton belüli folyamatokat a felhasználók egyfajta szűrőn (a szűrő az egyes, láttatni nem kívánt, fázisokat összemossa) keresztül tekinthetik meg.

- 43 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program Az új rendszer által nyújtott lehetőségek: -

Az előkészítő anyagok egységes környezetben állnak elő, így azok nyomon követése, strukturált keresése a központi rendszer által biztosított funkció.

-

Mivel valamennyi dokumentum a portállal integrált környezetben kerül kialakításra, a nyilvános rendeletek portálra történő publikálása magáról a karbantartó felületről történik meg.

-

A dokumentumok központilag kerülnek tárolásra, így azok biztonságos mentéséről sem kell az egyes előkészítő csoportoknak külön-külön gondoskodniuk. Természetesen a központi rendszer mentésének szabályozása a rendszer kialakítása során megoldandó feladat.

-

Az információk papír alapú sokszorosítása, és célszemélyhez juttatása helyett, az információk elektronikusan jutnak el az érintettekhez, ami jelentős költségcsökkentést eredményez az önkormányzat számára.

-

Az

elektronikus

információ-áramlás

eredményeképp

az

önkormányzat

környezetszennyezése, irodaszer-felhasználása jelentősen csökken, hozzájárulva ezáltal is egy korábbi fejezetben javasolt öko-hatékony iroda működtetéséhez.

7.4 A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása és a hivatalon belüli kommunikációs funkció színvonalának növelése A jelenlegi működés jellemzői A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés területének felmérése során azt tapasztaltuk, hogy a gyakorlatban a munkavégzés leginkább a mindennapok során kialakult szokások szerint működik. A hivatali dolgozók munkaköri leírása csak részben tartalmazza az elvégzendő feladatokat, a gyakorlatban a munkatársak lényegesen több feladatot látnak el. A feladatok kiosztása is jellemzően a kialakult gyakorlat, hagyományelvek alapján történik, a munkatársak megosztják a kapott feladatokat egymás között, nincs csoportvezető/irodavezető, aki delegálná a feladatokat a kollégáknak. Ugyanakkor az operatív megbeszéléseken született

- 44 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program feladatokat a ki nem nevezett, de csoportvezetőként funkcionáló munkatársaknak kell a többi munkatárs felé delegálniuk, ami vezetői jogkör hiányában ellenállásba ütközhet. A vezetői szint hiánya más területen is hiányzik. Informális csoportvezetők ugyan vannak, akik leginkább szakmai tudásuk, szakmai múltjuk alapján „emelkednek ki” a csoportból, de mivel sem a munkaköri leírásokban, sem a szervezeti felépítésben, SZMSZ-ben nem jelenik ez meg konkretizálva, a csoporton belüli motiválás és számonkérés nehézkes. A felelősségi, döntési jogkör hiánya azon esetekben is jelentkezik, amikor a döntéshez szükséges szakmai tudás és információ rendelkezésre áll a csoporton belül, azonban a döntési út betartása végett minden esetben a körjegyzőt is be kell vonni a folyamatba. A döntési folyamat rugalmatlansága fennakadást okoz a mindennapi működésben, lassítja az ügyintézést. A szervezeti egységek közötti együttműködés általában szóbeli kommunikáció útján történik, nagyobb horderejű kérdésekben szükséges a formális út, ekkor a körjegyző aláírása is szükséges hozzá. A szervezeten belüli kommunikáció két fontos mérföldköve a heti-kétheti rendszerességgel megtartott operatív megbeszélések, illetve az általában havonta összehívott apparátusi értekezletek. Az operatív értekezleteken az adott időszakban aktuálisan megtartott képviselőtestületi üléseken meghozott határozatok végrehajtásának tervezett folyamata kerül tájékoztatásra, illetve az ügyek előkészítése, előterjesztések készítése kerül átbeszélésre a körjegyző és az informális csoportvezetők részvételével. Az operatív értekezleteken túlmenően nem jellemző a belső-, például a csoportszintű/irodaszintű megbeszélés. Úgy tapasztaltuk, hogy az operatív megbeszélések gyakran nem elég hatékonyak. A havi rendserességgel összehívott apparátusi értekezleteken a hivatali dolgozók a szervezet egészét érintő kérdésekről, a képviselőtestületi döntésekről kapnak tájékoztatást, illetve a havi rendszerességgel tartott megbeszélések azt a célt is szolgálnák, hogy a munkatársak ennek keretében az aktuális ügyekbe, az egy-egy ügy kapcsán felmerülő kérdésekbe, problémákba is betekintést nyerjenek, azonban ez utóbbi a gyakorlatban nem jellemző.

- 45 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program A hivatalban éves teljesítményértékelés van, de a gyakorlatban jelenleg nehézkesen működik. Úgy látjuk, hogy a munkatársak igényelnék a rendszeres visszajelzést a munkájukról, teljesítményükről. Fejlesztésre tett javaslatok A középvezetői szint hiányából fakadó problémák megoldása érdekben javasoljuk a szervezeti struktúra átalakítását. Javasoljuk az operatív megbeszélések, illetve az apparátusi értekezletek rendszerességének bevezetését, előre meghatározott tartalommal való véghezvitelét, az értekezleteken érintettek számára

biztosítva

az

értekezletek

tartalmát

érintően

javaslatok

és

indítványok

megfogalmazását, előterjesztését. Javasoljuk továbbá olyan belső fórum megteremtését, ahol a hivatali dolgozók értékelése folyamatos formában is megvalósulhat. Erre teret biztosíthatnak az apparátusi megbeszélések, de ettől elkülönítetten is megvalósítható. Az értékelés eszközrendszerét is szükséges kidolgozni, folyamatosan – az igényeknek és a felelősségi körök alakulásának megfelelően – nyomon követni és frissíteni. A szervezeti átalakításon felül a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása és a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelésére szolgál a javasolt portál felület is. A hivatalon belüli kommunikáció elősegítését célozná egy egységes elektronikus alkalmazás kialakítása, a hozzáférési jogosultságok meghatározásával. Az elektronikus felület hozzáférésének strukturálása azonban feltételezi a valós hivatali struktúra kiépülését és stabilitását, így elsődlegesen ennek megteremtése a feladat.

7.5 Önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok folyamatának

átstrukturálása, korszerűsítése,

rendszeres

illetve

az

visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe

- 46 -

információáramlás

intézményektől

érkező

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program A jelenlegi működés jellemzői Az önkormányzati intézmények (óvoda, általános iskola) jelenleg évente küldik a beszámolójukat, amelyben a tárgyéves megvalósított feladataikat, költségelszámolásukat és a tervezett munkálataikat részletezik. Az ad-hoc problémákkal kapcsolatban telefonon keresztül jeleznek a hivatalnak az intézmény vezetői, így ezen ügyek, kérések, visszakeresése és kezelése nehézkes. Oktatási-, nevelési kérdésekben az intézmények vezetői önállóan döntenek, műszaki és egyéb gazdasági kérdésekben a hivatallal egyeztetniük kell. Fejlesztésre tett javaslatok Az intézmények éves beszámolóját havi gyakoriságúra szükséges változtatni. A kialakítandó portál támogatja a különböző célcsoportok kialakítását, így az intézményvezetők (mint célcsoport) beszámolóit a portál adminisztrátora felteheti a portál megfelelő részére az érintettek tájékoztatása mellett. Javasoljuk továbbá a beszámolók hivatal felé írásban való beszámolása mellett időszaki értekezletek bevezetését is, amely teret adhat az egyoldalú beszámolási kötelezettség teljesítésével párhuzamosan a valós párbeszédre, az aktuális közös ügyek és felmerülő problémák megvitatására. Az ad hoc jellegű megkereséseket az önkormányzati intézmények részéről sok esetben telefonon intézik a felek, gyakran az ügyintézés adminisztrálása is elmarad, mely a későbbikben vethet fel félreértéseket és előidézhet konfliktusokat is a jelentős kérdésekben. A telefonos egyeztetés helyett, vagy azzal párhuzamosan javasoljuk e-mailben elküldeni a hivatal számára az ad hoc jellegű megkereséseket is, így azok visszakereshetőek és státuszolhatóak.

7.6 A

közintézmények

költséghatékonyabb

és/vagy

eredményesebb

működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása

- 47 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program A jelenlegi működés jellemzői Az egyes funkcionális csoportoknak (pl. pénzügy, műszak, stb.) nincsen valós vezetőjük, sokszor a hagyományelveknek megfelelően történik a feladatok allokálása, megvalósítása. A csoporton belüli jutalmazás és számonkérés ezért nehezen valósítható meg. A helyettesítési rendet érdemes újragondolni és a munkaköri leírásokban frissíteni. Az egyenletes munkaterhelés elérésére a szervezeti együttműködést igénylő folyamatok tudatosítása, az input-outputok figyelemmel kísérése szükséges. A végrehajtandó feladatok, a leterheltségek és a feladatvégzés közben felmerülő problémák feltérképezésére minden hivatali dolgozónak az alábbi kérdéseket tartalmazó feladat felmérési adatlapot kell kitöltenie: -

Kitöltő neve, beosztása, csoportja;

-

Általa végrehajtott ügytípusok;

-

Végrehajtott tevékenység megnevezése;

-

Végrehajtásba bevont egyéb munkakörök, csoportok;

-

Tevékenység gyakorisága;

-

A végrehajtás átlagos időszükséglete és átfutási ideje;

-

Tapasztalt működési problémák, optimalizálási lehetőségek.

Az egyes csoportok élére történő vezető kinevezéséhez is információkat/javaslatokat gyűjtünk. A fenti kérdéseket tartalmazó adatlap kollégáknak történő kiküldését követően megtörténhet a beérkező információk kiértékelése és feldolgozása. A kiértékelést követően optimális hivatali struktúra alakítható ki, melyben minden munkatárs nagy eséllyel megfelelően el tudja helyezni magát és munkatársait is; mely struktúrával a legnagyobb mértékben képes azonosulni.

- 48 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program Fejlesztésre tett javaslatok A pénzügyi és a műszaki csoport élére vezetőt célszerű kinevezni, hogy a feladatallokálás, státuszolás, ellenőrzés, jutalmazás és felelősségre vonás hatékonyabban működhessen. A pénzügyi csoport és a műszaki csoport vezetőinek általános feladatai: -

Kiemelt feladatok/ügyek megoldása, figyelemmel kísérése;

-

A vezetés alá tartozó iroda munkájának megszervezése;

-

Heti gyakorisággal beszámoló készítése, felkészülés az operatív értekezletekre;

-

Kiadmányozási és aláírási jogkör gyakorlása.

Az önkormányzat számára javasolt lenne aljegyzői pozíciót is működtetni, amelytől az egyes ügyek kezelésének további gyorsulása várható. A csoportok közötti kommunikációt a kialakítandó portál felület funkcionalitásai, valamint a rendeletalkotási folyamatot támogató célalkalmazás hatékonyabbá teszi.

7.7 A projektszemlélet megerősítése A jelenlegi működés jellemzői A projektszemlélet, valamint a projektszerű feladat-végrehajtás nem jellemző az önkormányzat működésére. Komplex, sok szereplő bevonásával történő, adott határidőre megvalósítandó és fix költségkerettel rendelkező feladatok tervezésekor, végrehajtásakor és monitorozásakor a projekt-team szemlélet alkalmazása sok előnyt jelent a jelenlegi működéshez

képest:

költség-és

időhatékonyság,

minőségjavulás,

nagyobb

ügyfél-

elégedettség. Fejlesztésre tett javaslatok Az elkövetkező időszakban javasolt projektmenedzsment oktatásokat lebonyolítani a hatékonyabb munkavégzés elérésére. - 49 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program Mi a projekt? A projekt olyan tevékenység(sorozat), amelyet pontosan körülírt, mérhető, elérhető, releváns és (ésszerű) időtartamhoz kötött célok, eredmények megvalósítására terveznek. A projekt fogalmát elsősorban az operatív munkakörnyezet fogalmától kell megkülönböztetnünk, ahol a folyamatosan, mindennap ismétlődő, megszokott foglalatosságok, munkamenetek zajlanak adott eredmények érdekében. A napi, folyamatos működésnek egyetlen eleme sem tekinthető tehát projektnek. A projektet a hagyományos szervezeti működéstől annak ideiglenessége és egyedisége különbözteti meg. A projekt tehát ideiglenes „vállalkozás” azzal a céllal, hogy létrehozzon egy egyedi terméket vagy szolgáltatást. A projektnek sokféle jelentéstartalma lehet attól függően, hogy milyen típusú szervezet valósítja meg. Egy önkormányzat kötelező és önként vállalt feladatokat hajt végre, költségvetési keretgazdálkodással, projektjeinek jellemzően az a célja, hogy kötelező vagy önként vállalt feladatokat hatékonyabban, eredményesebben vagy gazdaságosabban hajtsa végre. Nagydobsza

önkormányzatának,

illetve

Nagydobsza-Kisdobsza-Merenye

községek

körjegyzőségének is célja, hogy a kötelező és vállalt feladatait a lakosság számára a legkielégítőbb módon képes legyen teljesíteni. Ennek megfelelően a költségvetési források megfelelő felhasználása mellett igyekszik egyéb forrásokat is elérni a célok minél hatékonyabb elérése érdekében. Nagydobsza önkormányzata, illetve a körjegyzőségbe tartozó települések is elsősorban beruházási projektekben érdekeltek (pl. szennyvízberuházás, csapadékcsatorna-beruházás), melyek által emelhető a települések infrastruktúrájának színvonala, biztosítva ezáltal az élhető környezet fenntartását, a település lakosságának helyben maradását, az elvándorlási tendencia megállítását, mely nagy mértékben jellemzi az LHH kistérségben elhelyezkedő településeket. A beruházási projektek előnye a viszonylag könnyű, jó tervezhetőség, az elérendő eredmények műszaki és minőségi paraméterei jól körülírhatók, egyszerűbb a költségvetési

- 50 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program tervezés is, a megvalósítás is elsősorban tőkeigényes, hátrányuk viszont, hogy általában komplex, időben elhúzódó projektek és leginkább ki vannak téve a költségek előre nehezen tervezhető változásának, a projekt során felhasználandó eszközök, anyagok, szolgáltatások, stb. árváltozásának. Többek között a fentiek és főleg a komplexitás okán ezek a projektek igénylik a legalaposabb előkészítést, ezek a projektek járnak a legtöbb tervezési, engedélyezési munkával. Számolnunk kell továbbá azzal, hogy temérdek dokumentumot, igazolást, nyilatkozatot, engedélyt kell beszereznünk. E komplex folyamat eredményes végigviteléhez elengedhetetlenül szükséges a hivatali struktúra és munkarend stabilizálása, a döntési kompetenciák meghatározása és lefektetése, a középvezetés megerősítése. A projektszemlélet alapvetően feltételezi, hogy a projekt végrehajtására vállalkozó szervezetben minden résztvevő helye pontos paraméterek mentén meghatározott, a feladat-és felelősségi körök minden szereplő számára ismertek. Így alapvető fontosságú az önkormányzat, mint projektre vállalkozó szervezet „helyzetbe hozása”, strukturális megerősítése. Az önkormányzat a projekt szereplői sorában elsősorban a projektgazda szerepét tölti be. A projektgazda a projekt „megrendelője”, kitalálója, az a személy, aki lényegében felel a projekt sikeréért, egyúttal, akinek érdeke a projekt sikeressége. Lényegében a projektet megvalósító szervezet vezetői képviselik; jelen helyzetben a település önkormányzatának képviselő testülete, illetve a polgármester és a körjegyző. A projektgazdát nem feltétlenül azonosítjuk a projektmenedzsmenttel, hiszen a projekt operatív feladatainak ellátását az önkormányzat nagyrészt külső szervezetre/szállítóra bízza. Mi a projektmenedzsment? A projektmenedzsment a projekt természetéből adódó változások bevezetéséhez és menedzseléséhez kapcsolódik. A projektmenedzsment feladata a projekt megtervezése: a megvalósítást leíró projektterv elkészítése; a megvalósításra szánt időkeret meghatározása; a megvalósításra szánt költség kalkulálása és a költségterv elkészítése. A megvalósítás előtt meg

kell

tervezni

a

projekttermékkel

szemben

támasztott

minőségi

elvárásokat,

követelményeket. De ugyanígy a projektmenedzsment feladata a projekt megvalósításának

- 51 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program támogatása, a szakmai és pénzügyi megvalósítás nyomon követése, a költségek alakulásának monitorozása, a projektvégrehajtás közben felmerülő problémák, váratlan helyzetek kezelése, majd a projekt lezárása és a fenntartás előkészítése. A fentiekből jól látható, hogy a projektgazda és a projektmenedzsment feladatkörei nehezen különíthetőek el egymástól, sok esetben problémát jelenthet a feladat-és felelősségi körök elhatárolása, külső projektmenedzsment szervezet bevonásával a projektgazdával való együttgondolkodás és együttműködés. Ezért célként szükséges meghatároznunk, hogy a jövőben a projektgazda önkormányzat maga vegye kézbe a projektmenedzsmenthez kapcsolódó feladatok ellátást, a projekt operatív irányításának és nyomon követésének működtetését annak érdekében, hogy a projektben kitűzött célok a legteljesebb mértékben megvalósulhassanak. A projektszemlélet meghonosításával a hivatal munkatársai – a projekttervezésre vonatkozó oktatás nyomán – képessé válnak a tervezett projektek menedzsment feladatainak ellátására, így a feladatok „egy kézben”, az önkormányzat kezében összpontosulhatnak. Az oktatás – a teljesség igénye nélkül – a következő tematika mentén képzelhető el: 1. Mit értünk projekten? 2. Mit értünk projektmenedzsmenten? 3. A projektmenedzsment fázisai – alkalmazható eszközök és módszertanok ismertetése, elsajátítása: - Projektkoncepció kialakítása - Projekt tervezése, szervezése - Projekt végrehajtása - Projekt lezárása - Projekt elért eredményeinek fenntartása 4. A projektszervezet felépítése - alkalmazható eszközök és módszertanok ismertetése, elsajátítása - lehetséges modellek felállítása 5. Projektindikátorok és elérhető eredmények - 52 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program - alkalmazható eszközök és módszertanok ismertetése, elsajátítása - az

indikátorok

típusainak

megismerése:

forrás

(input);

kimenet

(output);

eredményindikátor; hatásindikátor 6. Kockázatelemzés – Kockázatkezelés - a kockázatmenedzsment lépéseinek ismertetése: azonosítás; értékelés; reagálás és enyhítés - a kockázatok kezelése lépéseinek ismertetése: kockázat áthárítása; kockázat elhalasztása; kockázat csökkentése; kockázat elfogadása; kockázat elkerülése - Kockázatkezelési Terv: alkalmazható eszközök és módszertanok ismertetése, elsajátítása; lehetséges modellek felvázolása 7. Költségvetés tervezése: alkalmazható eszközök és módszertanok ismertetése, elsajátítása; lehetséges modellek felvázolása - bevételek-kiadások - finanszírozási tételek: saját finanszírozás; külső finanszírozás - költségek elszámolhatósága – szabályozási rendszerek - CBA – költség-haszon elemzés - Cash flow – pénzforgalmi terv 8. Marketingterv: alkalmazható eszközök és módszertanok ismertetése, elsajátítása; lehetséges modellek felvázolása - kommunikációs stratégia - tájékoztatás és nyilvánosság 9. Környezet-ökológiai

Tanulmány:

alkalmazható

eszközök

és

módszertanok

ismertetése, elsajátítása; lehetséges modellek felvázolása - környezeti hatásvizsgálat szakaszai - környezeti tanulmány tartalmi elemei 10. Gazdasági és társadalmi haszon elemzése: alkalmazható eszközök és módszertanok ismertetése, elsajátítása; lehetséges modellek felvázolása

A projektszemlélet elsajátítására érzékenyítő gyakorlati oktatás lefolytatása interaktív környezetben, kooperatív oktatásszervezési módszertan alkalmazása mentén tekinthető a

- 53 -

Nagydobsza Község Önkormányzata „Nagydobsza polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” - ÁROP-1.A.2/A-2008-0085 A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló program leghatékonyabbnak. A projektmenedzsmenthez kapcsolódó fenti tudásbázis elsajátítása mellett – igény szerint – a tematika részéve tehető esetlegesen a pályázatírással kapcsolatos ismeretek tárháza, valamint forrásteremtő képesség javítását célzó további modulok beépítése. Az oktatásban javallt a hivatal felső vezetésének delegálása, a pozícióikban megerősítésre váró középvezetők részvétele, valamint néhány adminisztratív munkatárs bevonása is. Az oktatás eredményeképp kialakulhat az önkormányzatnál egy képzett, megfelelő tudással felvértezett projektmenedzsment szervezet, mely a jövőben „egy személyben” lehet a projektek generálója, végrehajtója és koordinálója egyaránt.

- 54 -

A közintézmények költséghatékonyabb és eredményesebb működésre irányuló. program. Nagydobsza Község Önkormányzata

Recommend Documents