A kiválasztás nehézségei Bizonyára ismerik azt a viccet, melyben egy egészséges férfi testtartását addig torzítják a ruhabolt eladói, amíg elfogadhatóan nem áll rajta egy hétköznapi konfekcióöltöny. Kint az utcán aztán összesúgnak a háta mögött a járókelők: szegény nyomorék! De az öltönye az csodálatos... Valahogy így lehetne humorosan ábrázolni a vállalkozások ügyviteli programjainak kiválasztását, igényeik teljesítését. Ugyanis már a számviteli, könyvelési vagy vállaltirányítási alkalmazásokkal szemben támasztott feltételek felállítása is komoly feladatot jelent a döntéshozóknak, amit ráadásul a szoftverek készítőinek - így a Clean-Soft Kft. munkatársainak is - csak az aktuális jogszabályok szigorú figyelembe vételével szabad kielégíteniük! A következőkben vizsgáljuk meg, vajon melyek is azok a feltételek, amelyeknek meg kell megfelelniük a számviteli alkalmazásoknak:
Külső feltételek • A mindenkori állami számviteli előírások. Ezeket általában a számviteli törvény határozza meg. Két komoly kihívást támaszt, egyrészt a változásokat roppant rövid idő alatt végig kell vezetni a szoftverekben, másrészt tárolni kell a korábbi állapotokat is!
• Adótörvények. Ezeket az NAV, illetve a Nemzetgazdasági Minisztérium támasztja, betartásuk kiemelten fontos, megszegésük akár a vállalkozás „életébe" is kerülhet. Teljesítésük a számviteli szempontokhoz hasonló feladatokat ró a programozókra. • Ha az adott vállalkozás részt vesz a nemzetközi kereskedelemben is, akkor az alkalmazott programnak ismernie kell az Európai Uniós, illetve az általános nemzetközi kereskedelmi előírásokat is. Ide sorolhatók a külföldi pénzügy elszámolási előírások, adó és illeték elszámolások.
Belső feltételek: • A programnak ki kell elégítenie a vállalkozás pénzügy vezetőjének, könyvelőjének igényeit • Biztosítania kell a vállalkozás vezetőjének, vezetőinek információ iránti igényeit • Ki kell szolgálnia más, az adott vállalkozás egyéb döntéshozói által kért igényeket.•
A programokkal szemben támasztott igények A fenti felsorolásból is látszik, hogy a számviteli alkalmazásoknak két - gyakran egymással homlokegyenest ellentétes - igénysort kell kiszolgálnia. A külső tényezőkkel nem szabad „vitatkozni", azokat szigorúan teljesíteni kell, viszont a belső, elsősorban „kényelmi" szolgáltatások teljesítése adott esetekben - precíz problémafelméréssel és programtervezéssel - könnyen megvalósítható fokozva ez által az adott vállalkozás hatékonyságát! A Clean-Soft CLEAN PRECÍZ ügyviteli rendszerét úgy alakítottuk ki, hogy megfeleljen a fenti szempontoknak. Miközben kielégíti a számviteli és adójogszabályokat, illetve adatszolgáltatásokat, számos belső, kényelmi funkcióval is bír! Az optimálisan kialakított adat és alkalmazásszerkezettel többek között: • Részletes pénzügyi információkat szolgáltat a vezetőknek (naprakész kintlévőség figyelés, határidőn túli kintlévőségek kimutatása, kintlévőségek értékelése és korosítás, pénzkészlet lekérdezése és ellenőrzés, árfolyam különbözet kimutatása és elszámolása) • Folyamatos forgalmi kimutatásokat nyerhetnek belőle
• Kényelmesen megoldhatók az ellenőrzések • Különböző könyvvizsgálói adatszolgáltatásokat biztosít • Végül a kinyert információk hatékony segítséget biztosítanak a vezetők döntéseihez, (analitikus kivonat, számlalap, kintlévőség vizsgálat és értékelés, forgalmi kimutatások Excel táblázatba, utókalkulációs kimutatás (összehasonlító elemzések), közvetlen Excel kapcsolat, automatizált jelentés kitöltés, terv és tény adatok összehasonlítása).
Vizsgáljuk meg, hogy egy általános vállalkozáson belül kiknek is kell megfeleltetni egy szoftvert! Menedzsment Nagyon fontos, hogy az alkalmazás, illetve az abból kinyerhető információk megfeleljenek az EU-s követelményeknek, és naprakészek legyenek. Számukra az is lényeges, hogy az alkalmazott számviteli rendszermegfelelően integrált és jó ár/teljesítmény arányú legyen. Területi vezető(k) Naprakész forgalmi adatokat kapjanak, ismerjék a kintlévőségeket, és össze tudják vetni a terv-tény adatokat. Könyvelő, pénzügyes Kapjanak az adóbevallásokhoz kimutatásokat, gyors és áttekinthető számviteli pénzügyi lekérdezéseket, jogszabályi megfelelést, napra kész folyószámla analitikát, illetve legyen biztosított a kényelmes egyezetés, ellenőrzés.
Könyvvizsgáló Elvárja a jogszabályi megfelelést, az átláthatóságot, ellenőrizhetőséget, a precíz adatszolgáltatást, és az áttekinthető kimutatásokat. Felhasználó Mivel a legtöbbször a felhasználó a számítástechnika területén járatlan, számára fontos a könnyű kezelhetőség, a jó sebesség, a biztonságos működés és a pontos felhasználási tanácsadás. Rendszergazda Végül ne hagyjuk ki a rendszer üzemeltetését biztosító szakembert sem. Pontos dokumentációt és részletes tanácsadást kell biztosítani a számár, de az sem mellékes, ha az alkalmazásunk megbízhatóan, biztonságosan működik.
A bevezetés előtti feladatok
Mielőtt egy vállalkozásnál kiválasztanak, és rendszerbe állítanak egy ügyviteli rendszert, néhány feladatot a cég vezetőinek és informatikai szakembereinek is el kell végezniük. Ezeknek a végrehajtása nem csak a program használata végett lényeges, hanem az adott ügyviteli folyamatok is "tisztábbak" lesznek általa! A bemutatott szempontokat a szakembereink tapasztalatai alapján állítottuk össze, végrehajtásuk fontos, igény esetén természetesen segítséggel szolgálunk leendő megrendelőink számára! A CLEAN PRECÍZ Integrált ügyviteli rendszer előnyei Az eddig leírtakból is látszik, hogy egy korszerű ügyviteli-számviteli rendszer megvalósítása nem csak a programfejlesztők tudásától, hanem a megrendelő pontos adatszolgáltatásától és konstruktív információ átadásától is függ! A megrendelők két úton indulhatnak el: vagy megvásárolnak, és rendszerbe állítanak valamilyen nemzetközi célszoftvert, vagy igényeikhez szabott egyéni alkalmazás mellett döntenek. Mindkettő mellett számos érv és ellenérv szól, de a hatékony feladat-végrehajtást az esetek legnagyobb számában a második út biztosít! A nemzetközi szoftverek kis vagy közepes vállalatok számára nemcsak nagyságrendekkel nagyobb költséget jelentenek, hanem alapvetően korlátozzák az eddig megszokott hétköznapi munkafolyamatokat is!
Mert egy "nagyipari", univerzálisnak tekinthető ügyviteli rendszertől botorság elvárni a rugalmasságot, a nemzetközi szinten fejlesztett megoldások elsősorban egységes megoldást kínálnak. A tekintélyes számú kis és közepes vállalkozásnak ebben az esetben a saját ügyviteli rendszerét kell(ene) a programhoz alakítania. A Clean-Soft Kft. ezzel szemben azt biztosítja, hogy az alkalmazáscsomagját illeszti az igényekhez - mindezt ráadásul jóval kedvezőbb áron! A Clean-Soft Kft. CLEAN PRECÍZ Integrált ügyviteli rendszere tehát - visszautalva a bevezetőnkben említett viccre - nem a nagyipari, rugalmatlan konfekcióipar terméke, hanem egy a legkényesebb igényeket is kielégítő úri szabóé! Termékünkbe már eddig is beépítettük a felhasználóink sok éves jellemző szokásait, de a rendszerünk rugalmassága lehetővé teszi egyedi feltételek kielégítését is. Clean-Soft Kft. 2012. december 3.
