3.C.2_1 Communicatieplan CO2 reductiesysteem Conform niveau 3 op de CO2-prestatieladder 2.2
Inhoudsopgave 1 2
Inleiding Doelgroepen (stakeholders) 2.1. Groep A; Veel invloed, veel belang 2.2. Groep B; Veel invloed, weinig belang 2.3. Groep C; Weinig invloed, veel belang 2.4. Groep D; Weinig invloed, weinig belang 2.5. Intern 2.6. Extern
3 3 3 3 4 4 4 4
3
Communicatiemiddelen
5
4
Communicatieplan
5
5
Website
6
Colofon
3.C.2_1 Communicatieplan CO2 reductiesysteem
6
2/7
1 Inleiding In dit document wordt aangegeven op welke momenten wordt gecommuniceerd omtrent het Co2 reductiesysteem van Roelofsen BV. Bij het Co2 beleid dat wij nu hebben ontwikkeld en de doelstelling die wij ons daarbij hebben gesteld is goede communicatie van essentieel belang. Open en transparante communicatie draagt bij aan de bewustmaking en betrokkenheid van ons personeel. Elke medewerkers is namelijk van belang bij het behalen van onze gestelde doelstellingen. Communicatie met onze stakeholders resulteert in een grotere maatschappelijke betrokkenheid, een beter imago en mogelijk tot een betere kans bij aanbestedingen.
2 Doelgroepen (stakeholders) Stakeholdersanalyse B. Veel invloed, weinig belang: SKAO
A.
D. Weinig invloed, weinig belang Overheden NGO’s
C.
2.1.
Veel invloed, veel belang Personeel Opdrachtgevers
Weinig invloed, veel belang Con-collega’s Leveranciers Certificerende instellingen Cumela Nederland Stichting Arbouw
Groep A; Veel invloed, veel belang
Deze groep heeft veel invloed op en veel belang in het beleid dat wordt gevoerd. Het is dan ook de belangrijkste groep stakeholders. Zij zullen overal van op de hoogte gehouden dienen te worden.
2.2.
Medewerkers; zij behoren tot de belangrijkste groep stakeholders. Zij hebben veel invloed op het beleid omdat zij de werkzaamheden moeten uitvoeren. Van de werkvloer moeten de meeste ideeën komen tot terugdringen van onze Co2 uitstoot. Opdrachtgevers; zij hebben belang bij ons Co2 reductie ambitie omdat een hoge ambitie ook kan uitstralen naar onze opdrachtgevers. Hun invloed kan hoog zijn door de eisen die zij stellen bij hun inkoopvoorwaarden.
Groep B; Veel invloed, weinig belang
De stakeholders in deze groep hebben in veel gevallen veel invloed maar weinig belang en zullen daarom geïnformeerd gehouden moeten worden. Wanneer er een goede relatie bestaat met de partijen uit deze groep kunnen zij hun invloed in positieve zin aanwenden. 3.C.2_1 Communicatieplan CO2 reductiesysteem
3/7
Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen (SKAO) heeft veel invloed op het Co2-beleid van onze organisatie omdat deze stichting de eigenaar is van de Co2 prestatieladder. Het belang in onze individuele organisatie is klein. Zij stellen meer belang in de groep bedrijven die een ladderbeoordeling ondergaat/heeft ondergaan.
2.3.
Groep C; Weinig invloed, veel belang
Deze groep heeft weinig invloed maar veel belang en is daarmee de grootste groep. Con-collega’s zijn geïnteresseerd hoe Roelofsen BV het doet op de Co2 prestatieladder omdat zij daarmee kunnen inschatten hoeveel voordeel wij kunnen hebben bij aanbestedingen waarbij de Co2 prestatieladder onderdeel is van de EMVI. Certificerende instellingen hebben er belang bij dat er goed gewerkt wordt aan het energiebeleid en dat er ambitie is om op de Co2 prestatieladder te scoren. Dat betekent voor hen immers werk.
2.4.
Groep D; Weinig invloed, weinig belang
Deze groep heeft weinig invloed en weinig belang. Zij verdienen dus de minste aandacht. Wel kan deze groep via algemene middelen zoals de website geïnformeerd blijven.
2.5.
Intern
De belangrijkste belanghebbenden die uit de analyse naar voren komen vormen de doelgroep van de interne communicatie: Kantoormedewerkers Uitvoerende medewerkers (vaste, tijdelijke en ingeleende medewerkers) Directie
2.6.
Extern
De belangrijkste externe belanghebbenden die uit de analyse naar voren komen vormen de doelgroep van de externe communicatie. Leveranciers Klanten en opdrachtgevers Brancheorganisaties Derden Voor klanten en opdrachtgevers is het belangrijk om te weten dat Roelofsen BV duurzaamheid hoog in het vaandel heeft en dat zij bij de uitvoering van projecten rekening houdt met milieu-aspecten. Een onderdeel hiervan is het zoveel mogelijk beperken van de Co2-uitstoot. Voor leveranciers en con-collega’s gaat dit verder: op hen zal ook een beroep worden gedaan om een bijdrage te leveren aan de beperking van de Co2-uitstoot. Dit kan in algemene zin, maar ook op projectbasis. Communicatie zal voornamelijk plaatsvinden via de website of door middel van rechtstreeks contact.
3.C.2_1 Communicatieplan CO2 reductiesysteem
4/7
3 Communicatiemiddelen Voor de Co2-communicatie wordt gebruik gemaakt van de onderstaande communicatiemiddelen. Intern Doelgroep Nieuwsbrief Medewerkers Toolbox Medewerkers Druppel van de week Medewerkers Personeelsoverleg Medewerkers Management overleg Kantoorpersoneel Extern Doelgroep Website Opdrachtgevers, leveranciers, concollega’s, certificerende instellingen, overige belanghebbenden Nieuwsbrief Opdrachtgevers, SKAO Facebook Opdrachtgevers, leveranciers, concollega’s, certificerende instellingen, overige belanghebbenden .
4 Communicatieplan Om te zorgen dat alle communicatie op tijd en volgens afspraak wordt uitgevoerd is een planning opgesteld. Intern Doelgroep Personeel en inleenkrachten
Personeel en inleenkrachten
Personeel
Communicatiemiddel Via nieuwsbrief en toolbox
Onderwerp Co2 footprint, reductiedoelstellingen, subdoelstellingen & maatregelen. Mogelijkheden voor individuele bijdrage, huidig energiegebruik en deelname aan initiatieven Co2 reductietips
Moment 2x per jaar medio januari & juli
Verantwoordelijke Kwaliteitsmanager
Via nieuwsbrief en toolbox
Naar behoefte
Kwaliteitsmanager
Via wekelijkse “druppel van de week”
Wekelijks per email
Kwaliteitsmanager
Communicatiemiddel Via website en naar behoefte via mailing.
Moment 2x per jaar medio januari & juli
Verantwoordelijke Kwaliteitsmanager
Via website en naar behoefte via mailing.
2x per jaar medio januari & juli
Kwaliteitsmanager
Extern Doelgroep Opdrachtgevers en leveranciers
Opdrachtgevers en leveranciers
Onderwerp Co2 footprint, reductiedoelstellingen, subdoelstellingen & maatregelen. Mogelijkheden voor individuele bijdrage, huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf.
3.C.2_1 Communicatieplan CO2 reductiesysteem
5/7
5 Website Op onze website is een gedeelte ingericht waar informatie te vinden is over het Co2 reductiesysteem van ons bedrijf. Deze is direct op de homepage te vinden onder de kop MVO. Tevens zijn er verplichte internetpublicatie te vinden op de website van SKAO.
In dit gedeelte is informatie te vinden over: - ons Co2 reductiebeleid; - de Co2 footprint; - de Co2 reductiedoelstellingen en voortgang hiervan; - de Co2 reductie maatregelen en voortgang hiervan; - het energie managementplan (3.B.2.); - alle externe communicatie; - acties en initiatieven waarvan wij deelnemer zijn; - een kopie van ons meest recente Co2-bewust certificaat Tevens bevinden zich op deze pagina te allen tijde de meest actuele versies van onderstaande documenten (te downloaden als PDF): - 2.A.2_1 Review Co2 reductiesysteem - 3.B.1_1 Co2 reductiedoelstellingen 2013-2018 - 3.B.1_2 Review Co2 reductiedoelstellingen - 3.B.2_2 Energie meetplan 2013-2018 - 3.C.2_1 Communicatieplan Co2 reductiesysteem - 3.D.1_2 Actieve deelname initiatief
Colofon auteur(s) kenmerk datum versie
Mariska van Baar en Sandra Roelofsen Communicatieplan CO2 reductiesysteem 3 maart 2014 15.1
3.C.2_1 Communicatieplan CO2 reductiesysteem
6/7
status
Definitief
3.C.2_1 Communicatieplan CO2 reductiesysteem
7/7
