Bijlage bij BSD/2015.815 22 antwoorden op schriftelijke vragen bij het integraal inkoopbeleid gemeente Den Haag Vragen ChristenUnie/SGP CU/SGP Vraag 1 Pag. 11
Hoe vaak is er sinds 2011 gebruik gemaakt van een EMVIaanbesteding?
Exacte gemeente brede aantallen zijn niet te geven. Voor leveringen en diensten die via de inkoopbureaus lopen wordt bij de onderhands- meervoudige aanbestedingen naar schatting 99% op EMVI gegund en voor de EU-aanbestedingen circa. 98%.
Bij werken waren EMVI gunningen voorheen veel minder gebruikelijk, maar ook daar is een duidelijke verandering opgetreden. Voor werken is het percentage EMVI-gunningen gegroeid van ongeveer 10% in 2013 tot ongeveer 60% nu. De aanbestedingen op laagste prijs (40% in 2015) gelden nu voornamelijk de kleinere projecten voor standaard werkzaamheden (vervanging straatwerk, vervanging riolering, schilderwerk etc). De markt heeft aangegeven dat voor kleinere projecten de voorkeur uitgaat naar gunnen op laagste prijs, vanwege de grote hoeveelheid werk die gemoeid is met aanbestedingen op basis van EMVI.
CU/SGP Vraag 1 Pag. 11
Hoe vaak was sinds 2011 de winnaar van de tender in de aanbesteding ook daadwerkelijk de goedkoopste?
Het is niet mogelijk om aantallen gemeentebreed of per periode te geven, omdat verantwoording over de verhouding prijs/kwaliteit per aanbesteding wordt afgelegd. Het uitgangspunt van EMVI is dat wordt gekozen voor een goede verhouding tussen prijs en kwaliteit. Deze verhouding kan van aanbesteding tot aanbesteding verschillen, maar prijs is hierdoor niet de enige doorslaggevende factor. Het hoeft dus niet uitgesloten te zijn dat een winnende partij ook de goedkoopste is, maar dan is de kwaliteit in elk geval altijd ook objectief en controleerbaar meegewogen, en door de opdrachtgever als voldoende beoordeeld. Aanbestedingen voor werken in de openbare ruimte werden tot april 2013 bijna allemaal op laagte prijs gegund en dan ook altijd aan de daadwerkelijk goedkoopste gegund. Na april 2013 kwam daar door toepassing van de EMVI-methode verandering in. De ervaring leert overigens dat bij aanbestedingen voor werken een goede kwaliteit hand in hand gaat met een lage inschrijfprijs. Uit gesprekken met aannemers wordt dit ook door hen bevestigd. CU/SGP Vraag 3 Pag. 14
Hoe vaak is sinds 2011 social return ingezet en hoeveel arbeidsplaatsen (leerwerk, stages, banen) heeft dat opgeleverd? Graag een overzicht van aantallen dat de Haeghe Groep van de rest onderscheidt.
Het aantal plaatsingen social return laat in de loop der jaren een stijgende lijn zien. In de periode 2008 tot en met 2013 waren dit gemiddeld 640 plaatsingen per jaar.
(commissiebrief januari 2014, RIS 271001). Over 2014 zijn tot op heden al 791 plaatsingen geregistreerd. Omdat de plaatsingen pas achteraf kunnen worden geregistreerd – en dus een deel van de plaatsingen van 2014 pas in 2015 wordt geregistreerd - zal het aantal plaatsingen voor 2014 nog stijgen. Datzelfde geldt voor de plaatsingen voor 2015, welke op korte termijn in de voortgangsrapportage “Den Haag maakt werk” worden gepresenteerd. Op basis van de bovenstaande informatie, kan voor de periode 2011 tot en met het eerste half jaar van 2015 worden gesteld dat er meer dan 3.000 plaatsingen zijn geweest. De doelgroep van de Haeghe Groep telt mee voor social return maar deze plaatsingen worden niet apart geregistreerd. CU/SGP Vraag 4 Pag. 14
Hoe vaak is sinds 2011 gebruik gemaakt van Co-creatief Social Return en hoeveel arbeidsplaatsen (leerwerk, stages, banen) heeft dat opgeleverd? Graag een overzicht van aantallen dat de Haeghe Groep van de rest onderscheidt.
Co-creatief social return is pas sinds januari 2015 in de Beleidsregels Social Return Den Haag opgenomen. Zie hiervoor de beleidsregels in RIS 280010, artikel 3 lid 3. Het eerste project dat in aanmerking komt voor een pilot is inmiddels bekend gemaakt en betreft de stomerijdiensten. CU/SGP Vraag 5 Pag. 15
Waarom is er na onderzoek besloten geen gebruik te maken van de Prestatieladder Sociaal Ondernemen? Ziet het college mogelijkheden dit te promoten, zoals bijvoorbeeld de grote bouwcorporatie Cobouw doet? Zo nee, waarom niet?
De inzet van een certificaat kost veel inzet van mensen en daarmee gepaard ook middelen. Wij vinden het niet wenselijk dat ondernemers die niet aan de eisen van PSO kunnen voldoen, hierdoor mogelijk niet in aanmerking zouden komen voor een opdracht. Bovendien is bij eerdere pilot gebleken dat bij Haagse ondernemers slechts beperkte belangstelling is voor een PSO-certificaat. Wel hebben wij veel geleerd van deze pilot. Zo zijn de grondgedachten achter het PSOcertificaat mede bepalend geweest voor het opstellen van het nieuwe beleid. In het nieuwe beleid tellen bijvoorbeeld social return kandidaten die tot een jaar eerder in dienst zijn genomen ook mee. Hierdoor realiseert men duurzamere plaatsingen. Dit idee komt direct van de ervaringen die we hebben opgedaan met deze pilot. CU/SGP Vraag 6 Pag. 16
Worden elektronica ingekocht op basis van de monitoring van ElectronicsWatch? Zo nee, zou partnerschap met EW een mogelijkheid kunnen zijn?
Op dit moment wordt niet ingekocht op basis van deze monitoring. Wanneer blijkt dat dit een bruikbaar instrument is, zal het onderdeel van het instrumentarium van de inkooporganisatie kunnen worden. CU/SGP Vraag 7 :
Toetst het college bij ondernemers hoe ondernemersvriendelijk de aanbestedingsprocedure is?
Rond thema’s worden bijeenkomsten met marktpartijen gehouden om met de markt in gesprek te zijn over actuele onderwerpen waaronder aanbestedingen. Zoals de
bijeenkomst “Meeting The Market ” op 3 november aanstaande. Ook is er structureel overleg met (vertegenwoordigers) van marktpartijen zoals in de taskforce aanbesteding. Verder krijgt de gemeente op diverse manieren feedback uit de markt. Bij leveringen en diensten bijvoorbeeld worden bij het afwijzings- en gunningsbesluit evaluatiegesprekken gepland. Tijdens deze evaluatiegesprekken wordt gevraagd hoe de ondernemer de aanbesteding heeft ervaren. Momenteel loopt er een evaluatie van de gemeentelijke klachtenprocedure aanbesteden. Over de uitkomst wordt het college nog geïnformeerd.
Vragen Partij Voor De Dieren PVDD Vraag 1 Pag. 5
“Ook nemen we steeds vaker deel aan gezamenlijke inkooptrajecten met andere organisaties”. Welke organisaties worden hier bedoeld? Hanteert de gemeente bij het aangaan van gezamenlijke inkooptrajecten dezelfde eisen op het gebied van duurzaamheid, innovatie, MKB en social return als bij eigen inkoop?
Samenwerking vindt in diverse aanbestedingstrajecten plaats met bijvoorbeeld HTM, EnergieRijk Den Haag, collega gemeenten en gelieerde instellingen waaronder bijvoorbeeld scholen. Met instemming van deze organisaties is Den Haag dan vaak penvoerder voor de aanbesteding met hantering van haar eigen aanbestedingsregels. In Metropoolregio verband wordt gezamenlijk overlegd met alle aangesloten gemeenten, om specifiek op het gebied van duurzaam inkopen en op het gebied van social return meer samen te werken en ervaringen uit wisselen. Resultaten van aanbestedingen over het gebruik van duurzaamheidscriteria worden met elkaar gedeeld zodat de verschillende gemeentes van elkaar kunnen leren. PVDD Vraag 2 Pag. 9 Bij inkoopvraagstukken wordt een tenderboard, een platform bestaande uit onafhankelijk deskundigen in een vroeg stadium betrokken. Op basis waarvan worden deze deskundigen geselecteerd? Welke achtergronden hebben deze deskundigen doorgaans? Is standaard een deskundige in duurzaam inkoopbeleid lid van de tenderboard? Een tenderboard fungeert op strategisch, dus directeurenniveau. In professionele aanbestedingen wordt in onderlinge samenhang aandacht besteed aan alle beleidseisen. De taak van de tenderboard is in eerste instantie om te bezien of alle relevante aspecten daadwerkelijk beargumenteerd zijn afgewogen en zich een oordeel te vellen over de daarbij gemaakte keuzen. Onafhankelijkheid wordt geborgd door brede samenstelling van de board. Tenderboards worden geacht in staat te zijn in voorkomende gevallen specifieke deskundigheid (bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid) aan te trekken of zich breder te laten informeren. Wij zijn voornemens voor alle inkopen van enige omvang een tenderboard in te richten.
De samenstelling van toekomstige tenderboards is nog niet bepaald. Op dit moment is er binnen de gemeente één Tenderboard ingericht voor aanbestedingen in de openbare ruimte met een contractwaarde van meer dan € 200.000. De onafhankelijkheid van leden van deze Tenderboard wordt geborgd door de vertegenwoordiging vanuit verschillende diensten aangevuld met inkoopdeskundigheid en juridische deskundigheid. die gezamenlijk een oordeel vormen over de voorstellen die worden ingediend..
PVDD Vraag 3 Pag. 11 “Dat wat ingekocht wordt moet de maximaal haalbare kwaliteit bieden tegen redelijke kosten”. Wanneer bij inkoopbeleid een spanning bestaat tussen prijs en kwaliteit, wat geeft dan de doorslag? De kwaliteit of de kostprijs? Bij de EMVI aanbestedingen is het niet een enkel aspect dat de doorslag geeft maar het geheel van aangeboden kwaliteiten waaronder de prijs. Per aanbesteding wordt vooraf de verhouding van prijs en kwaliteit vastgesteld waarop beoordeeld wordt. Dat gebeurt op basis van de inkoopdoelstellingen, beschikbaar budget, inschatting van de markt en wordt mede bepaald door de opdrachtgever van de aanbesteding en is afhankelijk van het product, de dienst of het werk. Indien de spanning tussen prijs en kwaliteit en beleidsdoelen binnen het projectteam tot discussies leidt dan zal dit dilemma aan de voor het project relevante Tenderboard worden voorgelegd om daar een keuze in te maken. PVDD Vraag 4 Pag. 11 “Binnen de gemeente verstaan we onder een sociale opbrengst, dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk worden geholpen. In toenemende mate krijgt dit bredere betekenis.” Wat verstaat het college precies onder de bredere betekenis van sociale opbrengst? Betekent een bredere betekenis ook dat het college een andere definitie gaat hanteren van sociale opbrengst, zo ja, hoe luidt die definitie? Een bredere betekenis in de zin van toegenomen belang en aandacht. Met de bredere betekenis van sociale opbrengst wordt indirect verwezen naar de bredere toepassing van social return, namelijk de co-creatieve invulling social return zoals vermeld in artikel 3 lid 3 van de beleidsregels social return (RIS 280010) staan opgenomen. Deze beleidsregels gelden sinds januari 2015 PVDD Vraag 5 Pag. 12 “De gemeente zorgt dat alle inkopen aan de relevante duurzaamheidscriteria voldoen.” Hoe worden deze duurzaamheidscriteria vastgesteld? Waar bestaan deze criteria uit? Hoe zorgt het college ervoor dat deze criteria aansluiten bij de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid en niet verouderen? Hoe controleert de gemeente of de inkopen daadwerkelijk aan deze duurzaamheidscriteria voldoen? Allereerst worden landelijke standaarden en modellen gehanteerd zoals: Criteriadocumenten van PIANOo met minimumeisen (zie www.pianoo.nl). Als de duurzaamheidsimpact groot is - bijv CO2-reductie in GWW en bij energiecontracten –
worden naast minimumeisen bijzondere wensen geformuleerd. Als het college specifiek beleid voert – bijv voedselstrategie, MKB-vriendelijk beleid, fair trade gemeente e.d. – dan worden aanbestedingen hieraan getoetst. De criteriadocumenten worden sinds 2015 door alle overheden gezamenlijk (Rijk, provincies gemeenten en waterschappen) onderhouden. Den Haag onderhoudt twee criteriadocumenten in de GWW-sfeer. Ten behoeve van de utiliteitsbouw gelden de voorwaarden van het bouwbesluit 2015. De professionele inkooporganisatie wordt geacht de ontwikkelingen op alle relevante beleidsterreinen te volgen en op onderdelen bijvoorbeeld via marktverkenningen specifieke aanvullende kennis op te doen. Daarnaast is er in de organisatie aandacht voor de breedte van elk van de beleidsterreinen. De tenderboard heeft als taak om te bezien of alle aspecten voldoende diepgaand aan bod zijn gekomen. PVDD Vraag 6 Pag. 13 De gemeente hanteert de EMVI-methodiek bij de inkoop als leidend principe. Kan het college specificeren wat de gunningscriteria zijn bij het toepassen van deze methode? Of verschilt dit per productgroep? Hoe gaat het college erop toezien dat de EMVI-methodiek correct wordt toegepast? Hoe gaat het college voorkomen dat de nadruk bij deze methode op de kostprijs blijft liggen en niet op kwaliteit en duurzaamheid? De criteria kunnen inderdaad per inkoop verschillen. Door de duidelijke rolscheiding tussen inkoop en opdrachtgever (categoriemanagement) en het inrichten van breed samengestelde tenderboards worden de voorwaarden geschapen voor een evenwichtige afweging van belangen. De ervaring leert dat bij een zorgvuldig en professioneel doorlopen inkooptraject de doelstellingen behaald kunnen worden zonder dat dit tot hogere kosten leidt en het hoeft niet uitgesloten te zijn dat integrale aanpak juist tot hogere kwaliteit en toch lagere kosten leidt. PVDD Vraag 7 Pag. 13 Is het mogelijk dat de gemeente complementair aan, dan wel in plaats van de EMVI-methode bij inkoop voor de hoogste kwaliteit en duurzaamheid te kiezen door bij aanbestedingen uit te gaan van een vast budget en aanbieders te laten concurreren op kwaliteit en duurzaamheid? Zo ja, waarom kiest het college daar niet voor? Die mogelijkheid bestaat en wordt ook in voorkomende gevallen toegepast. Per aanbesteding moet worden gekeken waar dit mogelijk is. Een voorbeeld daarvan is de aanbesteding voor de Verlichting in de Grote Marktstraat. PVDD Vraag 8 Pag. 13 Volgens onderzoek van De groene zaak past een aantal provincies en gemeenten in Nederland in aanbestedingen consequent het principe Total Cost of Ownership (TCO) toe. Het college zegt ernaar te streven “daar waar mogelijk en opportuun bij inkopen TCO te hanteren.” Houdt dit in dat TCO consequent wordt toegepast? Zo ja, hoe ziet de gemeente daarop toe? En hoe ziet de gemeente erop toe dat deze methode correct wordt toegepast? Total Cost of Ownership is een containerbegrip. In de openbare ruimte wordt TCO op dit moment geïnterpreteerd als het maken van de afweging op het gebied van Life Cycle
Costs (LCC). Bij aanbestedingen in de openbare ruimte wordt momenteel de afweging gemaakt of in de scope van een project naast de aanleg ook beheer en onderhoud meegenomen moet worden, zodat de inschrijvers de LCC-afweging kunnen maken en daarmee automatisch ook een afweging ten aanzien van duurzaamheid maken. Voorbeeld daarvan is de realisatie van de Rotterdamse Baan, waarbij naast aanleg ook het beheer en onderhoud van de installaties is meegenomen in de scope van de opdracht en waarbij de duur van het contract is afgestemd op de levensduur van de installaties, op basis waarvan de aanbieders hun voorstel moesten opstellen. PVDD Vraag 9 Pag. 15 Het college geeft een aantal duurzaamheidscriteria aan die integraal worden meegenomen. Kan het college een uitputtende lijst hiervan verschaffen in plaats van slechts een paar voorbeelden noemen? Wat duurzaam is wordt in belangrijke mate bepaald door de markt als uitkomst van onderzoek, innovatie, gewijzigde uitgangspunten bij de benutting van mensen en bronnen et cetera. Een uitputtende lijst is daarom niet of nauwelijks actueel te houden en roept de vraag op tot in welk detail dit moet gaan. Bij elke aanbesteding worden duurzaamheidscriteria meegenomen en daarbij wordt onderzocht welke specifieke eisen en oplossingsrichtingen in dat geval van toepassing kunnen zijn. PVDD Vraag 10 Pag. 15 Hoe worden deze duurzaamheidscriteria vastgesteld? Hoe zorgt het college ervoor dat deze criteria niet verouderen gezien de snelle ontwikkelingen in duurzame innovatie? Hoe controleert de gemeente of ook daadwerkelijk aan deze duurzaamheidscriteria wordt voldaan? Vanaf wanneer treden deze criteria in werking? Per aanbesteding wordt bekeken welke duurzaamheidscriteria kunnen worden gehanteerd. Wat relevante eisen zijn wordt bepaald door monitoring van de markt en input van opdrachtgevers, deskundigen en adviseurs. De juiste toepassing van duurzaamheidseisen is geborgd in de professionaliteit van de betrokkenen, de beschikbare formats en standaarden en de noodzakelijke afwegingsmomenten. Toetsing van de eisen vindt vooraf plaats in de projectorganisatie en Tenderboard. En vervolgens wordt bij de beoordeling van de inschrijvingen getoetst of deze voldoen aan de gestelde eisen. PVDD Vraag 11 Pag. 16 “Onderzocht wordt in welke mate binnen de aanbestedingscriteria […] dat zij aantoonbaar CO2-reductie in hun productieproces nastreven.” Wanneer wordt dit onderzoek afgerond? Wordt de raad over de uitkomsten geïnformeerd? Bij aanbestedingen die daarvoor gezien het onderwerp van opdracht in aanmerking komen, wordt in de geschiktheidseisen aansluiting gezocht bij milieucertificering. Daarnaast kan afhankelijk van het onderwerp van opdracht een aantoonbare CO2 reductie als gunningscriterium proportioneel worden meegewogen. PVDD Vraag 12 Pag. 16 “60% van de koffie en thee wordt fairtrade ingekocht”. Vallen fairtrade producten ook onder de categorie duurzaam inkoopbeleid?
Waarom wordt nog niet 100% fairtrade koffie en thee ingekocht, en waarom is het streven om dat pas in 2020 te doen en niet eerder? Fairtrade producten vallen inderdaad onder het duurzaam inkoopbeleid. Inmiddels wordt alle koffie en thee ten behoeve van de ambtelijke organisatie fairtrade ingekocht. PVDD Vraag 13 Pag. 16 Het college spreekt over een aanbod van minstens vier eerlijke producten in 2015 in de gemeentelijke kantine. Welke producten zijn dit? En waarom is er niet gekozen voor meer fairtrade producten? Producten die fairtrade worden ingekocht zijn: koffie, thee, warme chocomel uit de automaten,
alle koffie, thee bij de Urban Window en espressobar City view, Bananen, Jam (aardbei en abrikoos), Hagelslag (puur en melk), Pindakaas, Hazelnootpasta, Ben & Jerry ijs. Dit zijn op dit moment alle leverbare fairtrade producten in het assortiment van de catering.
Technische vragen D66 D66 Vraag 1 p.15:
De gemeente weegt het duurzaamheidscriterium integraal mee bij de inkoop van werken, leveringen en diensten. In hoeverre wordt hierbij rekening gehouden met kinderarbeid? Hoe is geborgd dat bij de inkoop van werken leveringen en diensten geen gebruik is gemaakt van kinderarbeid?
Afhankelijk van het onderwerp van de opdracht garandeert de inschrijver/opdrachtnemer schriftelijk dat voor de te leveren prestatie, het te leveren product, de te verrichten dienst en daarbij in te zetten mensen geen gebruik wordt gemaakt van kinderarbeid. D66 Vraag 2 p.21:
Er worden 3 rollen in het inkoopproces onderscheiden. Daar moeten minimaal 2 personen naar kijken. Maar hoe controleren deze de beslissingen genomen door de andere persoon/personen? Het accorderen van een factuur kan alleen maar op een verantwoordelijke wijze gebeuren als er een minimale compliance check op wordt gedaan. Hoe is dit gewaarborgd?
Het uitgangspunt bij de drie vermelde rollen is dat er per proces(stap) meerdere functionarissen zijn betrokken. Zo vindt er kruislings toezicht plaats waardoor integriteitskwesties worden voorkomen. Daarnaast staat de beoogde structuur - waarbij inkoopdeskundigheid, materiedeskundigheid en opdrachtgeverschap helder van elkaar zijn onderscheiden - en de nadruk op transparantie en verantwoording bij EMVI aanbesteden voor een betere controle. Tenslotte kunnen in processen en systemen in de nieuwe organisatie, waar nodig en zinvol, extra controleslagen worden aangebracht.
