BIE XI
SISTS
XER.'A
2.1. Protcg trerJa Proses kerja dari Koperasi karyawan PT. rndonesia Ittulticolor Printing tTD. adaLah sebagai berikut: 2.1.1, Peodaftara! a,Dggota koperasi Karyawan PT. Indonesia MulticoLor Printing
L,ID.
memiliki karyawan kontrakan dan karyawan Eetrap. Karyawan kont,rakan ini tidak diperkenankan menjadi anggoca koperasi . Sedangkan karyawan tetap perusahaan diwaj ibkan untuk menjadi anggota koperasi, dengan cara mengisi fonmrlir pendaftaran keanggot,aan koperasi yang berisi dat,a-data tentang anggoEa koperasi sesuai dengan datsa-
dat,a kepegawaian. Dari
operator
memasuldcan
ormulir pendaf t,aran EersebuE data-data pribadi dan jumlah f
ke sistem dengan kode angigot,a koperasi diambil dari kode karyawan yang ada pada datsa kepegawaian. Sirqranan pertama yang harus dibayar oleh anggota adalah sirnpanan pokok dan simpanan wajib. Simpanan pokok tidak dapat diambil oleh para anggot,a dan hanya diLakukan sekali saja, seLama menjadi anggota koperasi. Sedangkan simpanan wajib dilakukan pada set,iap penerimaan gaji dan sinpanan ini bisa diambiL set,elah anggota koperasi simpanan
tersebut keluar dari penrsahaan tersebut.
Besarnya
I simpanan pokok
dan simpanan
waj
ib telah ditent'ukan
berdasarkan tingkatan karyawan para anggoLa koperasi.
proses sirrpan dilakukan oleh oPeracor yaitu penambahan jumlah simpanan waj ib pada semua anggota dan menghasilkan }aporan tentang jurnlah pemoEongan gaji, yang nantinya diserahkan pada kasir yang melakukan pembayaran gaji. Proses simpan ini dilakrdcan seEiap minggu untuk karyawan harian dan setLap bulan unt'uk karyawan bulanan. Laporan yang dihasilkan diserahkan pada kasir atau bagian keuangan untuk dipotongkan pada gaji setiap anggota. 2.L.2. Erosas pcutnJanan uaDg he hopcraaL koperasi bisa mengadakan transaksi pinjaman meskipun reLagif baru tercatat sebagai anggota koperasi. Pert,ama kali yang harrrs dilakukan oleh anggot'a yang .Anggotsa
ingin meminjam pada koperasi adalah dari mengiei forrmrLir pinjaman. Formulir pinjaman tserdiri dari isian yang hams diisi oleh anggota seperLi data-daEa agggota, jumIah pinjaman, iangka waktu pelunasan- Formulir pinjaman tereebut, diseratrkan kepada pihak yang bemenang
untuk mendapat persetujuan. Dan jika telah disetujui, maka dari formulir tersebut operaEor memasuklcan pada sistem dan dari masukkan jumlah uang yang dipinjam serta Lama angsurannya, maka dapat diket,ahui waktu akhir peJ.unasan pinjaman tersebut, dan beearnya pouongan setiap periode dari juml.ah penerimaan gaii sebagai
9
angsuran aLas pelunasan pinjaunn. Dari data yang dihasilkan ini, maka koperasi akan memberikan laporan ke kasir yang akan memotong jumlah gaji yang diterima pegawai sebagai pembayaran angsuran dengan
telah Cercera di setiap gaji
2.2. Sist€u Flor Sistem flow dari Indonesia
Mult.icolor
rincian
yang
pegawai.
aplikasi simpan pinjam sT. nrinting LTD. dapae pada
Gambar 2.L.
2.3. Peujclagan Sist@ SIor eenjelasan tenEang sistem flow
pinjam ini adalah eebagai berikuE 2 .3
.1. Proecl
dari aplikasi simpan
:
maintes,aree uacter stqlaaan
Untuk menunjang proses
ini diperlukan daEa - data
at,as tarip simpanan wajib dan simpanan pokok. Ketmrdian
dari data-data yang ada, dilakukan proses pemasukkan data rnelalui keyboard yang akan diproses dan akan menghasilkan data yang akan disimpan pada file databaee dengan nama ms_simp.dbf, dari file ini biea menghasilkan daftar tarip simpanan wajib dan tarip simpanan pokok yang melalui proses eetak.
10
Fi (d
F
(6
h t{ (6
M .r{ ul
(6
t{
o P{ o
M
.rl Cl .tt H fr
}I
Etn 'nd Ci ''t .r{
fttr.rllJ gs (lP{ p4
Et{O -r{ CA r{ o -rl U O'F{
({, +) F{
J4 .rl 5 rf= gl 4d.rl
3o
ooE: r{ q-t
o o Ed OFr
t-t
[0
.r{ E{ Ultr r{
";g (d
.q E (6
(,
11
2.3
.2.
Proseg naLntcnaacc
Proses
ini
olster
membutsuhkan
anggfota hoperaai
data tentang anggota-anggot'a
koperasi. Kermrdian data Uersebug dimasukkan
melaLui
keyboard yang akan diproses dengan mengambil data tarip simpanan dari file nast,er simpanan. HasiL dari proses
akan menghasiLkan file database dengan nanna ms-angt . dbf yang berisi data - data t,ent'ang anggot'a dan jumlah simpanan wajib dan simpanan pokok anggoEa ini
tersebuE. Mela1ui proses cetak akan dihaeilkan dafEar anggota koperasi.
. Proscg laintssasce slqraa Dari jadwal yang telah ditentukan maka dilakukan proses sim;lanan yang proses ini memerlukan file naeLer sinpanan dan file master anggota koperasi. Dan proses ini akan menghasilkan fil-e database dengan nama t,r_sinp.dbf dan mengrupdate file masE,er anggota koperasi dengan menambahkan jumlah simpanan waj ib masing-masing anggota. Dan melalui prosea cetak akan menghasilkan 2.3
.3
laporan juurlah siupanan wajib.
2.3.{. Procog maLntoua[ec piaJan Dari aurat permohonan peminjaman uang yang telah diseEujui, maka dapat diproses melalui proses maint,enance pinjam yang didukung dat,a dari file master anggota untuk mel,ihat, dat,a - data anggot,a yang set,elah diproses akan menghasilkan file database transaksi pinj am dengan nanna tr3inj . dbf dan langsung menguprdate
t2
file mas;er anggoga dengan memberikan status pinjam ke file naster anggota. Dari file traneaksi pinjam yang dihasilkan dapats diLakrrkan Proses ceLak l-aporan transaksi pinjam harian dan
buLanan.
2.3.5. Proses mairtqoancc pelunasaa ptujanas Dari dolnrmen peminjaman uang yang t'elah ada maka dilakukan proses pembayaran atas pinjaman dengan dibanUu oleh file master anggota yang Etalusnya masih pinjam dan
juga dibanEu dengan data - data yang ada pada file transaksi pinjam dan dicat,at pada f ile transaksi peLunasan auas pinjaman dengan nama file trr-bayar-dbfSert,a proses ini juga mengupdaEe file t.ransaksi pinjam j ika pinjannan t,elah terlunaskan dengan menambahkan status lunas pada file transaksi pinjam. 2.3.5. Progca eetalr Laporal oari daca-data yang telah ada pada beberapa file database, dan teLah terjadinya berbagai proses maka untuk mendapatkan berbagai Laporan dapat dilakukan dengan proses ini. Adapun laporan yang akan dihasilkan antara lain : - IJaporan jumlah simpanan anggota sepert,i dapat dilihat pada Lampiran 1. - Rekapitulasi ataE jumlah pinjarnan para anggota seperti dapat dilihat pada Lampiran 2. - RekapiEulasi tagihan para anggota seperti dapat dilihat pada Lampiran 3.
13
- Rekapitulasi
aEas
angsuran
peLunasan pinjaman
sepert,i pada Lampiran 4.
- Laporan keuangan anggota koperasi seperti dilihat pada Lampiran 5.
dapat
2.4. Dashripgi FiLe Untuk menunjang program aplikasi simpan pinjam di
PT. Indonesia Mult^icolor print,ing LTD. diperlukan beberapa file database yang dapat diLihat sebagai berikut,
:
2.4.L.3i1a pagsrord Nama file PASS!{.DBF Nama fite indeks PASSW.IDX Fie1d Kunci
NJIMA-USER
Fungsi
Untuk menampung kata gandi dari para pengguna sehingga orang lain yang tidak menget,ahui kat,a eandi yang
ada pada file paasw.dbf ini, tidak akan biea nenggrunakan aplikasi ini untuk menghindari haL-hal yang tidak
diinginkan seperti
pengerusakkan
data, pencurian data dan lain-lain. SE.nrktur Nama.
:
Fie1d TlrIle ._ Lebar
# IIAItIA-USER PASSWORD
Character 10 Character 10
t4 Keterangan
i
- Nama-user, digunakan untuk menampung nama pemakai aplikasi ini. - Password, digunakan untuk menampung kata sandi dari pemakai dan hanya boleh diketahui oleh yang bersangkuEan dan
. Ftle uagter : Nama fil,e Natna file indeks : : Field kunci 2
.+.2
zungsi
:
oleh supenrisor. asgErota kopcrasl' MS.AI{GT.DBF MS-ANGT. IDX KD-^AIVGT
File maat,er anggota koPerasi, berfungsi sebagai file PenYimPan data-dat,a arggota koperasi dan juga sebagai penyimpan jumlah simpanan waj
ib
& siupanan polcok
koperasi tersebuE. St,ruktur
#
:
Nama Field KD.AI{GT NAMA ,A}TGT AIJM-AI{GT KOTA A}IGT TGL,_frASUK STAT-A}IGT TGK-KARY
TOTAL-gIMP SIMP-POKOK
STAT-PINJ STATUS
. Lebar CharacLer 9
Tylle -
Character 30 CharacEer 40 Character 15
Date Character CharacEer Numeric Numeric Character Character
8
1 2 1 7
1 1
anggotra
15
Keterangan
:
terdiri - Kd_angt, berarti Kode anggota yang dari 2 bagian, yaitu 4 digit pert,ama hanya boleh diisi hunrf dan 5 digit berikutnya hanya boLeh diisi angka. Eq)aE, digit perUama menyatakan depart,emen karyawan Eersebut,, sedangkan digit berikutnya menyat,akan unrt,an dari keanggotaan koperasi
-
yang
Nama_Angt,
berarti
menampung
3
0 karakt.er.
AIm_Angt,,
berarti alamat anggof,a koperasi yang dapat
menampung
40 karakter.
nanna
anggota koperasi
dapat,
- Kota_Angt., berarti kot,a dimana anggota koperasi t,inggal yang dapat menarq)ung 15 karakt,er. - Tgl_Masuk, berarci masuk karyawan tanggal penrsahaan menjadi anggota koBerasi dengan format tgl-bln-thn- Stat_argt, berart,i status keanggotaan, jika berisi hunrf tAr maka berart,i maeih aktip gebagai €rnggota sedangkan jika berisi hunrf 'Kr berarti anggota ini sudah keluar dari keanggotaan koperasi - Tgk_Kaqf , berarti tingkatan karyawan yang terdiri dari dua digit hurrrf ,fika tgk;kary berisi 'BB' , menyatakan karyawan tersebut adalah karyawan bulanan dan bukan suaf, Jika berisi 'BS', menyat,akan pegawai bulanan dan staf, sedangkan HB r , menyatakan pegawai harian. r
16
Tot,al_Simp, berart,i toEal simpanan wajib.
berarti jumlah simpanan pokok. stsatus pinjaman. ,Iika berisi Stat_Pinj, berart,i hun f tPt maka berarti anggota ini meminjam uang dari koperasi. status, berart,i Etatus dari anggota koperasi ini yang jika berisi karakter 1*I r maka berarti
Simp3okok,
jumJ.ah simpanan wajib dan siuqlanan pokok
sudah
terisi. Karakter ini terisi pada
input,
saaE
rnaster anggota koperasi.
2.{.3. Ftlc nastcr tarip riqranan Nama file MS-SIMP.DBF Nama file indeks MS-SIMP. IDX Field kunci
TGK-KARY
Fungsi
PiIe
Stnrktur #
mast,er tarip eimpanan, berfungsi untuk menyinpan Earip sirpanan pokok dan simpanan wajib. :
TGIK-KARY
SIMP-PK SIMP-WJB
acter
Numeric Numeric
Keterangan
- rgk_kary, berart.i tsingkaean karyawan berisi 2 digit, hurrrf . - Simp3k, berarti t,arip simpanan pokok. - Simp_wjb, berarti tarip simpanan wajib.
yang
L'7
2.4.4. Filc traagalrgl stqlanaa Nama file T?,-SIMP.DBF Nama file indeks TR-SIMP.IDX KD_RI\IGT + Dtoc (TGL_SIMP) Field kunci File t,ransaksi. eimpanan, berfungsi untuk menyimpan t,ransaksi simpanan.
Fungsi
Stnrktur
:
tei_srup .lfql,
SIMP
Keterangan
-
Dar,e
Numeric
:
Kd_Angt, menampung
kode anggota koperasi
berarti
yang
9 karekter.
- Tgl_simp, t.anggal terjadinya proses sirnpan - .Tml-simp, jumlah sinpanan wajib pada saaE terjadinya proses simpan yang besarnya diambilkan dari master simpanan. 2.{.5. Stle transalEgi pcolnjanar uatg Nama
File
TR_PIN,IAII|. DBF
Nama
file indeks
?R-PINJAI'I.IDX
Field kunci
NO_BUKTf_p+KD-AtirGT
Fungsi
File t,ransaksi peminjaman berfungei untuk menyimpan data-data uang kepada koperasi.
Struktur
:
lgame Pield
* NO-BUKTI-P # KD-AI{GT
1gT.-PINiI
ll\nlre
tebar
Character
10
Character 9 Date I
peminjaman
18
LM-PIN,J Numeric 2 ggr._PIN,f Mrmeric j STAT Character 1 Keterangan
:
- No-Bukti-P, berarti no bukt,i pinjaman yang terdiri dari 10 karakEer. - Kd_A,ngt, berarti kode anggoE,a koperasi yang menampung
9 karekt,er.
- Tgl_Pinj, berarti t,anggal terjadinya
transaksi
pinjaman.
- Lm_Pinj, berart,i lamanya pinjannan yang bat,as makgimumnya adalah 10 bulan unEuk karyawan bulanan dan 10 minggiu untuk karyawan harian.
- .fm3._Pinj, berarti jumlah pinjaman. - Stat,, st,atus pinjaman yang jika berisi hunrf 'L' berart,i sudah lunas dan jika berisi huruf tBl berart,i belum Iunas.
2.4.6. File trangdrsi perbayaru piaJara' Nama FiIe : TR-BAYAR.DEF Nama File indeke : TR_BAyAR.rDX Field kunci : NO_BUKTI_P Fungsi : File Erangaksi pembayaran pinjanniul berfungsi untuk menyiupan dat,a E,enLang Eransaksi pembayaran pinjaman.
Stnrktur : Nama Field
Tlrge Lebaf 10 NO_BI,KTI_B Character 10
# NO_BI'KTI_P Character
L9
DATE Numeric ANGST R_KE Numeric TETI-BAYAR ,J!!L_BAYAR
Keterangan
8
7 2
:
pinjaman yang - No_Bukti_P, berarti no bukti E,erdiri dari 10 karakter. - No_Bukti_B, berarti no bukt,i pembayaran atas pinjaman kepada koperasi.
- Tgl_bayir,
berarti
tanggal E,erjadinya t,ransaksi
pembayaran at,as pinjannn.
- ,fml bayar, berarti Jumlah pinj
pembayaran
annan.
- Angsur_ke, berarti
angsuran yang ke berapa.
angsuran
