2016 1

N M E

JE

SUPERVISORY DEVELOPMENT PROGRAM

M

A

N

A

EFFECTIVE TEAM LEADERSHIP

P

P M

BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN RI

12/22/2016 12/22/2016

11

M E

N

SASARAN PELATIHAN

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan dapat :

JE

1.Mengembangkan gaya kepemimpinan performance

A

leadership untuk meningkatkan kinerja individu / team

A

N

secara optimal

M

2.Melaksanakan komunikasi yang terbuka menyangkut kinerja

P M

(kompetensi dan komitmen) bawahan sehingga menjadi

P

pribadi yang mandiri

M E

N

POKOK BAHASAN

JE

Ciri-ciri pemimpin masa depan

P

P M

M

A

N

A

Identifikasi tingkat perkembangan bawahan Keterampilan komunikasi dalam meningkatkan kinerja bawahan

Rencana tindakan pengembangan gaya kepemimpinan individu

M E

N

PENGERTIAN KEPEMIMPINAN Suatu proses untuk mempengaruhi

JE

perilaku individu atau kelompok

A

untuk mencapai sasaran individu

P

P M

M

A

N

dan sasaran organisasi (Paul Hersey & Kenneth Blanchard)

M E

N

PEMIMPIN YANG SUKSES

Fokus pada hasil. Sasaran tercapai dan tugas dilakukan dengan benar, hasil jangka pendek

2

Supervisi ketat

P

P M

M

A

N

A

JE

1

M E

N

PEMIMPIN YANG EFEKTIF

Fokus pada pemeliharaan dan peningkatan hasil jangka panjang

2

Mengembangkan komitmen bawahan pada sasaran dan tugas karena menyadari kepentingannya

N

A

JE

1

M

A

Perasaan bawahan positif, saling percaya dan saling menghargai.

P

P M

3

A

JE

Perilaku, kinerja dan hasil positif Sikap, perasaan dan komitmen positif Berlangsung jangka panjang

M

A

N

1. 2. 3.

M E

N

PEMIMPIN SUKSES DAN EFEKTIF

P

P M

KARYAWAN BIASA MENCAPAI HASIL YANG LUAR BIASA……!!!!

N M E JE

A

DISKUSI KELOMPOK

P

P M

M

A

N

Pembahasan Kasus PT Bahan Pangan Lezat

N

Bawahan yang berbeda

N

A

2

Tergantung situasi

JE

1

M E

TIDAK ADA GAYA KEPEMIMPINAN YANG PALING BAIK

P

P M

M

A

3

Bawahan sama tugas dan sasaran berbeda

SASARAN/TUGAS  Batas waktu  Pentingnya dan prioritas  Kesulitan/kompleksitas  Kekhususan tugas (baru, pernah dilakukan, dll)

A

JE

1a.

M E

N

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEPEMIMPINAN

N

2b. ORGANISASI

M

A

 Budaya organisasi  Stabilitas/tingkat perubahan  Ekspektasi terhadap pemimpin

P M

3c. PRIBADI PEMIMPIN

P

 Competence  Commitment

1. Identifikasi karakteristik dan kebutuhan pada setiap level perkembangan 2. Diagnosa kinerja competence dan commitment untuk menentukan bentuk pengarahan dan dukungan

A

JE

DIAGNOSA

M E

N

KETERAMPILAN DASAR KEPEMIMPINAN SITUASIONAL

N

A

P M

M

FLEKSIBILITAS

1. Menggunakan berbagai macam gaya kepemimpinan bagi pengembangan 2. Penyesuaian gaya kepemimpinan dengan tingkat perkembangan (fleksibel dan efektif)

P

MITRA PENGEMBANG KINERJA

1. Komunikasi terbuka mengenai kinerja dan perkembangan bawahan 2. Persetujuan bersama guna pencapaian sasaran/tujuan 3. Pembinaan agar ada kaitan antara sasaran individu dan sasaran organisasi

P M

P A

N

A

M

M E

JE

DIAGNOSA

N

N

M E

DIAGNOSA

JE

Kemampuan dan kemauan melihat situasi dan menilai tingkat perkembangan seseorang

P

P M

M

A

N

A

Tujuan: Untuk menentukan gaya kepemimpinan yang sesuai untuk pencapaian sasaran atau pelaksanaan pekerjaan tertentu

2

Commitment

JE

Competency

P

P M

M

A

N

A

1

M E

N

LEVEL PERKEMBANGAN DIPENGARUHI

M E

N

COMPETENCY

JE

Pengetahuan dan keterampilan dasar yang ditunjukkan oleh seseorang untuk pencapaian sasaran atau pelaksanaan tugas

P M

M

A

N

A

tertentu yang membutuhkan waktu tertentu

P

Competency dipengaruhi oleh : Pendidikan,Pengalaman, dan Latihan (training, pembinaan/coaching, dll).

Motivasi dan keyakinan diri dalam melakukan

JE

 1

A

tugas atau pencapaian sasaran tertentu

P M

M

A

N

Merupakan sikap yang bisa dilihat dari perilaku

P

2 

N

M E

COMMITMENT

COMMITMENT tinggi

COMMITMENT bervariasi

D4

D3

COMPETENCY rendah-sedang

JE

COMPETENCY sedang-tinggi

COMMITMENT tinggi

D2

D1

P M

M

A

N

COMPETENCY rendah

COMMITMENT rendah

A

COMPETENCY tinggi

M E

N

TINGKAT PERKEMBANGAN BAWAHAN

P

Pekerja mampu dan percaya diri

Pekerja yang mampu namun hatihati

Pembelajar yang kecewa

Pemula yang semangat

N M E JE A N A M P M P

GAMES KARTU Diagnosa Bawahan

D3

D2

D1

P

P M

M

A

N

A

JE

D4

M E

N

TINGKAT PERKEMBANGAN BAWAHAN

competency

M E

N

KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN D1. PEMULA YANG BERSEMANGAT

Penghargaan akan semangat dan keterampilan



Sasaran dan peran yang jelas



Standar kinerja



Batas waktu



Prioritas



Informasi mengenai kinerja



Rencana tindakan/action plan pengarahan yang spesifik



Hubungan dan batasan

A N A

M

P M

P

JE



M E

N

KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN D1. PEMULA YANG BERSEMANGAT

JE

 Info tentang sasaran, tugas dan organisasi

 Peranan tidak tertulis dan iklim/politik di lingkungan organisasi

A

 Langkah-langkah untuk mempelajari keterampilan baru

N

 Pelatihan langsung  diberitahu cara pelaksanaan dan demonstrasi

A

 Contoh bagaimana orang lain mencapai sasaran dan melaksanakan tugas  Kesempatan latihan

M

 Umpan balik atas hasil

P

P M

 Pemecahan masalah

M E

N

KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN

JE

D2. PEMBELAJAR YANG KECEWA Sasaran yang jelas



Umpan balik yang sering



Informasi prestasi/kemajuan kerja



Bantuan analisis keberhasilan dan kegagalan



Rasa aman apabila membuat kesalahan



Penjelasan mengapa sasaran/tugas itu penting dan bagaimana

P M

M

A

N

A



P

melaksanakannya



JE

D2. PEMBELAJAR YANG KECEWA

M E

N

KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN

Peluang untuk mendiskusikan, mempertimbangkan dan membagi

N

A

perasaan

Keterlibatan dan pengambilan keputusan



Dorongan



Nasihat, langkah atau alternatif kegiatan



Coaching untuk membangun atau meningkatkan keterampilan

P

P M

M

A



JE

D3. PEKERJA YANG MAMPU TAPI HATI-HATI

M E

N

KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN

Coach/mentor yang mudah didekati



Peluang menguji ide-ide



Peluang untuk menyatakan pertimbangan dan membagi perasaan



Dukungan dan dorongan untuk mengembangkan keterampilan dan

M

A

N

A



P

P M

memecahkan masalah-masalah individual

D3. PEKERJA YANG MAMPU TAPI HATI-HATI

Membangun rasa percaya diri dengan melihat pengalaman dan

JE



M E

N

KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN

A

keterampilan

Pujian dan penghargaan akan kompetensi dan kinerja



Meyakinkan hambatan pencapaian sasaran



Merangsang untuk memulai pekerjaan dan mengatasi penundaan

P

P M

M

A

N



M E

N

KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN

JE

D4. PEKERJA YANG MAMPU DAN PERCAYA DIRI Keragaman dan tantangan pekerjaan



Pemimpin sebagai mentor dan rekan



Pengakuan atas kontribusi



Otonomi dan wewenang



Trust



Peluang untuk membagi pengetahuan dan keterampilan dengan orang lain

P

P M

M

A

N

A



N M E JE

A

LATIHAN

P

P M

M

A

N

Manajer yang Piawai

D3

Kompetensi tinggi Komitmen tinggi

Kompetensi sedangtinggi Komitmen bervariasi

PEKERJA YANG MAMPU TAPI BERHATI-HATI

• Dikenal orang lain sebagai expert (ahli)

• Mampu mandiri tapi butuh peluang dari atasan untuk menggunakan ide-ide dari orang lain

• Bisa mengendalikan diri/orang lain

N

A

• Tidak selalu percaya diri, kritis terhadap diri sendiri dan butuh bantuan untuk mampu melihat keterampilan secara objective

P M

• Proaktif, dapat diminta bekerja dengan beban tinggi

• Kadang-kadang ragu-ragu, tidak yakin, tentatif

M

• Percaya pada kemampuan untuk bekerja secara individu

• Mungkin bisa jenuh dengan tugas atau sasaran

P

D1

Kompetensi rendahsedang Komitmen rendah

Kompetensi rendah Komitmen tinggi

PEMBELAJAR YG KECEWA

A

PEKERJA YANG MAMPU DAN PERCAYA DIRI

• Kompeten dan percaya diri

D2

JE

D4

M E

N

4 TINGKAT PERKEMBANGAN BAWAHAN

• Memberi kontribusi yang produktif

• Punya pengetahuan dan keterampilan tapi belum ahli • Frustasi mungkin ingin keluar • Kurang semangat, bingung, kecil hati • Berkembang dan belajar, butuh dukungan sebagai bagian dari proses belajar • Kurang bisa diandalkan, tidak konsisten

PEMULA YANG BERSEMANGAT • Baru dalam tugas/sasaran; belum pengalaman • Ingin belajar , mau mendapat pengarahan • Semangat, optimis, bergairah • Pengalaman terbatas, melakukan kesalahan • Percaya diri berdasarkan harapan tapi bukan realitas

N M E

P

P M

M

A

N

A

JE

GAYA KEPEMIMPINAN DAN FLEKSIBILITAS

12/22/2016 12/22/2016

32 32

M E

N

GAYA KEPEMIMPINAN

Adalah pola perilaku dan tindakan yang

JE

ditunjukkan seseorang dalam rangka

A

mempengaruhi individu/kelompok untuk

P

P M

M

A

N

mencapai sasaran/tujuan tertentu, dalam periode waktu tertentu

M E

N

FLEKSIBILITAS

JE

Adalah kemampuan untuk menggunakan berbagai gaya

P

P M

M

A

N

A

kepemimpinan dengan leluasa

N

DUA MACAM PERILAKU KEPEMIMPINAN DIRECTIVE (Pengarahan) 

Terlibat dalam komunikasi dua arah



Mendengarkan dan mendukung



Melibatkan dalam pengambilan keputusan

A

JE

Menetapkan sasaran dan menjelaskan apa yang diharapkan  Memberi instruksi dan memperlihatkan cara, bagaimana dan bilamana pelaksanaannya  Supervisi ketat, memonitor dan menilai kinerja 



N

P

P M

M

A

Kata kunci  Menciptakan struktur, mengorganisir, mengajar, mensupervisi, menilai

M E

SUPPORTIVE (Dukungan)

Mendorong dan memfasilitasi pemecahan masalah secara mandiri

Kata kunci 

Minta input, mendengarkan, memfasilitasi, memecahkan masalah, menjelaskan, mengajar, mendorong

M E

Tinggi

N

GAYA KEPEMIMPINAN Perilaku Pemimpinan • Menanyakan/mendengarkan • Memberi keyakinan • Fasilitas pemecahan masalah mandiri • Kerjasama • Umpan balik yang mendorong

D U K U N G A N

JE

PENGARAHAN RENDAH DUKUNGAN TINGGI

•Menggali/bertanya •Menjelaskan •Memberi Umpan balik •Mendorong •Memuji

PENGARAHAN TINGGI DUKUNGAN TINGGI Mari membicarakan – Pemimpin Ambil keputusan

A

Mari Bicara – D3 Memutuskan

Perilaku Pemimpin

N

PENGARAHAN RENDAH DUKUNGAN RENDAH D4 Memutuskan

P

Rendah

P M

M

A

Perilaku Pemimpin •Percaya, Membiarkan •Konfirmasi •Pemberdayaan •Menguatkan •Menghargai •Menantang

PENGARAHAN TINGGI DUKUNGAN RENDAH Pemimpin Mengarahkan

Perilaku Pemimpin •Merumuskan •Merencanakan •Orientasi •Mengajar/memberi intruksi •Memonitor •Memberi umpan balik

PENGARAHAN Untuk Keempat Gaya

•Tentukan sasaran dan apa yang diharapkan dengan jelas •Amati dan monitor kinerja •Memberi umpan balik

Tinggi

KEBUTUHAN D1 • Mendapatkan penghargaan atas semangat dan kemauan untuk belajar

PERILAKU S1 •

N A

M

P M

P

Merumuskan sasaran, batas waktu, dan prioritas

A

•

Arahan dalam menyusun rencana tindakan yang spesifik (5 W + 1H) • Informasi batasan/policy dan hubungan/relation • Informasi tentang peraturan tak tertulis dan iklim dalam organisasi •

Memberikan penghargaan atas semangat dan kemauan untuk belajar

JE

Kejelasan sasaran dan peran • Kejelasan standar kinerja • Informasi batas waktu • Informasi/data kinerja •

M E

N

GAYA S1 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D1

Mengarahkan penyusunan rencana tindakan dan pemecahan masalah • Mengorganisasikan, membagi informasi dan sumber daya •

Cont..

M E

N

GAYA S1 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D1 PERILAKU S1

Mengembangkan rencana belajar dan melatih penerapan keterampilan baru • Mengajar dan menunjukkan cara kerja • Memberi contoh bagaimana standar kinerja yang baik • Mengecek dan menentukan proses belajar •

Mendapatkan umpan balik atas hasil

P

•

P M

M

A

N

A

KEBUTUHAN D1 • Kesempatan untuk belajar keterampilan baru, langkah demi langkah • Mendapatkan pelatihan langsung (OJT), ditunjukkan dan diperlihatkan bagaimana cara kerjanya • Mendapat contoh kongkrit tentang bagaimana orang lain menyelesaikan pekerjaan • Peluang untuk mengikuti pelatihan • Mendapat arahan dalam proses pemecahan masalah

JE

Cont..

•

Memberikan umpan balik

M E

N

GAYA S2 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D2 PERILAKU S2 • Memberikan pandangan tentang kemajuan yang dibuat • Menjelaskan mengapa (tentang apa dan bagaimana)

JE

KEBUTUHAN D2 • Mendapatkan pujian atas kemampuan yang sudah dimiliki

•

•

• •

M

P M

•

Mendapatkan masukan atas keberhasilan dan kegagalan; dan diyakinkan apa saja kesalahan yang masih dalam batas toleransi Mendapatkan umpan balik Mendapat kesempatan untuk mendiskusikan keluhan dan berbagi perasaan Mendapatkan nasehat dan saran langkah lanjutan Mendapatkan dukungan

P

•

A

N

•

Kejelasan sasaran Mendapatkan arahan tentang pentingnya sasaran/tugas

A

•

Melibatkan individu dalam penetapan sasaran dan action plan tetapi keputusan terakhir di tangan pemimpin

• •

Membantu individu menganalisa keberhasilan dan kegagalan dan mempertimbangkan alternatif-alternatif Mendengarkan keluhan dan ide individu

Cont..

M E

N

GAYA S2 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D2 Cont..

PERILAKU S2 • Melibatkan individu dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan • Memberi nasehat dan ide-ide membagi contoh-contoh dari pekerjaan orang lain

P M

M

Coaching untuk membangun dan menyempurnakan keterampilan

P

•

A

N

A

JE

KEBUTUHAN D2 • Dilibatkan dalam proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

• •

Memberi info, sumber daya dan coaching untuk kelanjutan membangun dan menyempurnakan keterampilan Mendorong, sering memberi umpan balik dan memuji untuk membangun competence

N

JE

PERILAKU S3 • Mendorong individu mampu menetapkan sasaran action plan dan pemecahan masalah • Mengajukan pertanyaan mendengarkan keluhan dan berfungsi sebagai rekan penimbang • Memfasilitasi pemecahan masalah secara mandiri dan evaluasi • Bertanya; apa yang bisa saya bantu • Membagi pengalaman dan kerja sama bila diminta • Memberi support, keyakinan dan keberanian dan memuji competence dan membangun commitment • Refleksi keberhasilan yang lampau dan keterampilan untuk membangun kepercayaan diri • Menyarankan jalan untuk membuat sasaran lebih menarik dan menantang bila motivasi sedang rendah • Menghilangkan hambatan atau pencapaian sasaran

P

P M

M

A

N

A

KEBUTUHAN D3 • Mentor atau coach yang dapat didekati • Mendapat peluang untuk menguji ide-ide • Mendapat peluang untuk mengekspresikan keluhan atau membagi perasaan • Mendapat dukungan dan dorongan untuk mengembangkan keterampilan, pemecahan masalah yang mandiri • Mendapat bantuan untuk melihat secara obyektif pada pengalaman dan keterampilan sehingga membangun kepercayaan diri • Mendapat pujian dan penghargaan atas kompetensi dan kinerja yang tinggi • Mendapatkan dukungan untuk meminimalkan hambatan terhadap pencapaian sasaran

M E

GAYA S3 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D3

N

JE

PERILAKU S4 •

P

P M

M

A

N

A

KEBUTUHAN D4 • Mendapatkan keragaman dan tantangan • Pemimpin lebih berfungsi sebagai mentor dan mitra kerja dari pada manajer • Mendapat penghargaan atas kontribusi yang diberikan • Mendapat wewenang • Mendapatkan trust • Mendapat peluang untuk membagi pengalaman, pengetahuan dan keterampilan dengan orang lain

M E

GAYA S4 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D4

•

• •

•

•

•

•

Mengharapkan individu menangani dan memberi informasi tentang perkembangan Mengharapkan individu mengambil tanggung jawab untuk penetapan sasaran, action plan dan pengambilan keputusan Percaya pada judgement individu Mengharapkan individu menilai pekerjaan sendiri dan inovasi terus menerus

Mendorong individu untuk menantang dirinya sendiri untuk mencapai tingkat kinerja yang lebih tinggi Memberi peluang untuk membagi pengetahuan dan keterampilan, menjadi mentor dan mengajarkan orang lain Menghargai, menilai baik dan memberi imbalan atas kontribusi Memberi sumber daya tambahan bila diperlukan

N M E

P

P M

M

A

N

A

JE

PERTEMUAN TATAP MUKA PENGEMBANGAN KINERJA

12/22/2016 12/22/2016

43 43

M E

(ONE ON ONE MEETING)

N

PERTEMUAN TATAP MUKA

P

P M

M

A

N

A

JE

Adalah struktur komunikasi terbuka untuk memonitor dan mengembangkan kinerja  Relatif pendek  Pertemuan fokus pada persoalan yang dihadapi individu

M E

N

MANFAAT ONE ON ONE MEETING

P

P M

M

A

N

A

JE

Menciptakan….: 1. komunikasi yang lebih terbuka 2. kesempatan untuk melakukan coaching dan memberi support kepada individu 3. peluang untuk tukar menukar informasi, memberikan perhatian pada keluhan individu dan mencari pemecahan masalah 4. kesempatan untuk mengaitkan sasaran individu dengan sasaran organisasi 5. peluang untuk menetapkan secara periodik prioritas yang disetujui bersama 6. keeratan hubungan pemimpin dan bawahan karena ada rasa saling percaya

M E

N

SEBELUM PERTEMUAN Tetapkan jadwal pertemuan

2.

Review kemajuan atas tindakan berdasarkan pertemuan one on one sebelumnya

3.

Memilih topik yang akan dibicarakan

4.

Menilai tingkat perkembangan bawahan untuk setiap sasaran atau tugas (competence dan commitment)

A

N

A

Tentukan bentuk pengarahan dan dukungan yang dibutuhkan bawahan.

P

P M

M

5.

JE

1.

M E

N

SELAMA PERTEMUAN

Jelaskan sasaran pertemuan

2.

Tentukan pengarahan dan dukungan yang dibutuhkan untuk tiap sasaran atau tugas

A

Diskusi dan putuskan tindakan yang perlu diambil oleh bawahan dan catat

A

N

3.

JE

1.

P

P M

M

4.

Diskusikan dan putuskan tindakan yang perlu diambil pimpinan dan catat.

M E

N

SETELAH PERTEMUAN

Tindak lanjuti dan monitor kemajuan

2.

Meninjau ulang prioritas tugas dan sasaran yang

JE

1.

Catat ide-ide, intensi dan pemahaman yang

N

3.

A

diperlukan

A

timbul

P

P M

M

4.

Tulislah agenda-agenda untuk pertemuan tatap muka yang akan datang.

M E

N

MENGATASI KETIDAKSEPAKATAN INDIVIDU SEBAB-SEBAB 1. Tidak paham sasaran / tugas 2. Tidak sadar kekurangan pengetahuan / keterampilan 3. Baru mulai tugas / pekerjaan sehingga umpan balik sangat terbatas. B. LANGKAH-LANGKAH 1. Jelaskan kembali tugas / sasaran 2. Tanya pengalaman lampau dan competence yang ditunjukkan (contoh dan lain-lain) 3. Bandingkan kinerja individu dengan orang lain 4. Bila tetap tidak sepakat, mulai dengan persepsi individu tentang tingkat perkembangannya dalam waktu yang lebih pendek tentukan bersama kinerjanya

P

P M

M

A

N

A

JE

A.

P M

P A

N

A

M

M E

JE

N