2015

Releasenotes CGA / IBS / MM+ 4.6. 26/05/2015 Laatst bijgewerkt op: 08/06/2015

Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.6 26-05-2015

Inhoud Belangrijke / grote veranderingen: .............................................................. 5 Stamgegevens .............................................................................................. 6 Nieuw .................................................................................................................. 6

Beheer Bankrekeningen ........................................................................................................................ 6 Client Info Knop / Dashboard ............................................................................................................... 8 Cliëntformulier ...................................................................................................................................... 9 Afdrukken cliëntformulier ..................................................................................................................... 9 Opvragen cliëntformulier ...................................................................................................................... 9 Onderhoud ......................................................................................................... 10

Beheerrekening en leefgeldrekening .................................................................................................. 10 Cliënten per relatie: status.................................................................................................................. 10 Datum rechtspositie in toekomst? ...................................................................................................... 10 Opschonen relaties ............................................................................................................................. 10 Roepnaam in zoekbalk ........................................................................................................................ 10 Documentbeheer & Workflow..................................................................... 11 Nieuw ................................................................................................................ 11

Opdrachtenflow .................................................................................................................................. 11 Onderhoud ......................................................................................................... 11

Dossier Tekst met Scrollbar ................................................................................................................ 11 Document bij dossieritem ................................................................................................................... 11 Knoppen in Digitaal Dossier ................................................................................................................ 12 Meer dan 24 uur Bestede tijd ............................................................................................................. 12 Uniform maken schermen .................................................................................................................. 12 Wijzigen dossieritems ......................................................................................................................... 12 Mijn taken - scrollbar op omschrijving................................................................................................ 12 Mijn taken - Bijlage tonen 'aanklikken' taken ..................................................................................... 12 Mijn taken - Tonen taken zonder activiteit ......................................................................................... 12 Doc-IN........................................................................................................ 13 Nieuw ................................................................................................................ 13

Opdrachtenflow .................................................................................................................................. 13 Herkenning crediteur .......................................................................................................................... 13 Doc-Uit ....................................................................................................... 14 Nieuw ................................................................................................................ 14

Wachtwoord beheer ........................................................................................................................... 14 Onderhoud e-mailteksten ................................................................................................................... 14 Aantal dagen reminder ....................................................................................................................... 14 Aansturen distributie in de digitale wereld ........................................................................................ 15 Brieven via Doc-Uit ............................................................................................................................. 15 Onderhoud ......................................................................................................... 15

Brieven verwijderen uit de distributiemonitor ................................................................................... 15 Sortering Doc-Uit ................................................................................................................................ 15 Brieven ....................................................................................................... 16 Nieuw ................................................................................................................ 16

Brieven via Doc-Uit ............................................................................................................................. 16 Onderhoud ......................................................................................................... 16

Lay-out brieven ................................................................................................................................... 16 Logo probleem in brieven ................................................................................................................... 16 Extra woorden..................................................................................................................................... 16

2


Intake en Ontslag....................................................................................... 17 Nieuw ................................................................................................................ 17

Historisch maken cliënt ....................................................................................................................... 17 Onderhoud ......................................................................................................... 18

Voorbeeldcliënt bij Intake ................................................................................................................... 18 Gebruik voorbeeld cliënt..................................................................................................................... 18 Opdrachten verkort ............................................................................................................................ 18 Opdrachten Administratie .......................................................................... 18 Nieuw ................................................................................................................ 18

Opdrachten Flow................................................................................................................................. 18 Afgekeurde opdrachten ...................................................................................................................... 23 Niet actieve opdrachten: .................................................................................................................... 23 Onderhoud ......................................................................................................... 23

Fiatteren gestopte opdrachten ........................................................................................................... 23 Opdracht Fiatteren overzicht overzicht te beoordelen .................................................................. 23 Collectief wijzigen opdrachten............................................................................................................ 24 Maak betaalregels i.c.m. cliëntstatus ................................................................................................. 24 Verwijderen nog niet gefiatteerde opdrachten .................................................................................. 24 Nieuwe status op de betaalregel ........................................................................................................ 24 Splitsen leefgeld -saldocontrole .......................................................................................................... 24 Opdrachten in de toekomst niet in BOW monitor .............................................................................. 25 Reserveringen uitsluiten op Rekening en Verantwoording ................................................................ 25 Betalingskenmerk bij Leefgeldrekening .............................................................................................. 25 Initialiseren bedrag bij Actieve opdrachten ........................................................................................ 25 Aantal dagen op Overzicht Betaalregels ............................................................................................. 25 Naam verplicht bij invoer opdracht .................................................................................................... 25 Verbeteringen bij opvragen historie bij info opdrachten ................................................................... 26 Telebankieren ............................................................................................ 27 Onderhoud ......................................................................................................... 27

Behandelen bankmutaties .................................................................................................................. 27 Bankrekening begunstigden ............................................................................................................... 27 PPDB: Wijziging importformaat .......................................................................................................... 27 Verrekening en bewaking........................................................................... 28 Nieuw ................................................................................................................ 28

Crosstrading ........................................................................................................................................ 28 Onderhoud ......................................................................................................... 29

Af verreken specificatie....................................................................................................................... 29 Betalingskenmerk in Verrekenopdracht ............................................................................................. 29 Rapportage ................................................................................................ 29 Nieuw ................................................................................................................ 29

Correctie onderdrukken ...................................................................................................................... 29 Onderhoud ......................................................................................................... 30

Aansturing soort (B, A, C) .................................................................................................................... 30 Rapportjes met logos in kleur ............................................................................................................. 30 Behandel bedrijf .................................................................................................................................. 30 Aanpassingen Rekening en Verantwoording ...................................................................................... 30 Foutje(s) Boedelbeschrijving ............................................................................................................... 30 Mutaties ‘overige bankrekeningen’ op overzichten ........................................................................... 30

3


Begroting ................................................................................................... 31 Onderhoud ......................................................................................................... 31

Periodeselectie overzicht Bewaking begroting ................................................................................... 31 Schulden en bezittingen ............................................................................. 31 Onderhoud ......................................................................................................... 31

C2 Bezittingen ..................................................................................................................................... 31 Soort schuld verplicht invoeren .......................................................................................................... 31 Centrale & Decentrale kassen IBS .............................................................. 31 Onderhoud ......................................................................................................... 31

Kwitanties afdelingsnaam ................................................................................................................... 31 Kasgeld vanuit reservering .................................................................................................................. 31 Interface .................................................................................................... 32 Onderhoud ......................................................................................................... 32

Export facturen naar Bomas ............................................................................................................... 32 Aanpassingen Budget & Actuals ......................................................................................................... 32 Importfuncties WebKBB...................................................................................................................... 32 IBS Export Exact .................................................................................................................................. 32 Import Betaalopdrachten WebKasBankBoek...................................................................................... 32 Aanpassingen Import Boedel .............................................................................................................. 32 Techniek, platform ..................................................................................... 33 Nieuw ................................................................................................................ 33

Performance overzichten .................................................................................................................... 33 Bestandsnaam case sensitive op MAC ................................................................................................ 33 Versnellen uitvoer PDFS ...................................................................................................................... 33 Alle mail via SMTP ............................................................................................................................... 33 Onderhoud ......................................................................................................... 34

Zoekbalken .......................................................................................................................................... 34 Knoppen meer standaard ................................................................................................................... 34 Web Portaal Doctype .......................................................................................................................... 34 Exporteer Menu .................................................................................................................................. 34 Web Portaal Document Root .............................................................................................................. 34 Opstarten Windows Proces ........................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Foutmeldingen bij lege query ............................................................................................................. 34 IBS Online .................................................................................................. 35 Onderhoud ......................................................................................................... 35

IBS Online Menu en Autorisatie .......................................................................................................... 35 Startmenu bij relatie en cliënt ............................................................................................................ 36 IBS Online issues ................................................................................................................................. 36

4


Belangrijke / grote veranderingen: IBS / CGA Nieuwe versie -Cliëntinfo / dashboard Het cliënt-infoscherm, dat vanuit diverse functies aangeroepen kan worden heeft een behoorlijke metamorfose ondergaan. Dit is de eerste stap richting een Client Dashboard. Dit dashboard is een Scherm met de Kern gegevens van een cliënt. -Documenten IN – crediteurherkenning Gaat u facturen scannen? Naast het koppelen van een document aan een cliënt, kan de DOC-in module een factuur koppelen aan een crediteur, zodat u die zelf niet meer aan hoeft te wijzen. -Opdrachtenflow Aanvullend op het bovenstaande item zijn voorzieningen getroffen dat de registratie en autorisatie van opdrachten volledig digitaal en middels workflow verloopt. -Documenten UIT met brieven Naast rapporten kunnen nu ook brieven aangeboden worden aan de distributiemonitor. Dankzij de distributiemonitor kunnen er pakketjes per geadresseerde geprint worden, waardoor het samenvoegen van stapeltjes documenten tot het verleden behoort. -Onderhoud bankrekeningen Het onderhoud van bankrekeningen is eenduidiger opgezet. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om m.b.v. functie-autorisatie het beheer van bankrekeningen uit te schakelen voor gebruikers(groepen). -Afwikkeling dossiers Tijdens het sluiten van een cliëntdossier was de gebruiker genoodzaakt om het cliënt en banksaldo weg te boeken via een memoriaal journaalpost. Dankzij recente aanpassingen kan het systeem dit voor u oplossen. -Niet actieve opdrachten Dankzij de nieuwe opzet van ‘niet actieve opdrachten’ is het veel duidelijker om te bepalen of opdrachten nooit zijn uitgevoerd, zijn afgebroken, of dat de opdrachten einde looptijd zijn. -Nieuwe opzet Budget & Actuals WebKasBankBoek Dankzij aanpassingen in het WebKasBankBoek kan er in de webapplicatie met veel accurate cijfers gewerkt worden. Waar we in de oude situatie de Begroting & Werkelijke cijfers uit CGA aanboden aan het WebKBB, worden nu alleen de Begroting en transacties aangeboden aan het WebKasBankBoek. - Performance verbetering Door het weghalen van de kengetallen in de volgende functies is er sprake van flinke performancewinst: Verwerken Journaalposten, Overzicht te fiatteren/beoordelen, Maak betaalregels, Boeken en bankbestand.

Verdieping van bovenstaande punten:

5


Stamgegevens Nieuw Beheer Bankrekeningen Het beheer van de cliëntbankrekeningen is anders opgezet. De nieuwe opzet heeft een aantal concrete voordelen: Eenvoudiger beheer Vanaf deze versie is het beheer van alle cliëntbankrekeningen op één plek geregeld, waar dit in de oude situatie nog op twee plekken geregeld moest worden. Oude situatie: De beheer- en de leefgeld-bankrekening moesten onderhouden worden binnen de functie: stamgegevens. De overige bankrekeningen konden onderhouden worden onder de functie ‘Bankrekeningen’. Nieuwe situatie: Alle cliëntbankrekeningen moeten onderhouden worden onder de functie ‘Bankrekeningen’. Er kan via deze ingang één beheer– en één leefgeld-rekening worden aangemaakt. Betaalrekeningen, spaarrekeningen, etc. kunnen oneindig aangemaakt worden.

Bovendien kan in deze functie de eventuele machtiging op de beheerrekening onderhouden worden. Functiescheiding en autorisatie Dankzij functie autorisatie kan het beheer van de bankrekeningen nu uitgezet worden voor gebruikers(groepen). Het gaat hier specifiek om de functie: ca.mcltbank Logging op beheer Op de bankrekeningen is Logging beschikbaar, zodat op een later moment bekeken kan worden welke medewerker, welke actie, op welk moment heeft uitgevoerd:

6


Stop kunnen zetten van bankrekeningen In de oude situatie kon de status van de bankrekening aangepast worden. Hiermee kon voorkomen worden dat bankafschriften van de betreffende bankrekening ingelezen konden worden. Vanaf deze versie heeft het wijzigen van een status van een bankrekening meer consequenties. Deze worden hier kort beschreven: Het saldo op de bankrekening wordt op €0,00 gezet De datum “laatste wijziging” bij de bankrekening wordt op ‘TODAY’ gezet Het systeem zal alle bijbehorende opdrachten stoppen Het systeem zal alle betaalregels stoppen Bij de opdrachtadministratie zal de bankrekening niet meer zichtbaar zijn als vanaf bankrekening Bij de opdrachtadministratie zal de bankrekening niet meer zichtbaar zijn als begunstigde bankrekening Het systeem maakt automatisch boekingen om de verschillende saldi weg te boeken. Let op: hiervoor moeten vaste rekeningen en systeemparamaters voor het correctiedagboek ingeregeld worden. Er kan niet meer verrekend worden vanaf deze bankrekening.

7


Client Info Knop / Dashboard Het cliënt-infoscherm dat vanuit diverse functies aangeroepen kan worden heeft een behoorlijke metamorfose ondergaan. Dit is de eerste stap richting een Client Dashboard, een Scherm met de Kern gegevens van een cliënt, waarop je ook direct ziet of er zaken staan aan te branden en waar er eventueel werk ligt binnen dat cliëntdossier. Het info scherm is vanuit verschillende functies op te vragen. Denk bijvoorbeeld aan de Bulkinvoer, Fiatteren/Beoordelen van opdrachten, Betaalreels ja/nee, etc.

Het cliëntinfo scherm is opgebouwd uit een aantal componenten met daarbij doorklikopties. Indien beschikbaar kan hier ook de pasfoto van de cliënt getoond worden. + Kerngegevens cliënt + Budgetplaatje + Kerngegevens partner + Alerts + Taakhouder informatie + Saldo informatie + Subfuncties i.o.m. Consultant in te regelen

8


Cliëntformulier Al enkele jaren geven we klanten de mogelijkheid om m.b.v. het cliëntformulier afwijkende stamgegevens vast te leggen m.b.t. de cliënten. In overleg met de consultant kunnen deze velden geactiveerd worden. M.b.v. de functie: ‘Cliëntformulier’ kunnen deze velden onderhouden worden (vanuit de stamgegevens van de cliënt). Het was voor de gebruiker lastig om over het cliëntenbestand een overzicht te maken van de ingevoerde gegevens. Ook was het moeilijk om te achterhalen voor welke cliënten bepaalde informatie NIET was vastgelegd. Tenslotte waren de veldnamen vrij technisch en moeilijk te onthouden. Daarom is er in elke relevante functie een zoekoptie ingebouwd. Afdrukken cliëntformulier Nieuwe rapport functie ca.rcacltv , laat per cliënt de waarde van de opgegeven vrije velden (max. 4) zien.

Opvragen cliëntformulier Nieuwe query functie ca.qcacltv, laat van alle cliënten, per opgegeven variabel veld, de waarde zien. Dankzijde mogelijkheid om door te klikken, bij doorklikken ook te onderhouden.

9


Onderhoud Beheerrekening en leefgeldrekening Als gevolg van de eerder beschreven aanpassing m.b.t. het beheer van de bankrekeningen. De beheerrekening en de leefgeldrekening + de bijbehorende BICCODES staan niet meer op de functie: “Onderhoud stamgegevens”. Tevens is de button 'Machtiging' (Onderhoud incasso machtiging voor de Beheerrekening) verwijderd. Cliënten per relatie: status Indien je vanuit het “Onderhoud relatie” doorklikt naar de optie “Cliënten per relatie” is een extra filter op cliëntstatus beschikbaar. Standaard staat deze op cliëntstatus = actief.

Datum rechtspositie in toekomst? De datum rechtspositie en product mogen nu ook in de toekomst liggen. (Max. 1 jaar vooruit) Opschonen relaties Bij controle op naam wordt nu ook naam 2 meegenomen in de zoektocht naar dubbele relaties. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk om in naam 1 een naam van belangenpartij op te nemen, in naam twee de kantoorlocatie. Bijvoorbeeld naam 1: KPN, naam 2: Kantoor Eindhoven Roepnaam in zoekbalk De roepnaam van de cliënt kan gebruikt worden in de zoekbalk.

10


Documentbeheer & Workflow Nieuw Opdrachtenflow Dankzij de introductie van de opdrachtenflow zijn er voorzieningen getroffen om digitaal gemaakte plaatjes van facturen aan te bieden en te verwerken binnen IBS/CGA. Voor meer informatie zie het onderdeel opdrachtadministratie.

Onderhoud Dossier Tekst met Scrollbar De omschrijving en tekst van een digitaal dossier item hebben altijd een verticale scrollbar. Hierdoor kun je altijd scrollen in de tekst en de omschrijving, ook wanneer je het betreffende record niet hebt geopend. Document bij dossieritem Het digitaal dossier, van bijvoorbeeld een cliënt, kan dossieritems bevatten zowel met een document, als zonder document. Om duidelijk te maken of er een document gekoppeld is aan een dossieritems is in het dossier een indicator “DOC” toegevoegd indien een document gekoppeld is.

11


Knoppen in Digitaal Dossier Knoppen document en verzenden zijn nu niet meer actief als er géén document is. Meer dan 24 uur Bestede tijd De tijdsbesteding in het digitaal dossier kon niet meer dan 23:59 aan. Deze beperking is nu opgeheven; Je kunt nu dus ook bijvoorbeeld 40:00 uur registreren. Tevens is de interpretatie van een getal zonder scheidingstekens gewijzigd: Als je bijvoorbeeld '15' ingeeft, werd dat voorheen gezien als 15 minuten. Nu wordt dat gezien als 15 uur. Uniforme schermen De schermen en functionaliteiten van het digitaal dossier, mijn taken en het koppelen van documenten zijn grotendeels gelijkwaardig gemaakt. Zo kun je nu bijvoorbeeld ook in de tekst en omschrijving verticaal scrollen. Wijzigen dossieritems Er zijn verbeteringen doorgevoerd in de software m.b.t. het wijzigen van de inhoud van een dossieritem. Zo wordt er bijvoorbeeld geen nieuw record aangemaakt bij het wijzigen van de omschrijving. Taken kunnen nu ook altijd afgehandeld worden door de taakhouder. Mijn taken - scrollbar op omschrijving Functie ut.qdacti (Mijn Taken) tijdens bladeren door regels is nu ook de scrollbar op omschrijving te gebruiken. Mijn taken - Bijlage tonen 'aanklikken' taken Het vinkje “Bijlage tonen” is boven het regelscherm gezet. Deze stond eerst tussen de details in de onderste helft van het scherm. Mijn taken - Tonen taken zonder activiteit Er zat een onnodige selectie op ‘Mijn Taken’ waardoor alleen taken met Activiteit = Ingevuld werden geselecteerd. Dat is nu opgelost.

12


Doc-IN Nieuw Opdrachtenflow Dankzij de introductie van de opdrachtenflow zijn er voorzieningen getroffen om digitaal gemaakte plaatjes van facturen aan te bieden en te verwerken binnen IBS/CGA. Voor meer informatie zie het onderdeel opdrachtadministratie. Herkenning crediteur Op facturen staan altijd herkenbare kenmerken die ons kunnen vertellen welke crediteur de begunstigde is. Denk hierbij aan het e-mailadres (@), IBAN nummer, webpagina (WWW). Ook zaken als KVK- nummer, BTW nummer of telefoonnummer kunnen identificerende kenmerken zijn. Met onze DOC-In module zullen we deze kenmerken opsporen in de ingelezen facturen. Met die kenmerken stellen we automatisch de crediteur voor o.b.v. het relatiebestand. Staat er ook een identificerend kenmerk op over de cliënt? Bijvoorbeeld een BSN, IBAN? Dan zal het systeem naast de begunstigde, ook de betreffende cliënt voorstellen.

13


Doc-Uit Nieuw Wachtwoord beheer Het documentportaal is voorzien van wachtwoordfunctionaliteit. Zo kan een geadresseerde, zonder tussenkomst van de backoffice, een nieuw wachtwoord aanvragen en/of het wachtwoord naar wens inregelen. Onderhoud e-mailteksten De Web Service behorende bij het documentenportaal is aangepast. Het is nu mogelijk om vanuit IBS/CGA/Finall emailtemplates mee te sturen. Deze e-mail templates kunnen in overleg met uw consultant opgesteld worden. Het resultaat is dat de geadresseerde/de ontvanger een mooie HTLM e-mail kan ontvangen. Er zijn verschillende e-mailtemplates: + Nieuwe gebruiker van het documentportaal + Nieuw wachtwoord aanvraag + Wachtwoord wijziging + Er staat een nieuw document klaar + E-mail herinnering. Een aantal van de hierboven beschreven mailtemplates kunnen onderhouden worden via de functie: Onderhoud brief Doc-Uit Mail

Aantal dagen reminder Het documentportaal kan de status van de aangeboden documenten bewaken. Het systeem zal per document bepalen of het document geopend is “ja/nee” door de ontvanger. Indien dit niet het geval is, dan kan er een herinneringsmail gestuurd worden door het systeem. Dit gebeurt automatisch. Via een systeeminstelling kan aangeven worden na hoeveel dagen een herinneringsmail gestuurd moet worden.

14


Aansturen distributie in de digitale wereld Of een geadresseerde de post digitaal, of op papier ontvangt is afhankelijk van: Is er een e-mailadres in ingevuld bij de geadresseerde: Ja Digitaal Nee Papier Binnen de digitale output kan er gekozen worden om gebruik te maken van het documentportaal. Aan de hand van een systeeminstelling zijn er drie opties wat betreft de distributie van documenten naar de geadresseerde. De geadresseerde ontvangt een e-mail met een… … e-mail met URL naar document … e-mail met inlog in Webportaal … e-mail met URL naar document én inlog in Webportaal Brieven via Doc-Uit Gebruikt u de brievenmodule? Gebruikt u ook Doc-Uit? Dan kunt u vanaf deze versie ook de gemaakte brieven via Doc-Uit aanbieden aan uw belangenpartijen. Indien de module DOC-Uit aanstaat zal het systeem de brieven automatisch naar de distributiemonitor sturen waarvandaan de documenten geprint/verstuurt/gepubliceerd kunnen worden.

Onderhoud Documenten/brieven verwijderen uit de distributiemonitor In de distributiemonitor worden alle documenten verzameld. Deze ‘output’ kan eenvoudig bekeken worden voordat het verstuurt/gepubliceerd gaat worden. Via deze monitor is het mogelijk om bepaalde documenten te verwijderen. Bijv. die nog niet aanmerking komen voor verzending/publicatie, of als er een fout is gemaakt. Sortering Doc-Uit De distributiemonitor maakt ‘per geadresseerde’ een ‘pakket’ van documenten voor de printer. Het grote voordeel van deze aanpak is dat eventuele brieven en rapporten voor één geadresseerde achter elkaar uit de printer komen. U hoeft daardoor nooit meer stapeltjes documenten te sorteren en samen te voegen. De volgorde van printen is o.b.v. ‘first in, first out’. M.a.w. maakt u eerst een begeleidende brief + zet deze klaar in de distributiemonitor + vervolgens draait u een rapport, dan zal het systeem een pakketje maken per geadresseerde met eerst de brief en vervolgens het rapport.

15


Brieven Nieuw Brieven via Doc-Uit Indien u gebruikt maakt van de module DOC-Uit worden de brieven aangeboden aan de distributiemonitor. U kunt de brieven in combinatie met rapporten verzenden naar uw belangenpartijen.

Onderhoud Lay-out brieven Via onderhoud brieven kunt u de template brieven onderhouden. Door te werken met TAB’s en spaties kan de opbouw/vormgeving van de brief opgenomen worden in het template. Er zijn aanpassingen gedaan zodat bij het genereren van de uiteindelijke brieven deze lay-out beter bewaard blijft. Logo probleem in brieven Logo’s werden veel te groot afgedrukt, dit is nu aangepast. Extra woorden Extra variabele woorden zijn toegevoegd aan brievenmodule. Bijvoorbeeld de aanhef woorden m.b.t. partner. [Partner.de heer/mevrouw] [Partner.De heer/Mevrouw] [Partner.Hij/Zij] [Partner.hij/zij] [Partner.Zijn/Haar] [Partner.zijn/haar] [Partner.hem/haar]

16


Intake en Ontslag Nieuw Historisch maken cliënt Bij het beheer van de bankrekeningen zijn voorzieningen getroffen om o.a. de verschillende saldi weg te boeken. Zie voor meer details het onderdeel “Beheer bankrekeningen”. In navolging op het bovenstaande zijn er aanpassingen doorgevoerd om u te helpen bij het afwikkelen van een cliëntdossier. In de oude situatie was de gebruiker, gedurende de ontslagprocedure, genoodzaakt om het cliënt en banksaldo weg te boeken via een memoriaal journaalpost. Dankzij recente aanpassingen is dat niet meer nodig. Bij het uitvoeren van de functie: “Dossier sluiten” zal het systeem weergeven welke saldi naar €0,00 geboekt moeten worden. Bij het definitief sluiten van het dossier zal het systeem het volgende automatisch doen: De cliëntstatus, maar ook de subcode van status STOP naar DEL zetten. Bij status DEL worden tevens de gerelateerde bankrekeningen op DEL gezet. Het systeem zal dit doen voor: o Het cliëntsaldo (c1) o Reserveersaldo (c2) o Betalingen onderweg (c3) o Banksaldo (c4) o Banksaldo overige rekeningen (cx) o Betalingen onderweg (cx) Hierdoor zullen de bijbehorende saldi ook naar 0,00 geboekt worden. Nog lopende opdrachten vanaf deze bankrekening worden stopgezet. Betaalregels worden gestopt Taken worden afgemeld

17


Onderhoud Voorbeeldcliënt bij Intake De Intake Cliënt kon niet geactiveerd worden als er afgehandelde (verwijderde) opdrachten bij deze cliënt bestonden. Vanaf nu wordt de controle op opdrachten alleen gedaan voor opdrachten met status 0 (te fiatteren) of 1 (actief). Gebruik voorbeeld cliënt Bij de cliënt Intake kan bij het aanmaken van een nieuwe cliënt het profiel van een voorbeeld cliënt gebruikt worden. De nieuwe dossieritems werden hierbij niet altijd goed aangemaakt, er volgden een aantal foutmeldingen. Dit is opgelost. Opdrachten verkort Via de intake worden de verkorte opdrachten gekopieerd vanuit de voorbeeldcliënt. Daar werd om een datum eerste betaling gevraagd, deze werd bij het kopiëren niet automatisch ingevuld. De nieuwe gekopieerde opdrachten krijgen nu als default datum (dnext en dtranfr) vandaag

Opdrachten Administratie Nieuw Opdrachten Flow Iedere organisatie heeft te maken met inkomende documentenstromen. Zo komen er documenten m.b.t. cliënten binnen. Deze documenten kunnen opgeslagen worden in het digitaal dossier van de cliënt. Vanaf versie 4.6. is er naast het digitaal dossier van de cliënt ook de mogelijkheid om de facturen digitaal te boeken, controleren, accorderen en betalen. Het registratieproces bestaat uit de volgende stappen: 1. Ontvangst per post / e-mail / digitaal (bijv. PDF) / telefoon 2. Opdracht aanbieden aan systeem (SCAN) Externe aanvragen / verplichtingen Interne aanvragen / verplichtingen* 3. Registratie door backoffice 4. Beoordeling / controle door Taakhouders 5. Betaaladvies en betalen

18


3

4.1

4.2

4.3

5.1

5.2

19


1. Ontvangst per post/mail/digitaal/telefoon De postzak bevat ongestructureerde brieven, met daarin veel verschillende soorten documenten. Voordat de informatie aangeboden kan worden aan een systeem kan eventueel bij het sorteren van post al rekening gehouden worden met het onderscheid tussen facturen, documenten, uitval, etc. De verschillende stapeltjes kunnen gescand worden. 2a Post: Indien het post betreft, is de volgende stap in het verwerkingsproces, het digitaliseren. Met behulp van een scanner wordt de papieren Opdracht omgezet in een digitaal PDF plaatje. 2b Digitaal ontvangen/ gedownloade PDF facturen: Deze documenten kunnen klaargezet worden, op een nader te bepalen locatie, om vervolgens in te lezen in de applicatie. 2c Aanvragen: via een vast telefoonnummer, budgetconsulenten, mail, digitale aanvraag, ReportAll, intake procedures, etc. kunnen vanuit de eigen organisatie ‘facturen’ aangeboden worden. Deze aanvragen, veelal vanuit de cliënt, kunnen vertaalt worden door de ‘ontvanger’ naar een intern document. 2d Inlezen in applicatie: Na het inlezen wordt het plaatje direct opgeslagen in een beveiligde omgeving, de zogenaamde Document Server. Op deze manier wordt zorggedragen voor een gecontroleerde omgeving voor beheer ván en toegang tót deze documenten. 3. Registratie door backoffice: De bulkverwerking van de facturen zal doorgaans plaatsvinden op de backoffice. In tegenstelling tot veel andere oplossingen liggen binnen de applicatie de taken daar waar die het meest efficiënt uitgevoerd kunnen worden. En voor het boeken van de digitale opdracht is dat “Betaalopdracht bij Scan”. In het systeem zijn alle gegevens voorhanden om snel en efficiënt de Opdracht te boeken en de workflow aan te sturen. Deze workflow zal aangestuurd worden o.b.v. de inhoudelijke beoordeling, cliënttaakhouder en eventueel het bedrag. Per soort opdracht is aan te sturen welke beoordeelstappen van toepassing kunnen zijn. Samenvatting voordelen boekingsmethodiek: • O.b.v. workflow/werkvoorraad • Koppelen factuur aan crediteur • Koppelen factuur aan cliënt • Snel boeken mogelijk door vullen velden vanuit Stamgegevens /relatieboek; • Alle controle functionaliteit van toepassing op de boeking ; • Voor de bestaande gebruikers geen gewenningsperiode door identieke structuur als in de “papieren” situatie.

20


4. Beoordeling / controle door Taakhouders Op basis van, de tijdens de boeking ingegeven cliënt, start het controle en accorderingsproces. Deze zogenaamde “workflow” is gebaseerd op een standaard proces. Afhankelijk van de geïnitieerde actie (Goedkeuren/afkeuren + opmerking) voert het systeem de vervolgstap uit, volledig automatisch en gecontroleerd. Elke actie zal gelogd worden bij de opdracht. Het plaatje van de factuur is altijd digitaal beschikbaar.

21


Goedkeuren Bij het goedkeuren van een opdracht komt de opdracht automatisch in de volgende stap van het beoordeelproces. Afkeuren Bij het afkeuren van opdrachten is het verplicht een opmerking mee te geven. De opdracht komt vervolgens terug bij de backoffice in een nieuwe functie: ‘Afgekeurde opdrachten’. De afgekeurde opdrachten komen standaard in de werkvoorraad van de ‘schrijver’. Vanzelfsprekend is de logging en het plaatje van het document op te vragen. Vanuit deze functie kan de backoffice medewerker de benodigde acties uitvoeren m.b.t. de opdracht. 4.1. Beoordeling inhoud Optionele algemene controle op de backoffice (fiatteren mutaties) waar medewerkers elkaars geboekte facturen controleren alvorens deze ter beoordeling worden aangeboden aan de budgethouders / bewindvoerders. 4.2. Beoordeling budget Een Budgethouder, Budgetconsultent, Relatiebeheerder, etc., vanaf nu de Taakhouder genoemd, beschikt over een full-cliënt, of een webversie van het systeem. De taakhouder, ingevuld op de stamgegevens van de cliënt, is de verantwoordelijke. In een eigen werkvoorraad worden de door de betreffende persoon te beoordelen opdrachten geplaatst. Indien geen taakhouder bekend is bij de cliënt komt te opdracht in een aparte werkvoorraad. 4.3. Beoordeling limiet bedrag Optionele systeeminstelling waarmee opdrachten, waar het bedrag hoger is dan een aan te geven waarde (bijv. €750,-), nog een keer extra geautoriseerd/beoordeeld moeten worden alvorens deze in aanmerking komen voor “Maak Betaalregels”. 5. Betaling Opdrachten die het volledige accorderingsproces hebben doorlopen worden automatisch klaargezet voor betaling. 5.1. Maak Betaalregels Opdrachten die het volledige accorderingsproces hebben doorlopen worden automatisch klaargezet voor betaling. Op basis van de vervaldatum worden deze opdrachten, op het juiste moment, op de betaaladvieslijst geplaatst m.b.v. het programma “Maak Betaalregels” 5.2. Betaalregels Ja/Nee Bij het opvragen van het betaaladvies (betaalregels ja/nee) is het plaatje bij de opdracht op te roepen, inclusief eventuele voorgaande opmerkingen van Taakhouders. Het arbeidsintensieve verzamelen van de facturen bij het goed te keuren betaaladvies is niet langer nodig. Alle informatie is direct voorhanden. 5.3. Boeken en Bankbestand Middels het verwerken van het betaaladvies worden de transacties verwerkt in het grootboek. Het PAIN bestand kan ingelezen worden bij de huisbankier. 6. Historische Opdracht opvragen Een groot voordeel van een digitaal archief wordt gevormd door de uitstekende benaderbaarheid. Zowel de gebruikers op de administratie als de collega’s elders in de organisatie kunnen op ieder moment de opdracht, inclusief plaatje, zichtbaar maken.

22


Afgekeurde opdrachten Dit is een nieuwe functie waarbinnen de afgekeurde opdrachten opgepakt kunnen worden. Afgekeurde opdrachten komen standaard in de werkvoorraad van de ‘schrijver’. Niet actieve opdrachten: Het inzien van de historische opdrachten is geheel opnieuw opgezet. Zo is o.a. veel beter inzichtelijk welke opdrachten zijn afgebroken, welke opdrachten einde looptijd zijn. M.b.v. de filters ‘sinds’ en ‘soort’ kan er snel een filter gelegd worden op de historie. Direct is de logging m.b.t. een opdracht terug te lezen. Via de historie knop kan nog ingezoomd worden op de uitvoeringshistorie van de betaalregels bij de opdracht.

Onderhoud Fiatteren gestopte opdrachten Het is verplicht om bij het afbreken van opdrachten (kruisje of CTRL+D) een opmerking mee te geven.

Afgebroken opdrachten komen in het reguliere beoordeelproces. In de logging is zichtbaar dat de opdracht is afgebroken. Opdracht Fiatteren overzicht overzicht te beoordelen Bij het gebruik van de opdrachtenflow zal dit overzicht minder intensief gebruikt worden. Het overzicht is aangepast, zodat er meer opdrachten op één pagina passen.

23


Collectief wijzigen opdrachten Er zijn enkele aanvullingen en verbeteringen doorgevoerd in de functie “Collectief Wijzigen”. - Selectie op huidige status toegevoegd. - Mogelijkheid om nieuwe status in te geven (Te fiatteren of Automatisch) - Selectie op 'Soort' werkte niet

Maak betaalregels i.c.m. cliëntstatus Bij cliënten in intake werden standaard alle opdracht op 'te fiatteren' gezet, ongeacht de systeemparameters. Dit was zo geregeld om te voorkomen dat voor deze cliënten betalingen zouden worden gedaan. Dit is nu aangepast. In de functie ca.pcapmt (Maak betaalregels) een extra conditie toegevoegd, waardoor alleen cliënten met status ACTI of STOP worden geselecteerd. Verwijderen nog niet gefiatteerde opdrachten Opdrachten, die nog niet gefiatteerd waren werden soms fysiek verwijdert. Dit is nu aangepast; de status van de opdracht zal ‘vervallen’ worden. De gebruiker moet verplicht een opmerking meegeven. De opdracht komt dus ook in het beoordeelproces. Nieuwe status op de betaalregel De status DONE op betaalregel betekende voorheen 'Uitgevoerd'. De betekenis van DONE is nu: 'Aangeboden'. Als de tegenboeking BOW via de bank wordt verwerkt, zullen de betrokken betaalregels de status naar CHEC ('Uitgevoerd') krijgen. Splitsen leefgeld -saldocontrole Voorgestelde Bedragen worden nu automatisch berekend als 1 van de 2 velden gewijzigd wordt. Ook zie je nu meteen dat de gesplitste betaalregel op JA (te betalen) is gezet.

24


Opdrachten in de toekomst niet in BOW monitor Indien in de BOW monitor in het veld “aantal dagen” er gekozen werd voor “alles”, dan werd er niet meer naar de uitvoerdatum van de betaalregel gekeken, dus werden ook toekomstige betaalregels geselecteerd. Indien er nu gekozen wordt voor “alles” dan worden betaalregels in de toekomst uitgesloten. Reserveringen uitsluiten op Rekening en Verantwoording Nieuwe 'blauwe' parameter toegevoegd: reserveringen tonen, die indien FALSE de C2 rekeningen en de vaste rekening 442C1 uitsluit van het overzicht. Betalingskenmerk bij Leefgeldrekening Bij aanmaken van een nieuwe opdracht wordt een controle gedaan op begunstigde en betaalkenmerk, om te voorkomen dat je een factuur twee keer zou inboeken: Deze controle wordt nu niet meer uitgevoerd indien de tegenrekening de leefgeldrekening van de cliënt is. Werkt alleen wanneer cliënt een beheerrekening heeft en de opdracht wordt geregistreerd bij de cliënt. Initialiseren bedrag bij Actieve opdrachten Het getoonde saldo, bij het invoeren van een nieuwe opdracht, via Actieve opdrachten stond altijd op €0,00 terwijl hier het cliëntsaldo zou moeten staan. Dat is nu opgelost. Aantal dagen op Overzicht Betaalregels Aantal dagen dat de betaalregel nog wordt aangeboden staat nu niet alleen op het scherm, maar ook op het overzicht Betaalregels. Naam verplicht bij invoer opdracht De naam van de tegenpartij, bij zowel een betaal- of inkomensopdracht is nu verplicht (mag niet meer blanco zijn). Onafhankelijk van de indicatie 'U initieert':

25


Verbeteringen bij opvragen historie bij info opdrachten Volledig betaalkenmerk wordt nog getoond i.p.v. interne omschrijving Statusomschrijving is aangepast. Aantal lay-out issues Selectie van journaalregels was niet altijd goed.

26


Telebankieren Onderhoud Behandelen bankmutaties Aantal verbeteringen doorgevoerd bij de herkenning van de bankmutaties. Zo is o.a. zichtbaar in het meeloopscherm met welk masker de banktransactie is herkend. Dit kenmerk slaan we ook op bij de banktransactie, zodat ook achteraf altijd zichtbaar is welk masker gebruikt is voor de herkenning.

Bankrekening begunstigden Rapport is aangepast, nu worden de wijzigingen (Logging) als tekst getoond vanuit het digitaal dossier. PPDB: Wijziging importformaat Indien de approval code (kolom S, veld 19) leeg is wordt de transactie niet meer ingelezen, maar wordt een melding (Approval code is leeg) in het foutenbestand gezet.

27


Verrekening en bewaking Nieuw Crosstrading De wetgeving m.b.t. bewindvoerders en scheiding zorg en financiën is aangescherpt. Zorginstellingen dienen te controleren hoe de rolverdeling tussen beheerstichting en zorginstelling nu is geregeld en welke maatregelen getroffen dienen te worden om te voldoen aan deze wetgeving. Het bovenstaande kan impact hebben op het cliëntgelden proces; Binnen zorginstellingen is het kas/bankgeld verkeer geregeld met de inzet van bankpassen van de zorginstelling, hetgeen betekent dat naast de exploitatie uitgaven ook de cliënt gerelateerde uitgaven worden voorgeschoten vanuit middelen van de zorginstelling. Periodiek worden deze kasgelden doorbelast aan de cliënt. Het doorbelasten kan m.b.v. de af-verrekening. Naast de standaard af-verrekening is de afrekening uitgebreid met zogenaamde crosstrading functionaliteit. Aanvullend op de crosstrading kunt u gebruik maken van de optionele debiteuren module. Wat is crosstrading? M.b.v. crosstrading kan er vanuit het zorgbedrijf (waar WebKBB en CGA draait) een afrekening gedraaid worden. Doel = voorgeschoten gelden terughalen bij de cliënten. Per cliënt vindt er een memoriaal afrekening plaats, waardoor er geen bedrag openstaat om af te rekenen cq. te verrekenen. Aanvullend kan het systeem, o.b.v. cliëntproduct, een exportbestand genereren t.b.v. de beheerstichting. De export bevat de betalingen en detailinformatie van bijvoorbeeld de boekingen uit het WebKasBankBoek. Deze bestanden kunnen 1 op 1 ingelezen worden in de ‘beheerstichting’, zodat de voorgeschoten gelden overgemaakt worden van de cliëntbeheerrekening naar het zorgbedrijf. Indien gewenst kan er gestart worden met de debiteurenadministratie. In deze optionele module bestaat de mogelijkheid om de opvolging per debiteur, of op debiteurenfactuur te bewaken. Er is functionaliteit die per cliënt(afrekencontact) een debiteur zal aanmaken in de debiteurenadministratie. Indien er sprake is van een af-verrekening zal het systeem per periode een debiteurenfactuur genereren.

Neem voor meer informatie contact op met Bizon Software.

28


Onderhoud Af verreken specificatie Indien het nieuwe saldo van een cliënt hoger, of gelijk is dan €0,00 dan wordt de Betalingsachterstandsteller op 0 gezet. Betalingskenmerk in Verrekenopdracht Bij het draaien van de verrekening wordt een opdracht aangemaakt per cliënt Bestaat er al een opdracht bij de cliënt, dan wordt de 'oude' verrekenopdracht hergebruikt. In de omschrijving komt te staan 'Verrekening + cliëntnr. + aanmaakdatum. In het Betalingskenmerk komt nu de verrekenperiode te staan.

Rapportage Nieuw Correctie onderdrukken Op de verschillende rapporten is een blauwe paramater toegevoegd waarmee gemaakte correcties op foute boekingen, binnen de periodeselectie, onderdrukt kunnen worden.

29


Onderhoud Aansturing soort (B, A, C) Op de verschillende overzicht functies is een extra selectie toegevoegd, zodat je ook overzichten kunt maken voor Afdeling en Bedrijf. Rapportjes met logo in kleur Soms werden logo’s in rapporten met een afwijkende ‘witte’ achtergrondkleur afgedrukt. Dit is nu beter geregeld. Behandel bedrijf Binnen behandel bedrijf kunnen nu ook de volgende overzichten gebruikt worden: Financieel overzicht Prognose

Aanpassingen Rekening en Verantwoording 1. In plaats van het label “Datum onder bewind” staat er nu als label “Rechtspositie met ingangsdatum”. 2. De ondertekening is nu conditioneel en wordt nu door een blauwe parameter gestuurd met de smaken Bewindvoerder, Rechthebbende, Beide en Geen van beide Dezelfde selecties zijn toegevoegd aan de “Boedelbeschrijving” Foutje(s) Boedelbeschrijving De zoek op cliëntbrief is toegevoegd aan het veld brief. Het subrapport bankrekeningen wordt nu niet meer getoond (en dus geen lege pagina) op de boedelbeschrijving. Mutaties ‘overige bankrekeningen’ op overzichten Mutaties die betrekking hebben op ‘overige bankrekeningen’ worden vanaf nu altijd op een aparte pagina getoond.

30


Begroting Onderhoud Periodeselectie overzicht Bewaking begroting Verschillende zaken opgepakt Periodeselectie is toegevoegd. Indien het een lineair budget betreft wordt het jaarbudget naar rato omgerekend. Nieuwe front-end parameter tonen 0 begrotingen. Deze optie laat kostensoorten zien, waar geen begroting voor ingevoerd is, maar wel in de werkelijkheid op geboekt is. Presentatie en berekeningen bijgeschaafd

Schulden en bezittingen Onderhoud C2 Bezittingen Op alle rapportjes, waar bezittingen getoond worden, is het label Bezittingen en vorderingen aangepast naar alleen Bezittingen. Soort schuld verplicht invoeren Bij het invoeren van een nieuwe schuld was het niet verplicht de Soort Schuld in te vullen. Echter wanneer deze niet werd ingevuld, dan was de schuld later niet meer terug te zien bij de actieve schulden. Daarom is het veld nu toch verplicht en bevat het een initiële waarde.

Centrale & Decentrale kassen IBS Onderhoud Kwitanties afdelingsnaam De afdeling werd niet meer getoond omdat de veldnaam was veranderd en dit niet in de rapporten was aangepast. Kasgeld vanuit reservering Je kunt nu een extra kasuitgifte vanuit een reserveerpotje doen, indien je bij reservering een reserveerrekening opgeeft. Er wordt dan direct een boeking gemaakt ten laste van deze reservering.

31


Interface Onderhoud Export facturen naar Bomas Wensen m.b.t. export naar Bomas: Bij de export het teken ';' in omschrijving vervangen door ':' . Vaste exportrekening als blauwe parameter op front-end toegevoegd, indien leeg dan gewoon de rekening uit het grootboek overnemen. Aanpassingen Budget & Actuals Dankzij aanpassingen in het WebKasBankBoek (minimaal versie 2.5.0.0.) kan er in de webapplicatie met veel accurate cijfers gewerkt worden. Waar we in de oude situatie de Begroting & Werkelijke cijfers uit CGA aanboden aan het WebKBB, worden nu alleen de Begroting en transacties aangeboden aan het WebKasBankBoek. Een nieuwe blauwe parameter “Exportdagboek” bepaalt of de export van Actuals wel of niet gedaan moet worden. Bovendien worden de transacties in dit dagboek uitgesloten van export. Importfuncties WebKBB In alle WKBB importroutines (ia.pwebkbb, ia.pwebapox, ia.pwebbdg, ia.pcgakas)wordt nu het bedrijf bepaald door een conversietabel CGA.rcomp (indien aanwezig). De waarde wordt bepaald door de combinatie van de (nieuwe) tags Server en Database in de XML. Indien de tabel voor deze combi of helemaal niet aanwezig is , dan werkt alles zoals het altijd werkte. IBS Export Exact Nieuwe Export IBS gegevens naar Exact nieuwe functie fg.eibs maakt gebruik van RPT fg.eaccov.rpt Import Betaalopdrachten WebKasBankBoek Aantal verbeteringen doorgevoerd Sneller Telling en eindverslag / importverslag aangepast Import van de TAG dimensie. Dee waarde komt in de opdrachtverdeling, veld subcode 2.

Aanpassingen Import Boedel Alle velden in het importbestand zijn 1 positie naar links opgeschoven.

32


Techniek, platform Nieuw Performance overzichten Kengetallen verwijderd waardoor de volgende functies een flinke performance boost hebben gekregen: Overzicht te beoordelen / fiatteren Aanmaken bankbestand Verwerken bankjournaalposten Bestandsnaam case sensitive op MAC Wanneer er documenten worden ingelezen wordt de bestandsnaam van het originele bestand weergegeven in kleine letters terwijl dit eigenlijk hoofdletters zijn. Wanneer er wordt ingelezen vanaf een MAC (Apple) geeft het systeem aan dat er bestanden ingelezen zijn. Echter zijn deze niet ingelezen en staan ze nog in de scanmap. Dit kwam doordat het MAC OS case sensitive (hoofdlettergevoelig) is. Versnellen uitvoer PDFS Voor klanten die gebruik maken van ReportAll of IBS Online worden vaak dagelijks rapporten in PDF vorm klaar gezet, zodat deze via ReportAll/IBS Online opvraagbaar zijn. In veel gevallen is 80-90% van de PDF jes gelijk aan die van gisteren. Toch werden al deze rapportjes opnieuw gemaakt. Deze processen zouden veel efficiënter kunnen zijn indien alleen waar er mutaties zijn het bewuste rapport voor die cliënt wordt ververst. Dankzij de nieuwe functie gt.setprod kan dit proces efficiënter uitgevoerd worden. Let op: dit kan alleen gebruikt worden indien er op de cliëntstamgegevens geen betekenis is gegeven aan het veld “Product”. De functie zet initieel het product bij een cliënt op '0' en kijkt vervolgens of er na het laatste vastgelegde journaalnummer. (parameter NEXT.rjour op functie gt.setprod) nog mutaties op een cliënt zijn geweest. Zo ja dan wordt het product op waarde '99' gezet zodat daar in de rapportage functies op geselecteerd kan worden. Alle mail via SMTP In de verschillende functies die mails versturen werd nogal willekeurig de ene of de andere mailroutine gebruikt. Meestal wordt de Outlook variant gebruikt. De SMTP routine werd alleen aangeroepen vanuit deze functies: - cp.rflowmon FactFlow Monitor - ia.pbricac Import boedelrekeningen - ua.rcpass Verzend Wachtwoord Mail Wat nu is aangepast: Overal waar mail moet worden verzonden, dus ook zojuist in genoemde drie functies, wordt de gg/sendmail.p aangeroepen. In die routine zijn nu de bestaande SMTP en Outlook routines samengevoegd. In deze routine wordt allereerst de systeemparameter 'Mail.Type' uitgelezen. Hierin wordt vastgelegd volgens welke methode de mails verzonden moeten worden (SMTP of Outlook). Er geldt een belangrijke (en best veel voorkomende) uitzondering. Sommige mailtjes worden niet direct verzonden, maar moeten eerst nog door gebruiker worden aangevuld. In die gevallen wordt nu nog steeds Microsoft Outlook gebruikt, ongeacht de waarde van de systeemparameter 'Mail.Type'. Dit betekent dus ook dat de betreffende functionaliteit (nog steeds) niet zal werken op een omgeving waar geen Outlook is geïnstalleerd. Dit geldt o.a. voor: - Mail naar de Helpdesk - FactFlow monitor (functie cp.qflowmon) - Mail naar contactpersoon vanuit 'Contacten per cliënt'. - Button 'Verzenden' overal waar een document wordt opgevraagd. 33


Onderhoud Zoekbalken Aantal aandachtspunten m.b.t. de zoekbalken Op veel query’s en vensters zijn de zoekbalken toegevoegd. Performance verbetering Wijzigingen betreffende de werking en het gedrag van de zoekbalk: o Puntjes worden altijd verwijderd, de delen die door een punt worden gescheiden, worden dus samengevoegd o Wat je ziet daar moet je op kunnen zoeken. Logisch gevolg daarvan is dat je in de zoekbalk eigenlijk gewoon alles moet kunnen ingeven. Er zat een mechanisme op de zoekbalk waardoor alleen A-Z, 0-9 en SPATIE werden toegestaan. Dit mechanisme is daarom nu weer verwijderd. Je kunt alles ingeven en pas bij het zoeken wordt de zoekstring aangepast volgens de regeltjes. o Datumvelden zoals geboortedatum worden geïndexeerd als DDMMYYYY Als in de zoekbalk iets wordt ingegeven wat een datum lijkt te zijn bijvoorbeeld DD/MM/JJJJ) dan wordt gezocht naar een woord wat begint met DDMMYYYY (zonder slashes). Let op, ook DD/MM kan worden gezien als datum, bijvoorbeeld 01/01 is 01/01/2015. Knoppen meer standaard In sommige functies deed OK button precies hetzelfde als de Annuleer button. Dit is op twee manieren aangepast: 1. In verschillende functies is de 'Annuleer' button verwijderd, er is dus alleen een OK button 2. In sommige andere functies is onder OK functionaliteit gekoppeld (doorklikken) Web Portaal Doctype In diverse HTML bestanden de tag toegevoegd. Dan moeten de verschillende browsers snappen dat het om HTML gaat... Exporteer Menu Nieuwe functie ua.euamn - Exporteer Menu Deze maakt uamn.d en uafnc.d volgens een aangegeven hoofdmenu. Web Portaal Document Root Om plaatjes klaar te kunnen zetten voor IBS Online gebruikers, moeten we weten in welke directorie de HTML bestanden staan. Dit werd bepaald door de DOCUMENT_ROOT uit de Web-Context uit te vragen. Werkte prima onder Apache, maar ontbreekt helaas in de IIS context. Daarom nu een nieuwe database-afhankelijke systeemparameter 'WPT.tdire' gedefinieerd. Hierin wordt nu het betreffende pad vastgelegd. Op onze eigen omgeving is het pad zelfs te lang om in de standaard parameter waarde (uaprm.tvalu, 64 posities) te passen, dus kan ook al niet met de standaard functies worden ingevuld. Maar ja, eerst maar eens kijken of dit werkt... Foutmeldingen bij lege query Wanneer bij bijvoorbeeld Behandel Afgewezen Betaalregels (ca.mcapmt) geen regels getoond worden en het venster dus leeg is, verschijnen diverse foutmeldingen als de klant dan toch op een knop drukt. Dat is opgelost.

34


IBS Online Onderhoud Acceptgiro kenmerk kan nu ingegeven worden op verschillende manieren: 1. aan elkaar 50000567089012345 2. met spaties 5000 0567 08901 2345 3. met streepjes (min teken) 5000-0567-08901-2345 4. met puntjes 5000.0567.08901.2345 5. met komma's 5000,0567,08901,2345 IBS Online Menu en Autorisatie D.m.v. het gekozen menu wordt nu ook rekening gehouden met autorisatie, modules en functie aan/uit. Startmenu kan dus per relatie/contact/cliënt kunnen verschillen; sommige mogen alleen raadplegen, anderen ook muteren. Er bestaat de behoefte om op functieniveau te autoriseren. In het portaal zijn 'slechts' 5 functies waarbij men kan muteren. 1) Opdrachten 2) Digitaal Dossier 3) Cliënten 4) Afdeling 5) Kaslijsten

- Actief - Afgehandeld - Taken - Documenten - Waarschuwing - Waarschuwing - Open - Gesloten - Afgekeurd - Historisch

De volgende functies zijn beschikbaar via het portaal, dit zijn 'raadpleeg' functies: 6) Contacten 7) Historie 8) Schulden 9) Begroting 10) Bankrekeningen Van veel WPB.* functies (wijzigen toegestaan) is nu een WPQ.* variant gemaakt voor alleen opvragen.

35


Startmenu bij relatie en cliënt Met de komst van de nieuwe functie ua.muausrrMC (onderhoud gebruiker Cliënt) kan men zelf een startmenu + groep aangeven op gebruikersniveau. Eventueel ook de user verwijderen. Handige manier om zo cliënten bepaalde 'rechten' te geven. Bijv. * hij/zij mag alleen opdrachten inboeken, maar verder niets muteren. óf * hij/zij mag alleen taken aanmaken en documenten uploaden, maar verder niets muteren. Voorheen kon men m.b.v. een vinkje 'toegang tot webportaal' geven, er werd een standaard startmenu ingevuld. Bij de Relatie/contacten/cliënten is nu een keuzemogelijkheid wat voor ‘rol’ deze krijgt in IBS Online. 1. Alleen lezen 2. Schrijven 3. Alleen opdrachten 4. Alleen taken, memo’s, documenten uploaden in het digitaal dossier

IBS Online issues Aanpassingen in IBS online - Schulden: Kolommen 'Waarde' en 'Afgelost' zijn vervangen door 'Oorspronkelijk' en 'Openstaand' (Openstaand = Waarde - Afgelost). In het detailscherm worden nu vier bedragen getoond, namelijk 'Oorspronkelijk', 'Waarde', 'Afgelost' en 'Openstaand'. - Bij cliënt ontslag (status wordt STOP) worden nu ook alle automatische opdrachten stopgezet. - Nieuwe systeemparameter 'caclt.fstop' bepaalt of cliënten via web portaal ontslagen mogen worden (Ja/Nee). - Bij wijzigen wachtwoord krijgt het eerste wachtwoord veld de naam 'Nieuw wachtwoord' (was eerst 'Wachtwoord'). Dit maakt het wat duidelijker. - In zowel IBS online V1 als V2 gaat het mis met het opvragen van het rhist.html | rcash.html | rcaapo.html overzicht in Internet Explorer 9 en hoger. De cliëntdetails van de vorige geselecteerde cliënt worden getoond. Dit is nu opgelost.

36

2015

Recommend Documents