OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 1/8
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P009
No. Semakan: 02
PROSEDUR PEMBERIAN TARAF BERPENCEN 1.0
No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013
TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara proses pengurusan Pemberian Taraf Berpencen bagi staf tetap yang tidak memilih skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) semasa proses Pengesahan Dalam Perkhidmatan dibuat.
2.0 SKOP Skop Prosedur ini meliputi penghantaran surat pemakluman, penerimaan dokumen, kelulusan oleh JPA dan pendaftaran sebagai Ahli KWAP [Kumpulan Wang Persaraan] (Diperbadankan) .
3.0
DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Warta Kerajaan Persekutuan P.U. (A) 1
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2003
Tajuk Dokumen Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012 - Bahagian VII Opsyen Bagi Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja dan Pemberian Taraf Berpencen
Panduan Urusan Persaraan dan Pencen - Bahagian IV Urusan Pra-Persaraan (Pemberian Taraf Berpencen)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 2/8
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P009
No. Semakan: 02
PROSEDUR PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
4.0
5.0
No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013
TERMINOLOGI/SINGKATAN PEND
:
Pendaftar
PT
:
Pegawai Tadbir
KJ
:
Ketua Jabatan
e-IHRAMS
:
JPA
:
Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems) Jabatan Perkhidmatan Awam
KWAP
:
Kumpulan Wang Persaraan (Diperbadankan)
KWSP
:
Kumpulan Wang Simpanan Pekerja
PT(P/O)
:
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)
PT(P/O) RKP
:
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Rekod Kenyataan Perkhidmatan
RKP
:
Rekod Kenyataan Perkhidmatan
PTB
:
Pemberian Taraf Berpencen
Seksyen PCP
:
Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan
TANGGUNGJAWAB Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan adalah bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 3/8
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P009
No. Semakan: 02
PROSEDUR PEMBERIAN TARAF BERPENCEN 6.0 CARTA ALIR
Mula
7.1
Semak Senarai Staf
7.2
Hantar Surat Pemakluman Kepada Staf
7.3
Terima Dokumen
7.4
Hantar Dokumen Ke JPA
Terima Kelulusan Daripada JPA
Kemaskini Caruman KWSP (Staf) Dalam Sistem e-IHRAMS Hantar Surat Kelulusan JPA dan Penyata Tamat Caruman KWSP Kepada Staf
7.5
7.6
7.7
7.8
Pendaftaran Ahli KWAP
7.9
Terima dan Input Nombor Ahli KWAP
7.10
Kemaskini Rekod
7.11
Tamat
7.12
No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 4/8
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P009
No. Semakan: 02
PROSEDUR PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013
7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1
Mula
7.2
Semak Senarai Staf
Tanggungjawab
7.2.1 Cetak senarai staf yang telah layak untuk diberi taraf berpencen daripada Sistem e-IHRAMS
PT(P/O)
7.2.2 Buat semakan dengan merujuk Fail Pegawai.
PT(P/O)
7.2.3 Buat saringan staf yang memenuhi syarat-syarat berikut:
PT(P/O)
(a) Staf lantikan tetap yang telah genap tempoh selama tidak kurang daripada tiga (3) tahun perkhidmatan yang boleh dimasukira (Tempoh Cuti Tanpa Gaji dan Cuti Belajar Tanpa Gaji tidak dimasukira); (b) Telah disahkan dalam perkhidmatannya sekarang; dan (c) Memilih Skim Pencen 7.3
Hantar Surat Pemakluman Kepada Staf 7.3.1 Hantar surat pemakluman pengisian Borang Perakuan Pemberian Taraf Berpencen (JPA.BP.SPPP.B06) 7.3.2 Sedia Rekod Kenyataan Perkhidmatan staf.
7.4
PT(P/O)
PT(P/O) RKP
Terima Dokumen 7.4.1 Jika lengkap, sahkan dokumen
PT(P/O)
7.4.2 Jika tidak lengkap maklumkan kepada staf melalui emel.
PT(P/O)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 5/8
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P009
No. Semakan: 02
PROSEDUR PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
7.5
Sediakan surat berserta dokumen berikut untuk dihantar ke JPA; 7.5.1.1 7.5.1.2 7.5.1.3
7.7
7.8
Tarikh: 30/04/2013
Hantar Dokumen Ke JPA 7.5.1
7.6
No. Isu: 02
PT(P/O)
Borang Perakuan Pemberian Taraf Berpencen (JPA.BP.SPPP.B06); Rekod Kenyataan Perkhidmatan (RKP); dan Salinan kad pengenalan
Terima Kelulusan Daripada JPA 7.6.1
Terima surat kelulusan PTB daripada JPA.
PT(P/O)
7.6.2
Rekodkan e-IHRAMS.
PT(P/O)
tarikh
kelulusan PTB dalam sistem
Kemaskini Caruman KWSP (staf) Dalam Sistem e-IHRAMS 7.7.1 Kemaskini caruman KWSP kepada Skim Pencen mengikut tarikh kelulusan PTB dalam sistem eIHRAMS.
PT(P/O)
7.7.2 Sediakan penyata tamat caruman KWSP kepada Bendahari
PT(P/O)
Hantar Surat Kelulusan JPA dan Penyata Pemberhentian Caruman KWSP kepada Staf 7.8.1 Sediakan surat kepada staf beserta maklumat berikut: 7.8.1.1 7.8.1.2 7.8.2
PT(P/O)
salinan surat kelulusan JPA Penyata Pemberhentian Caruman KWSP.
Cetak penyata RP dan sahkan untuk rekod dalam Fail Pegawai.
PT(P/O)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 6/8
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P009
No. Semakan: 02
PROSEDUR PEMBERIAN TARAF BERPENCEN 7.9
No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013
Pendaftaran Ahli KWAP 7.9.1 Daftar nama staf sebagai ahli KWAP secara online di portal http://www.icms.kwap.my
PT(P/O)
7.9.2 Cetak skrin pendaftaran ahli PT(P/O) 7.10
Terima dan Input No. Ahli KWAP 7.10.1 Terima surat pendaftaran ahli daripada KWAP dan input No. Ahli dalam sistem e-IHRAMS selewatlewatnya lima (5) hari bekerja dari tarikh terima surat.
7.11
Kemaskini Rekod 7.11.1 Kemaskini Rekod dan masukkan dokumen dalam Fail Pegawai
7.17
PT(P/O)
Tamat
PT(P/O)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 7/8
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P009
No. Semakan: 02
PROSEDUR PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013
8.0 REKOD KUALITI Bil
1.
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod / Alamat IP
Fail Pegawai (No. Staf)
Surat Pemakluman Senarai Semak PTB Salinan Kad Pengenalan (Bahagian depan dan belakang) Penyata KWSP Surat Perakuan Pemberian Taraf Pekerja Berpencen & Borang Perakuan Pemberian Taraf Berpencen (JPA.BP.SPPP.B06) Surat Kelulusan PTB daripada JPA Surat Pemakluman Kelulusan PTB dan Penyata Pemberhentian Potongan KWSP kepada Staf Penyata RP yang dicetak melalui sistem e-IHRAMS Penyata Penamatan Caruman KWSP kepada Pejabat Bendahari Borang pendaftaran nombor ahli (Per. C.P.I- Pin.2/ 86) Surat Pendaftaran Ahli daripada KWAP 2.
e-IHRAMS Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems)
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
PT (P/O)
Bilik Rekod Fail Pejabat Pendaftar
Pendaftar
Seksyen Pengurusan Rekod dan Data
Sepanjang tempoh perkhidmatan
Arkib
Pegawai Teknologi Maklumat iDEC
iDEC
-
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 8/8
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P009
No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
Tarikh: 30/04/2013
9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu
No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
02
00
-
Keluaran Pertama untuk satu persijilan
02
01
OPR (PEND)3/2011
02
02
OPR/PEND: 4/2013
Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Kali Ke-2 kertas edaran untuk pertimbangan dan kelulusan mesyuarat pengurusan pejabat pendaftar pada 25/04/2013
Disedia dan Disemak KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia
Dilulus/ Diluluskan semula
Tarikh Kuatkuasa
WP
03/01/2011
WP
08/08/2011
WP
30/04/2013