PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS GADJAH MADA NOMOR 472/P/SK/HT/2010 TENTANG TATA CARA DAN IZIN PENGGUNAAN GEDUNG DAN/ATAU RUANG TERBUKA DI LINGKUNGAN KAMPUS UNIVERSITAS GADJAH MADA UNTUK KEGIATAN-KEGIATAN YANG BERSIFAT INSIDENTAL
REKTOR UNIVERSITAS GADJAH MADA, Menimbang : a. bahwa dalam rangka mewujudkan lingkungan Kampus Universitas Gadjah Mada yang aman, nyaman, tertib dan asri perlu dilakukan penyempurnaan dan penataan terhadap penggunaan sarana dan prasarana yang ada di lingkungan Kampus Universitas Gadjah Mada; b. bahwa guna mengoptimalkan penggunaan area Stadion Pancasila dan Lembah serta Gedung dan/atau Ruang Terbuka lain yang terdapat di lingkungan Universitas Gadjah Mada diperlukan adanya ketentuan dan prosedur yang baku sebagai pedoman pelaksanaan pemanfaatan dan pengelolaan Gedung dan/atau Ruang Terbuka di Universitas Gadjah Mada; c. bahwa sehubungan dengan huruf a dan huruf b, perlu ditetapkan Peraturan Rektor tentang Tata Cara dan Izin Penggunaan Gedung dan/atau Ruang Terbuka di Lingkungan Kampus Universitas Gadjah Mada; Mengingat
: 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4301); 2. Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2007 tentang Penataan Ruang (Lembaran Negara Tahun 2007 Nomor 68, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4725); 3. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846); 4. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 153 Tahun 2000 tentang Penetapan Universitas Gadjah Mada sebagai Badan Hukum Milik Negara (Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 271); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan Dan Penyelenggaraan Pendidikan (Lembaran Negara Tahun 2010 Nomor 23, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5105); 7. Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Gadjah Mada Nomor 12/SK/MWA/2003 tentang Anggaran Rumah Tangga Universitas Gadjah Mada sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Gadjah Mada Nomor 06/SK/MWA/2008; 8. Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Gadjah Nomor 16/SK/MWA/2007 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Rektor Universitas Gadjah Mada; 9. Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Gadjah Nomor 29/SK/MWA/2007 tentang Penetapan Rencana Strategis Universitas Gadjah Mada Tahun 2008 - 2012; 1
2
MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS GADJAH MADA TENTANG TATA CARA DAN IZIN PENGGUNAAN GEDUNG DAN/ATAU RUANG TERBUKA DI LINGKUNGAN KAMPUS UNIVERSITAS GADJAH MADA UNTUK KEGIATANKEGIATAN YANG BERSIFAT INSIDENTAL . BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan: 1. Universitas yang selanjutnya disebut UGM adalah Universitas Gadjah Mada. 2. Rektor adalah Rektor Universitas Gadjah Mada. 3. Wakil Rektor Senior yang selanjutnya disebut WRS AKSM adalah Wakil Rektor Senior Bidang Administrasi, Keuangan dan Sumber Daya Manusia Universitas Gadjah Mada. 4. Sekretaris Eksekutif yang selanjutnya disebut SE adalah Sekretaris Eksekutif Universitas Gadjah Mada. 5. Unit Kerja adalah Kantor Pimpinan Universitas, Fakultas, Sekolah Pascasarjana, Lembaga, Pusat, Unit Penunjang Universitas, Unsur Pelaksana Administrasi, dan Satuan. 6. Direktorat Pengelolaan dan Pemeliharaan Aset yang selanjutnya disebut Dir. PPA adalah Direktorat Pengelolaan dan Pemeliharaan Aset Universitas Gadjah Mada. 7. Direktorat Keuangan yang selanjutnya disebut Dir. Keu adalah Direktorat Keuangan Universitas Gadjah Mada. 8. Direktorat Kemahasiswaan yang selanjutnya disebut Dir. Mawa adalah Direktorat Kemahasiswaan Universitas Gadjah Mada. 9. Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga selanjutnya disebut Bagian TURT adalah Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga Universitas Gadjah Mada. 10. Satuan Keamanan Kampus yang selanjutnya disebut SKK adalah Satuan Keamanan Kampus Universitas Gadjah Mada. 11. Pusat Kebudayaan yang selanjutnya disebut PKKH adalah Pusat Kebudayaan Koesnadi Hardja Soemantri Universitas Gadjah Mada. 12. Yayasan adalah Yayasan Universitas Gadjah Mada. 13. PT. GMUM adalah PT. Gadjah Mada Multi Usaha Mandiri. 14. Izin adalah suatu pernyataan/persetujuan mengabulkan/tidak melarang melakukan suatu perbuatan/tindakan dan/atau kegiatan. 15. Lembaga adalah badan/organisasi yang tujuannya melakukan suatu penyelidikan keilmuan atau melakukan suatu usaha. 16. Pengguna adalah Unit Kerja, Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM), Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) di lingkungan UGM dan Lembaga dari luar UGM yang bekerja sama dengan UGM. BAB II PROSEDUR DAN PERSYARATAN PERIZINAN PENGGUNAAN GEDUNG DAN RUANG TERBUKA Pasal 2 Prosedur Penggunaan Gedung dan/atau Ruang Terbuka (1) Pemohon mengajukan surat izin penggunaan gedung dan/atau ruang terbuka secara tertulis disertai dengan proposal kegiatan ditujukan kepada Sekretaris Eksekutif dengan tembusan pimpinan unit kerja pengelola gedung dan/atau ruang terbuka yang akan digunakan.
3
(2) Pengajuan permohonan izin penggunaan Gedung dan/atau Ruang Terbuka sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan sekurang-kurangnya 15 (lima belas) hari sebelum tanggal penyelenggaraan acara. (3) Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus menyebutkan: a. maksud dan tujuan penyelenggaraan acara serta alasannya; b. batasan waktu penyelenggaraan (hari/tanggal/jam); c. pihak-pihak yang diundang dan perkiraan jumlah yang hadir; d. perlengkapan yang digunakan; e. tata ruang yang direncanakan; dan f. identitas penyelenggara dan yang bertanggung jawab. Pasal 3 Persyaratan Umum Penggunaan Gedung dan/atau Ruang Terbuka (1) Setiap unit kerja di lingkungan UGM yang menggunakan Gedung dan/atau Ruang Terbuka yang tidak dikelola oleh unit kerja tersebut diwajibkan membayar kontribusi dan jaminan ke Universitas; (2) Lembaga dan/atau organisasi yang berasal dari luar UGM yang menggunakan Gedung dan/atau Ruang terbuka diwajibkan membayar kontribusi dan jaminan ke Universitas. (3) Kontribusi dan jaminan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dibayar dengan cara ditransfer ke Bank Negara Indonesia Cabang UGM atas nama Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor Rekening 0039652522. Pasal 4 Setiap kegiatan penggunaan Gedung dan/atau Ruang Terbuka harus berkoordinasi dengan Direktorat Pengelolaan dan Pemeliharaan Aset, serta Satuan Keamanan Kampus UGM. Pasal 5 Semua kegiatan yang dilakukan dengan menggunakan Gedung dan/atau Ruang Terbuka tidak boleh mengandung iklan minuman keras, rokok, dan produk lain yang terlarang. BAB III LOKASI DAN JENIS KEGIATAN Pasal 6 Lokasi Yang Diizinkan Lokasi dan jenis kegiatan yang diizinkan adalah: (1) Pusat Kebudayaan Koesnadi Hardja Soemantri diijinkan untuk kegiatan: a. Pentas Seni/Budaya (Musik, Tari, Teater, Wayang, Ketoprak, Lawak, dsb); b. Pameran/Festival Seni/Budaya, c. Diskusi Kebudayaan; d. Latihan Seni/Budaya; dan e. Lomba yang relevan dengan Seni/Budaya. (2) Gelanggang Mahasiswa diijinkan untuk kegiatan: a. UKM; b. Olahraga (Basket, Bola Voli, Futsal, Senam, Beladiri, dsb); c. Latihan Seni/Budaya; d. Seminar Mahasiswa; dan e. Pameran/Festival. 4
(3) Wisma KAGAMA diijinkan untuk kegiatan: a. Resepsi Pernikahan; b. Layanan Penginapan; c. Seminar/Workshop/Rapat; d. Pameran/Festival; e. Job Fair; dan f. Pentas Seni/Budaya (4) University Club (UC) diijinkan untuk kegiatan: a. Pameran yang relevan dengan dunia akademik; b. Seminar/Workshop/Rapat; c. Resepsi Pernikahan; dan d. Universitas/Fakultas. (5) Food Court Plaza Kampus (FCPK) diijinkan untuk kegiatan: a. Perdagangan makanan/minuman; b. Promosi Pemasaran; c. Pendampingan Pengusaha Kecil; dan d. Pementasan Seni di Panggung Food Court. (6) Swaragama diijinkan untuk kegiatan Penyiaran Radio. (7) Grha Sabha Pramana diijinkan untuk kegiatan: a. Seminar; b. Wisuda; c. Dies Natalis Universitas/Fakultas; d. Pameran Teknologi dan Industri; e. Resepsi Pernikahan; f. Lomba atau Festival yang relevan dengan dunia akademik; g. Universitas/Fakultas; dan h. Job Fair. (8) Kawasan Balairung diijinkan untuk kegiatan: a. Universitas/Fakultas; b. Upacara Bendera; c. Penerimaan Tamu Universitas; d. Persemayaman Guru Besar; e. Dies Natalis/Lustrum Universitas/Fakultas; dan f. Ibadah. (9) Kawasan Danau Lembah UGM diijinkan untuk kegiatan: a. Pembelajaran dengan alam; b. Out Bond; c. Kemahasiswaan; dan d. Wisata Edukatif. (10) Lahan Parkir Sebelah Timur Fakultas Hukum dan Fakultas Filsafat diijinkan untuk kegiatan: a. Perdagangan Minggu Pagi; b. Perdagangan Ramadhan; c. Perdagangan Harian di lokasi yang disediakan untuk itu; d. Pentas Seni/Musik; e. Promosi Perusahaan; dan f. Kemahasiswaan.
5
(11) Jalan Notonagoro dan Jalan Olahraga diijinkan untuk kegiatan: a. Perdagangan Minggu Pagi; b. Perdagangan Ramadhan; c. Pentas Seni dan Musik; d. Promosi Perusahaan; dan e. Kemahasiswaan. (12) Lahan Utara Balai Pustaka Fakultas Ekonomi (BPFE) diijinkan untuk kegiatan: a. Perdagangan Minggu Pagi; b. Perdagangan Ramadhan; c. Pentas Seni dan Musik; d. Promosi Perusahaan; e. Kemahasiswaan; dan f. Pameran Tanaman Hias. (13) Stadion Madya diijinkan untuk kegiatan: a. Kemahasiswaan; b. Olahraga (Sepakbola, Atletik, dsb). (14) Lapangan Tenis Indoor diijinkan untuk kegiatan: a. Olahraga (Tenis, Basket, Bulutangkis, Bola Voli, dsb); b. Kemahasiswaan. (15) Lapangan Tenis Terbuka diijinkan untuk kegiatan: a. Olahraga Tenis; b. Kemahasiswaan. (16) Lapangan Base Ball diijinkan untuk kegiatan: a. Olahraga Soft Ball; b. Base Ball. (17) Lapangan Pancasila diijinkan untuk kegiatan: a. Penerimaan Mahasiswa Baru; b. Upacara Bendera; c. Marching Band; dan d. Senam. (18) Halaman Rumput Selatan Gelanggang Mahasiswa diijinkan untuk kegiatan: a. Olah Raga UKM; b. Pramuka; dan c. Resimen Mahasiswa. (19) Bundaran UGM diijinkan untuk kegiatan Publikasi Temporer yang tidak menutupi pandangan dan tidak mengganggu arus lalu-lintas kendaraan. (20) Lokasi/tempat tertentu di lingkungan UGM diijinkan untuk kegiatan: a. Pemasangan Publikasi (Spanduk, Baliho, Balon Udara, Pamflet); b. Informasi kegiatan UGM. Pasal 7 Lokasi Yang Tidak Diizinkan Lokasi dan jenis kegiatan yang tidak diizinkan adalah: (1) Pusat Kebudayaan Koesnadi Hardja Soemantri dilarang untuk: a. Kegiatan yang tidak relevan dengan Seni/Budaya;
6
b. Resepsi Pernikahan; dan c. Marching Band. (2) Taman Boulevard dilarang untuk semua kegiatan. (3) Gelanggang Mahasiswa dilarang untuk kegiatan Resepsi Pernikahan. (4) Food Court Plaza Kampus (FCPK) dilarang untuk: a. kegiatan pentas seni dan musik di luar lokasi FCPK; b. kegiatan yang mengganggu kenyamanan pengunjung. (5) Swaragama dilarang untuk kegiatan pentas seni dan musik. (6) Grha Sabha Pramana dilarang untuk kegiatan pentas seni dan musik. (7) Kawasan Danau Lembah UGM dilarang untuk kegiatan pemancingan umum. (8) Jalan Notonagoro dan Jalan Olahraga dilarang untuk: a. kegiatan pentas seni dan musik; b. kegiatan pentas seni dan musik klub mobil dan motor. (9) Stadion Madya dilarang untuk kegiatan pentas seni dan musik. (10) Lapangan Tenis Indoor dilarang untuk kegiatan pentas seni dan musik. (11) Lapangan Tenis Terbuka dilarang untuk kegiatan pentas seni dan musik. (12) Lapangan Base Ball dilarang untuk kegiatan pentas seni dan musik. Pasal 8 Pejabat yang berwenang memberi/menolak dan/atau mencabut izin Penggunaan Gedung dan/atau Ruang Terbuka di lingkungan Universitas Gadjah Mada adalah Rektor, Wakil Rektor Senior Bidang AKSM, Sekretaris Eksekutif, atau Direktur Pengelolaan dan Pemeliharaan Aset atas nama Wakil Rektor Senior Bidang AKSM. BAB IV SANKSI, JAMINAN, KONTRIBUSI, DAN ASURANSI Pasal 9 Sanksi (1) Apabila dalam pelaksanaan nantinya terjadi huru-hara dan/atau kekacauan yang menimbulkan kerusakan, maka pihak penyelenggara bertanggung jawab sepenuhnya atas semua kejadian tersebut. (2) Apabila terjadi kerusakan sarana dan prasarana penggunaan Gedung dan/atau Ruang Terbuka, maka pihak penyelenggara harus mengganti semua biaya kerusakan yang ada sebesar 100 %. Pasal 10 Jaminan (1) Pihak penyelenggara menjamin bahwa selama masa kegiatan pentas/event berlangsung, UGM tidak akan mendapatkan tuntutan dan/atau gugatan dari pihak lain yang menyatakan keberatan/komplain atas pelaksanaan kegiatan tersebut. (2) Pihak Penyelenggara tidak akan mengalihkan izin penggunaan sebagian gedung/ruang terbuka dan/atau menyewakan kepada pihak lain berikut fasilitasnya yang telah diberikan tanpa sepengetahuan dari UGM. (3) Selama jangka waktu perizinan atas biaya sendiri, Pihak Penyelenggara wajib memelihara objek beserta fasilitasnya, menjaga keamanan, kebersihan, dan keindahan serta kelestarian lingkungannya. 7
(4) Selama jangka waktu kegiatan pentas/event berlangsung, Pihak Penyelenggara mengizinkan karyawan dan/atau pihak lain yang berkepentingan untuk melewati area tersebut. (5) Selama kegiatan pentas/event berlangsung, segala kerusakan dan kerugian yang timbul akibat penyelenggaraan pentas/event tersebut menjadi tanggungan sepenuhnya Pihak Penyelenggara. Biaya-Biaya Pasal 11 Pihak Penyelenggara bertanggung jawab atas biaya-biaya sebagai berikut: a. Biaya kerusakan Gedung dan/atau ruang terbuka berikut semua fasilitasnya. b. Biaya untuk memperoleh perizinan yang berkaitan dengan penggunaan Gedung dan/atau Ruang Terbuka. c. Segala pungutan dan/atau iuran termasuk namun tidak terbatas pada iuran warga, PBB, tagihan listrik, telepon, air, pungutan lain baik dari pemerintah pusat dan pemerintah daerah selama pentas/event berlangsung. d. Biaya petugas ketertiban parkir. Asuransi Pasal 12 (1) Untuk menanggung segala kerugian/risiko terhadap penggunaan Gedung dan/atau Ruang Terbuka karena peristiwa-peristiwa yang terjadi di luar kesalahan pengguna yang mungkin timbul selama masa kegiatan pentas/event berlangsung, Pihak Penyelenggara atas biaya sendiri wajib mengasuransikan gedung/ruang terbuka beserta perabot/fasilitasnya kepada perusahaan asuransi yang ditunjuk oleh UGM. (2) Apabila Pihak Penyelenggara menerima penggantian kerugian dari perusahaan asuransi akibat timbulnya kerugian atas Gedung/Ruang Terbuka berikut perabot dan/atau fasilitas milik UGM, maka ganti rugi tersebut wajib dipergunakan untuk memperbaiki Gedung/Ruang Terbuka dan perabot/fasilitasnya. (3) Dalam hal jumlah penggantian kerugian dari perusahaan asuransi tersebut tidak mencukupi untuk menanggung segala kerugian dan memperbaiki kerusakan-kerusakan yang ada, maka kekurangan tersebut menjadi tanggung jawab Pihak Penyelenggara. (4) Ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dalam Pasal ini tidak berlaku bagi kegiatan UKM. Force Majeure Pasal 13 (1) Dalam hal Pihak Penyelenggara tidak dapat memenuhi kewajiban-kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9, Pasal 10, Pasal 11, dan Pasal 12 Peraturan ini yang disebabkan dan/atau diakibatkan oleh peristiwa di luar kemampuan kedua belah pihak tetapi tidak terbatas pada kejadian-kejadian seperti perampokan, pencurian, bencana alam, sabotase, pemogokan, huru-hara, perang, kebakaran, peledakan, perubahan moneter dan regulasi Pemerintah, maka segala kelambatan atau kegagalan tidak dianggap sebagai kesalahan kedua belah pihak, sehingga pihak yang tidak atau terlambat memenuhi kewajibannya, disebabkan hal tersebut di atas tidak dapat dikenakan sanksi atau denda.
8
(2) Peristiwa-peristiwa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus diberitahukan secara tertulis oleh pihak yang tidak dapat memenuhi kewajibannya kepada pihak lain selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sejak terjadinya peristiwa dimaksud. (3) Apabila dalam 7 (tujuh) hari sejak diterimanya pemberitahuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) belum atau tidak ada tanggapan dari pihak yang menerima pemberitahuan, maka adanya peristiwa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dianggap telah disetujui oleh Pihak Penyelenggara. BAB V KETENTUAN LAIN Pasal 14 (1) SKK Universitas Gadjah Mada berwenang: a. Menindak tegas pengguna (penyelenggara acara) yang melanggar ketentuan dalam Peraturan ini. b. Tindakan tegas sebagaimana dimaksud pada huruf a dapat berupa: 1. Peringatan secara langsung; 2. Menghentikan acara yang sedang berlangsung; dan/atau 3. Pengusiran dari lokasi. (2) Apabila dipandang perlu SKK Universitas Gadjah Mada dalam melakukan tindakan tegas dapat meminta bantuan Polisi/Aparat Keamanan Negara. Pasal 16 Dengan berlakunya Peraturan ini maka Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 164/P/SK/HKTL/2002 tentang Tata Tertib Penggunaan Balairung Universitas Gadjah Mada dinyatakan tidak berlaku. BAB VI KETENTUAN PENUTUP Pasal 17 (1) Hal-hal yang belum cukup diatur dalam Peraturan ini, akan diatur lebih lanjut dengan Keputusan tersendiri. (2) Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Yogyakarta pada tanggal 9 Agustus 2010 Rektor, ttd
Prof. Ir. Sudjarwadi, M.Eng., Ph.D.
9
