2. SCHŮZE SHROMÁŽDĚNÍ

2. SCHŮZE SHROMÁŽDĚNÍ „SVJ Ležáků 352 – 354 Pardubice“

dne 11.11.2013 v Pardubicích

PROGRAM : o

Zahájení, prezence, volba orgánů schůze shromáždění

o

Zpráva výboru o činnosti od 11.9.2013 do termínu konání 2.schůze shromáždění

o

Projednání a schválení řídících návrhů výboru

o

Projednání a schválení výběrových řízení

o

Projednání a schválení organizačních a personálních záležitostí

o

Projednání výše „plateb za bydlení“

o

Různé

o

Příští schůze shromáždění

2

PROGRAM JEDNÁNÍ 1/

Zpráva výboru o činnosti od 11.9.2013 do termínu konání 2.schůze shromáždění

3

ZPRÁVA VÝBORU O ČINNOSTI OD 11.9.2013 DO 11.11.2013 // ZÁKLADNÍ

LEGISLATIVA

oZákon

o vlastnictví bytů č.72/1994Sb.

oSpolečenství

SVJ bylo zavedeno zákonem 103/2000Sb.

oSVJ

nevzniká založením, ale ze zákona (pokles družstevního majetku pod 25%) ( poznámka: SVL Ležáků 352 – 354 vzniklo dne 1.7.2013 )

oČleny

SVJ se automaticky stávají ke dni jeho vzniku (vlastníci jednotek v domě)

oKaždý

člen je má plnou právní zodpovědnost za činnost SVJ, včetně důsledků svého hlasování

oZákladní

povinnosti SVJ jsou k operativní správě, zajištění dodávek služeb, energií, odpovědnost za stav a fungování nebytových prostor, finanční hospodaření…. oZákon

stanovuje, že výkonná moc SVJ je přenesena na nejvyšší orgán (schůze shromáždění = valná hromada) , která jmenuje statutární orgán (výbor = představenstvo) „11.9.2013“ ( poznámka: schválení stanov a zvolení statutárního orgánu SVL Ležáků 352 – 354 : 11.9.2013 oPrávní

poměry u SVJ jsou určeny „schválenými stanovami SVJ“

4

ZPRÁVA VÝBORU O ČINNOSTI OD 11.9.2013 DO 11.11.2013 // STANOVY o

Úvodní část specifikace sídla, předmět činnosti (povinnosti nutné pro správu domu vyplývající ze zákona)

o

Podmínky pro rekonstrukci společných části domu zachování, případně zvýšení tržní hodnoty bytových jednotek

o

Podmínky pro zajišťování správy domu na základě smlouvy se správcem

o

Orgány společenství shromáždění, výbor, kontrolní komise

o

Jednání osob za společenství předseda výboru , členové výboru

o

Práva a povinnosti člena společenství

o

Hospodaření a způsob nakládání s majetkem plátce daně, sociálního a zdravotního pojištění evidence majetku, skladové hospodářství materiálu, archivace, smlouvy, plnění norem a zákonů, pohledávky,

o

Úhrada nákladů spojených se správou domu kalkulace „plateb za bydlení“, rozpočty

5

ZPRÁVA VÝBORU O ČINNOSTI OD 11.9.2013 DO 11.11.2013 // TRANSFORMACE

cíl: zajistit veškeré úkony, aby SVJ Ležáků 352 – 354 mělo od 1.1.2014 statut právnické osoby se všemi právy a povinnostmi

6

Program jednání 2/

Řídící návrhy výboru

7

ŘÍDÍCÍ NÁVRHY VÝBORU // ETAPA - PRÁVNÍ TRANSFORMACE Úkoly „výboru“ do 31.12.2013 oZápis SVJ u Obchodního soudu oZprovoznění

"sídla SVJ-Ležáků", tj. adresa, e-mail, web, pošta, razítko, archív, skladové hospodářství, řízená a kontrolovatelná administrativa, účetní evidence.… oVýběr

banky, smlouva, možnost hradit závazky a pohledávky SVJ

oZměny

účtů pro platbu nájemného

oPřevzetí

oZměna

účetnictví, dohoda způsobu definování účetního stavu "před" a "po vzniku"

smluv s dodavateli smluv (topení, elektrická energie, voda, kanalizace,...)

oVýběr

pojišťovny, uzavření pojistné smlouvy na objekt (nezahrnuje bytové jednotky vlastněné jednotlivými vlastníky) a majetek SVJ oZajištění

správy domu, přípravy smlouvy se správcem

oStanovení

podmínek pro zachování funkčnosti provozního chodu "SVJ - Ležáků", tj. stanovení podmínek „plateb za bydlení“, nájemní smlouvy, smlouvy na výkon technik domu, úklid,....

8 oZajištění

odpočtu měřidel medií k 12/2013

oProvedení

opravy rozvodu požární vody v suterenu

ŘÍDÍCÍ NÁVRHY VÝBORU // ETAPA - PRÁVNÍ TRANSFORMACE

WEB stránka:

e-mail:

www: svj-lezaku-pardubice.webnode.cz e-mail: [email protected]

9

ŘÍDÍCÍ NÁVRHY VÝBORU // ETAPA – ADMINISTRATIVNÍ STABILIZACE

Období od 01/2014 do 04/2014 oSoupis

majetku SVJ, obnova kontaktů na vlastníky SVJ

oNaplnění

databáze informací web: www:/ svj-lezaku-pardubice.webnode.cz

oNastavení

systému pro komunikaci mezi "Výborem SVJ Ležáků" a vlastníky "VJ„

oZprovoznění

"administrativního sídla SVJ Ležáků„ (místo pro jednání, prostory pro archivaci, poštovní schránka, PC,......) – předpoklad 25.000Kč oZavedení

systému vymáhání pohledávek (nedoplatky nájemného)

oRekalkulace

oPříprava

„plateb za bydlení“

investičních akcí

10

ŘÍDÍCÍ NÁVRHY VÝBORU // ETAPA – INVESTIČNÍ CÍLE ……do 10 / 2014 oPostupná

výměna nevyhovujících kohoutů topení za termoventilové kohouty

oVýpočet

účinnosti stávajícího systému MaR ve vztahu k „zákonným povinnostem“ a novým technologiím (předpoklad 30.000Kč) oPostupné

provádění revizí podle plánu revizí

oZpracování

jednotného popisového systému domu pro uzávěry hlavních médií

oPříprava

rekonstrukce vstupních koridorů (vstupní dveře, oprava stěnových omítek včetně obkladu, nová svítidla, vnitřní dveře, schránky), předpoklad nákladů pro zpracování PD: 35.000Kč oRekonstrukce

hlavního přívodu vody do objektu – blíží se havarijnímu stavu, prosakuje z potrubí voda

oRekonstrukce/oprava

plechového opláštění budovy – atiky, okenní parapety – ochrana proti zatékání

do panelů oPříprava

pro postupné malování společných prostor

Poznámka: Havarijní a servisní situace jsou mimo plán investičních cílů pro rok 2014 Výměna měřičů tepla v domácnosti bude provedena na základě schválení předcházející chůze

11

ŘÍDÍCÍ NÁVRHY VÝBORU // ETAPA – UKONČENÍ TRANSFORMACE

……do 12/2014 oPříprava

nového "Domovního řádu„ Základní listina práv a svobod (příprava opatření pokud budou trvale porušovány pravidla pro společné bydlení)

Obchodní zákoník Občanský zákoník oPříprava

úpravy stanov SVJ- Ležáků 352 – 354

oAdministrativní

směrnice oSměrnice pro účetnictví a evidenci dokladů (zákon o účetnictví, zákon o dani,…) oSměrnice pro archivaci a skartaci (zákon o archivnictví, typový a skartační rejstřík) oOrganizační směrnice (řízení vnitřní činnosti výboru SVJ, včetně jednání s dodavateli, SoD,...) oSměrnice pro evidenci majetku a materiálu (zákon o účetnictví, zákon s dani) oSměrnice pro evidenci korespondence oSměrnice pro provádění údržby a oprav oAtd.

oVyhodnocení

úkonů z etapy "transformace", návrhy opatření

12

ZÁVĚR BODU - PROGRAM JEDNÁNÍ 2/

….. otázky ? ….. prosím o hlasování

13


Výběrová řízení

14

VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ // BANKOVNÍ SPOLEČNOST

Banka Měsíční poplatek Došlá platba Elektronická platba Trvalý příkaz Internet bankvnictví zřízení trvalého příkazu VISA termínovaný vklad bezpečnostní certifikát pojištění karty modelové použití měsíčně 126 příchozích plateb 14 trvale odchozích plateb

modelové roční náklady (kč)

ČSOB

ČS

130 3 3 3

GE

neuvedeno (150) 239/399 neuvedeno neuvedeno (3) (+2) (20/70 zdarma) neuvedeno neuvedeno neuvedeno neuvedeno

ERA 50 5 2 8

zdarma zdarma zdarma zdarma zdarma neuvedeno

neuvedeno neuvedeno neuvedeno neuvedeno neuvedeno neuvedeno

neuvedeno neuvedeno zdarma neuvedeno neuvedeno neuvedeno

zdarma 10-42/měsíc není součástí neuvedeno 132+/rok

550

570

min. 609

min. 708

6 600

6 840

7 309

8 496

15

VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ / POJIŠŤOVNA

Pojišťovna Limity:

Sdružený Odpověd. Celkem (po Délka Spoluúčast Spoluúčast Sleva živel za škodu slevě) pojistky 170.000.000

10.000.000

Kooperativa

35 700,00

0

5 356,00

1000

41 056,00 40 900,00 50%

ČP

48 297,00

1000

3 351,00

2500

51 648,00 50%

1 rok

Allianz

48 679,00

10000

4 176,00

5000

52 855,00 20%

1 rok

Generali

37 501,00

1000 11 405,00

5000

48 906,00 35%

1 rok

Uniqua

42 104,00

1000

1000

47 974,00 15%

3 roky

5 870,00

1 rok

16

VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ / SPRÁVNÍ SMLOUVA

Společnost

Kč (vč.DPH)

Poznámky

CES ORG

bez pojištění

Parkers

95,59 Kč/byt systém individuálního ceníku, není nabídnut paušál)

SBD (současný stav)

126 Kč / byt

bez pojištění

SBD (návrh)

115 Kč/byt

s pojištěním

bez pojištění

17



18


Organizační a personální záležitosti

19

PERSONÁLNÍ ZÁLEŽITOSTI // ORGANIZAČNÍ SCHEMA

Návrh „Organizačního schématu komunikace „shromáždění“ / „výbor“

oNejvyšší

orgán je shromáždění, na základě hlasování je výbor pověřen k právním úkonům za SVJ

oVýbor

bude zpracovávat podněty „vlastníků bytových jednotek“ a navrhovat řešení pro další schůzi shromáždění oMísto

pro kontakt mezi výborem a „vlastníky bytových jednotek VJ“ místnost v č.p.124 (současná malá kolárna), 2x měsíčně , od 19,00 – 20,00h (předpoklad každé první pondělí v měsíci + následné pondělí za 14 dnů) oPodněty

lze předávat písemně do poštovní schránky SVJ (umístěna v místnosti schránek č.p.124, nebo pomocí kontaktního místa na web.stránkách SVJ) oVýbor

nebude reagovat na anonymní nebo na vulgární vzkazy

oVýbor

musí koordinovat prováděné stavební úpravy v jednotlivých bytech (potvrzení PD, podmínky zásobování stavebním materiálem, další omezení,…) Poznámka: havárie a údržbový servis majetku bude řešen individuálně

20

PERSONÁLNÍ ZÁLEŽITOSTI // ORGANIZAČNÍ SCHEMA

Schéma odpovědností a činností v rámci SBD před vznikem SVJ Externí dodávky SBD

Dodávka vody Shromáždění

Představenstvo

Dodávka tepla Archivace

Právní oddělení a podpisy smluv

Učetnictví

Dodávka údržby výtahu Udržba

Revize

Dodávka elektřiny pro společné prostory

Dodávky externích služeb

Samospráva

Ležáků

Technik

21

PERSONÁLNÍ ZÁLEŽITOSTI // ORGANIZAČNÍ SCHEMA Schéma odpovědností a činností v rámci SVJ po období transformace

Dodávka vody

SVJ Shromáždění

Výbor

Podpisy smluv Dodávka tepla

Dodávka údržby výtahu Učetnictví

Právní oddělení

Archivace Dodávka elektřiny pro společné prostory

Správce Udržba

Revize

Uklid Dodávky externích služeb

22

ORGANIZAČNÍ A PERSONÁLNÍ ZÁLEŽITOSTI // ŘÍDÍCÍ SCHEMA

Schéma odpovědností a činností jednotlivých členů SVJ

Vlastníci bytových jednotek

Delegovaný orgán odpovědný za právní/provozní/investiční/administrativní činnosti Petr Marek Martin Brát Lucie Folprechtová

Smluvní závazek za úklid _______ č.p.352 _______ č.p.352 _______ č.p.352

Smluvní závazek na technickou pomoc

Externí dodavatelé na základě SoD

23

ORGANIZAČNÍ A PERSONÁLNÍ ZÁLEŽITOSTI Způsob provádění oprav – mimo havarijních

o

Požadavkový list – jeden z podkladů pro finanční úřad při kontrole daní:

o

Kdo požaduje opravu – jméno a podpis

o

Oprava čeho je požadována

o

Kontakt na žadatele, který lze předat subjektu, jenž bude provádět opravu

Určení oprávněnosti požadavku

Požadavek na opravu

Účetnictví

Daně

Provedení opravy

Kontrola kvality opravy

Proplacení opravy

Finanční úřad

24

ORGANIZAČNÍ A PERSONÁLNÍ ZÁLEŽITOSTI // OBJEDNAVACÍ PROTOKOL

25

ORGANIZAČNÍ A Personální záležitosti // OSTATNÍ

Náklady na chod výboru: oZpůsob oRežijní

úhrady za činnost výboru

náklady

26



27

Program jednání 5

Platby za bydlení

28

PLATBY ZA BYDLENÍ / stávající stav bez popisu anomálií

Platby Kč/ měsíc (bez energií, vody, tepla) položka Poplatek za správu Příspěvek SBD Ostatní režie Poplatek za samosprávu Mzdy provozních pracovníků Výtah Osvětlení, STA STA Úklid Pojištění Opravy_záloha Měřidla

CELKEM

3+1 (střed) 121 0 9

2+1

1+1 121 0 5

121 0 4

88

88

88

35 44 122 35 42 14 1 614 10

22 28 79 22 42 9 1 034 10

14 18 51 14 42 6 664 10

2 134

1 460

1 032

29

PLATBY ZA BYDLENÍ / ostatní vlivy na výpočet „plateb za bydlení“

Nesystémové vlivy objevené v „platbách za bydlení“ Různé

výměry bytu (př. 3+1 střed / 3+1 kraj)

Platby

za shozy jsou zahrnuty v nájmu (17Kč/m)

Platby

za vybrané využívané společné prostory

Platby

pod prostorem schodiště (100Kč/měsíc)

Nejsou

hrazeny náklady za výtah 1-3 NP

Položka

„opravy/zálohy“ nebyla upravována 5 let

Individuální Výskyt

platby za provádění úklidu

„nahodilých“ položek bez jasného vysvětlení

SBD

dosud nepředalo položkový rozklad nákladů k jednotlivým účtovaným nákladům SBD

nepředalo položkový výměr plateb za bydlení v digitální formě

30

PLATBY ZA BYDLENÍ / návrh

Návrh opatření: oRevize

způsobu plateb: Kč/m2 , Kč/byt, Kč/úkon

oOddělit

„platby za bydlení“ od „pronajímaných společných prostor“

oRevidovat oSjednotit oAnalýzy

veškeré náklady na bydlení: stávající účtování / skutečnost

náklady na úklid – externizace

stavu skutečných nákladů na opravy ve vztahu na položku „opravy/zálohy“

Závěr: v současnosti se v systemu abolutně neorientuji a nemohu provést kontrolu ve vztahu ke skutečnosti

31

PLATBY ZA BYDLENÍ / návrh

Charakter úhrady mezi 3+1 / 2+1 / 1+1

Položka stávající stav

návrh

Poplatek za správu

Kč / byt / bez odstupňování


Příspěvek SBD

0

Ostatní režie

Kč / byt /s odstupňováním

0 převést do "poplateku za správu"

Poplatek za samosprávu Mzdy provozních pracovníků




Výtah

4-10patro /byt / s odstupňováním

Kč / byt / bez odstupňování 1-10patro / byt / m2 plochy bytu

Osvětlení, STA


Kč / byt / m2 plochy bytu

STA



Úklid


externizace

Pojištění



Opravy_záloha



Měřidla



CÍLEM JE DO PŘÍŠTÍ SCHŮZE SHROMÁŽDĚNÍ PŘEDLOŽIT KE SCHVÁLENÍ NOVÝ SYSTÉM ÚHRADY PLATEB ZA BYDLENÍ PODLE PŘEDLOŽENÉ METODIKY

32



33

Program jednání 6

Různé Příští schůze shromáždění

34

ZÁVĚR, PŘÍŠTÍ SCHŮZE SHROMÁŽDĚNÍ

Příští schůze shromáždění se bude konat v 1Q /2014. Termín a místo schůze bude známo 14 dnů před vlastním konáním

Děkujeme za pozornost oPetr

Marek oMartin Brát oLucie Folprechtová

35

2. SCHŮZE SHROMÁŽDĚNÍ

Recommend Documents