1999 Sb.. ve znění pozdějších předpisů

Žádost o informace podle zákona č. 106/1999 Sb.. ve znění pozdějších předpisů. Městský úřad Semily Centrální podatelna

Starostka města Semily

B000676553 JrfUUU676553 Ev.

Lena Mlejnková

SZ:

č.: MUSM-33Q81/15

Listy/přil.: 1/C

Doí.o: 18.11.2015

Číslo jednac:

Husova 82 513 01 Semily V Semilech dne: 9.11.2015 Vážená paní starostko, děkuji za poskytnuté informace, ze kterých jsem se dozvěděl, že žádná kontrola nebyla za roky 2013/2014/2015 provedena a nikdo za 2,5 milionový schodek nenese žádnou zodpovědnost. Proto ve smyslu zákona č. 106/1999 Sb., ve znění pozdějších předpisů o svobodném přístupu k informacím, Vás opětovně žádám jako starostku města Semily, která je zodpovědná za nakládání s finančními prostředky města Semily, a je členkou Rady města, jež schvaluje závěrečné účty svých příspěvkových organizací, a nakládání s finančními prostředky v těchto organizacích, o zaslání následujících informací: 1. Jak je řešena systematická kontrola hospodaření v příspěvkových organizacích města v návaznosti na Kontrolní řád Semil. Zároveň žádám o Kontrolní řády finančního a kontrolního výboru. 2. Z jakého důvodu nebyl proveden finanční audit nebo kontrola hospodaření ve Waldorfské škole za roky 2013 a 2014. Veřejnoprávní konrolu ze dne 2. 6. 2014 učiněnou zaměstnancem úřadu Města Semil považuji za bezpředmětnou a vše dopadlo tak, jak dopadlo. 3. Jak účetnictví Waldorfské školy zkreslilo výsledky hospodaření města při Závěrečném úctu 2013, 2014. 4. Jakým způsobem je řešena interní kontrolní činnost hospodaření PO ve Směrnici o vnitřní kontrole. Závěrem jen tolik, že výkonným orgánem je RADA MĚSTA, která v plné míře zodpovídá i za hospodaření v příspěvkových organizacích a odpovědnost jednotlivých členů RADY je ze zákona zřejmá.

Ve smyslu § 17 odst. 2 zákona č. 106/1999 sb. O svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, žádám o poskytnout! těchto informací v písemné formě a zaslat poštou na níže uvedenou adresu a v emailové podobě. Za poskytnutí informace předem děkuji. S pozdravem

dat. narození: trvale bytem: adresa pro doručování:. email;

Město Semily Husova 82,513 13 Semily Kancelář tajemníka MěÚ Semily VÁŠ DOPIS ZE DNE: NAŠE fij.:

KS/3084/15

VYŘIZUJE:

R.Šimúnek

TEL.:

+420 481 629 218 +420 721 346 114

FAX: E-MAIL:

+420 481 629 209 [email protected]

DATUM:

03.12.2015

09.11.2015 -

{ zasláno na elektronickou adresu: zasláno do vlastních rukou na adresu trvalého pobytu

CASTI. Poskytnutí informací dle žádosti Vážený pane, město Semily obdrželo dne 18.11.2015 Vaši žádost o informace dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „informační zákon“). K Vaší žádosti Vám poskytujeme tyto informace: ad 1) Kontrola hospodaření příspěvkových organizací zřízených městem Semily probíhá pravidelně v souladu s § 9 odst. 1 zák. č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), v platném znění a vnitřního předpisu města Semily Kontrolního řádu schváleného Zastupitelstvem města Semily dne 12.04.2007. Za účelem provedení kontrol dle výše uvedeného ustanovení zákona a Kontrolního řádu uzavřelo město Semily dne 08.09.2015 Smlouvu č. 037/09/2015 se Sdružením obcí Libereckého kraje, se sídlem Tř. 1. máje 858/26, Liberec III. Touto smlouvou je zajištěno u příspěvkových organizací provedení následných kontrol hospodaření za roky 2015 a 2016. Znění smlouvy je zveřejněno a dostupné na internetových stránkách Portálu veřejné správy: littps://portal.gov.cz/app/RefData/rec.isp?id=3326622&id rei=10013&v=2015&m=09& doctvpe=idx. Vnitřní předpis města Semily - Kontrolní řád ze dne 12.04.2007, ustanovení o kontrole hospodaření příspěvkových organizací upravuje v Části 2. Kontrolní řád Vám zasíláme přílohou. Finanční výbor a Kontrolní výbor, zřízené Zastupitelstvem města Semily, nepřijaly a nemají vlastní Kontrolní řády. K tomu dále v Části II. měla být u příspěvkové organizace Základní škola a Střední škola •ovedena dle zák. č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné IČ 00276111 DIČ CZ00276111 www.semlly.cz ID datové schránky: d36bywp

správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), veřejnosprávní kontrola - výběrové přezkoumání informaci obsažených v účetní závěrce k 31.12.2013 a k 31.12.2014, a to na základě Smlouvy č. 001/01/2015 ze dne 13.04.2015 uzavřené se Sdružením obcí Libereckého kraje, se sídlem Tr. 1. máje 858/26, Liberec III. K uvedené smlouvě byly postupně uzavřeny Dodatek č. 1 (uzavřen dne 16.06.2015) a Dodatek č. 2 (uzavřen dne 07.10.2015). Znění smlouvy je zveřejněno a dostupné na internetových stránkách Portálu veřejné správy: http://portal.gov.cz/app/ReiData/rec.isp?id= 136044&id rei=10013&y^2015&m-04&doctype=4dx, zněm dodatku č, 1 je zveřejněno a dostupné na internetových stránkách Portálu veřejné správy: http://portal.gov.cz/app/ReiData/rec.isp?id=814049&id rei=10013&v=2Q15&m::=Q7&d octvpe^idx a zněm dodatku č. 2 je zveřejněno a dostupné na internetových stránkách Portálu veřejné správy: http://portal.gov.cz/app/ReiData/rec.isp?id=l 557636&id rei =10013&v=2015&m=l O&doctvpe^dx. Kopie smluv a dodatků Vám byly poskytnuty na základě Vaší předešlé žádosti o informace přípisem ze dne 06.11.2015, naše čj. KS/2922/15. Vzhledem k nastalému vývoji, kdy účetnictví příspěvkové organizace bylo nejprve poškozeno při havárií vodovodního vedení a posléze zajištěno Policií ČR, nemohla být veřejnosprávní kontrola plně dokončena, smluvní závazek byl zrušen. Městu Semily byl předán dílčí Protokol o provedené veřejnosprávní kontrole ze dne 17.09.2015, který Vám byl poskytnut přípisem ze dne 25.11.2015, naše čj. KS/3114/15. ad 3) Existence a rozsah chyb v účetnictví příspěvkové organizace Základní škola a Střední škola waldorfská, Semily, není v současné době přesně znám, proto není možné stanovit, zda tyto chyby mají či nemají, resp. měly ěi neměly, dopad do výsledků hospodaření města Semily v letech 2013 a 2014, případně v jakém rozsahu. K tomu dále v Části II. ad 4) Město Semily, ani Městský úřad Semily, nepřijal vnitřní předpis uvedený v žádosti o informaci, tedy „Směrnici o vnitřní kontrole41. Vnitřní předpis města Semily Kontrolní řád ze dne 12.04.2007, Vám zasíláme přílohou. K tomu dále v Části II.

1 příloha ČÁST II. Rozhodnutí o odmítnutí části žádosti

Tajemník Městského úřadu Semily, jako příslušný orgán dle § 110 odst. 4 písm. a) a b) zák. č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů a Vnitrního předpisu města Semily č. 7/2015 - Organizační řád Městského úřadu Semily, rozhodl o žádosti o poskytnutí informace (dále jen „žádost"), kterou dne 18.11.2015 podal pan ' . i, nar. ,, _ , y, tak, že žádosti se dle § 15 odst. 1 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „informační zákon") v části pod bodem 2., kdy požaduje poskytnutí Kontrolních řádů finančního a kontrolního výboru, pod bodem 3., kdy požaduje informace „Jak účetnictví Waldorfské školy zkreslilo výsledky! hospodaření města při Závěrečném účtu 2013, 2014.u, a pod bodem 4., v níž žádá o informace „Jakými způsobem je řešena interní kontrolní činnost hospodaření PO ve Směrnici o vnitřní kontrole. nevyhovuje a žádost se v těchto částech odmítá.

Stránka 2

2

3

Odůvodnění: Městský úřad Semily obdržel dne 18.11.2015 žádost pana í y (dále jen „žadatel") o informace podle informačního zákona, v níž v bodě 2. žádá o poskytnutí Kontrolních řádů finančního a kontrolního výboru, v bodě 3. žádá o informace: ,Jak účetnictví Waldorfské školy zkreslilo výsledky hospodaření města při Závěrečném účtu 2013, 2014“. a v bodě 4. žádá o informaci „Jakým způsobem je řešena interní kontrolní činnost hospodařeni PO ve Směrnici o vnitřní kontrole. “

Žadatel požaduje v bodě 2. mj. Kontrolní řády finančního a kontrolního výboru. Finanční výbor a Kontrolní výbor, zřízené Zastupitelstvem města Semily dne 07.11.2014, nepřijaly a nemají vlastní předpisy Čí postupy nazvané „Kontrolní řády". Žadatel požaduje v bodě 3. informace o skutečnostech, jak bylo zkresleno hospodaření města Semily chybně vedeným účetnictvím příspěvkové organizace Základní škola a Střední škola waldorfská, Semily. Existence a rozsah chyb v účetnictví příspěvkové organizace Základní škola a Střední škola waldorfská, Semily, není v současné době přesně znám, proto není možné stanovit, zda tyto chyby mají či nemají, resp. měly či neměly, dopad do výsledků hospodaření města Semily v letech 2013 a 2014, případně v jakém rozsahu. Žadatel požaduje v bodě 4. informace o řešení interní kontrolní činnosti hospodářem příspěvkových organizací ve Směrnici o vnitřní kontrole. Město Semily, ani Městský úřad Semily, nepřijal vnitřní předpis uvedený v žádosti o informaci, tedy „Směrnici o vnitřní kontrole". Zastupitelstvo města Semily schválilo dne 12.04.2007 vnitřní předpis města Kontrolní řád. Dle § 15 odst. 1 informačního zákona: okud povinný subjekt žádosti, byť i jen zčásti, nevyhoví, vydá ve lhůtě pro vyřízeni žádosti rozhodnutí o odmítnutí žádosti, popřípadě o odmítnutí části žádosti (dále jen „rozhodnutí o odmítnutí žádosti11), s výjimkou případů, kdy se žádost odloží.11 Jelikož město Semily informacemi uvedenými pod bodem 2., 3. a 4. žádosti nedisponuje ani není povinno takovými informacemi disponovat, nezbývá městu Semily než žádosti žadatele v této části nevyhovět. Z výše předestřeného důvodu rozhodl povinný subjekt tak, jak uvedeno ve výroku rozhodnutí. ,

Poučení: Proti rozhodnutí uvedenému v Části II. lze podat odvolání ve lhůtě 15 dnů ode dne oznámení rozhodnutí ke Krajskému úřadu Libereckého kraje, a to prostřednictvím povinného subjektu, který toto rozhodnutí vydal, tedy města Semily (Městský úřad Semily), Husova 82, 513 13 Semily.

Stránka 3 z 3

Město Semily KONTROLNÍ ŘÁD Strana 1 (celkem 10)

MĚSTO SEMILY KONTROLNÍ ŘÁD

OBSAH: Část 1 Část 2 Část 3 Část 4

Úvodní ustanovení Veřejnosprávní kontrola Vnitřní kontrolní systém Přechodná a závěrečná ustanovení

Přílohy:

1.

2. 3.

Účinnost:

Řídící kontrola - průběžná a následná - program Formulář plánu kontrolní činnosti Formulář zprávy o provedené kontrole

od 1. května 2007

Schváleno: na jednání zastupitelstva města dne 12. dubna 2007

Tímto kontrolním řádem se upravuje kontrolní systém zavedený dle zákona 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (dále jen “zákon o finanční kontrole’’) v orgánu veřejné správy, kterým je v tomto případě chápáno Město Semily (dále jen město).

Město Semily KONTROLNÍ ŘÁD Strana 2 (celkem 10)

Část 1

Úvodní ustanovení 1.1

Kontrolní systém

1.1.1

Hlavním úkolem kontrolního systému je získávat objektivní informace o tom, zda jednotlivé útvary městského úřadu a příspěvkové organizace, jejíchž zřizovatelem je město, postupují v souladu s obecně závaznými právními normami a vnitřními předpisy města a zda uskutečňují operace hospodárně, efektivně a účelně.

1.1.2

Kontrolní systém zahrnuje: veřejnosprávní kontrolu a vnitřní kontrolní systém, který se dále dělí na dvě části a to na řídící kontrolu a interní audit.

1.1.3

Finanční kontroly jsou prováděny kontrolním orgánem z podnětu zastupitelstva, rady města, kontrolního výboru, finančního výboru, starosty, tajemníka městského úřadu, na základě plánů kontrolní činnosti.

1.1.4

Cílem tohoto kontrolního řádu je vytvořit podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, zabezpečení včasného zjišťování, vyhodnocování a minimalizace provozních, finančních, právních a jiných rizik vznikajících v souvislosti splněním schválených záměrů a cílů.

1.1.5

Kontrolní řád v rámci organizačního uspořádání města upravuje práva a povinnosti vedoucích pracovníků, jimi řízených organizačních jednotek a pracovníků pověřených kontrolní činností.

1.1.6

2a provádění kontrol dle tohoto kontrolního řádu odpovídá starosta.

1.2

Prameny právní úpravy

Kontrolní činnost se provádí zejména podle následujících právních předpisů: • zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, v platném znění, • prováděcí vyhláška č. 64/2002 Sb,, kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, v platném znění, • zákon č. 552/1991 Sb., zákon o státní kontrole, v platném znění,

1.3

Vymezení základních pojmů

Pro účely této směrnice se rozumí: • orgánem veřejné správy město, • vedoucím orgánu veřejné správy starosta, • kontrolovanou osobou příspěvková organizace města nebo příjemce či žadatel o finanční podporu z rozpočtu města, • kontrolní orgán je orgán, který je podle tohoto zákona oprávněn finanční kontrolu u kontrolované osoby vykonávat, • veřejnými prostředky jsou veřejné finance (příjmy a výdaje), věci, majetková práva a jiné majetkové hodnoty patřící městu, • veřejnou finanční podporou se rozumí poskytované dotace, příspěvky, návratné finanční výpomoci a další prostředky poskytnuté z rozpočtu města,

Město Semily KONTROLNÍ ŘÁD Strana 3 (celkem 10)

•

•

®

® ®

®

®

veřejnosprávní kontrolou se rozumí kontrola veřejných prostředků prováděná u příspěvkových organizací v působnosti města a u příjemců veřejné finanční podpory z rozpočtu města nebo u žadatelů o tuto podporu a to před jejich poskytnutím, v průběhu jejich použití a po jejich použití, řídící kontrolou se rozumí kontrola zajišťovaná odpovědnými vedoucími pracovníky města v rámci jejich řídící působnosti vymezené v organizačním řádu při přípravě, schvalování, sledování, konečném vypořádání a vyúčtování operací a následném prověření správnosti vybraných operací, interním auditem se rozumí organizačně a funkčně nezávislé a objektivní přezkoumávání a vyhodnocování přiměřenosti a účinnosti vnitřního kontrolního systému, včetně prověřované správnosti vybraných operací, správností finanční a majetkové operace je její soulad s právními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, efektivností a účelností, hospodárností je takové použití veřejných prostředků, které vede k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů, efektivností je takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem vynaložených prostředků na jejich plnění, účelností je takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů.

Část 2

Veřejnosprávní kontrola 2.1

Působnost akontrolní orgány

2.1.1

Veřejnosprávní kontrolou je zajišťován výkon finanční kontroly u příspěvkových organizací v působnosti města a žadatelů a příjemců veřejné finanční podpory z rozpočtu města.

2.1.2

Veřejnoprávní kontrolou je zároveň nahrazena funkce u příspěvkových organizací jejichž zřizovatelem je město.

2.1.3

Veřejnosprávní kontrolu provádí jednotlivé organizační útvary městského úřadu, útvar interního auditu města (resp. k tomu zvlášť starostou pověřený pracovník - dále jen „útvar interního auditu"), je-li zřízen, kontrolní skupina tvořená pracovníkem nebo pracovníky útvaru interního auditu a odbornými pracovníky z organizačních útvarů městského úřadu nebo smluvního partnera poskytujícího služby finanční kontroly (dále jen „kontrolní skupina"), kontrolním výborem zastupitelstva města nebo finančním výborem zastupitelstva města (dále jen „výbory"), případně pracovníky smluvního partnera poskytujícího služby finanční kontroly.

2.1.4

Ustanovení upravující kompetence útvaru interního auditu jsou účinná v případě, kdy je organizačně zřízen útvar interního auditu, popř. je-li k zajištění interního auditu zvlášť pověřen zaměstnanec, organizačně oddělený od řídících výkonných struktur. Není-li zřízen útvar interního auditu (resp. zvlášť pověřen zaměstnanec), nahrazuje se jeho činnost při veřejnosprávních kontrolách formou nákupu služby dílčích finančních kontrol dle zákona o finanční kontrole. ■

útvaru

interního

auditu

Město Semily KONTROLNÍ ŘÁD Strana 4 (celkem 10)

2.2

Druhy veřejnosprávních kontrol

Veřejnosprávní kontrola se skládá z kontroly předběžné, průběžné a následné. 2.2.1

Při předběžné veřejnosprávní kontrole se posuzuje, zda plánované a připravované operace odpovídají stanoveným úkolům, cílům a jsou v souladu s právními předpisy, schválenými rozpočty, programy, projekty a smlouvami.

2.2.2

Průběžné a následné veřejnosprávní kontroly jsou prováděny dle plánu kontrolní činnosti a jsou převážně zaměřeny na příspěvkové organizace a žadatele nebo příjemce finančních prostředků z rozpočtu města. Předmětem kontroly je zejména hospodaření s veřejnými prostředky. Průběžné veřejnosprávní kontroly jsou prováděny v průběhu realizace až do konečného vypořádání a vyúčtování. Následné veřejnosprávní kontroly jsou vykonávány po vyúčtování operace.

2.3

Kontrola vykonávaná organizačními útvary městského úřadu

2.2.3

Útvary provádějí kontrolní činnost u příspěvkových organizacích v rámci své působnosti stanovené organizačním řádem. V této oblasti také spolupracují při veřejnosprávních kontrolách organizovaných a zabezpečovaných útvarem interního auditu, kontrolní skupinou, výbory nebo smluvními partnery poskytujícími služby finanční kontroly.

2.3.2 Vedoucí organizačních útvarů jsou povinni zejména: • soustavně kontrolovat plnění stanovených a rozhodujících úkolů v oblasti svého působení, • porovnávat dosahované výsledky s výsledky minulých období a se stanovenými cíli, • provádět kontrolu dodržování vnitřních předpisů a kontrolu správnosti, věrohodnosti a průkaznosti vykazovaných údajů v oblasti své působnosti, • na vyžádání útvaru interního auditu, kontrolních skupin, výborů nebo smluvních partnerů poskytujících služby finanční kontroly uvolnit odborné podřízené pracovníky na kontrolní akce, kteří se při výkonu této kontrolní činnosti řídí pokyny kontrolního pracovníka, na jehož žádost byli uvolněni, • poskytovat útvaru interního auditu, kontrolní skupině, výborům, pracovníkům smluvních partnerů poskytujících služby finanční kontroly případně přizvaným pověřeným osobám dle §16 zákona o finanční kontrole potřebné věrohodné informace a odborné konzultace, • využívat poznatky z kontrolní činnosti ke zvyšování celkové úrovně řídící a metodické práce v rámci své působnosti, ® v případě zjištěných nedostatků neprodleně sjednat nápravu a přijmout účinná opatření, která zabrání jejich opakování, včetně vyvození důsledků vůči podřízeným pracovníkům osobně odpovědným za jejich vznik, • o zjištěných nedostatcích a o přijatých opatřeních neprodleně informovat starostu města. 2.4

Kontrola prováděná útvarem interního auditu, kontrolní skupinou, výbory nebo smluvními partnery poskytujícími služby finanční kontroly

2.4.1 Kontrolní pracovníci jsou při provádění kontroly oprávněni: • vstupovat do objektů, zařízení a provozů a na pozemky, pokud mají vztah k předmětu kontroly a není-li tato možnost vyloučena platnou právní normou, • požadovat na kontrolovaných osobách, aby ve lhůtách stanovených kontrolními pracovníky předložily originální doklady, další písemné dokumenty a materiály, avšak pouze v rozsahu nezbytném k provedení kontroly,

Město Semily KONTROLNÍ ŘÁD Strana 5 (celkem 10)

•

požadovat na odpovědných osobách poskytnutí úplných a pravdivých informací o zjišťovaných skutečnostech včetně vysvětlení o příčinách vzniku zjištěných nedostatků, • zajišťovat v odůvodněných případech originální písemnosti a jejich převzetí písemně potvrdit, nebo požadovat na odpovědných osobách kopie originálních písemností, • požadovat po kontrolovaných osobách, aby po provedené kontrole podaly ve lhůtě stanovené v nápravných opatřeních písemnou zprávu o přijatých opatřeních k odstranění zjištěných nedostatků a o plnění těchto opatření, • používat telekomunikační zařízení kontrolovaných osob a to v případech, kdy je to nezbytné pro zabezpečení kontroly. 2.4.2 Kontrolní pracovníci jsou při provádění kontroly povinni: • oznámit kontrolované osobě zahájení kontroly a předložit písemné pověření k provedení kontroly, • šetřit práv a právem chráněných zájmů kontrolovaných osob, • předat neprodleně převzaté písemnosti kontrolované osobě, pominou-li důvody jejich převzetí, • zajistit řádnou ochranu odebraných originálních dokladů proti jejich ztrátě, zničení, poškození nebo zneužití, • při kontrole zjistit skutečný stav věci, které jsou povinni prokázat doklady, • pořizovat o výsledcích kontroly protokol, • zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozvěděly při výkonu kontroly, tuto povinnost nemají vůči starostovi a dalším osobám a orgánům, u kterých to vyplývá z platné právní úpravy a vnitřních předpisů, • o zjištěných závažných nedostatcích, neprodleně informovat starostu města. 2.4.3 Kontrolované osoby jsou povinné: , • vytvořit základní podmínky k provedení kontroly, • přijmout opatření k odstraněné nedostatků zjištěných při kontrole bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtě stanovené kontrolním orgánem, ® písemně informovat kontrolní orgány o přijetí opatření k odstranění nedostatků a o jejich splnění ve stanovených lhůtách. 2.4.4 Osoby pověřené výkonem kontrolní činnosti: • veřejnosprávní kontrolu vykonává útvar interního auditu, kontrolní skupina nebo výbory na základě schváleného plánu kontrolní činnosti, dle pokynů starosty města, na základě zajištění plnění usnesení zastupitelstva města a rady města, nebo smluvních partner poskytující služby finanční kontroly dle sjednané smlouvy, • v zájmu odborného posouzení věci při kontrole vykonávané na místě mohou být přizváni externí odborníci. Za výběr zodpovídá starosta města, který vystaví přizvané osobě pověření v potřebném rozsahu a na nezbytně nutnou dobu, ® kontrolu nesmějí provádět ti kontrolní pracovníci, vůči kterým lze mít pochybnosti o jejich nepodjatosti vzhledem k předmětu kontroly nebo ke kontrolovaným fyzickým či právnickým osobám. O podjatosti kontrolního pracovníka rozhodne starosta města. Na základě rozhodnutí nebude tato osoba pověřena výkonem kontroly, či bude vyloučena z již započaté kontroly.

2.4.5 •

•

Protokol o kontrolním zjištění se pořizuje protokol, který obsahuje zejména popis zjištěných skutečností s uvedením nedostatků a označením ustanovení právních a vnitřních předpisů, které byly porušeny, protokol musí zachytit zjištěné skutečnosti pravdivě, přesně, srozumitelně a přitom co nejkomplexněji,

Město Semily KONTROLNÍ ŘÁD Strana 6 (celkem 10)

• v protokolu se uvádí označení kontrolního orgánu, jméno pracovníka nebo pracovníků a členů kontrolní skupiny, kteří se kontroly zúčastnili, dále označení kontrolované osoby, místo a čas provedení kontroly, předmět kontroly, kontrolní zjištění, označení dokladů a ostatních materiálů, o které se kontrolní zjištění opírá, • protokol podepisují pracovník (pracovníci) nebo členové kontrolní skupiny, kteří se kontroly zúčastnili, • útvar interního auditu, kontrolní' skupina nebo smluvní partner poskytující služby finanční kontroly seznámí kontrolovanou osobu s obsahem protokolu a předají jí proti podpisu jeden jeho stejnopis, • seznámení s protokolem a jeho převzetí potvrzují kontrolované osoby podpisem protokolu, • odmítne-li kontrolovaná osoba seznámit se s kontrolním zjištěním nebo toto seznámení potvrdit svým podpisem, vyznačí se tyto skutečnosti do vyhotoveného protokolu z této kontroly.

2.4.7 Námitky proti protokolu: • proti protokolu může kontrolovaná osoba ve lhůtě pěti dnů ode dne seznámení s protokolem podat písemné a zdůvodněné námitky vedoucímu kontrolní skupiny (pracovník útvaru interního auditu, pracovník smluvního partnera poskytujícího služby finanční kontroly, předseda kontrolního výboru, předseda finančního výboru), pokud není stanovena lhůtajiná, • o námitce rozhodne přímo příslušný pověřený člen kontrolní skupiny, • jestliže nebylo námitkám vyhověno, může se kontrolovaná osoba ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení rozhodnutí o námitkách odvolat ke starostovi, • starosta rozhodnutí o námitkách změní nebo zruší, jinak odvolání zamítne a rozhodnutí potvrdí, • jestliže je námitce vyhověno, příslušný pověřený pracovník kontrolní skupiny vyhotoví dodatek k protokolu, který bude mít stejné náležitosti jako protokol samotný, • proti rozhodnutí starosty se nelze dále odvolat, • při rozhodování se nepostupuje podle správního řádu, • byla-li kontrola provedena z podnětu jiného orgánu (zastupitelstva, rady, starosty, výborů atd.) předá se protokol tomuto orgánu, • protokoly se evidují a ukládají na finančním a plánovacím odboru Městského úřadu Semily.

2.4.8

Oprava zřejmých chyb a omylů: • dodatek k protokolu vyhotoví příslušný pověřený pracovník kontrolní skupiny zjištění chyb v psaní, výpočtech nebo jiných zřejmých nesprávností v protokolu, • dodatek se vyhotoví bez ohledu na skutečnost, zda chyby a omyly zjistil pracovník útvaru interního auditu, kontrolní skupina, členové výboru, smluvní partner poskytující služby finanční kontroly nebo kontrolovaná osoba.

Část 3

Vnitřní kontrolní systém 3.1

Řídící kontrola

3.1.1

Provádění vnitřní kontroly na všech stupních řízení patří k základním pracovním povinnostem vedoucích pracovníků v rozsahu jejich pověření a odpovědnosti vymezené v organizačním řádu, případně v tomto kontrolním řádu.

3.1.2

Všichni vedoucí organizačních útvarů mají v rámci svých pravomocí a odpovědnosti povinnost zajišťovat vytváření a řádné fungování vnitřního kontrolního systému.

Město Semily KONTROLNÍ ŘÁD Strana 7 (celkem 10)

3.1.3

Vedoucí organizačních útvarů zabezpečují výkon vnitřní kontroly formou předběžné, průběžné a následné kontroly, a to i v organizačních jednotkách, jejichž řízení spadá do jejich kompetence.

3.1.4 Vedoucí organizačních útvarů jsou zejména povinni: • řídit se při provádění kontrolní činnosti zákonem o finanční kontrole č. 320/2001 Sb. v platném znění a dalšími platnými zákony a vnitřními předpisy, které upravují provádění řídící kontroly, • přesvědčovat se o plnění svých příkazů a opatření, zda byly řádně, včas a beze zbytku realizovány, v případě potřeby je jejich povinností vlastní příkazy a opatření doplňovat a aktualizovat, ® organizovat a provádět kontrolu tak, aby byly včas odhalovány případné nedostatky, zjištěny jejich příčiny a vymezena osobní odpovědnost pracovníků za vznik nebo trvání nedostatků, ® hlásit starostovi neprodleně závažné nedostatky, které zjistili, zejména porušení vnitřních předpisů, které nelze považovat za běžné nedopatření nebo k němu došlo úmyslně, starostovi nebo tajemníkovi hlásit také nedostatky, jejichž odstranění není v pravomoci vedoucího organizačního útvaru, který je zjistil, ® písemně oznámit starostovi každé zjištěné nakládání s veřejnými prostředky, které je nehospodárné, neefektivní, neúčelné nebo je v rozporu s právními předpisy, ... • na základě výsledků své kontrolní činnosti přijímat opatření k omezení výskytu zjišťovaných nedostatků, . ® vypracovat zápis o provedené kontrole, jedná-li se o kontrolu, která byla, vedoucímu organizačního útvaru nařízena nebo která byla provedena v souladu s plánem kontrolní činnosti, ® zabezpečit, aby se stejní podřízení pracovníci nepodíleli na přípravě, provádění a kontrole operací, zejména ve vztahu k výběrovým řízením, uzavírání smluv, vzniku závazků, platbám a vymáhání pohledávek, ® vedoucí organizačních útvarů nemohou dát příkaz k provedení operace bez předběžné kontroly. 3.1.5

Přenesením odpovědnosti za provádění kontroly na podřízené pracovníky se vedoucí organizačních útvarů nezbavuji odpovědnosti za včasnost a oprávněnost kontroly ve své působnosti a za využívání jejich výsledků v řízení.

3.1.6

Nejdůležitějším prvkem řídící kontroly je předběžná kontrola operací (kontrola provedená před uzavřením smlouvy a vznikem závazku města) provedená ve třech úrovních: .

3.1.6.1 a)

Předběžná kontrola

první úroveň předběžné kontroly zabezpečuje příkazce operace (vedoucí organizačního útvaru). V rámci této kontroly se schvalovací postup zaměří na prověření: ® nezbytnosti uskutečnění připravované operace pro plnění úkolů města, • věcné správnosti a úplnosti podkladů k připravované operaci, ® dodržení kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti, ® souladu operace s právními předpisy a přijatými koncepčními či jinými záměry schválenými zastupitelstvem města, ® dodržení schvalovacích pravomocí orgánů města dle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů,

Město Semily KONTROLNÍ ŘÁD Strana 8 (celkem 10)

• rizik, která se mohou v průběhu realizace operace vyskytnout a stanovení případných opatření k jejich odstranění. b) druhou úroveň předběžné kontroly zabezpečuje správce rozpočtu. Tato kontrola obsahuje tyto činnosti: • dodržení zákona 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, při realizaci operace, • ověření rozsahu oprávnění příkazce operace a porovnání jeho podpisu s podpisovým vzorem, • zatřídění příjmu nebo výdaje dle rozpočtové skladby v rámci závazného rozpisu rozpočtu pro správce rozpočtových prostředků, • prověření oprávněnosti příjmu nebo výdaje ve vztahu ke schválenému rozpočtovému výhledu, schválenému nebo upravenému rozpočtu, jeho rozpisu a závazných ukazatelů pro příslušnou položku rozpočtové skladby, • prověření souladu operace se schválenými programy, projekty nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky, • posouzení finančního dopadu operace na rozpočtové zdroje příslušného, případně následujícího rozpočtového období. c) třetí úroveň předběžné kontroly zabezpečují finanční účetní. Předmětem této kontroly je ověření: • úplnosti a náležitostí předaných podkladů dle zákona číslo 563/1991 Sb., o účetnictví, • rozsahu oprávnění příkazce operace a správce rozpočtu a jejich ověření s podpisovými vzory. 3.1.6.1.1

V případě, že v rámci jednotlivých stupňů předběžné řídící kontroly budou zjištěny nedostatky správcem rozpočtu nebo hlavním účetním, je třeba o nich písemně informovat příslušného příkazce operace a operaci pozastavit.

3.1.6.2

Průběžná kontrola

3.1.6.2.1

Průběžnou řídicí kontrolu zabezpečují vedoucí organizačních útvarů nebo jimi pověření pracovníci, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými prostředky. Zjistí-li odpovědní pracovníci, že s veřejnými prostředky je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, oznámí své zjištění písemně starostovi, který přijme opatření k nápravě zjištěných nedostatků. Vedoucí organizačních útvarů stanoví četnost prováděných kontrol.

3.1.6.2.2

Za účelem minimalizace možných rizik jsou činnosti při uskutečňování operací odděleny od činností při zpracování těchto operací v účetní evidenci. Toto pravidlo musí být dodrženo zejména při: • zajišťování bezhotovostního styku. Kontrola se zaměří na ochranu majetku před neoprávněnými zásahy. • nakládání s peněžními prostředky v hotovosti a s ceninami. Kontrola se zaměří na evidenci, inventarizaci, řešení a vypořádání inventarizačních rozdílů, ochrana a zabezpečení majetku při manipulaci, přesunu a úschově. • prověřování souladu výdaje s doklady o příjmu zboží nebo služeb. Kontrola se zaměří na fyzickou kontrolu nakoupeného zboží a služeb a ověření těchto skutečností s příslušnou dokumentací a zda při nákupu byly dodrženy požadavky hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti.

Město Semily KONTROLNÍ ŘÁD Strana 9 (celkem 1Q)

• vyřizování reklamací. Kontrola se zaměří do oblastí, zda jsou reklamace uplatňovány nebo vyřizovány včas, zda jsou zdokumentovány, zaevidovány a předány k vyřízení odpovědným osobám apod. • plnění závazků. Kontrola se zaměřuje na dodržování splatnosti u splatných závazků, zda nedochází k poškozování věřitele, přednostní úhradou jiných závazků, zda městu nehrozí sankce z neplnění závazků, zda jsou správně vyúčtovány zálohy apod. • správa pohledávek a jejich vymáhání. Předmětem kontroly je adresnost pohledávky, její právní zajištění, dodržování platebních podmínek, předcházení vzniku nedobytných pohledávek smluvními podmínkami, korespondence s dlužníky při vymáhání pohledávek, předávání kompletních podkladů k soudnímu vymáhání, vymáhání příslušenství pohledávek, využití možnosti započtení pohledávek nebo jejich zobchodování, úroveň informovanosti příslušných pracovníků o dlužnících apod. ® prověřování stavu, pohybu a využívání zásob včetně jejich evidence, úplnosti a průkaznosti záznamů o nich, při inventarizaci, zabezpečení ochrany majetku. « prověřování stavu, využívání, udržování a způsobu vyřazení a likvidace majetku včetně jeho evidence, úplnosti a průkaznosti záznamů o něm, inventarizace, řešení a vypořádávání rozdílů, zajištění podmínek pro využití, uložení a ochranu tohoto majetku v souladu s právními předpisy. Kontrola se zaměří i na způsob ocenění majetku v účetnictví, úroveň pojištění majetku ve vztahu k možným rizikům, provádění oprav a udržování majetku, provedená technická zhodnocení majetku apod. • zpracování mezd a platů včetně daňové agendy, agendy sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění a jejich evidence. Kontrola se zaměří na zabezpečení ochrany osobních údajů, vedení příslušné pracovněprávní, daňové evidence, plnění terminů pro podávání přehledů, hlášení a vyúčtování. Správnost daní a odvodů, včetně vedení kompletní osobní dokumentace apod., • zaznamenávání uskutečněných operací v účetnictví. Kontrola se zaměří na porovnání dokladů s údaji v účetní evidenci, při dodržení věcné a časové souvislosti jednotlivých účetních případů. • realizaci opatření přijatých k nápravě zjištěných nedostatků, zejména plnění takových opatření, jejichž cílem je včas odhalovat a znemožňovat uskutečňování nehospodárných, neefektivních a neúčelných operací, nebo operací, které jsou v rozporu s právními předpisy. 3.1.6.2.3

Při průběžné řídící kontrole pověření zaměstnanci prověřují zejména:

o zda se dodržují stanovené podmínky a postupy pří uskutečňování, vypořádávání a vyúčtování schválených operací, • ® zda se uskutečňované operace přizpůsobují novým rizikům při změnách ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek, ® zda se provádějí včas a přesně zápisy o uskutečňovaných operacích v zavedených evidencích a automatizovaných informačních systémech a zda je zajištěno zpracování finančních, účetních a jiných výkazů, hlášení a zpráv.

3.1.6.3 Následná kontrola 3.1.6.3.1

Následnou kontrolu provádějí pověřených zaměstnanců.

vedoucí

zaměstnanci

prostřednictví

Město Semily KONTROLNÍ ŘÁD Strana 10 (celkem 10)

3.1.6.3.2

Při následné řídící kontrole pověření zaměstnanci prověřují, zkoumají a vyhodnocují u vybraného vzorku operací zejména zda: • údaje o hospodaření s veřejnými prostředky věrně zobrazují zdroje, stav a pohyb veřejných prostředků a zda tyto údaje odpovídají skutečnostem rozhodným pro uskutečněni veřejných příjmů, výdajů a nakládání s veřejnými prostředky, • přezkoumávané operace jsou v souladu s právními předpisy, schválenými rozpočty programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími přijatými v rámci řízení a splňují kritéria hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti, • opatření přijatá příslušnými orgány jsou kontrolovanými osobami plněna.

3.1.6.3.2

K provedení průběžných a řídících kontrol vnitřního kontrolního systému využijí pracovníci přílohy, které jsou součástí tohoto kontrolního řádu.

Část 4

Přechodná a závěrečná ustanovení 4.1.1

Kontrolní řád je závazný pro všechny pracovníky městského úřadu a příspěvkových organizací zřízených městem.

4.1.2

Neplnění kontrolního řádu se považuje za neplnění povinností a u zaměstnanců města za porušení povinností vyplývajících z pracovního poměru.

4.1.3

Kontrolní řád byl schválen najednání zastupitelstva města dne 12. dubna 2007, usnesením č. 3.37./07/ZM a nabývá účinnosti dnem 1. května 2007.

4.1.4

Tímto kontrolním řádem se nahrazuje kontrolní řád, který nabyl účinnosti dne 1. září 2003.

4.1.5

Tento kontrolní řád bude aktualizován dle potřeby dodatky.

Příloha č. 1

Město Semily ŘÍDÍCÍ KONTROLA - PRŮBĚŽNÁ A NÁSLEDNÁ Program str. 1 Operace měsíční

Provádí

POH 1-x

Kontrola platební kázně a sledování pohledávek

vedoucí odboru

Karta č.

Operace čtvrtletní

Provádí

A1-4/Č.OHO B1-4/Č.OHO C 1-4 D 1-4

vedoucí odboru vedoucí odboru vedoucí FO vedoucí odboru

G 1-4

Kontrola nakládání s hotovostí Skladové hospodářství Následná kontrola předběžných řídících kontrol Kontrola plnění podmínek při čerpání účelových dotací Kontrola používání přístrojů a zařízení pro osobní potřebu zaměstnanců ' Personální a mzdová kontrola-' Kontrola plnění rozpočtu a navrhovaných rozpočtových opatření

H 1-4 I 1^t

Kontrola plnění usnesení ZM, RM Kontrola dodržování pravidel pro veřejné zakázky

J 1-4 K 1-4 L 1-4 M 1-4

Kontrola zabezpečení majetku .provádění oprav a údržby Kontrola ochrany a zajištění dat Kontrola položek občerstvení a dary Kontrola položek půjček a nákupů na splátky Kontrola podpisových vzorů a jejich aktualizace.kontrola používaných razítek Kontrola oprávněnosti příjmů Sledování výnosů z finančního majetku a nakládání s finančním majetkem Kontrola spotřeby pohonných hnot Kontrola spotřeby telekomunikačních služeb Kontrola spotřeby energií Kontrola plnění ostatních limitů

Karta č.

E F 1-4

N1-4 0 1-4 P 1-4 Q 1-4 R 1-4 S 1-4 U 1-4 V X

Z 1-1

Kontrola splnění nápravných opatření z kontrol A až X

OHO vedoucí FO

osoby hmotně odpovědné vedoucí finančního odboru

1/2

vedoucí odboru tajemník vedoucí FO kontrolní výbor, vedoucí odboru vedoucí odboru vedoucí odboru vedoucí odboru tajemník vedoucí odboru tajemník vedoucí FO vedoucí FO vedoucí odboru vedoucí odboru vedoucí odboru vedoucí odboru

Město Semily ŘÍDÍCÍ KONTROLA - PRŮBĚŽNÁ a NÁSLEDNÁ Program str. 2 Karta č.

Operace roční

Provádí

1

Kontrola provedené inventarizace Kontrola aktuálních výpisů z listu vlastnictví na inventarizaci a účetní stav Kontrola,dodržování a aktualizace vnitrních norem

UIK, kontrolní výbor vedoucí odboru, kontrolní výbor tajemník

ll III

XVIII

Kontrola plnění dlouhodobých podmínek účelových dotací vedoucí odboru Kontrola přijatých a poskytnutých zástav a ručení třetím osobám vedoucí odboru Kontrola dodržování pravidel pro veřejné zakázky a kontrola závěrečné fakturace, příp. rekapitulace vedoucí odboru Vyhodnocování finančního , příp. společenského efektu investic ve vazbě na plán investic (včetně variantního řešení ,■ vedoucí odboru Kontrola přijatých závazků na dobu delší než jeden rok vedoucí odboru Kontrola pohledávek na dobu delší než jeden rok vedoucí odboru Vzdání se práva k pohledávkám , podrozvahová evidence pohledávek vedoucí odboru Kontrola plánu činnosti pro hospodářskou činnost . vedoucí odboru Kontrola daňový a nedaňových nákladů HC, zpracování vedoucí odboru , daňového přiznání vedoucí FO Kontrola rozsahu pojistných smluv vedoucí odboru Kontrola stavu pronajatého, majetku . plnění nájemních smluv vedoucí odboru Kontrola roční účetní závěrky a plnění statistických povinností vedoucí FO Vyhodnocení plnění rozpočtového výhledu ve vazbě na volební pogramy starosta Kontrola - ostatní nakládání s majetkem vedoucí odboru Kontrola náležitosti významných smluv vedoucí odboru

Ú1K

ústřední inventarizační komise

tv v VI

VII Vlil IX X XI

xn XIII XIV XV XVI XVII

Příloha č. 3

FINANČNÍ KONTROLA Město Semily Protokol o řídící kontrole č. Předmět kontroly Číslo operace : Kontrolovaný subjekt Datum zahájení kontroly: Datum ukončení kontroly:

Zdrojová dokumentace a soulad na předpisy:

Zjištění:

Opatření k nápravě :

Lhůta k odstranění nedostatků :

Vyjádření k odstranění nedostatků

Závěr:

Kontrolu provedl : Podpis :

Podpis kontrolované osoby

1/1

Příloha č. 2

Plán kontrolní činnosti

Město Semily

Plánované období od:

Odbor:

Období provedení kontroly

Předmět kontroly

Kontrolovaný subjekt

Jméno, příjmení a funkce kontrolujícího (případně vedoucího kontrolního týmu)

Datum a místo vypracování

Datum a místo schválení:

Jméno, příjmení, funkce a podpis zpracovatele plánu

Jméno, příjmení, funkce a podpis pracovníka schvalujícího plán v souladu s kontrolním řádem Města Semily

v

v

Číslo příkazu:

Téma kontroly:

Objekt kontroly: {organizační útvar)

Kontrolní pracovník, případně vedoucí kontrolního týmu: Další kontrolní pracovníci:

Období provedení kontroly:

od:

do:

Kontrolované období:

od:

do:

Zjištění:

Závěr:

Místo vypracování: Datum vypracování: Jméno, příjmení, funkce a podpis kontrolního pracovníka, respektive kontrolních pracovníků:

Místo projednáni: Datum projednání:

1/2

Jméno, příjmení, funkce a podpisy odpovědných osob:

Místo projednání: Datum projednání: Jméno, příjmení, funkce a podpis vedoucí pracovníka kontrolovaného organizačního útvaru:

Rozdělovník:

2/2