Inkoop, contractafspraken en verantwoording In iedere FAQ-lijst vindt u eerst de lijst met vragen, zodat u de voor u interessante vragen en antwoorden op de pagina’s hierna makkelijk terug kunt vinden. 1.
Wat zijn de SiSa-indicatoren die nu worden gevraagd en hoe gaat de verantwoording er vanaf 1 januari 2013 uitzien?
2.
Kunnen er heldere definities komen van de SISA-gegevens om deze volgend jaar (over 2012) goed te kunnen invullen?
3.
Is het mogelijk om wijzigingen aan te brengen in het aantal certificaten NTII, indien is gebleken dat dit aantal toch hoger is dan in eerste instantie, ter berekening van de rijksbijdrage OC&W 2013?
4.
Kunnen de aantallen NT2 certificaten centraal worden opgevraagd over 2012?
5.
Een groep deelnemers aan educatie kan bestaan uit deelnemers uit verschillende gemeenten. Hoe dien je dit te verantwoorden?
6.
Hoe moeten ROC’s en gemeenten afspraken maken over verantwoording als bijvoorbeeld in een groep mensen uit twee gemeenten zitten en de samenstelling verandert gedurende het jaar voortdurend door in- en uitstroom? Er zitten dus steeds andere aantallen uit gemeente A en gemeente B in dezelfde klas.
7.
Kunnen prestatieafspraken over de te realiseren referentieniveaus per traject ook onderdeel zijn van een raamovereenkomst naast de groepscontacturen?
8.
Mag er een eigen bijdrage gevraagd worden aan de deelnemers die een WEB-traject volgen in 2013 i.vm. cursus/lesgeld?
9.
Staat het de gemeente vrij om individuele prestatieafspraken te maken uitgewerkt in het contract?
10. Mag een gemeente er voor kiezen om een deel van het WEB-geld in 2013 bij onderaannemers van ROC's te besteden bijv. voor onafhankelijke toetsing of uitvoering van trajecten? 11. Gemeente heeft een budget van € 100.000,- in 2012. Het gehele budget wordt, middels een Productovereenkomst, ingezet voor NT2-trajecten. Op 31 december blijkt er nog zo'n 25.000 niet te zijn ingezet. Let wel, de opdracht is verstrekt maar de cursisten komen pas in 2013. Is dit toegestaan? 12. Als de gemeente geen cursisten aanlevert moeten ze dan wel de ingekochte groepscontacturen betalen aan het ROC? 13. Mag de inzet van een onderwijsassistent in een WEB traject ook uit het WEB budget betaald worden? 14. Zijn er eisen aan de wijze waarop het ‘gemotiveerd afwijken’ van de groepsgrootte of de groepscontactuurprijs vastgelegd moet worden? Is dit een kwestie van vastleggen in contract gemeente-ROC of moet dit via een accountantsverklaring? 15. Mogen trajecten Sociale Redzaamheid, die in 2012 gestart zijn nog worden afgemaakt in 2013? 16. Kan men afrekenen met een ROC op individuele prestaties van een cursist/traject? 17. Mogen WEB-gelden voor entree-opleidingen worden ingezet? 18. Mag je Rekenen of Taal boven 2F inkopen van WEB budget? 19. Moeten gemeenten vanaf 2013 voor DUO nog zgn. contractformulieren invullen? 20. Weten ROC's wat ze ingaande 1-1-2013 allemaal moeten registreren/ administreren t.b.v. de accountantsverklaring en is er een accountantsprotocol? 21. Wat moet er gebeuren, als blijkt dat de middelen, die onderling verschoven zijn tussen gemeenten, na afloop van het jaar niet volledig zijn benut? Hoe wordt dit dan geregeld in de vaststelling van de rijksbijdrage van de gemeente die een deel van zijn rijksbijdrage heeft doorgeschoven?
Inkoop, contractafspraken en verantwoording – vragen en antwoorden Vraag 1: Wat zijn de SiSa-indicatoren die nu worden gevraagd en hoe gaat de verantwoording er vanaf 1 januari 2013 uitzien? Antwoord: De gegevens die in SiSa moeten worden ingevuld dienen twee doelen: 1. het is een verantwoording voor de inzet van de ingekochte trajecten educatie, en 2. deze gegevens zijn de basis voor de verdeling van het educatiebudget. Over het jaar 2012 zullen voor educatie in SiSa de volgende gegevens worden gevraagd: het aantal ingekochte trajecten basisvaardigheden in 2012; het aantal behaalde certificaten staatsexamens NT2 in 2012 De vavo-indicatoren vervallen voor het vaststellen van de bekostiging voor het jaar 2013. Reden hiervoor is dat het vavo vanaf 1 januari 2013 rechtstreeks vanuit het rijk bekostigd zal worden en niet meer vanuit het educatiebudget. Vanaf 2014 zullen voor educatie in SiSa de volgende gegevens worden gevraagd: het aantal ingekochte contacturen voor educatie-opleidingen. De nadere voorschriften van ‘contacturen’ wordt bij AMvB en de daaronder ressorterende regeling vastgesteld. Ze zullen zo spoedig mogelijk ook op de website van het Steunpunt bekend worden gemaakt. Om een goede overgang van de huidige verdeelsystematiek naar de nieuwe systematiek te bewerkstelligen, is overgangsbekostiging noodzakelijk. Er zijn nog geen gegevens op basis van ingekochte contacturen beschikbaar, dus worden voor de verdeling van de educatiemiddelen in het participatiebudget tijdelijk andere indicatoren gebruikt. Budgetverdeling zal in 2013 en 2014 plaatsvinden op basis van de volgende gegevens: 25% van het budget wordt bepaald door het aantal volwassen inwoners met een laag opleidingsniveau (komt vanuit de CBS-gegevens); 25% van het budget wordt bepaald door het aantal volwassen inwoners met een bepaalde etnische achtergrond (komt vanuit de CBS-gegevens); 25% van het budget wordt bepaald door het aantal ingekochte trajecten basisvaardigheden (komt uit de sisa-gegevens); 25% van het budget wordt bepaald door het aantal behaalde certificaten staatsexamens NT2 (komt uit de sisa-gegevens). Vraag 2 Kunnen er heldere definities komen van de SISA-gegevens om deze volgend jaar (over 2012) goed te kunnen invullen? Antwoord In het Uweb en in het besluit participatiebudget is omschreven wat verantwoord dient te worden. Het ministerie van OCW zal op de website van het Steunpunt per postcode (4 cijferig) een lijst met behaalde NT2-certificaten publiceren. Deze aantallen kunnen gemeenten gebruiken bij het invullen van de sisa-bijlage. Vraag 3 Is het mogelijk om wijzigingen aan te brengen in het aantal certificaten NTII, indien is gebleken dat dit aantal toch hoger is dan in eerste instantie, ter berekening van de rijksbijdrage OC&W 2013? Antwoord Het is niet mogelijk om wijzigingen aan te brengen, omdat sisa al gesloten is (deadline was 15 juli 2012) en het educatiebudget al verdeeld is over de gemeenten. Vraag 4 Kunnen de aantallen NT2 certificaten centraal worden opgevraagd over 2012? Antwoord Het ministerie van OCW is bezig om afspraken hierover te maken met DUO. Bericht hierover vindt u terug op de website van het Steunpunt. Het ministerie van OCW zal op de website van het Steunpunt per postcode (4 cijferig) een lijst met behaalde NT2-certificaten publiceren. Deze aantallen kunnen gemeenten gebruiken bij het invullen van de sisa-bijlage.
Vraag 5 Een groep deelnemers aan educatie kan bestaan uit deelnemers uit verschillende gemeenten. Hoe dien je dit te verantwoorden? Antwoord Het is mogelijk dat verschillende gemeenten hun groepscontacturen gezamenlijk inzetten bij een ROC. In de samenwerkingsovereenkomst dient dan aangegeven te worden per gemeente hoeveel groepscontacturen men inzet op basis van het educatiebudget van die gemeente. De gemeenten dienen hetzelfde getal van het aantal groepscontacturen uit de overeenkomst in te vullen in SISA. Gemeenten kunnen samenwerken door hun contacturen samen te voegen en daarvoor een opleidingenaanbod voor hun inwoners bij een ROC in te kopen. Zo kan eventueel een gemeente met minder budget wel in overleg gebruik maken van GCU’s, ingekocht door een andere gemeente die GCU’s heeft ingekocht die zij zelf niet kunnen vullen. Er mag echter niet herverdeeld worden tussen gemeenten onderling. Voorbeeld: Als gemeente A 500 GCU’s inkoopt bij het ROC en gemeente B 100 GCU’s bij datzelfde ROC dan kan indien beide partijen dat wensen wel overeengekomen worden dat gemeente B cursisten mag aanmelden op de GCU’s van gemeente A. Dit laat onverlet dat gemeente A conform de inkoopovereenkomst met het ROC 500 GCU in SiSa registreert, en gemeente B vult 100 GCU in conform haar inkoop bij het ROC. Inhoudelijk voordeel: er is voldoende opleidingscapaciteit voor deelnemers van beide gemeenten. Materieel nadeel: Echter voor gemeente B verandert er in de volgende kalenderjaren niets aan het toegekende budget doordat registratie in SISA niet wijzigt. Het budget van een gemeente kan alleen groter worden door met extra budget uit het resterende participatiebudget ook educatieopleidingen volgens de WEB in te kopen omdat deze extra GCU’s in SISA meegeteld kunnen worden. Vraag 6 Hoe moeten ROC’s en gemeenten afspraken maken over verantwoording als bijvoorbeeld in een groep mensen uit twee gemeenten zitten en de samenstelling verandert gedurende het jaar voortdurend door in- en uitstroom? Er zitten dus steeds andere aantallen uit gemeente A en gemeente B in dezelfde klas. Antwoord Het is mogelijk dat verschillende gemeenten hun groepscontacturen gezamenlijk inzetten bij een ROC. In de samenwerkingsovereenkomst dient dan aangegeven te worden per gemeente hoeveel groepscontacturen men inzet. De gemeenten dienen hetzelfde getal van het aantal groepscontacturen uit de overeenkomst in te vullen in SISA. Over de invulling van die groepscontacturen moeten gemeenten onderling, gemeenten met een of meerdere roc’s afspraken maken en vastleggen in een overeenkomst. Vraag 7 Kunnen prestatieafspraken over de te realiseren referentieniveaus per traject ook onderdeel zijn van een raamovereenkomst naast de groepscontacturen? Antwoord De gemeente is inderdaad verplicht op basis van contacturen in te kopen bij het ROC, en dit dient ook in het contract opgenomen te zijn. Deze ingekochte contacturen vormen de basis voor de toekenning van het budget in 2015. De gemeente mag met het ROC afspraken maken over de wijze waarop zij gerapporteerd willen krijgen over de cursisten en de prestaties van de cursisten. Dit kan tussen ROC en gemeente onderwerp van gesprek zijn en de afspraken hierover kunnen gewoon in onderling overleg worden vastgelegd. Bijvoorbeeld: Bij het ROC is expertise aanwezig om aan het begin van de cursus een gefundeerde inschatting te maken over de mogelijkheden van een cursist om binnen een bepaalde termijn bij een zekere lesfrequentie etc vooruitgang te boeken, en uiteraard kan de gemeente op gegeven moment aangeven of zij voortzetting van een traject voor een bepaalde cursist nog wil blijven bekostigen op basis van de rapportage vanuit het ROC. Dit alles vanuit het belang van de deelnemers en betrokkenen (elkaar niet onnodig belasten, afspraken moeten functioneel zijn etc). Vraag 8 Mag er een eigen bijdrage gevraagd worden aan de deelnemers die een WEB-traject volgen in 2013 i.vm. cursus/lesgeld? Antwoord Het is niet toegestaan om aan cursisten die vallen in de doelgroepen waarvoor de WEB de educatie-opleidingen bekostigt een verplichte eigen bijdrage te vragen. Artikel 8.1.4 van de WEB
bepaalt dat de inschrijving niet afhankelijk gesteld mag worden van een andere dan een bij of krachtens de wet geregelde geldelijke bijdrage. De enige bijdrage die gesteld is, is die in de Weten cursusgeldwet. Wel kan een vrijwillige bijdrage gevraagd worden, die met de medezeggenschapsraad is afgestemd. Maar zoals het woord het al zegt, het gaat om een vrijwillige bijdrage. De student kan niet verplicht worden deze te betalen. Recentelijk heeft OCW een brief dd.11 mei 2012 (kenmerk 406854) naar alle instellingen gestuurd, die ging over de schoolkosten en vrijwillige bijdrage. Deze brief is met name gericht op beroepsonderwijs maar geldt net zozeer voor educatie. Vraag 9 Staat het de gemeente vrij om individuele prestatieafspraken te maken uitgewerkt in het contract? Antwoord In artikel 2.3.4 van de WEB is bepaald dat de betaling van de bedragen aan het roc voor opleidingen educatie berust op een overeenkomst. Die overeenkomst moet ten minste betrekking hebben op de aard van de activiteiten, het aantal contacturen, de periode, de omvang van het bedrag, de wijze waarop het bedrag ter beschikking gesteld moet worden en de wijze waarop verantwoording jegens het gemeentebestuur wordt afgelegd. Er mag dus meer overeengekomen worden. Dit alles op redelijke wijze. Het lijkt onwenselijk als roc’s verantwoordelijk worden gehouden voor de motivatie en inzet van individuele personen. De prestatie van het roc zou moeten zijn dat zij kwalitatief goede opleidingen aanbieden en verzorgen. Voorts kan de gemeente het individu aanspreken als zijn inzet onvoldoende is. De vrijheid om afspraken te maken in de overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is vrij groot, maar ten aanzien van individuele trajecten lijken afspraken gericht op inspanningsverplichting van het ROC realistischer dan individuele prestatie-afspraken. Inzet van Educatie-middelen is er op gericht zo optimaal mogelijk te benutten vanuit het belang van de deelnemers en betrokkenen (elkaar niet onnodig belasten, afspraken moeten functioneel zijn etc). Vraag 10 Mag een gemeente er voor kiezen om een deel van het WEB-geld in 2013 bij onderaannemers van ROC's te besteden bijv. voor onafhankelijke toetsing of uitvoering van trajecten? Antwoord Nee, de inzet van WEB-gelden vindt rechtstreeks plaats bij ROC’s. Een ROC kan voor het uitvoeren van haar wettelijke taken in het kader van de WEB voor bepaalde onderdelen met externe werken. Een ROC is daarin autonoom. Een gemeente is vrij om vanuit het participatiebudget niet zijnde WEB-middelen toetsing en trajecten inkopen bij andere instellingen. Vraag 11 Gemeente heeft een budget van € 100.000,- in 2012. Het gehele budget wordt, middels een Productovereenkomst, ingezet voor NT2-trajecten. Op 31 december blijkt er nog zo'n 25.000 niet te zijn ingezet. Let wel, de opdracht is verstrekt maar de cursisten komen pas in 2013. Is dit toegestaan? Antwoord Gemeenten mogen eerst vanaf 2013 25% van het educatiedeel van het Participatiebudget overhevelen naar het volgende jaar. Het budget voor educatie in 2012 moet dus in 2012 zijn ingezet. Dit betekent dat de cursisten in 2012 gestart moeten zijn en het bedrag verplicht. Vraag 12 Als de gemeente geen cursisten aanlevert moeten ze dan wel de ingekochte groepscontacturen betalen aan het ROC? Antwoord Gemeente en roc’s dienen in de overeenkomst uitkering educatie niet langer het aantal deelnemers op te nemen. Dat wordt vervangen door het aantal contacturen dat wordt ingekocht voor een groep deelnemers. Gemeente en roc’s staat het echter vrij om aanvullende afspraken vast te leggen in de overeenkomst. Beide partijen zijn gehouden de rechten en verplichtingen die in de overeenkomst zijn vastgelegd na te komen. Zoals hiervoor al vermeld slaan de groepscontacturen op een traject per groep deelnemers en niet op een individu. Er is geen minimum aantal deelnemers wettelijk voorgeschreven. Ook bij 1 deelnemer zullen daarom de voor dat traject ingekochte contacturen gelden. Roc’s doen er dan ook verstandig aan om met de gemeenten af te
spreken dat als de gemeente een opleiding vraagt en het roc het aanbod daarop inricht de gemeente ook voor cursisten moet zorgen en moet betalen. Vraag 13 Mag de inzet van een onderwijsassistent in een WEB traject ook uit het WEB budget betaald worden? Antwoord Onderwijsondersteunende werkzaamheden op het gebied van educatie mogen onder verantwoordelijkheid van een docent worden uitgevoerd door onderwijsassistenten, instructeurs etc. Deze werkzaamheden maken deel uit van het educatietraject en mogen dus uit het educatiebudget worden betaald. Vraag 14 Zijn er eisen aan de wijze waarop het ‘gemotiveerd afwijken’ van de groepsgrootte of de groepscontactuurprijs vastgelegd moet worden? Is dit een kwestie van vastleggen in contract gemeente-ROC of moet dit via een accountantsverklaring? Antwoord De reden voor afwijking dient opgenomen te zijn in de overeenkomst. De eis van een accountantsverklaring wordt niet gesteld. Vraag 15 Mogen trajecten Sociale Redzaamheid, die in 2012 gestart zijn nog worden afgemaakt in 2013? Antwoord Opleidingen die na de inwerkingtreding van het wetsvoorstel op 1 januari 2013 niet meer onder de educatie vallen, mogen in 2013 nog vanuit het educatiebudget bekostigd worden voor zover het cursisten betreft die voor 1 januari 2013 met deze opleiding begonnen zijn. Het gaat hierbij om niet-inburgeringsplichtige cursisten die een opleiding volgen gericht op breed maatschappelijk functioneren of sociale redzaamheid. Gemeente en ROC kunnen deze kandidaten voor het lopende schooljaar (2012-2013) nog meenemen in hun contractafspraken voor 2013. Gemeenten kunnen hiervoor ook contacturen inkopen. Inburgeringsplichtigen moeten natuurlijk wel hun alfabetiseringstraject afmaken als dat doorloopt na 1/1/2013. Alleen kan het dan niet meer bekostigd worden uit de WEB. Gemeenten kunnen dan het participatiebudget gebruiken (zie tevens FAQ-lijst Inburgering). Vraag 16 Kan men afrekenen met een ROC op individuele prestaties van een cursist/traject? Antwoord In artikel 2.3.4 van de WEB is bepaald dat de betaling van de bedragen aan het roc voor opleidingen educatie berust op een overeenkomst. Die overeenkomst moet ten minste betrekking hebben op de aard van de activiteiten, het aantal contacturen, de periode, de omvang van het bedrag, de wijze waarop het bedrag ter beschikking gesteld moet worden en de wijze waarop verantwoording jegens het gemeentebestuur wordt afgelegd. Er mag dus meer overeengekomen worden. Dit alles op redelijke wijze. Het lijkt onwenselijk als roc’s verantwoordelijk worden gehouden voor de motivatie en inzet van individuele personen. De prestatie van het roc zou moeten zijn dat zij kwalitatief goede opleidingen aanbieden en verzorgen. Voorts kan de gemeente het individu aanspreken als zijn inzet onvoldoende is. De vrijheid om afspraken te maken in de overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is vrij groot, maar ten aanzien van individuele trajecten lijken afspraken gericht op inspanningsverplichting van het ROC realistischer dan individuele prestatie-afspraken. Inzet van Educatie-middelen is er op gericht zo optimaal mogelijk te benutten vanuit het belang van de deelnemers en betrokkenen (elkaar niet onnodig belasten, afspraken moeten functioneel zijn etc). Vraag 17 Mogen WEB-gelden voor entree-opleidingen worden ingezet? Antwoord Nee, educatietrajecten en entree-opleidingen zijn verschillende opleidingen. De bekostiging voor educatie loopt via de gemeente . De bekostiging taal en rekenen voor entreeopleidingen(MBO) is voorzien en loopt via het Rijk. De verschillende opleidingen zouden eventueel wel tegelijkertijd gevolgd kunnen worden. Daarbij moeten de richtlijnen uit de notitie Helderheid voor gecombineerde trajecten educatieberoepsonderwijs in acht worden genomen.
Vraag 18 Mag je Rekenen of Taal boven 2F inkopen van WEB budget? Antwoord Nee, dit valt niet onder de opleidingen, als bedoeld in artikel 7.3.1, eerste lid, onderdeel b tot en met f, van de Wet educatie en beroepsonderwijs, zoals deze geldt op 1 januari 2013. Vraag 19 Moeten gemeenten vanaf 2013 voor DUO nog zgn. contractformulieren invullen (betrof voorheen deelnemersaantallen)? Antwoord Nee, gemeenten vullen voor DUO niets in . Gemeenten registreren in SISA de groepscontacturen en de overige items voor het participatiebudget. Vraag 20 Weten ROC's wat ze ingaande 1-1-2013 allemaal moeten registreren/ administreren t.b.v. de accountantsverklaring en is er een accountantsprotocol? Antwoord Via de Wet Participatiebudget moet een gemeente een accountantsverklaring oid overleggen. Die verplichting is er wettelijk niet voor een roc op het gebied van educatie. Als het in de overeenkomst geregeld is dat zo'n verklaring nodig is dan is het aan gemeente en roc om af te spreken wat en hoe er gecontroleerd wordt door de accountant. Vraag 21 Wat moet er gebeuren, als blijkt dat de middelen, die onderling verschoven zijn tussen gemeenten, na afloop van het jaar niet volledig zijn benut? Hoe wordt dit dan geregeld in de vaststelling van de rijksbijdrage van de gemeente die een deel van zijn rijksbijdrage heeft doorgeschoven? Antwoord Gemeenten mogen educatiemiddelen wel gezamenlijk benutten, maar niet doorschuiven naar een andere gemeente. Een deel van het educatiebudget van een gemeente mag bij onderbenutting wel worden doorgeschoven naar het volgend kalenderjaar. Hieronder een beschrijving van beide scenario’s. Gezamenlijk benutten van GCU Het is mogelijk dat verschillende gemeenten hun groepscontacturen gezamenlijk inzetten bij een ROC. In de samenwerkingsovereenkomst dient dan aangegeven te worden per gemeente hoeveel groepscontacturen men inzet op basis van het educatiebudget van die gemeente. De gemeenten dienen hetzelfde getal van het aantal groepscontacturen uit de overeenkomst in te vullen in SISA. Gemeenten kunnen samenwerken door hun contacturen samen te voegen en daarvoor een opleidingenaanbod voor hun inwoners bij een ROC in te kopen. Zo kan eventueel een gemeente met minder budget wel in overleg gebruik maken van GCU’s, ingekocht door een andere gemeente die GCU’s heeft ingekocht die zij zelf niet kunnen vullen. Er mag echter niet herverdeeld worden tussen gemeenten onderling. Voorbeeld: Als gemeente A 500 GCU’s inkoopt bij het ROC en gemeente B 100 GCU’s bij datzelfde ROC dan kan indien beide partijen dat wensen wel overeengekomen worden dat gemeente B cursisten mag aanmelden op de GCU’s van gemeente A. Dit laat onverlet dat gemeente A conform de inkoopovereenkomst met het ROC 500 GCU in SiSa registreert, en gemeente B vult 100 GCU in conform haar inkoop bij het ROC. Inhoudelijk voordeel: er is voldoende opleidingscapaciteit voor deelnemers van beide gemeenten. Materieel nadeel: Echter voor gemeente B verandert er in de volgende kalenderjaren niets aan het toegekende budget doordat registratie in SISA niet wijzigt. Het budget van een gemeente kan alleen groter worden door met extra budget uit het resterende participatiebudget ook educatieopleidingen volgens de WEB in te kopen omdat deze extra GCU’s in SISA meegeteld kunnen worden. Inhoudelijk voordeel: er is voldoende opleidingscapaciteit voor deelnemers van beide gemeenten. Materieel nadeel: Echter voor gemeente B verandert er in de volgende kalenderjaren niets aan het toegekende budget doordat registratie in SISA niet wijzigt. Dit budget kan alleen groter worden
door extra budget uit het resterende participatiebudget toe te voegen en dit te registreren in SISA met extra groepscontacturen Doorschuiven budget naar een volgend jaar Blijkt dat er educatiebudget in een kalenderjaar resteert dan heeft de gemeente de mogelijkheid vanaf 1 januari 2013 om 25% van het educatiebudget door te schuiven naar het volgende kalenderjaar. Is het meer dan 25% dan valt dat gedeelte terug naar het Rijk (zie andere vragen in deze lijst over doorschuiven budget naar volgende jaren)
