INHOUDSOPGAVE 1.
ALGEMEEN ............................................................................................................................................... 3 1.1.
GEBRUIKSAANWIJZING .................................................................................................................... 3
1.2.
Lijst met begrippen en definities ...................................................................................................... 4
2.
3.
ORGANISATIE ....................................................................................................................................... 5
2.1.
Organisatieschema VeKaBo Nederland............................................................................................. 5
2.2.
Beleidsverklaring huishoudelijk reglement ....................................................................................... 6
2.3.
Doelstellingen VeKaBo Nederland .................................................................................................... 7
2.4.
Taken en bevoegdheden bestuur VeKaBo Nederland ....................................................................... 8
2.5.
Taak en functieomschrijving voorzitter............................................................................................. 9
2.6.
Taak en functieomschrijving secretaris ............................................................................................10
2.7.
Taak en functieomschrijving penningmeester..................................................................................11
2.8.
Taak en functieomschrijving vicevoorzitter......................................................................................12
2.9.
Taak en functieomschrijving bestuursleden .....................................................................................13
2.10.
Algemene ledenvergadering ...........................................................................................................14
PROCEDURES ...........................................................................................................................................15 3.1.
Bestuur ...........................................................................................................................................15
3.1.1.
Bestuursvergadering ......................................................................................................................... 15
3.1.2.
Verkiezing bestuursleden .................................................................................................................. 17
3.1.3.
Royeren bestuursleden VeKaBo Nederland ....................................................................................... 18
3.1.4.
Vergoeding bestuursleden ................................................................................................................ 19
3.1.5.
Bestuursoverdracht .......................................................................................................................... 20
3.2.
Algemeen .......................................................................................................................................21
3.2.1.
Systeembeheer................................................................................................................................. 21
3.3.1.
Beursparticipatie .............................................................................................................................. 24
3.3.3.
Gidsen .............................................................................................................................................. 27
3.3.4.
Distributie ........................................................................................................................................ 29
3.3.5.
Internet ............................................................................................................................................ 31
3.3.6.
Klachtenprotocol .............................................................................................................................. 32 1
3.3.7.
Samenwerking met andere Plattelandsorganisaties .......................................................................... 33
3.3.8.
Promotiemateriaal............................................................................................................................ 34
3.4.
Interne Relaties ..............................................................................................................................35
3.4.1.
Contactpersonen in de regio’s .......................................................................................................... 35
3.4.2.
Vergoeding vrijwilligers..................................................................................................................... 36
3.5.
Kwaliteitszorg .................................................................................................................................37
3.5.
Kwaliteitszorg .................................................................................................................................37
3.5.1.
Beheersing documenten ................................................................................................................... 37
3.5.2.
Inspectie nieuwe leden ..................................................................................................................... 38
3.5.3.
Relatiebeheer/controle bestaande leden .......................................................................................... 40
3.5.4.
huisstijl en promotie-uitingen ........................................................................................................... 42
3.6.
relatie met achterban .....................................................................................................................44
3.6.1.
De Nieuwsbrief ................................................................................................................................. 44
3.6.2.
Royement leden ............................................................................................................................... 45
4. 4.1.
FORMULIEREN ....................................................................................................................................46 Leveringsvoorwaarden....................................................................................................................46
2
1.
ALGEMEEN
1.1.
GEBRUIKSAANWIJZING
I NLEIDING In dit handboek worden de procedures binnen VeKaBo Nederland vermeld. Er wordt beschreven wie verantwoordelijk is voor het goed verlopen van de processen en activiteiten. De beheersing en bewaking van de processen binnen VeKaBo Nederland is vastgelegd in procedures en werkinstructies. Het kwaliteitssysteem van VeKaBo Nederland omvat de volgende hoofdlijnen:
K WALITEITSBEHEERSING Beheersing van processen en activiteiten, die noodzakelijk zijn om de vereiste kwaliteit te handhaven. Deze beheersing wordt bereikt door per proces op te schrijven wie er verantwoordelijk voor is, wat er gebeurt, waar gegevens vastgelegd worden. Deze kwaliteit wordt bewaakt door middel van kwaliteitscontroles door interneen externe auditoren.
K WALITEITSBORGING Door middel van controles wordt het functioneren van het systeem gecheckt, waarbij mogelijke tekortkomingen, onjuistheden en onvolledigheden aan het licht komen. Aan de hand van deze -voor verbetering vatbare- processen worden procedures gewijzigd en verfijnd om zo een continue borging van de kwaliteit te garanderen. Per procedure worden de volgende punten behandeld: wie voert de procedure uit hoe verloopt de procedure wat wordt vastgelegd tijdens de procedure wie legt gegevens vast op welke wijze worden deze gegevens vastgelegd welke formulieren worden gebruikt waar wordt dit formulier opgeborgen
E SSENTIE VAN HET KWALITEITSSYSTEEM Door het vastleggen van bovenstaande punten is het voor iedereen in de organisatie duidelijk wát er gebeuren moet en hoe het gebeuren moet binnen VeKaBo. Dit is van groot nut bij het inwerken van nieuwe of tijdelijke medewerkers en bij wijziging van taken. Aangezien vastgelegd is wie (deel)processen heeft uitgevoerd kan nagetrokken worden waar knelpunten zitten binnen de bedrijfsvoering. Aan de hand van deze informatie kunnen de medewerkers samen naar een oplossing zoeken en zo gericht aan verbetering werken. Aan de hand van deze analyse van verbeterpunten kunnen procedures herschreven worden. Hiermee wordt herhaling in de toekomst voorkomen.
3
1.2.
LIJST MET BEGRIPPEN EN DEFINITIES
Hieronder volgen definities van gebruikte termen. Deze definities worden gegeven om de beschrijving van de procedures en werkinstructies zo helder en duidelijk mogelijk te maken. Afwijking - kritiek:
De klant heeft last van deze afwijking. Het primaire proces komt hierdoor in gevaar.
Afwijking - gering:
De klant heeft niet direct last van deze afwijking.
Efficiëntie:
Met een minimum inzet van middelen door bewuste keuze, planning en inzet een maximaal resultaat bereiken.
Bevoegdheid:
Beslissingsrecht van een medewerker. Dit recht wordt toegekend door de leidinggevende. Het verstrekken van een bevoegdheid wordt mondeling en/of schriftelijk meegedeeld. Andere medewerkers dienen dit recht te respecteren. Een bevoegdheid kan mondeling en of schriftelijk gedelegeerd worden aan andere medewerkers.
Kwaliteit:
De mate waarin de eigenschappen en kenmerken van een product, proces of artikel aan vastgestelde eisen voldoet. Deze eisen kunnen ook uit vanzelfsprekende en/of niet nader gespecificeerde behoeften bestaan.
Procedure:
Een voorschrift waarin een opeenvolging van handelingen is vastgelegd. Door middel van procedures kan een eenduidige organisatorische werkwijze bereikt worden. Kernwoorden bij procedures zijn: wie, wat, waar, wanneer, hoe.
Verantwoordelijkheid:
Een onderdeel waarover een medewerker rekenschap heeft af te leggen. Verantwoordelijkheid kan niet gedelegeerd worden.
Werkinstructie:
Een bindend voorschrift dat in chronologische volgorde aangeeft welke handelingen en activiteiten voor een product of dienst verricht moeten worden. Het kernwoord bij werkinstructies is: HOE.
4
2.
ORGANISATIE
2.1.
ORGANISATIESCHEMA VEKABO NEDERLAND
Algemene Ledenvergadering
Bestuur VeKaBo Nederland
secretariaat ?
distributie gidsen VVV’s en webshop Wim Viskaal
Intranet Riekus Weggemans
administratie + Internet Leo Berbee
verkoop materialen Anja Voskuilen
beurzen + PR Gerard Swart
5
2.2.
BELEIDSVERKLARING HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Hierin worden afspraken opgenomen over de werkwijze en doelstellingen van VeKaBo Nederland. -
Handboek nieuwe bestuurders
-
Geschillen oplossen
-
Terugvallen bij meningsverschillen
6
2.3.
DOELSTELLINGEN VEKABO NEDERLAND
De doelstellingen van VeKaBo Nederland worden geformuleerd in artikel 2 van de statuten. Tijdens de beleidsdagen in Ell op 12 en 13 november 2009 is de volgende slogan geformuleerd:
VeKaBo Nederland is de specialist op het gebied van logeren en kamperen op het platteland. Geeft mede sturing aan een breed scala van *
kleinschalig recreatieaanbod
*
verzorgt P.R. en marketing
*
belangenbehartiging
*
informatiebalie
*
expertisecentrum
*
ontwikkelen en waarborgen van kwaliteit
7
2.4.
TAKEN EN BEVOEGDHEDEN BESTUUR VEKABO NEDERLAND
-
vergadert minimaal 6 keer per jaar of indien nodig vaker
-
stelt beleid, begroting en jaarrekening vast en legt dit ter goedkeuring voor aan de ALV
-
onderhoudt contacten met andere belangenorganisaties en overheden
-
is verantwoordelijk voor productie en onderhoud gidsen en de website
-
vertegenwoordigt VeKaBo op beurzen
8
2.5.
TAAK EN FUNCTIEOMSCHRIJVING VOORZITTER
2.5.1.
T AKEN 1.
2.5.2.
Het bestuur geeft leiding aan de vereniging, de voorzitter geeft leiding aan het bestuur. De voorzitter heeft tevens de volgende taken/functies:
2.
leiding geven aan de bestuurs- en ledenvergaderingen
3.
coördineren en delegeren van de noodzakelijk uit te voeren werkzaamheden
4.
vertegenwoordigen van de vereniging of delegeren van de vertegenwoordiging
5.
toezien op het naleven van de statuten en het huishoudelijk reglement.
B EVOEGDH EDEN 1. De voorzitter is bevoegd om samen met de secretaris en/of penningmeester namens de vereniging overeenkomsten aan te gaan en/of contracten te ondertekenen.
9
2.6.
TAAK EN FUNCTIEOMSCHRIJVING SECRETARIS
2.6.1. T AKEN 1.
verzorgen van de uitnodiging conform voor de te houden bestuursvergaderingen van VeKaBo Nederland
2.
opstellen van de agenda van de bestuursvergadering, eventueel in overleg met andere bestuursleden
3.
voeren van de correspondentie van de vereniging, in overleg met de rest van het bestuur
4.
voeren van het archief van de vereniging
5.
registreren van de inkomende post en belanghebbenden op de hoogte brengen
6.
notuleren van de bestuursvergaderingen of delegeren hiervan. De secretaris is altijd eindverantwoordelijke voor de gemaakte notulen
7.
aanbrengen van wijzigingen in bijvoorbeeld het huishoudelijk reglement na bestuursbesluit
2.6.2. B EVOEGDHEDEN 1.
De secretaris vertegenwoordigt de vereniging conform wat daarover in de statuten is bepaald
2.
De secretaris is bevoegd met instemming van het bestuur een deel van zijn taken over te dragen aan derden.
10
2.7.
TAAK EN FUNCTIEOMSCHRIJVING PENNINGMEESTER
2.7.1. T AKEN 1. opstellen van de begroting met toelichting en bewaken hiervan gedurende het jaar 2.
opstellen van de jaarrekening met toelichting (in overleg met accountant)
3.
zorg dragen voor een efficiënte en effectieve administratieve organisatie en een waterdichte interne controle
4.
vertegenwoordigen van VeKaBo in externe contacten (bijvoorbeeld bank, belastingdienst, etc.)
5.
financiën: bewaken van de liquiditeit en solvabiliteit, plaatsen van (tijdelijk) overtollig geld op spaarrekening
6.
boekhoudprogramma: zorg dragen voor opname/onderhoud van artikel- en klantgegevens
7.
debiteuren: maken en verzenden van facturen; bewaken dat deze worden betaald
8.
crediteuren: controleren of facturen rechtmatig en (inhoudelijk) correct zijn, digitaliseren en uitbetalen
9.
bijhouden van de (voorraad)administratie van promotiemiddelen
10.
aanspreekpunt voor debiteuren, crediteuren en regioverenigingen inzake alle financiële zaken de vereniging betreffende
11.
alle overige activiteiten die nodig zijn voor een financieel gezonde situatie
2.7.2. B EVOEGDHEDEN 1.
gemachtigd tot het doen van betalingen (houder van betaalpas en geautoriseerd voor internetbankieren)
2.
het nemen van alle maatregelen c.q. het doen van voorstellen die noodzakelijk zijn om de bovengenoemde taken uit te kunnen voeren
11
2.8.
TAAK EN FUNCTIEOMSCHRIJVING VICEVOORZITTER
2.8.1. T AKEN
1.
De vicevoorzitter is de eerst aangewezen persoon binnen het bestuur om de voorzitter bij diens afwezigheid te vervangen.
2.
De vervanging strekt zich maximaal uit tot de tweede ALV volgend op de vervangingsdatum.
2.8.2. B EVOEGDHEDEN
1.
De vicevoorzitter vertegenwoordigt de vereniging conform wat daarover in de statuten is bepaald.
12
2.9.
TAAK EN FUNCTIEOMSCHRIJVING BESTUURSLEDEN
2.9.1. T AKEN 1.
vertegenwoordigen hun eigen regio
2.
houden toezicht op het gevoerde beleid
3.
geven mede invulling aan dat beleid
4.
zorgen voor een goede financiële onderbouwing
5.
kiezen of benoemen bestuursfuncties
6.
leggen verantwoording af aan de ALV
7.
informeren hun eigen regio correct
2.9.2. B EVOEGDHEDEN 1.
indienen van voorstellen of agendapunten
2.
aanvragen van stemmen of stemmingen
3.
oproepen van een extra vergadering (onder voorwaarden)
4.
kiezen of benoemen bestuursfuncties
13
2.10. ALGEMENE LEDENVERGADERING
14
3.
PROCEDURES
3.1.
BESTUUR
3.1.1. BESTUURSVERGADERING O MSCHRIJVING De procedure draagt zorg voor een correcte en adequate afhandeling van de te houden bestuursvergaderingen voor zover niet statutair geregeld.
F REQUENTIE -
Het bestuur vergadert minimaal 6 keer per jaar
-
Wanneer een meerderheid van de bestuursleden dit wenselijk acht kan een extra vergadering worden uitgeroepen
N OTULEN -
Van iedere bestuursvergadering worden door de notulist notulen gemaakt
-
De notulen worden onder verantwoordelijkheid van de secretaris opgemaakt
-
De notulen worden maximaal 2 weken na de bestuursvergadering digitaal verzonden aan de bestuursleden, de pr-functionaris, en de notulist
-
De bestuursleden van de regio ontvangen een afschrift
-
De secretariaten van de regio’s krijgen tevens een afschrift van de notulen
-
Bij de notulen wordt een actiepuntenlijst en besluitenlijst gevoegd
-
De notulen worden opgenomen in het archief van de secretaris.
V ERGADERING -
De vergadering wordt geleid door de voorzitter
-
Bij ontstentenis van de voorzitter wordt de vergadering voorgezeten door de vicevoorzitter
-
Besluiten worden zoveel mogelijk in consensus genomen
-
Besluiten kunnen bij meerderheid van stemmen worden genomen
-
Bij het staken der stemmen beslist de stem van de voorzitter.
V ERTEGENWOORDIGING -
Het maximaal aantal bestuursleden wordt bepaald door het aantal onderliggende verenigingen en de grootte van die verenigingen
-
Iedere onderliggende vereniging met meer dan 40 leden is met minimaal 1 bestuurslid vertegenwoordigd in het bestuur van VeKaBo-Nederland
-
De leden van het bestuur vormen in gezamenlijkheid een representatieve afspiegeling van de grootte van de onderliggende verenigingen 15
-
Een onderliggende vereniging krijgt een extra vertegenwoordiger in het bestuur van VeKaBo Nederland bij meer dan 200 leden
-
bij verhindering van een afgevaardigde wordt een vervanger verwacht.
16
3.1.2. VERKIEZING BESTUURSLEDEN O MSCHRIJVING De procedure draagt zorg voor een snelle en adequate invulling van vacante bestuurszetels binnen het bestuur van VeKaBo-Nederland conform de statuten.
W ERKWIJZE BIJ ONTSTENTENIS VAN HET ZITTENDE BESTUURSLID GEDURENDE HET JAAR -
de regio is verplicht tot invullen van de bestuurszetel van VeKaBo Nederland
-
De vertegenwoordiging van het lid door de nieuwe persoon is totdat deze bekrachtigd is door de ALV, ad interim
-
De vertegenwoordiger kan tot die tijd niet in functie worden gekozen door de zittende bestuursleden
-
De ALV dient tijdens de eerstkomende vergadering de benoeming van het ad interim lid formeel te bekrachtigen
-
Nadien kan het bestuurslid conform wat statutair bepaald is VeKaBo Nederland vertegenwoordigen.
B ESTUURSVERKIEZING ALV -
De ALV benoemt het bestuur van VeKaBo Nederland gedurende haar jaarvergadering
-
Bij ontstentenis van het zittend bestuurslid tracht de regio de vacante zetel zo spoedig mogelijk in te vullen
-
De verkiezing van de bestuursleden geschiedt op voordracht van de regio
-
Een bestuurslid wordt gekozen bij meerderheid van stemmen
-
De stemming geschiedt schriftelijk
-
De voorzitter wordt door de ALV in functie gekozen
-
De voorzitter kan ten hoogste eenmaal herkiesbaar worden gesteld.
T AAKVERDELING BESTUUR V E K A B O N EDERLAND -
De bestuursfuncties, uitgezonderd die van de voorzitter, worden door het zittende bestuur verdeeld.
-
Het bestuur kent de overige functies: a.
vicevoorzitter
b.
penningmeester
c.
secretaris
-
De bestuursfuncties worden bij meerderheid van stemmen verdeeld
-
De stemming geschiedt schriftelijk
17
3.1.3. ROYEREN BESTUURSLEDEN VEKABO NEDERLAND O MSCHRIJVING De procedure draagt zorg voor een correcte afhandeling van het royeren van bestuursleden buiten de bepalingen zoals vermeld in de statuten.
W ERKWIJZE -
Het bestuur van VeKaBo Nederland kan bestuursleden buiten wat bepaald is in de statuten, niet royeren
-
Het bestuur van VeKaBo Nederland kan slechts verzoeken om een andere afgevaardigde vanuit het bestuur van een onderliggende vereniging
-
Een dergelijk verzoek wordt door, uitgezonderd de vertegenwoordiger(s) van de desbetreffende vereniging, het voltallige bestuur van VeKaBo Nederland gedaan
-
De betreffende vereniging wordt na het nemen van dit besluit onverwijld en met redenen omkleed schriftelijk en aangetekend door de secretaris op de hoogte gesteld van dit verzoek
-
Mocht de onderliggende vereniging dit verzoek niet inwilligen blijft het desbetreffende bestuurslid lid van het bestuur van VeKaBo Nederland
-
Tijdens de eerstvolgende vergadering van de ALV wordt dit verzoek nogmaals met redenen omkleed gedaan
-
Hierbij wordt de onderliggende vereniging de mogelijkheid gegeven haar weigering van het verzoek toe te lichten
-
Het verzoek wordt vervolgens ter stemming voorgelegd aan de ALV
-
De uitspraak van de ALV is voor het bestuur van VeKaBo Nederland en de regio bindend.
18
3.1.4. VERGOEDING BESTUURSLEDEN
O MSCHRIJVING De procedure regelt de hoogte van de vergoedingen voor de bestuursleden van VeKaBo Nederland.
W ERKWIJZE -
Een voorstel tot wijziging van de bestuurskostenvergoeding kan worden gedaan door het bestuur van VeKaBo Nederland en de ALV
-
Het voorstel dient te allen tijde te worden goedgekeurd tijdens en door de eerstvolgende Algemene Leden Vergadering.
V ERGOEDINGEN Klik op VERGOEDINGEN om de actuele bedragen te bekijken (alleen toegankelijk voor bestuursleden van VeKaBo Nederland die over het wachtwoord beschikken).
19
3.1.5. BESTUURSOVERDRACHT
O MSCHRIJVING De procedure regelt de overdracht van de onder het bestuurslid berustende bescheiden bij aftreden over aan zijn opvolger.
W ERKWIJZE -
Een afgetreden bestuurslid draagt de onder hem berustende bescheiden en eigendommen van de vereniging binnen een week na aftreden over aan zijn opvolger
-
Idealiter wordt bij de bestuursoverdracht een inwerkperiode in acht genomen, waarbij het nog in functie zijnde bestuurslid fungeert als "mentor" voor het nieuwe bestuurslid
-
De secretaris draagt zorg voor een adequate afhandeling van de bestuurswijziging in de daartoe gehouden registers
-
Wanneer de overdracht van de bescheiden en eigendommen van de verenigingen niet goedschiks gestalte kan krijgen, wordt het bestuurslid daartoe door het bestuur van VeKaBo Nederland gesommeerd in een aangetekend schrijven
-
Ook de onderliggende vereniging wordt hiervan op de hoogte gesteld met het verzoek actie te ondernemen
-
Wanneer door het desbetreffende bestuurslid niet op dit herhaald verzoek wordt gereageerd beraadt het bestuur van VeKaBo Nederland zich binnen één maand op te nemen stappen.
20
3.2.
ALGEMEEN
3.2.1. SYSTEEMBEHEER O MSCHRIJVING De procedure automatisering legt vast hoe de in het kwaliteitssysteem opgenomen geautomatiseerde bestanden tot stand komen en dienen te worden beheerd. Tevens wordt omschreven hoe er met computer(storingen) omgegaan moet worden.
W ERKWIJZE Alle vitale bedrijfsprocessen ‘draaien’ bij externe providers/leveranciers. De daar opgeslagen gegevens zijn via internet (365 dagen per jaar en 24 uur per dag) plaats- en tijdstiponafhankelijk ‘benaderbaar’. Het betreft: E-active:
database met leden- en accommodatiegegevens; website van VeKaBo Nederland (Nederlands, Duits en Engels) en de bij VeKaBo aangesloten bedrijven die hun website daar laten hosten; intranet van VeKaBo Nederland webshop; facturering van ‘VeKaBo-internetdiensten’ aan bij VeKaBo aangesloten leden in Nederland
RABO:
Internetbankieren
Exact Online
Boekhouding
Multipay
(Internet)betalingen webshop
C ONFIGURATIE Er is op het kantoor van VeKaBo Nederland uitsluitend een computer (laptop) die wordt gebruikt voor: het (via internet) benaderen van de hiervoor bedoelde gegevens het afhandelen van het e-mailverkeer tussen VeKaBo Nederland en regioverenigingen, leden en gasten kantooradministratie (‘standaardteksten’ e.d.) die bovengenoemde processen ondersteunen. De computer op het kantoor is hiertoe voorzien van de meest relevante ‘Office’-programma’s en wordt ‘beschermd’ door actuele en gecertificeerde beveiligingssoftware. Eventuele aanschaf van nieuwe hard- of software gebeurt na overleg met het bestuur van VeKaBo Nederland.
B ACK - UP VAN GEGEVENS bedrijfsprocessen die bij externe providers/leveranciers ‘draaien’: de betreffende provider/leverancier op professionele wijze voorzien in back-upservice. 21
de computer op het kantoor van VeKaBo Nederland: de beheerder van de computer maakt één keer per maand een back-up van de map ‘MIJN DOCUMENTEN’ op een externe drager voor informatie.
22
3.2.2. ADMINISTRATIE
De boekhoudkundige administratie wordt verzorgd door: Administratiekantoor De Looze Bogerdweg 33 4315 CB Dreischor telefoon: 0111 406 060 fax: 0111 406 063 e-mail:
[email protected]
23
3.3.
VERKOOP/MARKETING
3.3.1. BEURSPARTICIPATIE O MSCHRIJVING Bedoeling van deze procedure is zorg te dragen voor een adequate afhandeling van beursparticipaties van VeKaBo Nederland.
W ERKWIJZE -
Het bestuur van VeKaBo Nederland bepaalt jaarlijks aan welke landelijke beurzen zal worden deelgenomen
-
Momenteel worden de volgende beurzen als landelijk bestempeld a. Vakantiebeurs Utrecht b. Kampeerdagen en vakantiedagen ANWB c. 50 + beurs Utrecht d. Kampeer en caravan Jaarbeurs Utrecht e. Vakantiesalon Antwerpen f. Caravana Leeuwarden g. Messe Essen Duitsland h. Kamperen en recreëren Den Bosch
-
Op deze beurzen heeft VeKaBo Nederland het exclusieve recht tot verkoop van haar gidsen
-
Het is aan regionale afdelingen niet toegestaan om afzonderlijk op deze beurzen in te schrijven
-
Kosten van deze beurzen worden betaald door VeKaBo Nederland
-
Opbrengsten van deze beurzen vloeien in de kas van VeKaBo Nederland
-
De PR-commissie kan voorstellen tot wijziging doen met betrekking tot het voorgaande aan het bestuur van VeKaBo Nederland. Goedkeuring van het voorstel gebeurt door het bestuur
-
De landelijke beurzen worden zoveel mogelijk bemand door leden van de regio waar de beurs gehouden wordt
-
Uitzondering hierop is de vakantiebeurs te Utrecht
-
Op deze beurzen maakt VeKaBo Nederland, indien mogelijk, gebruik van haar eigen stands
-
Individuele folders van VeKaBo bedrijven worden alleen op deze beurzen gepresenteerd tegen de daarvoor gestelde tarieven.
24
B EMENSING -
De beursbemensing bestaat uit maximaal 2 personen, met uitzondering van de dagen waarop de beurs geopend is van 10:00 uur tot 22:00 uur. Op deze dagen staan er 3 mensen in de stand.
-
De beurscoördinator stelt de beursmensen minimaal 3 weken van tevoren op de hoogte van een op handen zijnde beurs.
-
De contactpersonen stuurt minimaal 14 dagen van tevoren de informatie naar de beursmensen. Daarin wordt vermeld: a. Hoe laat men aanwezig moet zijn b. Wat men mag declareren c. Wat er verwacht wordt van de standhouder d. De beurslocatie
-
Voor een verantwoording van het aantal verkochte gidsen worden beursformulieren ingevuld
-
Dit formulier wordt in de stand achtergelaten of anders zoals aangegeven
-
De beurscoördinator draagt de eindverantwoording voor de beurs en beheert het budget
-
De aangewezen standhouder dient het ontvangen bedrag van de verkochte gidsen binnen 7 dagen over te maken
V ERGOEDING De beursbemensing ontvangt een vergoeding ter grootte van de reiskosten vermeerderd met de beursvergoeding en dient hiervoor een factuur in. Deze factuur dient te zijn voorzien van volledige naam, adres, factuurnummer en datum. Indien btw-plichtig vermeerderd met BTW en BTW-nummer. Indien niet btwplichtig dan vermelden van BSN-nummer en een kopie legitimatiebewijs meesturen. Eventueel ook OV-tickets meesturen. Klik op VERGOEDINGEN om de actuele bedragen te bekijken (alleen toegankelijk voor bestuursleden van VeKaBo Nederland die over het wachtwoord beschikken).
S TANDBOUW De stand van VeKaBo Nederland dient zoveel mogelijk door één en dezelfde persoon te worden opgebouwd en afgebroken. De standbouwers ontvangen een vergoeding ter grootte van de daarvoor staande vergoeding. De stand dient opgeslagen te worden op een droge en veilige plaats.
25
3.3.2. INFORMATIEAANVRAGEN O MSCHRIJVING De procedure draagt zorg voor een snelle en adequate afhandeling van informatieaanvragen van consumenten.
W ERKWIJZE Wanneer een consument vraagt om informatie met betrekking tot de bij VeKaBo aangesloten bedrijven kunnen zij naar de volgende instanties worden doorverwezen: a.
VVV kantoren
b.
Website van VeKaBo
c.
Een van de VeKaBo accommodaties
d.
Een VeKaBo contactpersoon uit de regio
e.
Vraagt de consument expliciet om het telefoonnummer van een bepaalde accommodatie dan wordt deze verstrekt
f.
Vraagt de consument om informatie waarin de gegevensbank niet voorziet, dan wordt het telefoonnummer van de contactpersoon van de desbetreffende regio gegeven.
26
3.3.3. GIDSEN
O MSCHRIJVING Jaarlijks wordt door VeKaBo Nederland twee accommodatiegidsen uitgegeven met de gegevens van de leden. De leden dienen zelf via Intranet hun wijzigingen in te voeren voor het nieuwe seizoen. Zij hebben hiervoor de tijd tot uiterlijk 15 juni. De procedure draagt zorg voor een correcte afhandeling van het gidstraject voor de leden van VeKaBo Nederland en de onderliggende verenigingen.
W ERKWIJZE T IJDPAD -
Jaarlijks worden de wijzigingen in de accommodatiegegevens van de leden van de onderliggende verenigingen geïnventariseerd.
-
Het gehele traject wordt zodanig ingericht dat uiterlijk bij het openen (in het najaar) van de caravanbeurs te Utrecht de nieuwe gids is verschenen.
P ROCEDURE 1 juni accommodatieformulieren bij de leden 16 juni deadline aanleveren Intranet gegevens 1 juli deadline aanleveren advertenties in jpg of pdf en foto’s in hoge resolutie 1 juli worden de databasegegevens verwerkt op papier {proefdruk} 15 juli wordt de proefdruk doorgestuurd naar de regio contactpersonen 30 juli is de deadline voor het reclameren van proefdruk regelvermeldingen door regio contactpersonen Controleren op a.
aanwezigheid van alle leden
b.
opgezegde leden ook zijn verwijderd
c.
juiste adresgegevens
1 augustus wordt het aangeleverd aan de opmaker, deze maakt een eerste opzet en wordt vervolgens gecontroleerd op aanwezigheid van: a.
op volgorde van regio’s
b.
advertenties aanwezigheid en afwezigheid
c.
iconen vermeldingen
d.
paginanummering
e.
fotografie
f.
advertenties van derden
g.
inhoudsopgave/verklaringstekens 27
h.
regiokaarten
i.
deelnemers kortingskaarten
j.
ontwerpen van de covers en eventuele stoppers
k.
In deze periode word ook het verpakkingsmateriaal gekozen voor het verzenden van de gidsen
l.
postermateriaal ontwerpen
m. kortingspas ontwerpen 31 augustus wordt het aangeleverd aan de drukker 3 september is de drukker klaar met 1 plotproef van de gidsen; deze wordt dan gecontroleerd. Als alles goed is wordt schriftelijk goedkeuring gegeven en wordt gestart 10 september het drukwerk De gidsen worden ongeveer 1 oktober op de bezorgadressen afgeleverd
F ACTURERING -
De factuur van de gidsen gaat naar VeKaBo Nederland en wordt voorgeschoten door VeKaBo Nederland
-
De totale kosten van de gids wordt doorbelast naar de diverse regio’s en VeKaBo NL afhankelijk van het aantal afgenomen pagina's
-
De algemene pagina’s en kortingspas zijn voor rekening van VeKaBo Nederland
-
De advertenties van de regio worden door de regio's aan haar leden gefactureerd
-
Opbrengsten en kosten van de regionale pagina's zijn voor rekening van de regio
-
De regio’s mogen maximaal 2 pagina’s vullen met advertenties van derden die zij contracteren
-
De overige advertentie-inkomsten van derden komen ten goede aan VeKaBo Nederland.
T ARIEVEN -
De eerste regelvermelding is bij het lidmaatschap inbegrepen
-
Bij meerdere regelvermeldingen betaalt het lid het daartoe vastgestelde tarief door VeKaBo Nederland
-
Bij meerdere vermeldingen in de gidsen betaalt de regio een extra afdracht aan VeKaBo Nederland, die ook het tarief vaststelt
-
Advertentietarieven worden jaarlijks door VeKaBo Nederland vastgesteld. Klik op ADVERTENTIETARIEVEN om de actuele tarieven te bekijken
-
Gestreefd wordt naar een evenredige verdeling van algemene gegevens en regelvermeldingen enerzijds en advertenties anderzijds.
28
3.3.4. DISTRIBUTIE O MSCHRIJVING De procedure draagt zorg voor een correcte afhandeling van het distributietraject voor door VeKaBo Nederland uitgegeven accommodatiegidsen.
W ERKWIJZE D ISTRIBUTIE REGIO ' S -
De regio's worden bij het gereedkomen van de gidsen in de gelegenheid gesteld om de voor de leden bestemde 5+1 gratis exemplaren in ontvangst te nemen
-
De regio draagt zorg voor de verspreiding van de gratis gidsen onder haar leden
-
De regio’s kunnen tegen betaling extra gidsen voor eigen gebruik bestellen
-
Mochten leden meerdere gidsen wensen dan wordt door de regio het daartoe door VeKaBo Nederland vastgestelde tarief in rekening gebracht
-
Leden nemen de gids af van de regio's
-
De hiermee gepaard gaande inkomsten zijn voor de regio
-
De kosten van de gidsen en verzending bij extra bestellingen van gidsen worden door de regio gedragen. De regio ontvangt hiervoor een factuur
-
Op verzoek van VeKaBo Nederland worden de voorraadstanden doorgegeven
-
Regionale beurzen zijn beurzen in haar eigen werkgebied en niet door VeKaBo Nederland als landelijk bestempeld. Door de regio verkochte gidsen gedurende regiobeurzen worden als extra bestelling in rekening gebracht. De extra inkomsten hiervan vloeien in de kas van de desbetreffende regio.
D ISTRIBUTIE LANDELIJKE BEURZEN -
Landelijke beurzen worden door het bestuur van VeKaBo Nederland als zodanig aangemerkt
-
De gidsen voor landelijke beurzen worden verstrekt door VeKaBo Nederland
-
Gidsen voor landelijke beurzen worden tegen een gereduceerd tarief verkocht, jaarlijks vast te stellen door het bestuur van VeKaBo Nederland
D ISTRIBUTIE WEDERVERKOPERS -
De accommodatiegidsen worden zo breed mogelijk in de markt gezet bij derden ter wederverkoop
-
Wederverkopers ontvangen een staffelkorting bij oplopende bestelhoeveelheden
-
Op verkochte en of geleverde gidsen bestaat geen recht van retour
-
14 dagen vóór het verschijnen van de gidsen ontvangen de wederverkopers het vernieuwde bestelformulier
-
De eerste uitlevering vindt plaats na het officieel verschijnen van de gidsen
-
Bestelformulieren worden per email/fax/brief aan de wederverkopers verzonden 29
-
Bestellingen worden binnen 6 werkdagen aangeboden aan de vervoerder
-
Er worden bij voorkeur geen telefonische bestellingen in behandeling genomen.
F ACTURERING -
Nadat de bestelling bij de vervoerder is aangeboden wordt de factuur binnen 6 werkdagen verzonden
-
De gehanteerde betalingstermijn is 21 dagen
-
Bij niet tijdige betaling volgt een herinnering na 4 weken
-
Bij wederom niet voldoen aan de betalingstermijn volgt een aanmaning na 3 weken
-
Bij wederom niet voldoen aan de betalingsverplichtingen volgt levering onder rembours. En wordt eventueel een incasso procedure in gezet bij grote bedragen
R ECHTSTREEKSE LEVERING CONSUMENTEN -
Nederlandse consumenten kunnen de gids via de VeKaBo Nederland internet webwinkel bestellen en vooraf betalen.
-
Uitlevering vindt binnen 5 werkdagen plaats
-
Bij uitlevering aan buitenlandse consumenten die per email een order hebben geplaatst, wordt een factuur meegezonden
-
Consumenten betalen de verkoopprijs vooraf vermeerderd met de kosten voor verzending
-
Bij verzending buiten Nederland wordt deze herinnering, gezien de moeilijke inbaarheid, niet verzonden.
L EVERING VOOR PROMOTIONELE DOELEINDEN -
De Nederlandse bureaus voor toerisme in de aan Nederland grenzende landen inclusief Frankrijk krijgen op kosten van VeKaBo Nederland 20 exemplaren toegezonden
-
VeKaBo Nederland draagt zorg voor verzending van gratis gidsen aan daartoe geïnteresseerden (journalisten, redacteurs, leveranciers en studenten ten behoeve van hun studie) en voor VeKaBo Nederland zinvol geachte organisaties.
30
3.3.5. INTERNET O MSCHRIJVING Bedoeling van deze procedure is zorg te dragen voor een adequate afhandeling van Internetaanvragen van leden.
V ERANTWOORDELIJKHEID De penningmeester is eindverantwoordelijk voor het juist uitvoeren van de procedure.
W ERKWIJZE -
Alle leden hebben recht op een gratis correcte vermelding op de VeKaBo Website; inclusief vermelding van één eigen e-mail adres.
[email protected]
Voor leden die dat wensen worden de volgende extra opties aangeboden. -
Link naar eigen website (http://www.naamrecratiebedrijf.nl)
-
Link naar 1 pagina site bij VeKaBo.
-
Link naar eigen mini site (4 pagina's bij VeKaBo).
De hiermee gepaard gaande kosten voor de leden worden jaarlijks door het bestuur vastgesteld. Voor alle drie de pakketten geldt dat de genoemde kosten per jaar gelden. Facturering geschiedt door VeKaBo Nederland. Indien de ‘dienst’ vóór 1 juni wordt afgenomen zijn de kosten voor een volledig kalenderjaar verschuldigd; wordt de betreffende dienst na 1 juni aangevraagd dan is men voor dat jaar kosten naar rato verschuldigd.
I NTRANET -
Het afgeschermde gedeelte van de VeKaBo website wordt beheerd door internetbeheerder en de voorzitter van VeKaBo Nederland.
-
Leden van VeKaBo dienen eerst in te loggen via het inloggedeelte voordat zij informatie op de intranet website kunnen bekijken. Na het inloggen kan een lid de achterliggende informatie en nieuwsberichten bekijken.
-
Hiertoe krijgt ieder lid een wachtwoord.
-
Op het intranetgedeelte staat voor de exploitatie van een accommodatie zinvol geachte informatie.
-
leden kunnen hun bedrijfsgegevens alleen via Intranet aanleveren en zijn zelf verantwoordelijk voor de juistheid hiervan.
B EHEER VAN DE WEBSITE Het beheer van de website kan worden overgedragen aan een daartoe gespecialiseerde organisatie.
31
3.3.6. KLACHTENPROTOCOL VeKaBo Nederland heeft een klachtenprotocol beschreven dat gedownload kan worden via Intranet. Klik op KLACHTENPROTOCOL om de tekst zichtbaar te maken. Het Inzetten van een mysterie guest is toegestaan.
32
3.3.7. SAMENWERKING MET ANDERE PLATTELANDSORGANISATIES O MSCHRIJVING De procedure regelt de aard, inhoud en karakter van eventuele samenwerkingsrelaties tussen VeKaBo Nederland en andere partijen. VERANTWOORDELIJKHEID
De verantwoordelijkheid voor de samenwerking met andere organisaties ligt te allen tijde bij het daartoe bevoegde bestuur. Samenwerking met een niet projectmatig of niet eindig karakter, die van invloed zijn op de zelfstandigheid van VeKaBo Nederland, behoeven te allen tijde de goedkeuring van de Algemene ledenvergadering.
W ERKWIJZE -
De samenwerking met andere partijen kent te allen tijde een eindig en projectmatig karakter.
-
inhoud, aard en karakter van de eventuele samenwerkingsrelatie behoeft de goedkeuring van het voltallige bestuur.
-
Bestuursleden van VeKaBo Nederland nemen plaats in overlegorganen met last en ruggespraak.
-
Zij worden hierin eventueel bijgestaan door andere externe deskundigen.
-
Bestuursleden van VeKaBo Nederland zijn bevoegd om VeKaBo op landelijk niveau te vertegenwoordigen.
-
Regionale bestuursleden vertegenwoordigen VeKaBo op regionaal niveau.
-
Eventueel kunnen deze taken worden overgedragen aan leden van de onderliggende verenigingen. Hier dient een formeel bestuursbesluit van het verantwoordelijke bestuur aan ten grondslag te liggen.
-
Karakter, aard en inhoud van regionale samenwerkingsrelaties dienen niet in te druisen tegen - en worden getoetst aan - het door VeKaBo Nederland geformuleerde beleid.
33
3.3.8. PROMOTIEMATERIAAL Klik op PRIJZEN PROMOTIEMATERIAAL om de prijzen zichtbaar te maken. Alle PR-materialen dienen besteld te worden via de regiovereniging.
34
3.4.
INTERNE RELATIES
3.4.1. CONTACTPERSONEN IN DE REGIO’S O MSCHRIJVING De procedure regelt de relatie tussen VeKaBo Nederland en de respectievelijke regionale verenigingen voor wat betreft de dagelijkse gang van zaken.
W ERKWIJZE -
Iedere regio benoemt een contactpersoon.
-
Deze fungeert als aanspreekpunt voor VeKaBo Nederland voor wat betreft de dagelijkse gang van zaken.
-
De regio stemt de gang van zaken met VeKaBo Nederland zoveel mogelijk af middels deze persoon.
-
De contactpersoon van de desbetreffende regio regelt: Aanmelding van nieuwe leden verwerking klachten over leden Verwerking en controle van de accommodatiegegevens Is eerste aanspreekpunt voor de leden uit de regio Is contactpersoon tussen bestuur VeKaBo NL en regiobestuur
-
Bij wijziging van de contactpersoon wordt dit ten spoedigste doorgegeven aan VeKaBo Nederland.
-
De contactpersoon wordt in de accommodatiegidsen en op de website vermeld als contactpersoon voor de desbetreffende regio.
35
3.4.2. VERGOEDING VRIJWILLIGERS O MSCHRIJVING De procedure regelt de vergoeding van leden voor het verrichten van werkzaamheden voor VeKaBo Nederland op vrijwillige basis.
W ERKWIJZE -
Een voorstel tot wijziging van de onkostenvergoeding voor vrijwilligers kan worden gedaan door het bestuur van VeKaBo Nederland
-
De regeling is van toepassing op de bemensing van de landelijke VeKaBo beurzen en op als zodanig door het bestuur aangemerkte vrijwilligers.
V ERGOEDINGEN Klik op VERGOEDINGEN om de actuele bedragen te bekijken (alleen toegankelijk voor bestuursleden van VeKaBo Nederland die over het wachtwoord beschikken).
36
3.5.
KWALITEITSZORG
3.5.1. BEHEERSING DOCUMENTEN De kwaliteitslijsten zijn beschikbaar op Intranet en kunnen vanaf daar worden gedownload en uitgeprint. Klik voor het downloaden op KWALITEITSLIJSTEN Ieder jaar wordt in de bestuursvergadering van april de kwaliteitslijsten geëvalueerd en, indien nodig, aangepast.
37
3.5.2. INSPECTIE NIEUWE LEDEN O MSCHRIJVING PROCEDURE Deze procedure bewerkstelligt dat het kwaliteitsniveau binnen de VeKaBo blijvend aan de gestelde kwaliteitseisen voldoet
W ERKWIJZE V OORBEREIDING -
Het bestuur van de onderliggende verenigingen benoemen één of twee personen (de "inspecteurs"), die de keuringen bij de nieuwe leden uitvoeren.
-
De inspecteurs zijn op de hoogte van de interpretatie van de door VeKaBo opgestelde kwaliteitseisen.
-
De inspecteur maakt een afspraak met het nieuwe lid m.b.t. de exacte datum van de keuring. Deze afspraak wordt vastgelegd.
-
De inspecteur bereidt de keuring voor door
-
•
vooraf documentatie op te sturen over het eventueel lidmaatschap
•
het aspirant-lid te informeren over de consequenties van een VeKaBolidmaatschap
•
het inventariseren of er sprake is van specifieke situaties
•
toekomstige leden moeten kunnen aantonen dat zij beschikken over de benodigde vergunningen en/of ontheffingen
De aandachtspunten worden genoteerd op een intern notitie formulier. Dit formulier wordt na afloop van de keuring overhandigd aan het bestuur van de desbetreffende regio.
U ITVOERING KEURING -
De inspecteur beoordeelt het VeKaBolid, de omgeving en situatie en de accommodatie. Hij vult daartoe de kwaliteitslijst in.
-
Hij beoordeelt in termen van onvoldoende, voldoende, goed.
-
Bij onvoldoende wordt het verbeterpunt aan het lid aangegeven.
-
Op de kwaliteitslijst noteert hij de aanwezigheid van kritieke- of geringe afwijkingen (zie definities). Afwijking - kritiek:
De klant heeft last van deze afwijking. De vereiste kwaliteit komt hierdoor in gevaar.
Afwijking - gering:
De klant heeft niet direct last van deze afwijking. De afwijking wordt als aandachtspunt genoteerd op het formulier
-
Indien het lid aan de vereisten wil voldoen maken de inspecteur en het nieuwe lid een afspraak met betrekking op het moment waarop de controle opnieuw zal plaatsvinden. Het nieuwe lid wordt minimaal 2 maanden de tijd gegeven' om de kritieke afwijking op orde te brengen.
-
Na goedkeuring gaan de nieuwe leden akkoord door ondertekening van de ledenovereenkomst.
38
V ERSLAGLEGGING De inspecteur maakt een keer per jaar een totaaloverzicht van de gecontroleerde bedrijven. Hierbij noteert hij de resultaten van deze keuringen. Deze rapportage komt in regionale bestuursvergaderingen aan de orde. VeKaBo Nederland ontvangt hiervan een afschrift
39
3.5.3. RELATIEBEHEER /CONTROLE BESTAANDE LEDEN O MSCHRIJVING PROCEDURE Deze procedure bewerkstelligt dat het kwaliteitsniveau binnen de VeKaBo blijvend aan de gestelde kwaliteitseisen voldoet en de onderlinge relatie tussen regiobestuur en leden wordt bevorderd.
W ERKWIJZE Er zijn verschillende redenen waarom een regiobestuur besluit haar leden op hun bedrijf te (laten) bezoeken: 1. het regiobestuur laat eenmaal in de paar jaar (advies minimaal 1 keer per vijf jaar) haar gezicht zien door de leden te bezoeken op hun bedrijf. Primair doel van dit bezoek is de wederzijds belangstelling te onderzoeken en de relatie tussen regiobestuur en leden te bevorderen 2. Indien er vermoedens bestaan dat een lid zich niet aan de regels houdt of dat de kwaliteit van zijn bedrijf afneemt, kan het regiobestuur besluiten (al dan niet aangekondigd) het betreffende lid te bezoeken voor een bedrijfscontrole 3. Naar aanleiding van klachten van klanten wordt het lid geïnformeerd en wordt de klacht onderzocht door het regiobestuur. Het regiobestuur kan besluiten een herkeuring te laten plaatsvinden door één of meerdere inspecteurs. HERKEURING VOORBEREIDEN
-
Het bestuur van de onderliggende verenigingen benoemt een tweetal personen, de "inspecteurs", die de herkeuringen bij de leden uitvoeren
-
De inspecteurs zijn op de hoogte van de interpretatie van de door VeKaBo opgestelde kwaliteitseisen
-
De inspecteur maakt een afspraak met het lid m.b.t. de exacte datum van de herkeuring. Deze afspraak wordt vastgelegd
-
De inspecteur bereidt de herkeuring voor door met het lid te bespreken: Welke punten spelen er? Zijn er belangrijke wijzigingen ten opzichte van voorgaande jaren en zo ja, voldoen deze nog aan de kwaliteitseisen en de wettelijke eisen? Is er documentatie beschikbaar ter onderbouwing van de problematiek?
-
De aandachtspunten worden genoteerd op een intern notitie formulier. Dit formulier wordt na afloop van de herkeuring overhandigd aan het bestuur van de desbetreffende regio en er gaat een afschrift naar het betreffende lid
-
Een lid van VeKaBo wordt minimaal 1 x in de 4 jaar gekeurd of na het binnenkomen van klachten van consumenten. Een dergelijke zaak behoort ter beoordeling aan het regionale bestuur .
U ITVOERING HERKEURING -
De inspecteur beoordeelt het lid. Hij vult daartoe de kwaliteitslijst in
-
Hij beoordeelt in termen van onvoldoende, voldoende, goed
-
Hij noteert de aanwezigheid van kritieke- of geringe afwijkingen (zie definities) en rapporteert deze aan het regiobestuur en het betreffende lid.
40
Afwijking - kritiek:
De klant heeft last van deze afwijking. De vereiste kwaliteit komt hierdoor in gevaar.
Afwijking - gering:
De klant heeft niet direct last van deze afwijking. De afwijking wordt als aandachtspunt genoteerd op het formulier
-
Het regiobestuur en het lid maken een afspraak, indien het lid aan de vereisten wil voldoen, met betrekking tot het moment waarop de controle opnieuw zal plaatsvinden. Het lid wordt minimaal 2 maanden de tijd gegeven om de kritieke afwijking op orde te brengen.
-
Bij een kritieke afwijking heeft het lid de plicht om het vereiste niveau tot stand te brengen; indien hieraan niet wordt voldaan kan het lid geen lid blijven.
-
Het lid kan bezwaar tegen voornoemde beslissing aantekenen bij het regionaal bestuur.
-
Tegen de uitspraak van het regionaal bestuur kan beroep worden aangetekend bij het bestuur van VeKaBo Nederland. Het KLACHTENPROTOCOL treedt dan in werking.
V ERSLAGLEGGING De inspecteurs maken een keer per jaar een totaaloverzicht van de gecontroleerde bedrijven Hierbij noteren zij de resultaten van deze keuringen. Deze rapportage komt in regionale bestuursvergaderingen aan de orde. VeKaBo- Nederland ontvangt hiervan een afschrift
41
3.5.4.
HUISSTIJL EN PROMOTIE -UITINGEN
O MSCHRIJVING PROCEDURE Deze procedure tracht te bewerkstelligen, dat de bij de VeKaBo aangesloten leden zich eenduidig naar buiten profileren als VeKaBo-lid middels borden, vlaggen en andere PROMOTIEMATERIALEN
B EELDMERK -
VeKaBo-Nederland, hierna VeKaBo te noemen, heeft voor de bij haar aangesloten leden, die aan de normen voldoen, de volgende beeldmerken vastgesteld.
-
Het beeldmerk van VeKaBo bestaat in de volgende hieronder staande uitvoeringen.
1.
2.
-
Beeldmerk 1 kan door minicampings worden gevoerd
-
Beeldmerk 2 kan door alle leden van VeKaBo worden gevoerd en zal in het algemeen worden gebruikt wanneer meerdere accommodatievormen worden aangeboden
-
Het beeldmerk is uitsluitend bestemd voor gebruik door daartoe door VeKaBo gerechtigden
-
VeKaBo verstrekt het recht tot het gebruik van het beeldmerk aan haar leden mits zij voldoen aan de door VeKaBo gestelde eisen zoals in dit reglement bepaald
-
VeKaBo verstrekt aan haar leden, tegen de daarvoor geldende bijdrage, borden, vlaggen en andere PR materialen. De borden blijven eigendom van de vereniging.
D OEL Het doel van het gebruik van het beeldmerk is, dat dit merk het bedrijf onderscheidt van andere bedrijven doordat de kwaliteit van de diensten alsmede de aard en de kwaliteit van de aanwezige voorzieningen zijn beoordeeld door VeKaBo en voldoen aan de door VeKaBo gestelde minimumvereisten.
T OEZICHT -
De vereniging houdt een openbaar register bij van alle bij VeKaBo aangesloten leden. De gegevens uit dit register mogen worden verwerkt in publicaties
-
De vereniging ziet toe op het correcte gebruik van het beeldmerk door uitgevers van gidsen en brochures evenals door de aangesloten bedrijven
42
-
Zij zal, zo nodig in rechte, optreden tegen bedrijven, die het beeldmerk voeren zonder daartoe gerechtigd te zijn.
F ORMULIEREN Voor de keuring van de verschillende recreatievormen wordt gebruik gemaakt van de zogenaamde kwaliteitslijsten, vastgesteld door VeKaBo Nederland. Klik op KWALITEITSLIJSTEN om deze te downloaden.
43
3.6.
RELATIE MET ACHTERBAN
3.6.1. DE NIEUWSBRIEF O MSCHRIJVING Doel van de procedure is de band met de leden van de onderliggende verenigingen te vergroten door de periodieke uitgave van een nieuwsbrief.
V ERANTWOORDELIJKHEID De nieuwsbrief wordt uitgegeven onder verantwoordelijkheid van de redactie.
W ERKWIJZE -
De nieuwsbrief verschijnt minimaal 3x per jaar per mail
-
Deze drie verschijningsdata zijn gelijkmatig verdeeld over het jaar
-
Alle geledingen van de organisatie worden in de gelegenheid gesteld redactie aan te leveren
-
De redactie behoudt zich het recht voor artikelen niet te plaatsen
-
Er bestaat de mogelijkheid reclame op te nemen in de nieuwsbrief
-
Het bestuur kan besluiten tot een eventuele extra uitgave van een nieuwsbrief bij calamiteiten.
44
3.6.2. ROYEMENT LEDEN Nieuwe leden ondertekenen bij het aangaan van hun lidmaatschap onderstaande ledenovereenkomst. Per regio kan de datum in de laatste alinea afwijken omdat niet voor iedere regio het verenigingsjaar gelijk is aan een kalenderjaar.
VEKABO LEDENOVEREENKOMST U hebt besloten lid te worden van VeKaBo, regio……………………... De besturen van zowel uw regio als van VeKaBo Nederland heten u van harte welkom binnen de vereniging. Als lid van VeKaBo hebt u tijdens de ledenvergadering van uw regio stemrecht. staat uw bedrijf vermeld op internet en in een van de gidsen. voldoet uw bedrijf aan de basiskwaliteitseisen zoals opgesteld door VeKaBo Nederland. geeft u medewerking aan periodieke controle aan de hand van deze kwaliteitslijst. verplicht u zich om jaarlijks de accommodatieformulieren, die u toegestuurd krijgt via e-mail of per post en die dienen om uw gegevens waarheidsgetrouw in de gids en op internet te vermelden, volledig in te vullen. dient uw bedrijf de naam VeKaBo uit te dragen d.m.v. vlag en/of bord. Indien tijdens de periodieke controle blijkt dat uw bedrijf niet voldoet aan de basiskwaliteitseisen, wordt met u een redelijke termijn afgesproken waarin u actie kunt ondernemen. Voldoet u daarna nog niet aan de VeKaBo eisen, kunt u helaas geen lid meer blijven van de vereniging. Wanneer uw bedrijf de vereniging VeKaBo verlaat, stopt ook het recht en de verplichting de naam VeKaBo te voeren. Bij geschillen wordt de klachtenprocedure gevolgd. Deze is voor leden te lezen op intranet. Beëindiging van het lidmaatschap Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan slechts geschieden tegen het einde van een verenigingsjaar (= kalenderjaar). Dit gebeurt door een schriftelijke kennisgeving, welke voor 1 september in het bezit van de secretaris moet zijn. De secretaris is verplicht de ontvangst binnen acht dagen te bevestigen. Indien de opzegging niet tijdig heeft plaatsgehad, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende verenigingsjaar, tenzij het bestuur anders besluit. Datum:
Handtekening VeKaBo lid
Handtekening VeKaBo bestuurder
45
4.
FORMULIEREN
4.1.
LEVERINGSVOORWAARDEN
Klik voor het downloaden op voorwaarden GROEPSACCOMMODATIES Klik voor het downloaden op voorwaarden SEIZOENPLAATSEN Klik voor het downloaden op voorwaarden TOERISTISCHE PLAATSEN Klik voor het downloaden op voorwaarden VAKANTIEVERBLIJVEN
46
